Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Место записи, перезаписи | Скорость звучания | Время звучания | Тип и формат магнитной ленты | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| оригинал | копия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы)________________________________
(наименование раздела)
описи внесено __________________единиц учета, ___________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
единиц хранения
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена | Утверждаю |
| протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ | ____________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ______________ Расшифровка (личная подпись) _____________________ (дата) |
Опись фотоальбомов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы хранения | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________________________
(наименование раздела)
описи внесено _____________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная
документация к ним;
______________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 8 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена | Утверждаю _______________________________ |
| протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись фотодокументов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета, единиц хранения | Производственный номер | Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| Негатив | Дубль-негатив | Позитив | Фотоотпечаток | Слайд (диапозитив) | Диафильм |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| | | | | | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) ______________________________________
(наименование раздела)
описи внесено ____________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Утверждаю
________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
________________________________
(подпись руководителя организации)
________________________________
(дата)
Опись документов временного (свыше 10 лет) хранения
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел временного (свыше 10 лет) хранения
_____________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
| Порядковый № | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Даты дела (тома, части) | Срок хранения | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Наименование структурного подразделения организации |
| Наименование раздела «_________» |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________________________
(наименование раздела)
описи внесено _______________дел,
(цифрами и прописью)
документов с № __ по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись дел по личному составу
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
______________________________
(подпись руководителя организации)
______________________________
(дата)
Архивный фонд № _____
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Поряд-ковый номер | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Наименование структурного подразделения организации |
| Наименование раздела «________» |
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________________________
(наименование раздела)
описи внесено_________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 11 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда
________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании ____________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
________________________________________________________________
| Порядковый номер | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера единиц хранения по описям | Количество единиц хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого ________________________________ единиц хранения за
(цифрами и прописью)
______________ год (ы).
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем))
_________________
(дата и номер)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
обработку документов)
Документы сданы ________________________________ на переработку по
приемо-(наименование организации) сдаточной накладной
___________________№ ___________________________________________.
(дата) (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
упорядочение дел, документов)
| Согласована протоколом ЭК архива (для МИО) от_______ ______ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 12 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Опись электронных дел, документов постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи ________________ Дата |
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел ________________________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Заголовок единиц учета | Крайние даты единиц учета | Формат электронных документов | Объем (Мбайт) | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено
(наименование раздела)
___________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __ по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
________________________________
(подпись руководителя организации)
________________________________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| № п/п | Номер единицы учета электронного дела | Номер единицы хранения электронного дела | Название раздела, заголовок электронного дела | Крайние даты электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено
___________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № __ по № __, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 14 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными и
специальными государственными архивами
форма
Опись электронных дел по личному составу
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
______________________________
(подпись руководителя организации)
______________________________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| № п/п | Номер единицы учета электронного дела | Номер единицы хранения электронного дела | Название раздела, заголовок электронного дела | Крайние даты электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________________________
(наименование раздела)
описи внесено ___________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____ по № _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 15 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
Место составления
На основании
________________________________________________________________
(наименование перечня типовых документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________
государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения или
________________________________________________________________
отраслевого (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности
________________________________________________________________
государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение дела, и документы архивного фонда
___________________________________.
(номер и название архивного фонда)
| Поряд-ковый № | Заголовок электронного дела | Дата (крайние даты) документов в электронном виде | Количество документов в электронном виде/файлов | Сроки хранения документов в электронном виде и номера пунктов по Перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого уничтожению подлежат:
документы в электронном виде и электронные дела в количестве
________________________________________________ объектов хранения.
Описи электронных дел постоянного хранения за _________ год (-ы) утверждены,
по личному составу согласованы протоколом ЭПК
________________________________________________________________
(наименование МИО, республиканского
_________________________от ________________.
(государственного архива) (дата и номер)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
проводивших (-его) упорядочение дел, документов)
| Согласована протоколом ЭК архива (для МИО) от_______ ______ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 16 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Акт приема-передачи документов на хранение
Утверждаю
________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
________________________________
(подпись руководителя архива)
________________________________
(дата)
___________ № _____
(дата)
________________________________________________________________
(основание передачи)
________________________________________________________________
(наименование передаваемого архивного фонда)
________________________________________________________________сдал,
