Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по описи, составляемой организацией.
32. Прием дел, документов производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются копиями при их наличии.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается историческая справка к архивному фонду.
33. Документы физических лиц, отнесенные к составу НАФ, принимаются в архив по договорам дарения, купли-продажи, завещанию или решению суда на основании решения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Прием указанных документов в архив оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.
При принятии решения по результатам экспертизы ценности документов о полном или частичном возврате указанных архивных документов, оформляется акт возврата архивных документов личного происхождения в двух экземплярах по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами возвращается их собственнику или владельцу.
34. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них.
На обложке дела указываются наименования фондообразователя, его структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами, завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).
35. Аудиовизуальные документы принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:
1) кинодокументы - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов, эталонная копия;
2) фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива;
3) фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.
Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:
1) для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;
2) для фотодокументов - аннотации;
3) для фонодокументов и видеодокументов - монтажные листы, акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и иные документы.
36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.
37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по цифровым каналам связи в соответствии с регламентирующим документом информационного взаимодействия между информационными системами.
Электронные документы передаются на государственное хранение в формате хранения PDF/A-1 и содержат следующие файлы:
1) файлы электронных подписей;
2) файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;
3) файл метаданных электронного документа.
38. По итогам приема оформляются акт приема-передачи электронных документов по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам, акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
39. Электронные дела передаются на государственное хранение по единично согласно описи электронных дел постоянного хранения по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам, с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и названия описей, способ передачи (идентификатор информационного пакета или данные об электронных носителях).
Описи электронных дел постоянного хранения должны быть предварительно утверждены ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
40. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:
порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;
индекс электронного дела;
заголовок электронного дела;
крайние даты электронных документов электронного дела;
количество электронных документов электронного дела;
объем электронных документов электронного дела;
язык (языки) электронных документов электронного дела.
Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их полного состава данных.
41. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:
название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);
дата электронного документа;
право доступа к электронному документу (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);
дата снятия ограничений доступа (при их наличии);
регистрационный индекс электронного документа;
язык электронного документа;
данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);
сведения о файлах электронного документа (имена, объем, полный состав данных);
сведения об алгоритме выработки полного состава данных (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).
Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.
При нарушении целостности метаданных составляется акт о нарушении целостности электронного документа.
42. Для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:
ссылки на документы, образующие общий управленческий контекст;
сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;
сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;
сведения о защите электронного документа.
43. При передаче электронных документов на постоянное хранение используется четырехуровневая система описания:
на уровне фонда;
на уровне описи электронных дел;
на уровне электронного дела;
на уровне электронного документа.
44. Для описания электронных документов на уровне фонда необходим следующий состав метаданных:
наименование организации;
номер государственной регистрации организации или учетный номер плательщика;
коммуникационные данные организации (почтовый адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородной (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты);
историко-архивная справка к фонду, составляемая в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и документирования.
45. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и иные материалы), включаются в состав НАФ и вносятся в опись.
46. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
47. Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.
48. Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника или вышестоящей организации принимаются на хранение в архив в упорядоченном виде в соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
49. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или МИО либо по согласованию с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов.
При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей, дело архивного фонда и лист архивного фонда.
Параграф 4. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, или их копиями на правах подлинников
50. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, заключается в:
1) выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;
2) выявлении государственных, негосударственных и иных юридических и физических лиц, располагающих документами по истории Казахстана;
3) разработке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы по истории Казахстана;
4) составлении перечней архивных фондов, коллекций, собраний и отдельных документов по странам, архивохранилищам, владельцам;
5) выявлении сведений о документах по истории Казахстана, полученных в виде копий на правах подлинников;
6) своевременном информировании уполномоченного органа о выявлении и приобретении документов зарубежного происхождения по истории Казахстана или их копий на правах подлинников;
7) осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями архивных документов в соответствии с международными договорами и соглашениями уполномоченного органа, МИО с архивными организациями зарубежных стран;
8) приеме архивных документов или копий на правах подлинников на постоянное хранение.
51. Уполномоченный орган осуществляет координацию работы архивов по выявлению и приобретению архивных документов или их копий на правах подлинников по истории Казахстана за рубежом.
52. Прием полученных из-за рубежа архивных документов или копий на правах подлинников в архив осуществляется на основании договора между собственником указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.
В договоре оговариваются особые условия использования передаваемых архивных документов или копий на правах подлинников. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение.
53. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав НАФ и подлежат государственному учету.
Глава 3. Порядок хранения документов Национального архивного фонда и других архивных документов
Параграф 1. Фондирование архивных документов
54. В архиве документы НАФ и другие архивные документы организуются по архивным фондам. По отношению к отдельным видам архивных документов допускается их не фондовая организация в соответствии с пунктами 93-94 настоящих Правил.
55. Виды архивных фондов:
1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;
2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица, семьи архивных документов, включенных в состав НАФ;
3) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также физических лиц, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи.
При классификации документов по архивным фондам применяется принцип недробимости (неделимости) фондов. Документы архивного фонда организации, отдельного физического лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обуславливают требование соблюдения их целостности.
В соответствии с принципом недробимости (неделимости) архивных фондов комплектование архивов осуществляется таким образом, чтобы архивные документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.
56. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.
57. Работа по определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов осуществляется в источниках комплектования на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на государственное хранение в архив, в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
58. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду указываются на обложке дела.
59. Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:
1) для научно-исследовательской и технологической документации - по названию разработчика, взятому с титульного листа;
2) для конструкторской и проектной документации - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.
Научно-техническая документация, созданная организацией разработчиком проекта (темы), поступает на постоянное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика.
60. При реорганизации организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой организации, а незаконченные дела передаются правопреемнику для окончания делопроизводства и включаются в архивный фонд правопреемника.
61. При обнаружении документов, ошибочно включенных в архивный фонд, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.
62. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения.
Не подлежат выделению из архивного фонда личного происхождения руководителей или членов общественных объединений архивные документы этих общественных объединений.
63. Архивные документы, сформированные в архивный фонд (объединенный архивный фонд), перефондированию не подлежат.
Перефондирование архивных документов допускается только при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов, при условии, что документы фонда не введены в научный оборот.
Перефондирование проводится по решению ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
64. Каждому архивному фонду присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.
65. Наименование объединенного архивного фонда формулируется по одному из следующих признаков:
1) обобщенное наименование включенных в него архивных фондов;
2) наименование руководящего органа и обобщенное наименование подчиненных ему организаций;
3) перечисление наименований сменявших друг друга организаций;
4) последнее наименование организации с добавлением «и ее предшественники».
Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
66. В наименовании архивного фонда указываются его хронологические границы.
67. В наименовании архивной коллекции указываются признаки объединения документов и ее составитель (физическое или юридическое лицо).
68. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования его архивные документы принимаются в архив как новый архивный фонд или продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда.
69. Основанием для создания новых архивных фондов не являются:
1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации;
2) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации.
70. Хронологическими границами архивного фонда являются:
1) для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них);
2) для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
3) для архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
4) для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
71. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:
1) в архивном фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;
2) в архивном фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведения памятно-юбилейных мероприятий и других.
72. Порядок фондирования архивных документов архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.
Параграф 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда
73. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются, вносятся в опись и оформляются в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
74. В архиве систематизация единиц хранения производится при составлении и переработке описей.
75. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).
76. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единицы хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации или вопросов, которых касается содержание единицы хранения);
4) номинального (по видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по наименованиям организаций или фамилиям физических лиц, которые являются авторами документов).
77. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурной и структурно-хронологической.
78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, по времени их создания (периодам или датам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единицы хранения ликвидированных организаций.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, в пределах каждой структурной группы - по времени их создания (периодам или датам).
80. Хронологический и функциональный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-функциональной или функционально-хронологической.
Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющим ее.
При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям деятельности фондообразователя.
При систематизации по функционально-хронологической схеме единицы хранения группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
81. Хронологический и тематический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-тематической или тематически-хронологической.
Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям.
82. Хронологический и номинальный признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-номинальной и номинально-хронологической.
Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций.
83. При систематизации единицы хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.
84. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.
85. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
86. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации.
87. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.
88. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке наименований организаций или фамилий физических лиц. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.
89. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются следующим образом:
1) единицы хранения относятся к тому году, с которого начато делопроизводство, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводства;
2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, единицы хранения долгосрочных планов относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены;
4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов;
5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий работников.
90. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) схем систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
91. Систематизация электронных документов, сформированных в системах электронного документооборота, осуществляется также, как и систематизация документов на бумажных носителях.
92. Документы на электронных носителях систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов - по форматам представления информации, далее - по характеру зафиксированной информации.
Параграф 3. Порядок нефондовой организации аудиовизуальных документов и документов на электронных носителях
93. Организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другим) является нефондовой организацией архивных документов.
94. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);
2) по годам выпуска;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 миллиметров (далее - мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и иные).
За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спец выпуска, киножурнала, отдельного кино- или телесюжета.
За единицы хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.
Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, специальному выпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы систематизируются по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя информации, другим признакам.
95. За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам).
За единицу хранения видеодокументов принимаются физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.
96. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров;
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) фотодокументы на цифровых или иных машиночитаемых носителях информации, которые обозначаются буквой «Э».
Размеры негативов обозначаются цифрами от 2 до 8: цифра «2» соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее - см) х 3,5 см; «3» - 6 см х 6 см; «4» - 6 см х 9 см; «5» - 9 см х 12 см; «62» - 10 см х 15 см; «7» - 13 см х 18 см; «8» - 18 см х 24 см. При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу.
На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы систематизируются по авторам, объекту или месту съемки, другим признакам.
За единицу учета фотодокументов принимаются одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма.
За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом).
97. За единицу учета архивных документов на электронных носителях принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
За единицу хранения архивных документов на электронных носителях принимается физически обособленный носитель с записью части документа, одного или нескольких документов.
98. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации:
1) фонографическая;
2) граммофонная;
3) оптическая;
4) магнитная;
5) лазерная.
На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.
Внутри описи фонодокументы систематизируются по принадлежности к выпустившим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам.
Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
За единицу учета фонодокументов принимаются часть единицы хранения, одна или несколько единицы хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам).
За единицу хранения фонодокументов принимаются физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.
99. Единицы хранения внутри единиц учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности - оригиналы, копии.
Параграф 4. Порядок хранения архивных документов
100. Архивные документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
101. Условия хранения архивных документов обеспечиваются:
1) строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
2) созданием противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
3) применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и иные средства хранения).
102. В районе расположения здания архива не допускается превышение следующих санитарных норм среднесуточной концентрации вредных примесей в атмосферном воздухе:
1) серной кислоты - 0,1 миллиграмм на кубический метр (далее - мг/м3);
2) оксидов серы - 0,05 мг/м3;
3) оксидов азота - 0,085 мг/м3;
4) хлора - 0,03 мг/м3;
5) сероводорода - 0,008 мг/м3.
103. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными техническими документами, содержащими требования к зданиям, и проектной документацией.
104. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов.
Здание архива оборудуется системами и средствами охранной и пожарной сигнализации.
105. К помещениям архива относятся:
1) архивохранилища;
2) рабочие помещения работников архива;
3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
6) помещения для копирования и реставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
7) помещения для хранения учетных документов;
8) помещения для хранения архивных документов на электронных носителях;
9) помещения читального зала с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем;
10) научно-справочная библиотека;
11) методический кабинет;
12) выставочный зал.
106. Размещение архива в зданиях и помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, производится на основании результатов экспертизы соответствия здания (помещения) для размещения архива решением ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем.
Не допускается размещение архивов:
1) в ветхих строениях, деревянных постройках;
2) в зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
3) в зданиях с печным отоплением;
4) в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
107. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в зданиях, приспособленных для хранения архивных документов, изолируются от остальных помещений здания.
108. Архивохранилище располагается максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и изолируется от общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускаются прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам.
110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества.
