415. Основой формирования автоматизированного НСА являются описательные статьи архивных справочников архивного фонда, единиц хранения или единиц учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.
416. Основными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются:
1) «тематика» - термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности, отраженные в документах объекта описания;
2) «персоналии» - термины, идентифицирующие лиц, с которыми связаны единицы описания данного уровня, терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища;
3) «география» - термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (наименования стран, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек).
417. Ключевые слова вводятся в базу данных в процессе описания конкретного объекта или после его завершения, могут состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещаются в специальный файл ключевых слов.
418. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни архивных фондов, единиц хранения или единиц учета, документов, отвечающие условиям оперативного поиска. На основе информации, содержащейся в автоматизированном НСА архива, формируются тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, архивные описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
419. Для каждого уровня описаний в базе данных автоматизированного НСА создаются систематические и тематические рубрикаторы.
Для уровня архивного фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по архивным фондам архива, является схема систематизации архивных фондов в путеводителе.
420. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам, по текстам аннотации, исторической справки, по текстам полных и сокращенных наименований объекта описания, полных и сокращенных переименований архивного фонда и/или фондообразователя, по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания), по любому сочетанию перечисленных реквизитов.
421. Представление результатов поиска производится в следующих формах:
1) база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса;
2) текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запрос.
422. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных, содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В базах данных содержатся сведения по каждой автономной базе данных - наименование базы данных, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на системы управления базами данных или язык программирования, использованных для создания базы данных.
Параграф 4. Использование архивных документов архива
423. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также по согласию собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
К архивным документам ограниченного доступа относятся:
1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне физического лица, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования;
4) подлинники особо ценных документов, документов, отнесенных к культурным ценностям, и архивных документов НАФ, признанных в соответствии с пунктами 203-204 настоящих Правил находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляются с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
Доступ пользователей к документам, указанным в подпункте 4) настоящего пункта, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
424. Архив предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, НСА к ним и изданиям библиотечного фонда.
425. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
426. Основные формы использования архивных документов:
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и другое) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.
427. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов.
428. Запросы, поступающие в архивы, в том числе по информационным системам, подразделяются на:
1) тематические запросы (запросы о представлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, биографии);
2) генеалогические запросы (запросы о представлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода);
3) запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службе в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния, имущественных правах и иные сведения, хранящиеся в архивах).
429. Ответы на запросы тематического, генеалогического, социально-правового характера подразделяются на:
1) положительные ответы - когда запрашиваемые сведения подтверждаются на основании документов, имеющихся на государственном хранении в архиве;
2) отрицательные ответы даются тогда, когда документы имеются на государственном хранении в архиве, но запрашиваемые сведения в них отсутствуют;
3) ответы по отсутствию на хранении документов даются при не поступлении документов учреждения либо предприятия на государственное хранение в архив и отсутствии возможности установления места их нахождения;
4) по принадлежности (непрофильные).
При отсутствии документов на государственном хранении и установлении сведений об их местонахождении (на ведомственном хранении в организации либо в другом архиве) поступивший запрос архивом направляется по принадлежности в ту организацию либо архив, где находятся документы по запрашиваемым сведениям.
430. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе для физического лица - фамилии, имени, а также (при его наличии) отчества, индивидуального идентификационного номера, почтового и/или электронного адреса пользователя, для юридического лица - его наименования, почтового и/или электронного адреса, бизнес-идентификационного номера. В запросе указываются тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации. Запрос подписывается физическим лицом или представителем юридического лица.
431. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.
432. Архив осуществляет прием физических лиц. Руководитель архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов физических лиц.
433. Тематический запрос государственного органа, МИО, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
434. Выявление документов по тематическим и генеалогическим запросам физических и юридических лиц осуществляется на платной основе.
435. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, и в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, при обнаружении дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
436. Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем работника архива.
437. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива определяется регламентом работы пользователей читального зала архива, утверждаемым руководителем архива. Архив ознакамливает пользователей с этим регламентом под роспись.
438. При хищении или повреждении пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества, архив с момента обнаружения обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает меры к возмещению ущерба.
439. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).
Не производится копирование документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копирование архивных документов ограниченного доступа производится в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
440. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей, НСА, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются Правилами оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг), утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-6) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
441. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп «Рассекречено». Копия рассекреченного архивного документа заверяется путем проставление штампа на лицевой стороне всех листов.
442. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или высылаются по указанным адресам.
Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в автоматизированной форме.
443. Архив организует самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями подготовку и проведение выставок архивных документов.
Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический (концепция), тематико-экспозиционный и графический планы.
На основе тематического плана проводятся выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов.
В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки, с указанием их размеров. Все отобранные для экспонирования архивные документы и иные материалы аннотируются. К иноязычным материалам даются перевод или развернутая аннотация содержания.
В графическом плане указывается порядок размещения документов выставки на стендах или в витринах, интернет-ресурсах, социальных сетях.
Организаторы выставки обеспечивают сохранность архивных документов при экспонировании.
444. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется Правилами издания документов Национального архивного фонда, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 349 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7342), и другими методическими документами уполномоченного органа.
445. Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или иные) публикации архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.
446. Формы публикаций архивных документов:
1) печатная: серия, сборник, альбом, буклет, проспект, плакат, публикация в средствах массовой информации;
2) электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.
447. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и тому подобное.
448. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом уполномоченного органа или архива, Научным советом Архива Президента Республики Казахстан, обладающими правами рекомендовать ее к изданию.
Рукопись считается подготовленной, если в соответствии с установленными требованиями доработана по замечаниям рецензентов и итогам обсуждения и утверждена в печать.
С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива).
449. Архив осуществляет учет использования архивных документов.
Параграф 5. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий
450. Архивная справка оформляется по форме согласно приложению 76 к настоящим Правилам в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
451. В архивной справке данные воспроизводятся в соответствии с их изложением в архивных документах.
Расхождения, несовпадения отдельных данных архивных документов, неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места, оговариваются в тексте архивной справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
452. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, выявленные по документам одного архива, включаются в одну архивную справку.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
453. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единицы хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
454. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.
455. Архивная справка подписывается руководителем архива либо уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью архива. При неполноте представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
В информационных системах архивная справка подписывается ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица.
По требованию заявителя к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
456. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - «апостиль».
Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Республика Казахстан заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
457. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются рекомендации о возможном местонахождении необходимых архивных документов.
458. При документально подтвержденных фактах утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, заверенную печатью архива.
459. Архивная выписка оформляется по форме согласно приложению 77 к настоящим Правилам.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов исчерпываются все имеющиеся данные по запросу.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки оформляются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, и иные сведения.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках («Так в тексте оригинала», «Так в документе»).
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива либо уполномоченным должностным лицом и печатью архива, электронном - ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица.
460. После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя архива либо уполномоченного должностного лица и печатью архива.
В информационных системах архивные копии и архивные выписки подписываются ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица.
461. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.
462. Архивная справка, поступившая по дипломатическим каналам, направляется для проставления штампа апостиля в уполномоченный орган.
463. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, при личном обращении физического лица или его доверенного лица в архив, выдаются им под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо цифрового документа из сервиса цифровых документов, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Параграф 6. Порядок возвращения подлинников архивных документов
464. По письменным заявлениям, с разрешения руководителя архива, на основании заключения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан, МИО или ЭК архива, реабилитированные лица и их наследники получают подлинники архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах.
По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива на основании заключения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан, МИО или ЭК архива физические лица получают подлинники собственных трудовых книжек, билетов членов Коммунистической партии Советского Союза, сохранившиеся в архиве.
465. С изымаемых архивных документов снимаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел и описях дел, документов.
466. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт об изъятии из дел указанных документов и иные документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.
Приложение 1 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстанили МИО от_______ ______ года № ___ | Утверждаю (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) ______________ Расшифровка (личная подпись) _____________________ (дата) |
Архивный фонд № _____
Опись № _____ дел, документов постоянного хранения
____________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
| Порядковый номер | Делопроизводственные индексы или номера по старой описи | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
В опись внесено ______________________________дел с №______
(цифрами и прописью)
_________ по № _________
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом ЭПК (ЭК) МИО (архива) от ____ _______ года № _____ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 2 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись дел, документов постоянного хранения организации
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстанили МИО от_______ ______ года № ___ | Утверждаю (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ______________ Расшифровка (личная подпись) _____________________ (дата) |
Архивный фонд № ___
Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_______________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)
| Порядковый № | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| Наименование структурного подразделения организации |
| Наименование раздела «________» |
В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов внесено
(наименование раздела)
____________________ дел с № __ по № __, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов),описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись видеодокументов постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата | |
Опись № ______
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за __________ год (-ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Хронометраж видеозаписи | Тип и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| оригинал | копия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| | | | | | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________________ описи
(наименование раздела)
внесено дел _________________________
(цифрами и прописью)
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись кинодокументов постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер (учетный номер в организации) | Заголовок документа | Автор | Дата и место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык) | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| негатив | Дубль-негатив | Фонограмма (негатив) | Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) | Промежуточный позитив | Позитив | Установочные ролики и цветовые паспорта |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц хранения
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
единиц учета, ___________________
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ____ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| омер единицы учета | Номер стороны (единиц хранения) | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата изготовления | Место изготовления | Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала | Время звучания | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| Граморигинал | Грампластинка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| | | | | | | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) _________________________
(наименование раздела)
описи внесено__________________________________
(цифрами и прописью)
единиц учета, ___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
