(наименование организации-сдатчика)
________________________________________________________________принял
(наименование архива)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним
| Порядковый номер | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество единиц хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого принято _____________________________________ единиц хранения.
| _________________________________ (наименование должности, фамилия, ___________________________________ инициалы, подпись лица, проводившего передачу) __________________________ (дата передачи) | __________________________ (наименование должности, фамилия, _______________________ инициалы, подпись лица, проводившего прием) _______________________ (дата приема) |
Архивному фонду присвоен № _____.
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Утверждаю _______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации- сдатчика)
__________________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________________
(дата)
Формат А4 (210297)
Приложение 17 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт приема на хранение документов личного происхождения
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________№ _____)
и договора от _______________________________________________________
___________________________________________________________________
_________сдал,
(фамилия, инициалы собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________
(общая характеристика документов)
__________________________________________________________________
в количестве ______________ единиц хранения (условных) _______________
документов (листов) по архивной сдаточной описи.
Архивному фонду присвоен № _____.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210х297)
Приложение 18 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт возврата архивных документов личного происхождения
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
На основании решения ЭПК (протокол от _____________ № _____)
по итогам описания архивных документов фонда № ______________________ были выделены для
(название фонда)
возврата собственнику указанные ниже архивные документы: _________________________________
________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата собственнику)
Всего: ____________________ единиц хранения ________________ документов (листов).
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
Документы получены
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись собственника/владельца)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения)
__________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
АКТ приема-передачи электронных дел на постоянное хранение
| Утверждаю __________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) __________________________ (подпись руководителя организации) __________________________ (дата) | Утверждаю _______________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) _______________________________ (подпись руководителя архива) ____________________________________ (дата) |
____№__
___________________________
(место составления)
Основание:
_____________________________________________________________________
(название нормативного правового акта
_____________________________________________________________________
в сфере архивного дела и делопроизводства)
В связи с_____________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов,
_____________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение электронные дела за годы и научно- справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название и № описи | Количество электронных дел | Крайние даты электронных дел | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого принято электронных дел.
В государственном архиве фонду присвоен номер_
____________________________________________
| Передачу произвел: ______________________________ наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) ведомственного (частного) архива организации, проводившего (-их) проверку) ___________ дата | Прием произвел: _______________________________ наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника (-ов) архива ___________ дата |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными и
специальными государственными архивами
Форма
Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Официальное наименование организации | | Утверждаю Наименование должности руководителя организации |
| _______________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Место составления
| Опись дел, документов № ______ | Единица учета № ____ |
| 1 | 2 |
| | |
| | |
Характеристика электронных документов до перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Характеристика электронных документов после перезаписи/миграции:
формат ____, объем (Мбайт), ____ количество и номера единиц хранения _________________.
Работу выполнил (-и):
_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя организации)
Работу принял (-и):
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись руководителя государственного архива)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись сотрудника государственного архива)
________________________
(дата принятия работы)
Изменения в учетные документы внесены: ___________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего изменения в учетные документы)
_________________________________________
(дата внесения изменения в учетные документы)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
| Наименование архивного фонда ________ ____________________________________ ____________________________________ | Архивный фонд № _________ Корпус ___________________ Этаж (ярус) _______________ Архивохранилище _________ Помещение _______________ |
| Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №__ | Стеллаж № ___ | Шкаф № ___ | Полка № ___ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
Оборотная сторона
Формат А5 (148Х210) или А6 (148Х105)
Приложение 22 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка пофондового топографического указателя документов на электронных носителях
Лицевая сторона карточки постеллажного топографического указателя
| № п/п | № шкафа | № полки | № коробки | № ячейки | Вид электронного носителя | Занятость ячейки | Наличие информации на электронном носителе |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Стеллаж № _____ Архивохранилище № _______
Оборотная сторона карточки постеллажного топографического указателя
Формат А6 (148Х105)
Приложение 23 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка постеллажного топографического указателя документов на бумажных носителях
Лицевая сторона
| Стеллаж №______________________ | Корпус ___________________ Этаж (ярус) _______________ Архивохранилище _________ Помещение _______________ |
| Шкаф № ___ | Полка № ___ | Архивный фонд № ____ | Опись № ___ | Единицы хранения с №___по №___ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
Оборотная сторона
Формат А5 (148Х210)
или А6 (148Х105)
Приложение 24 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Лист проверки наличия и состояния архивных документов
Лист проверки № _____, наличия и состояния архивных документов
________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
Проверку проводили
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) проверивших
наличие и состояние дел, документов)
| |
| Номера описей | Количество единица хранение, числящихся по описи | Выявлены технические ошибки | Числится по описи в результате устранения технических ошибок | Номера единиц хранений, выданных во временное пользование | Не оказалось в наличии | Имеется в наличии (описанных) |
| Литерные номера, не отраженные в итоговой записи | Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи | Другие, в результате чего объем |
| не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | не учтенные | не перечислены, но учтены в объеме | увеличился на | уменьшился на |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
продолжение таблицы
| Наличие документов | Состояние документов |
| Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных единица хранение) | | | Номера единиц хранений, требующих: | Номера единиц хранений, неисправимо поврежденных | | | Примечание |
| дезинфекции | дезинсекции | реставрации | переплета или подшивки | восстановления затухающих текстов |
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| | | | | | | | | | | | |
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись _________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (-лиц) внесшего изменения)
______________________________
(дата составления листа проверки)
Примечание: при проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.
Формат А3 (297х420)
Приложение 25 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ №
наличия и состояния электронных носителей архива
_______________________________________________ (наименование архива)
Хранилище №
Проверку проводил с _ по__________________________________________
(наименование должности лица, проводившего проверку)
| № п/п | № шкафа | № полки | № коробки | № ячейки | Вид электронного носителя | Занятость ячейки | Состояние электронного носителя | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Итого электронных носителей.
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия и инициалы работника архива,
проводившего проверку)
_______________________________________________
(наименование архива)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 26 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов в электронном виде
фонд № _______
Проверку проводил споруководитель архива
организации (лицо, ответственное за архив организации)
| По фонду числится | Общий объем фонда (в мегабайтах) | В наличии объектов хранения | Объекты хранения с искаженными объемами |
| хранилище подлинников | хранилище копий | храни- лище подлин- ников | храни- лище копий |
| документов в электронном виде | объектов хранения | необнару- женных | оказав- шихся в наличии | необнару- женных | оказав- шихся в наличии |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись
____________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица (лиц),
проводившего (-ших) проверку дел, документов)
_________________________________________
(дата проведения проверки дел, документов)
Примечание: При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения
Формат А4 (210Х297)
Приложение 27 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
___________ № ___________
(дата)
| Официальное наименование архива | Утверждаю ________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ________________________________ (подпись руководителя архива) ________________________________ (дата) |
Архивный фонд № _____
Название архивного фонда
____________________________________________________________
Номера описей
____________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________________________ по
____________________________________________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ________________________________________
(количество) единиц хранения.
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
1) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленные, но учтенные в итоговой
записи _____________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
1) не учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи
___________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
Увеличился на ______________________________________единиц хранения;
(количество)
уменьшился на ______________________________________единиц хранения.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ______________________ единиц хранения.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ____________________________единиц хранения.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи)
__________________________________________________ единиц хранения;
из них требующих:
дезинфекции_______________________________________единиц хранения;
1) (количество)
2) дезинсекции _____________________________________единиц хранения;
(количество)
3) реставрации ______________________________________единиц хранения;
(количество)
4) переплета или подшивки ___________________________единиц хранения;
(количество)
5) восстановления затухающих текстов
__________________________________________________ единиц хранения;
(количество)
6) неисправимо поврежденных _______________________единиц хранения;
(количество)
7) ____________________________________________________________;
8) ____________________________________________________________;
9) ____________________________________________________________;
10) ___________________________________________________________;
11) ___________________________________________________________.
6. Имеется не включенных в описи
_________________________________________________ единиц хранения.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),
имеющихся в наличии
_________________________________________________единиц хранения.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица проводившего проверку)
Согласовано:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отдела (архивохранилищем)
______
(дата)
