109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам.
110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества.
111. Архивохранилище оснащается естественной или искусственной вентиляцией, системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.
Высота архивохранилища от пола до потолка составляет не менее 2,5 метров и не более 4 метров.
112. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 ампер.
113. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
114. Противопожарный режим в здании архива и архивохранилищах осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
115. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
116. Здание архива подлежит оснащению средствами охранной сигнализации. Опечатыванию подлежат архивохранилища, материальные ценности, а также аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
117. Архивохранилища и помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям архива, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого руководителем архива возлагается на ответственного работника архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, имеются не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается руководителем архива.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, закрывается на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, руководитель архива и его заместители, главный хранитель архивных фондов. Пофамильный список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, находится на посту охраны. Работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА осуществляется только по специальным пропускам.
120. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим долговременного хранения:
1) для документов на бумажных носителях - температура +17 - +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %;
2) для кинодокументов на черно-белых пленочных носителях:
на нитрооснове - температура +10°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
на безопасной основе - температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
для кинодокументов на цветных пленочных носителях - температура -5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
3) для черно-белых фотодокументов -температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
для цветных фотодокументов - температура -5° С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях - температура +8 - +18°С, относительная влажность воздуха - 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации - температура +15 - +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %.
121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:
гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;
обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения;
обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;
контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и иные формы перезаписи).
Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется:
1) на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей);
2) в ИС ЭА - на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.
Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются:
1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в ИС ЭА обеспечиваются:
1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;
2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;
3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
122. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:
соблюдение температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения;
применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и иные средства хранения).
123. Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов (дел), являются:
загрязненность среды;
температурные условия хранения;
относительная влажность среды;
воздействие электромагнитных полей;
обеспечение инженерной инфраструктуры центра обработки данных необходимыми условиями для его работы;
контроль срока эксплуатации электронных носителей.
124. Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения электронных документов (дел) в хранилище обеспечивается соблюдение следующих требований:
для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8 до +18°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65 %;
для оптических дисков температура недолжна превышать+25°С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50 %;
для серверного оборудования температура воздуха должна быть от+18 до+24°С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.
Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6% в час.
Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа.
125. В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Не допускаются резкие сезонные и/или суточные колебания температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10 %).
При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
126. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20 %.
Температурно-влажностный режим хранения архивных документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время.
В кондиционируемых помещениях измерение проводится не реже одного раза в неделю, в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима - один раз в сутки.
127. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима при его нарушении.
128. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются нормативными и методическими документами.
Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), не менее одной контрольной точки на комнату или на ярус.
129. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы размещаются в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также с соблюдением светового режима, установленного пунктом 131 настоящих Правил.
130. Архивохранилища оснащаются естественным или искусственным освещением и размещаются в помещениях с окнами или без окон.
131. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий.
Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
132. Электропроводка в архивохранилищах прокладывается скрыто, используются герметичные или полугерметичные штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других). Шнуры переносной аппаратуры оснащаются резиновой изоляцией. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне архивохранилища. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ (лампы белого света), ЛХБ (лампы холодно-белого света), ЛТБ (лампы тепло-белого света). Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола - 20-50 люкс, на рабочих столах - 100 люкс.
133. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
134. Архивохранилища и помещения архива содержатся в условиях, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
135. В архивохранилище влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) проводятся не реже одного раза в год. Цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники подлежат обработке водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 %).
В архивохранилище не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов.
136. Архивные документы размещаются строго в упорядоченном состоянии в отведенном для этого месте (стеллажах, шкафах).
137. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
138. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
139. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в соответствующем санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.
В качестве вспомогательного или специального оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
140. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
141. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
142. Документы на магнитной ленте наматываются на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
143. Компакт-диски укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
144. Микрофильмы, кинофильмы оформляются стандартными защитными ракордами, наматываемыми плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу без выступающих витков на торцах рулона, и укладываются в металлические коробки.
145. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
146. Исключается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферро магнитных металлических стеллажах.
Стальные стеллажи используются в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
147. Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формата А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
148. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку, исключающую свободное перемещение архивного документа внутри нее.
149. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Исключается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
150. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
2) расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.
Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище
151. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива. План (схема) размещения архивных фондов предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) размещения архивных фондов находится в структурном подразделении, осуществляющем учет архивных документов, или у работника, ответственного за учет архивных документов, а соответствующие разделы плана (схемы) размещения архивных фондов - в архивохранилищах.
152. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
1) секретные;
2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования.
153. Размещение секретных архивных документов в архивохранилище осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям или оформленные драгоценными металлами и камнями или имеющие в приложении драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладываются карта-заместитель и копия архивного документа.
154. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
Допускается размещение в одном архивохранилище архивных документов на разных носителях, но требующих одинаковых режимов хранения.
155. Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы (дела) - на специальных устройствах.
156. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей следует их брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.
При обработке оптических дисков используются перчатки, протирочный материал, салфетки, обладающие устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать не пластифицированный полиэтилен, фтор содержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.
157. Архивный фонд пользования размещается в архивохранилище в зависимости от вида носителя копий.
Копии архивного фонда пользования на бумажной основе, в том числе фотокопии, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
Копии архивного фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с соответствующими режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отсняты одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
158. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.
159. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива с соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
160. Все помещения архива, этажи, ярусы здания архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз, слева направо.
161. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются карточки пофондовых топографических указателей по формам согласно приложениям 21 и 22 к настоящим Правилам и карточки постеллажных топографических указателей по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
162. Карточки пофондового топографического указателя составляются отдельно на каждый архивный фонд и располагаются в порядке номеров архивных фондов. При полном заполнении карточки заводится карточка с грифом «продолжение».
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения архива. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
163. На каждое первичное средство хранения архивных документов оформляется ярлык, на котором указываются наименование и номера архивного фонда, описи и единиц хранения, находящихся в коробке.
Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов
164. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
165. Проводятся плановая цикличная и внеочередная проверки наличия и состояния архивных документов.
Плановая цикличная проверка наличия проводится со следующей периодичностью, установленной для определенной категории документов:
1) для документов Национального архивного фонда, отнесенных к культурным ценностям, - ежегодно;
2) для особо ценных документов - один раз в 10 лет;
3) для аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
4) для кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;
5) для электронных носителей - один раз в 3 года.
Проверка наличия электронных документов в ИС ЭА осуществляется в автоматическом режиме.
Цикличность проверки остальных архивных документов определяется архивом в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 20 лет.
Внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов проводится для всех или отдельных групп архивных документов при стихийных бедствиях, массовых перемещениях и других обстоятельств, а также при смене заведующего архивохранилищем.
166. Для обеспечения сохранности электронных документов (дел) проводятся работы, включающие:
проверку наличия и состояния электронных носителей;
миграцию электронных документов с электронных носителей, срок эксплуатации которых истек, на свободные электронные носители;
проверку контрольных характеристик электронных документов.
167. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах и работе со служебной информацией ограниченного распространения.
168. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, включающая установление полноты учетных документов проверяемых архивных фондов и архивных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
169. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:
после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).
170. Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве проводится комиссией, создаваемой решением руководителя архива и состоящей из не менее трех работников архива.
171. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям, проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
172. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
2) возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;
3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать главному хранителю или заведующему архивохранилища неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;
4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива;
6) изымать архивные документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
7) выявлять архивные документы, имеющие физические дефекты.
173. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
1) вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
2) производить исправления или записи в описях и других учетных документах.
174. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (далее - лист проверки) по формам согласно приложениям 24, 25 и 26 к настоящим Правилам и акте проверки наличия и состояния архивных документов по формам согласно приложениям 27, 28 и 29 к настоящим Правилам.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи.
При обнаружении в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются членами комиссии.
175. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при выявлении технических ошибок, отсутствия документов и их повреждении составляются акт о технических ошибках в учетных документах по форме согласно приложению 30 к настоящим Правилам, акт об обнаружении архивных документов по форме согласно приложению 31 к настоящим Правилам, акт о неисправимых повреждениях документов по форме согласно приложению 32 к настоящим Правилам.
176. Наличие электронных документов и носителей, выданных из хранилища, проверяется путем сопоставления их номеров на картах-заместителях выданных электронных документов и носителей с записями в книге выдачи электронных носителей из хранилищ по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.
При обнаружении неустранимых дефектов электронный носитель удаляется из хранилища и списывается по акту о списании электронных документов и носителей по форме согласно приложению 34 к настоящим Правилам.
На каждый списанный электронный носитель формируется карточка списанного электронного документа и носителя по форме согласно приложению 35 к настоящим Правилам.
177. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лиц, производивших проверку.
При обнаружении в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
178. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме согласно приложению 36 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с карточками учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в карточку учета физического (технического) состояния архивных документов по формам согласно приложениям 41, 42, 43, 44, 45, 46 к настоящим Правилам.
179. Проверка наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел) считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами, несгораемые шкафы, боксы, футляры, ячейки при хранении документов на электронных носителях редко используемых фондов опечатываются.
180. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел), организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года непосредственно в архиве и других организациях. Срок розыска продлевается руководителем архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
181. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются главному хранителю или заведующему архивохранилищем, который возвращает их на место. В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
182. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в соответствии с пунктом 282 настоящих Правил.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны по формам согласно приложениям 37 и 38 к настоящим Правилам и справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для решения вопроса о снятии с учета таких архивных документов.
183. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного согласия уполномоченного органа.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов», которые направляются в уполномоченный орган для внесения изменений в Государственный фондовый каталог.
184. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года, проводится регулярно в сроки, установленные руководством архива. Ее результаты оформляются актом проверки наличия и состояния архивных документов по формам согласно приложениям 27, 28 и 29 к настоящим Правилам.
185. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. Если отсутствующие документы не обнаружены в ходе оперативного розыска, то они включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов
186. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах, временных ячейках, боксах.
187. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив.
188. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются следующие архивные документы:
1) пораженные биологическими вредителями;
2) с повышенной влажностью;
3) с повреждениями бумаги и текста;
4) запыленные.
Удалению подлежат металлические, картонные, бумажные и иные закладки, прокладки, скрепки, находящиеся в делах, папках, коробках.
189. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, страховых копий устанавливаются возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопроводительной документации. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, с возможностью реставрации эмульсионного слоя.
190. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
