339. Описание архивных документов на уровне единицы хранения или единицы учета включает:
1) порядковый номер единицы хранения или единицы учета;
2) старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
4) справочные данные об единицах хранения или единицах учета;
5) указания на подлинность или копийность;
6) указания вида носителя или способа воспроизведения;
7) язык, внешние особенности;
8) условия доступа и использования архивных документов.
340. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены, или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.
При отсутствии необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация - «автор не установлен», «без даты», «не ранее…года» и иные сведения.
При составлении заголовка единицы хранения вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и иное) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.
Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело».
Единицы хранения, содержащие документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова «документы», а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином «документы» обозначаются документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу.
В заголовке единицы хранения, содержащей переписку с однородными корреспондентами, указывается общее видовое наименование корреспондентов.
Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.
Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает авторское название фильма, специального выпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.
341. Справочные данные об единицах хранения или единицах учета включают архивный шифр, объем единицы хранения или единицы учета, крайние даты архивных документов, для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи, для документов на электронных носителях - дату записи или перезаписи на новый электронный носитель.
342. Подлинность или копийность документов единицы хранения или единицы учеты указывается после заголовка с прописной буквы.
343. Способ воспроизведения указывается для документов дела, если он содержит необычные для дела вид (разновидность) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.
Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины - «рукопись», «автограф», «машинопись», «печатный», «гектограф», «стеклограф» и иные.
344. К внешним особенностям архивных документов (дел) относятся:
1) особый писчий материал (пергамент, шелки, тому подобное);
2) особый материал обложки и переплета (кожа, набивная ткань);
3) наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;
4) язык документов, отличный от языка остальных документов архивного фонда;
5) печати;
6) наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и наличие других материалов.
345. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.
346. Условия доступа к единицам хранения или единицам учета и их использования включают сведения о наличии:
1) архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
2) подлинников документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
3) фонда пользования;
4) НСА к единицам хранения или единицам учета.
347. Описание архивных документов дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения или единицы учета.
Аннотация документов единицы хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных архивных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.
Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и иные материалы).
При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.
В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указываются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб.
В конце аннотации под рубрикой «упоминаются» перечисляются фамилии и имена физических лиц, наименования организаций, географические наименования и иные сведения, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение, затем указываются номера листов аннотируемых документов.
Аннотация оформляется после заголовка с красной строки.
При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составляется на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом документа.
348. При аннотировании не допускается использование субъективных формулировок и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («весьма ценные документы», «очень интересные документы», «в документах содержится», «документы касаются»).
349. Описание архивного документа включает:
1) заголовок архивного документа;
2) справочные данные об архивном документе;
3) указание на подлинность или копийность архивного документа;
4) вид носителя или способ воспроизведения;
5) условия доступа и использования.
350. Заголовок архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен архивный документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного архивного документа, дату события.
351. Справочные данные об архивном документе включают архивный шифр, сведения об объеме (количестве листов) архивного документа, датах его создания.
352. Указание на подлинность или копийность документа дается после аннотации к документу с прописной буквы.
353. Словесно-цифровой способ оформления даты (число, месяц, год) используется при описании правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).
354. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, учитывается, что:
1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и документов не проставляются;
4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - «имеются документы за... год»;
5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты - дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);
8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются даты документов обоих периодов;
9) при обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год.
355. Даты указываются по тому стилю и порядку, по которым датированы сами документы, за исключением:
1) дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка - сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по-старому;
2) дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по-новому.
356. При невозможности установления точной даты, на основании анализа содержания документов дела определяются приблизительные его даты, пределы колебаний которых оговариваются. Даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Параграф 2. Порядок составления НСА
357. Обязательными элементами системы НСА являются архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов, виды которых определяются целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор документов.
358. Составляются межархивные, межфондовые и внутрифондовые архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов.
359. Опись используется как архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета.
Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя дела и справочного аппарата к описи. Объектом описания архивных документов описи являются единица хранения или единица учета.
360. Описательная статья описи включает:
1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;
2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
4) крайние даты документов, количество листов в единице хранения;
5) указание на подлинность/копийность;
6) язык, способ воспроизведения, степень сохранности архивных документов, внешние особенности.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения или единицы учета.
361. В справочный аппарат к описи входят:
1) титульный лист;
2) содержание (оглавление);
3) предисловие;
4) список сокращений;
5) переводные таблицы архивных шифров;
6) указатели.
362. На титульном листе описи указываются полное наименование архива, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, наименование описи, крайние даты архивных документов, внесенных в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
363. В содержании (оглавлении) справочного аппарата к описи перечисляются предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров с указанием номеров соответствующих листов описи.
364. Предисловие составляется к отдельной описи или общее ко всем описям архивного фонда, которое подписывается составителем с указанием даты составления.
В предисловии кратко излагаются история фондообразователя с ссылками на правовые акты и документы фонда. К единой описи объединенного архивного фонда составляется общее предисловие.
365. Список сокращений составляется, если в описи используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений исключается.
366. К описи составляются общие и специальные указатели.
Общий указатель описи состоит из ссылочных данных на порядковые номера единицы хранения или единицы учета.
Для вошедших в научный оборот архивных фондов, включающих архивные документы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска архивных документов определенного фондообразователя составляется специальный указатель включенных фондов. В них указываются номера и наименования архивных фондов, номера дел, относящихся к данным архивным фондам.
367. Переводные таблицы архивных шифров составляются при переработке описи и содержат отсылки от старых к новым архивным шифрам по форме:
1) номер дела по старой описи;
2) номер дела по новой описи;
3) примечания.
Переработка описи заключается в составлении новой описи путем уточнения или составления заголовков единиц хранения или единиц учета, составления необходимого справочного аппарата к описи. В процессе редактирования заголовков проверяются правильность передачи заголовком содержания документов дел, уточняются даты, фондовая, структурная, принадлежность дел. Устраняются искажения, неточности, стилистические и грамматические ошибки, проводится унификация заголовков, расшифровываются сокращения. В необходимых случаях проводится аннотирование отдельных документов.
Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей ее перепечаткой. Все изменения и уточнения заголовков переносятся на обложки дел.
Старые описи после их переработки не уничтожаются, которые учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена».
По итогам переработки описи составляется акт описания архивных документов.
Параграф 3. Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов кино-, видеодокументов и автоматизированного НСА
368. Путеводитель представляет собой архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием.
Путеводитель состоит из описательных статей архивного фонда и справочного аппарата.
В справочный аппарат путеводителя входят:
1) титульный лист;
2) содержание (оглавление);
3) предисловие;
4) список сокращений;
5) приложения (при их наличии);
6) указатели.
К путеводителю составляется общая библиография.
В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат для всего издания в целом или для отдельных его томов.
369. Виды путеводителей:
1) путеводитель по фондам архива (архивов);
2) тематический путеводитель по фондам архива (архивов);
3) краткий справочник по фондам архива (архивов).
Составляются архивные (внутриархивные) и межархивные путеводители.
Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.
Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения или единицах учета, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком не аннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.
Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд.
Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).
Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутри архивного НСА к фонду (фондам), аннотации документов и библиографии по теме.
Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. Краткий справочник составляется на все хранящиеся фонды архива или определенную группу фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение).
Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.
370. Состав реквизитов путеводителя оформляется по форме согласно приложению 75 к настоящим Правилам.
371. Каталог является межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.
372. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образует систему каталогов архива.
373. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников.
374. Система каталогов архива соответствует следующим требованиям:
1) соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
2) рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
3) исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
4) исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
375. Составляюся внутриархивные и межархивные каталоги.
Объектом описания в каталоге являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
В архиве работа по подготовке, созданию и ведению каталогов (каталогизация) ведется на постоянной основе.
В ходе каталогизации определяется очередность выбора архивных фондов, их структурных частей, отбираются и описываются дела и архивные документы.
376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и иные), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
377. В систематическом каталоге объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. При отсутствии соответствующих каталогов к систематическому каталогу или его подразделам составляются предметный, географический и именной указатели.
378. В тематическом каталоге объект описания по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Тематический каталог создается при группировке информации в нем по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
379. В каталоге по истории организаций объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики, затем по подведомственности, типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты) и наименованиям организаций в алфавитном порядке наименований.
380. В каталоге по истории административно-территориального деления объект описания классифицируется по видам административно- территориальных единиц и их наименованиям в алфавитном порядке.
381. В предметных каталогах объект описания классифицируется по алфавиту предметных понятий (факты, события, географические наименования), фамилий лиц и систематизируется в хронологической или логической последовательности.
382. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.
383. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения или единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления описательной статьи.
384. Источниками пополнения системы каталогов являются тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
385. Информация каталожной карточки, на которой проводится описание документов при каталогизации, представляет собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.
На одной каталожной карточке описываются:
1) при описании документа - отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);
2) при описании единицы хранения или единицы учета - дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
3) при групповом описании - группа документов одного дела по одному вопросу, предмету, если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела описываются на отдельной карточке;
4) группа однородных дел одной архивной описи.
386. Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка составляется к отдельной архивной описи или группе архивных описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к архивному фонду в целом.
387. После завершения описания документов на каталожной карточке проводятся ее индексирование, которое заключается в выборе или составлении определенного индекса (индексов), и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.
388. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.
389. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке. В графе «Содержание» пишется - «смотреть также...» и указываются индексы наименований соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.
390. При индексировании проводятся редактирование карточек и их первичная экспертиза, в ходе которой объединяются однородные по содержанию карточки, выделяются к дальнейшей переработке некачественные и малозначительные карточки. Вторичная экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.
391. Не реже одного раза в три года проводится периодическая проверка систематического каталога на правильность размещения карточек между разделителями и необходимость введения новых разделителей.
392. В целях учета работы по каталогизации архивных документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп - «каталог» или отмечается - «лл.... описаны для каталога». Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям проставляются на листах для заверительных надписей в описях.
393. Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело архивного фонда. В справке указываются номер и наименование архивного фонда, дата проведения каталогизации, ее исполнитель, количество составленных и включенных в каталог архива карточек, дата составления справки, должность лица ее составившего и его подпись.
394. В журнале, картотеке или базе данных архива ведется пофондовый (по каждой описи) государственный учет дел, подвергнутых каталогизации, с указанием номеров дел.
395. Учет поступлений карточек в каталог ведется по каждому каталогу отдельно в специальных книгах или базах данных, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование и номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включенных в каталог. Учет составленных и включенных в каталог карточек ведется в паспорте архива.
396. Указатели представляют собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
397. Указатели делятся на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.
398. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и архивных шифров.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:
1) простой, то есть не иметь подрубрик;
2) сложной, то есть иметь одну подрубрику или определение;
3) гнездовой, то есть иметь две или несколько подрубрик.
По структуре рубрик различаются указатели глухие, аннотированные краткие и аннотированные полные.
Глухими являются указатели, рубрики которых включают обозначения понятий и архивные шифры.
Аннотированными краткими являются указатели, в рубрики которых входят обозначения понятий, архивные шифры, краткие пояснения и определения; аннотированными полными - указатели, в состав которых входят обозначения понятий, архивные шифры, краткие пояснения, определения и подробные характеристики.
399. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) - «смотреть» и частных - «смотреть также».
Общая ссылка используется при отсылке:
1) от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики;
2) от сокращенной формы понятия к полной и наоборот;
3) от частного, видового к родовому понятию, если в указателе система дает ссылочные данные только в сложной рубрике;
4) от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом «и» или запятыми, к первому;
5) от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме.
Частная ссылка применяется для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя, а также для понятий, связанных ассоциативными отношениями.
400. Указатели состоят из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке, в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы каталога либо справочника.
401. В тематическом указателе понятия раскрываются или представляются в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями: исторические факты, события, явления, наименования организаций и прочее, связанные с этими фактами событиями.
Элементами описания тематического указателя являются рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, архивный шифр. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
402. Группировка понятий внутри общих и специальных указателей осуществляется в алфавитном порядке. В общих указателях при наличии сложных, разнородных понятий может использоваться систематический принцип группировки понятий, алфавитное расположение применяется на последнем этапе систематизации.
Основной реквизит описательной статьи - предметное понятие (рубрика, подрубрика) формулируется в виде наименования, выраженного, в основном, существительным или сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном падеже, в единственном или множительном числе.
403. Рубриками в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий. При переименовании географического пункта в тексте он указывается под прежним и новым наименованием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Прежнее наименование указывается рядом с новым в скобках и вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое наименование.
Географические наименования, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии по первому слову.
404. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования включаются в указатель без пояснения.
405. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества, (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички).
В именном указателе имена лиц указываются в соответствии с документами. При использовании неполного имени (сокращенное имя, прозвище, псевдоним), но оно общеизвестно, полное имя указывается в скобках и вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.
При разночтении в написании одной и той же фамилии, сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием в соответствующем алфавитном порядке со ссылками на него.
Фамилии, имена и отчества передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными в скобках и вносятся в указатель со ссылкой на современную форму.
При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами имена и отчества указываются полностью и делаются пояснения.
Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии.
406. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Хронологический указатель составляется глухим.
407. Обзоры представляют собой архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом, и подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда. Объектом описания для обзора фонда являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного (внутриархивный) или нескольких архивов (межархивный) по определенной теме. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) являются документ (группа документов, часть документа), единица хранения или единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов).
408. Обзор состоит из совокупности индивидуальных или групповых аннотаций отдельных групп единиц хранения или единиц учета, документов и НСА.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения или единиц учета, документов с источниковедческим анализом, указываются основные разновидности документов, их авторы, содержание, хронологические рамки, подлинность, архивные шифры.
В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору составляются список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.
409. Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой архивный справочник, который осуществляет учет, раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).
Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.
Монтажный лист составляется в двух экземплярах, один из которых используется в работе исследователей и работников архива, второй - переплетается и служит страховой копией.
410. Монтажный лист кино-, видеодокумента составляется в архиве при его отсутствии и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.
В заглавных надписях указываются название архива, номер монтажного листа, название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей), наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).
411. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным описанием в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку;
2) определение плана (общий, средний или крупный);
3) метраж плана;
4) краткое содержание изображения плана кинодокумента.
412. После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе осуществляется сверка позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.
413. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве.
Монтажные листы спецвыпусков, киножурналов или летописного материала начинаются с оформления титульного листа, на котором указываются их названия, года выпуска, студии производства, цветности, озвученности, секунды, посекундного хронометража (начала и конца записи).
После описания титульного листа осуществляются поплановое описание видеофонограммы, которое происходит в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку;
2) определение плана (общий, средний или крупный);
3) порядковый номер секунды, с которой начинается запись изображения плана;
4) указание на наличие цветных планов в черно-белом изображении видеофонограммы или черно-белых в цветном.
В конце монтажного листа указываются должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.
414. Архивные справочники ведутся в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе в режиме удаленного доступа.
