| Порядковый номер | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Коробление | Скручивание ленты по ширине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Периодическое пропадание звука при прослушивании | |
| 2 | Сабельность | Растянутость ленты по длине | Несоблюдение температурно-влажностного режима хранения | Некачественное звучание (плывет звук), магнитная лента плохо поддается перемотке, происходит выпадение магнитной ленты из рулона | |
| 3 | Старение пленки | Осыпание ферромагнитного слоя | Истекший срок хранения | Потеря звука | |
| 4 | Повреждение основы: перегибы пленки, помятость пленки, обрывы пленки | | Несоблюдение правил работ с фонодокументами | Большое количество склеек, частичная потеря звука | |
| 5 | Завал высоких частот | | Непрофессиональная запись или перезапись | Тусклость записи, неразборчивость речи | |
| 6 | Завал низких частот | | Непрофессиональная запись или перезапись | Лишение записи сочности, нарушение окраски тембра | |
| 7 | Затухание звука | | Понижение уровня записи при длительном хранении | Некачественное звучание | |
| 8 | Повышенный шум паузы | Шум размагниченной ленты | Неоднородность частиц порошка и неравномерное распределение их в рабочем слое | Равномерное шипение | |
| 9 | Эффект «плавания» звука | Изменение тональности звука, наблюдаемое при прослушивании фонодокументов | Результат колебания скорости передвижения ленты лентопротяжным механизмом в магнитофоне | Некачественное звучание | |
| 10 | Копирэффект | Звучание с многократным повторяющимся эхом | Несоблюдение правил хранения | | |
| 11 | Обрывочная запись | Отсутствие в записи начала и конца | | | |
Основные дефекты, встречающиеся на фото и видеодокументах
| Порядковый номер | Наименование дефекта | Определение вида дефекта | Причины возникновения | Последствия | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Отпечатки пальцев на изображении | | Работа без перчаток | Пятна на негативе | |
| 2 | Ногтевые вмятины по эмульсии | | Работа без перчаток | Вмятина на негативе | |
| 3 | Сгиб пленки | | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | |
| 4 | Следы чернил | | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | |
| 5 | Надпись ручкой по изображению | | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | |
| 6 | Царапины: мелкие, резкие | Поверхностное повреждение пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Потеря качества изображения при перекопировании | |
| 7 | Масляные пятна по эмульсии | | Несоблюдение технологического регламента при проявке пленки | Недолговременное хранение документа | |
| 8 | Порыв перфорации | Разрыв края или угла пленки | Несоблюдение правил работы с документами | Недолговременное хранение документа | |
| 9 | Пятна клея по эмульсии | | Несоблюдение правил работы с документами | Частичная потеря изображения | |
| 10 | Слабое изображение | | Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати | Неконтрастное изображение | |
| 11 | Плотное изображение | | Несоблюдение технологического регламента при проявке и печати | Затемненное изображение | |
| 12 | Вуаль | Изображение не отфиксировано и имеет пятнистый вид пленки (в отраженном свете пленка кажется желтоватой или зеленоватой) | Несоблюдение технического регламента проявки пленки | Неконтрастное изображение | |
| 13 | Пожелтение эмульсии | | Плохая фиксация | Потеря качества изображения при перекопировании | |
| 14 | Деформация пленки | | Несоблюдение правил температурно-влажностного режима | Потеря качества изображения при перекопировании | |
| 15 | Разложение и сползание эмульсионного слоя | | Обработка при печати в растворах при высокой температуре | Потеря изображения | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 40 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Лист-заверитель дела
Архивный фонд № _____
Опись № ________
Дело № _________
В дело подшито и пронумеровано
______________________________________
(цифрами прописью)
лист (ов), в том числе:
литерные номера лист (-ов)
_______________________________________________________;
пропущенные номера лист (-ов)
_______________________________________________________;
пронумерованные чистые лист (-ов)
_______________________________________________________;
лист (-ов) внутренней описи
_______________________________________________________.
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего лист-заверитель дела)
________________
(дата заполнения)
Формат А4 (210Х297)
Примечание:
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, затухание текста, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Приложение 41 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя
Архивный фонд № __________
Опись № ___________________
Дело № ________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов
__________________________________________________________
| Индекс группы (подгруппы) дефектов | Признаки повреждения носителя | Номера поврежденных листов дела | Общее количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
___________
(дата)
Формат А4 (297Х210 мм) или А5 (210Х148 мм)
Приложение 42 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста
Архивный фонд № _______
Опись № ________________
Дело №
________________________________________________________________
(с отметкой о его принадлежности к объектам национального достояния
Республики Казахстан или особо ценным)
Объем, крайние даты документов
________________________________________________________________
| Индекс группы (подгруппы) дефектов | Признаки повреждения носителя | Номера поврежденных листов дела | Общее количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата)
Формат А4 (297Х210 мм)
или А5 (210Х148 мм)
Приложение 43 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния кинодокумента
__________________________________
(номер единицы хранения)
Производственный номер
________________________________________________________________
Название
________________________________________________________________
Часть № _________________________________, метраж
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной или
черно-белый, звуковой или немой)
вид основы _____________________________________________________
(нитро- или триацетатная)
тип пленки _____________________________________________________
(с указанием отечественная или импортная)
отпечатан с _____________________________________________________
(негатива, контратипа и другие, дата отпечатки)
проверен _______________________________________________________
(наименование вида работ)
Результаты проверки, следующие:
| Дата | План | Шаг перфорации | Процент усадки | Дата | План | Шаг перфорации | Процент усадки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Примечание: дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.
Плотности
| Дата | Номер кадра или координаты промеряемого участка | Плотности | Дата | Номер кадра или координаты промеряемого участка | Плотности |
| Желтый | Пурпурный | Голубой | Желтый | Пурпурный | Голубой |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Формат А4 (210×297)
Приложение 44 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния фотодокумента
Лицевая сторона
_________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фотодокумента _______________________________________________
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), черно-белый, цветной)
Производственный номер
________________________________________________________________
Дата съемки
________________________________________________________________
Фотографическое качество
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Техническое состояние фотослоя
________________________________________________________________
Техническое состояние основы
________________________________________________________________
Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата учета)
Оборотная сторона
Вид реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица,
заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Результаты реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица,
заполнившего карточку)
______________
(дата учета)
Формат А4 (210×297)
Приложение 45 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карточка учета технического состояния фонодокумента
Лицевая сторона
________________________________________________________________
(номер единицы хранения)
Вид фонодокумента______________________________________________
(граммофонный оригинал, грампластинка
________________________________________________________________
запись на магнитной ленте и другие)
Производственный номер
________________________________________________________________
Элемент комплекта
________________________________________________________________
(оригинал, копия)
Дата записи
________________________________________________________________
Дата перезаписи
________________________________________________________________
Название организации, в которой произведена запись
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Носитель записи
________________________________________________________________
Скорость записи
________________________________________________________________
Время звучания
________________________________________________________________
Паспорт технического состояния граммофонного оригинала
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Оборотная сторона
| Дата проверки | Характеристика качества звучания | Характеристика физико-механического состояния носителя записи | Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки | Вид реставрационно-профилактической обработки | Подпись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Форматы А4 (210 х 297)
Приложение 46 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Карточка учета технического состояния видеодокумента
Лицевая сторона
___________________________________________
(номер единицы хранения)
Заголовок видеодокумента
________________________________________________________________
________________________________________________________________
| Дата записи _____________________ Дата перезаписи _________________ Название организации, в которой произведена запись _______________ Всего рулонов ___________________ Рулон № ________________________ Тип ленты ______________________ | Формат записи ___________________ Вариант _________________________ Производственный номер __________ Автор __________________________ Режиссер ________________________ Цветность _______________________ Общий хронометраж ______________ Хронометраж рулона _____________ |
Оборотная сторона
________________________________________________________________
(общая характеристика технического состояния видеодокумента)
| | | | |
| 1. Состояние магнитного носителя | | | |
| 2. Уровень видеосигнала | | | |
| 3. Уровень звукового сигнала | | | |
| 4. Наличие выпадения строк | | | |
| 5. Состояние механизма видеокассеты | | | |
| 6. Общая оценка технического состояния видеодокумента | | | |
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего карточку)
______________
(дата проверки)
Формат А4 (210×297)
Приложение 47 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Карта-заместитель единицы хранения
| Карта-заместитель единицы хранения Выдано |
| Номер архивного фонда | Номер описи дел, документов | Номер единицы хранения | Кому | Дата выдачи | Подпись | Дата возврата | Подпись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 48 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Лист использования документов
Архивный фонд № _____________
Опись дел, документов № _______
Дело № _______
Название архивного фонда
___________________________________________________________
Заголовок дела
___________________________________________________________
| Дата использования | Кому выдано (фамилия, инициалы) | Характер использования (копирование, выписка, просмотр и другое) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 49 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование
Начата ______________
Окончена ___________
| Порядковый номер | Дата выдачи | Архивный фонд №___ | Опись №___ | Единица хранения №___ | Кому выдано | Расписка в получении | Расписка в возвращении, дата | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 50 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Заказ на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей
Лицевая сторона
________________________________________________________________
(название архива)
Разрешаю выдачу документов
________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива)
________________________
(подпись руководителя архива)
________________________
(дата)
__________________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
__________________________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)
__________________________________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
| Архивный фонд № ___ | Опись № ___ | Единица хранения № ___ | Заголовок единицы хранения | Количество листов (время звучания, метраж) | Расписка пользователя в получении дата | Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Оборотная сторона
_______________________________________
(подпись пользователя, работника архива)
_________
(дата)
