Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
192. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов. Обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
193. Поступившие аудиовизуальные документы, в том числе на электронных носителях, подлежат перемотке, очистке от пыли, очистке от загрязнений, акклиматизации и упаковыванию.
Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15 %, для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35±15 %. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов составляет не менее 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.
194. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов осуществляется в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, при работах, связанных с единичным (полистным) просмотром архивных документов.
195. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) с учетом методических рекомендаций уполномоченного органа.
Архивные документы, большая часть текста которых в результате повреждения недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, отбираются к уничтожению. При наличии возможности хотя бы частичного восстановления текста поврежденных архивных документов, они оставляются на постоянном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.
196. Проверка технического состояния аудиовизуальных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния их упаковки;
2) наличия стандартных ракордов;
3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
4) наличия загрязнений и механических повреждений;
5) стабильности нитроосновы;
6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 мм и 16 мм;
7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
9) электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
10) параметров видеодокументов в видеоканале;
11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
12) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
13) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
197. Проверка технического состояния электронных документов (дел) в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния упаковки (только для физически обособленных носителей);
2) наличия вредоносного программного обеспечения;
3) воспроизводимости;
4) наличия внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);
5) потребности в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);
6) потребности в конвертации в иные форматы;
7) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени).
198. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.
При проверке технического состояния позитивной копии путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции устанавливаются качество изображения, ровность планов по плотности, по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения в соответствии с карточкой учета технического состояния кинодокумента.
Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.
В результате проверки технического состояния кинодокументов составляется перечень основных дефектов, встречающихся на кинодокументах, по форме согласно приложению 39 к настоящим Правилам.
199. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. Определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно карточке учета технического состояния фонодокумента.
200. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. Определяются техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов).
В тех случаях, когда визуально трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом.
201. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры - видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи.
202. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
203. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающего физической целостности документов.
Решение о признании документа НАФ, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 205-206 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
204. Архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации, признаются неисправимо поврежденными архивными документами.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЦЭПК на основании заключения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов. На основании письменного решения ЦЭПК издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов НАФ, отнесенных к культурным ценностям, не допускаются.
205. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:
1) в листе-заверителе дела по форме согласно приложению 40 к настоящим Правилам;
2) в листе проверки наличия и состояния архивных документов и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя по форме согласно приложению 41 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста по форме согласно приложению 42 к настоящим Правилам.
206. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:
1) в карточке учета технического состояния кинодокумента по форме согласно приложению 43 к настоящим Правилам;
2) в карточке учета технического состояния фотодокумента по форме согласно приложению 44 к настоящим Правилам;
3) в карточке учета технического состояния фонодокумента по форме согласно приложению 45 к настоящим Правилам;
4) в карточке учета технического состояния видеодокумента по форме согласно приложению 46 к настоящим Правилам.
Учет документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется в контрольно-учетных карточках или книге учета.
Учет физического и технического состояния архивных документов осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.
Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов
207. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
1) устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
2) восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
3) воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
208. Основными видами физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе являются:
1) дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
2) реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
3) воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования, фото реставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом, замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации;
4) переплет архивных документов;
5) обеспыливание архивных документов;
6) обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
209. Для архивных документов на магнитной ленте используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) очистка поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
2) замена пересохших и покоробленных склеек;
3) оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 метра;
4) перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировке архивных документов.
210. Для архивных документов на дисковых носителях используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) обеспыливание;
2) протирка антистатиком.
211. Для кино-, фотодокументов, микроформ и фонограмм к кинофильмам используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) обеспыливание;
2) удаление восковых, жировых и иных загрязнений;
3) укрепление склеек и просечек;
4) ремонт перфорации;
5) переделка грубых, коробленных заплат и склеек;
6) ремонт поврежденных полей кадров.
212. Для граморигиналов фонодокументов используется электротехническая очистка.
213. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов проводятся в плановом и внеплановом порядке.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки наличия и их состояния в порядке очередности, установленной в архиве, с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь проводится физико-химическая и техническая обработка документов, отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов.
Внеплановая физико-химическая и техническая обработка проводится в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
214. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются настоящими Правилами.
Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища
215. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.
Подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к культурным ценностям, а также документы НАФ, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища не выдаются, за исключением реставрационных работ, қроме того запрещена их расшивка. Сканирование осуществляется на специальном техническом оборудовании, не требующем расшивки дел.
216. В читальный зал архива пользователям, в рабочие помещения работникам архива для служебных целей архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения заведующего архивохранилищем или руководителя отдела обеспечения сохранности.
Фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование архивные документы выдаются из архивохранилища архива, а также доступ к электронным документам (делам) осуществляется с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.
Организациям для экспонирования архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива.
Работникам лаборатории архива, специализированным организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании соответствующего договора со специализированной организацией.
217. Выдачу архивных документов из архивохранилища, их прием обратно, полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате производит работник архивохранилища.
Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
218. Полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
1) документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы;
2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
3) несброшюрованные архивные документы;
4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертно-методической комиссии архива.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе дела.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей вкладывается карта-заместитель по форме согласно приложению 47 к настоящим Правилам.
219. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов по форме согласно приложению 48 к настоящим Правилам.
220. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводятся сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания), а также в установленных случаях полистная проверка архивных дел.
При выдаче документов на электронных носителях из хранилища осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ на электронном носителе.
При сверке архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) проверяется правильность оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильность составления заголовка и шифра единицы хранения. При внесении значительных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляются штамп с архивным шифром и дата выдачи.
221. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
1) один месяц пользователям в читальный зал и работникам архива, за исключением особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель;
2) три месяца фондообразователям во временное пользование;
3) шесть месяцев судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
4) выдача секретных документов осуществляется в порядке, определяемом законодательством Республики Казахстан о государственных секретах;
5) шесть месяцев для временного вывоза за пределы страны в соответствии с Правилами выдачи разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов НАФ, находящихся в государственной собственности, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 февраля 2007 года № 98.
222. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища для экспонирования осуществляется на основании договора о проведении выставки.
Срок выдачи архивных документов и дел для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
223. Продление установленных сроков выдачи архивных документов и дел допускается в особых случаях по письменному разрешению руководителя архива.
224. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи по форме согласно приложению 49 к настоящим Правилам.
225. Выдача архивных документов, копий архивных документов из фонда пользования, описей в читальный зал оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей по форме согласно приложению 50 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
226. Выдача архивных документов и дел работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей, который визируется руководителем соответствующего структурного подразделения. Заказ регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.
227. Выдача архивных документов и дел в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории, соответствующем структурном подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
228. Выдача архивных документов и дел во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование по форме согласно приложению 51 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.
229. Описи выдаются на срок, не превышающий пять дней. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, не превышающий один день.
230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, цифровых каналов связи, ИС ЭА.
Для удаленного доступа к электронным описям дел и электронным документам руководителем архива выдается разрешение в ИС ЭА пользователю на основании его авторизации и заявления в ИС ЭА.
231. Проверка книг выдачи архивных документов и дел проводится не реже одного раза в полугодие. Если в результате проверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов и дел, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов и дел. Если невозвращение архивных документов и дел в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов и дел без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
232. В целях контроля за сохранностью архивных документов и дел подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверку сохранности выданных из архивохранилища архивных документов и дел. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководителем архива.
233. При возвращении архивных документов и дел в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 186-206 настоящих Правил.
В книге выдачи архивных документов и дел делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лиц, их возвративших. При обнаружении повреждений возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и дела, и представляется на рассмотрение руководителя архива.
234. Архив уведомляет под роспись пользователя о необходимости обеспечения сохранности полученных архивных документов и дел.
235. При хищении или повреждении архивных документов и дел, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в органы внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган, Архив Президента Республики Казахстан или МИО, принимает меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов
236. При транспортировке архивных документов и дел на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
237. Для транспортировки архивных документов и дел используется плотная укладка, исключающая возможность перемещения архивных документов и дел внутри упаковки, ударов и различных сотрясений.
Фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.
Аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
238. Внутригородские перевозки архивных документов и дел производятся в закрытых автомашинах в сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов и дел на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве.
Параграф 11. Порядок выявления и отнесения документов, относящихся к культурным ценностям, и особо ценных документов. Создание фонда пользования
239. Выявление и отнесение документов НАФ к культурным ценностям и особо ценным документам проводятся в плановом порядке квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и пособий.
240. Определение в составе НАФ документов, относящихся к культурным ценностям, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан, ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктом 287 настоящих Правил.
241. Фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в комплекте, включающем:
1) для архивных документов на бумажной основе одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;
2) для фотодокументов один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
3) для кинодокументов одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения входят в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
4) для фонодокументов одну копию на магнитной ленте или на цифровом носителе (DAT-кассета);
5) для видеодокументов одну копию в формате VHS.
242. Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов включаются в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
243. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
244. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает мобилизационный план согласно Закону Республики Казахстан «О мобилизационной подготовке и мобилизации».
245. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководитель архива незамедлительно информирует об этом уполномоченный орган и МИО, по согласованию с ними принимает решение о работе архива в режиме чрезвычайной ситуации.
Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
246. Архив осуществляет государственный учет документов НАФ и учет других архивных документов.
Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы с документами. Указанные принципы реализуются на основе:
1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования НАФ единиц учета;
2) единства организации хранения и учета архивных документов;
3) сопоставимости учетных показателей;
4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов НАФ, отражающих их фактическое количество и состав.
247. Порядок ведения документов централизованного государственного учета документов НАФ, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования, а также их представления определяются правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
248. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи.
249. Учет электронных носителей, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.
250. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей ведется в книге учета электронных носителей по форме согласно приложению 52 к настоящим Правилам.
На жесткий корпус электронного носителя с записанными электронными документами наклеивается этикетка по форме согласно приложению 53 к настоящим Правилам.
На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя по форме согласно приложению 54 к настоящим Правилам.
251. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.
В состав единицы хранения электронных документов включаются формат записи и вид носителя информации.
252. Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
253. В архиве разрабатывается и утверждается приказом руководителя архива схема учета архивных документов.
Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
254. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 158-159 настоящих Правил.
255. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
256. Ведется следующий учет архивных документов:
1) единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело;
2) единицей хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
3) единицей хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
4) единицей хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
5) единицей хранения видеодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
6) единицей хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
7) единицей учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета;
8) единицей учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
9) единицей учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
10) единицей учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
11) единицей учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
257. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.
Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронном формате в ИС ЭА.
258. В состав основных учетных документов архива помимо документов, установленных Правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», входят:
1) книга учета поступлений документов по форме согласно приложению 55 к настоящим Правилам;
2) список фондов по форме согласно приложению 56 к настоящим Правилам;
3) лист фонда по форме согласно приложению 57 к настоящим Правилам;
4) лист учета по форме согласно приложению 58 к настоящим Правилам;
5) опись дел документов;
6) реестр описей дел, документов по форме согласно приложению 59 к настоящим Правилам;
7) инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни по форме согласно приложению 60 к настоящим Правилам;
8) паспорт архивохранилища (произвольной формы);
9) лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям, по форме согласно приложению 61 к настоящим Правилам;
10) список фондов, содержащих особо ценные документы по форме согласно приложению 62 к настоящим Правилам;
11) опись особо ценных дел по форме согласно приложению 63 к настоящим Правилам, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник) по форме согласно приложению 64 к настоящим Правилам;
12) реестр описей особо ценных дел, документов по форме согласно приложению 65 к настоящим Правилам;
