Приложение 63 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись особо ценных дел, документов
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)
| Порядковый номер | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Номер единицы учета (единицы хранения) страхового фонда | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Итого по описи ______________________ дел, из них
(цифрами и прописью)
скопировано_______.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
____________
(дата)
| Согласована протоколом ЭПК МИО (архива) от ____ _______ года № _____ | |
Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 64 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Перечень номеров особо ценных дел (номерник)
Утверждаю
______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя архива)
______________________________
(подпись руководителя архива)
______________________________
(дата)
| Порядковый номер | Номер описи | Номера дел | Номера единиц учета (единиц хранения) страхового фонда | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого по перечню (номернику) _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них скопировано
______________________________________________________________
______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя)
______________
(дата)
| Согласован протоколом ЭПК МИО (архива) от ____ _______ года № _____ | |
Примечание: номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 65 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Реестр описей особо ценных дел, документов
| Порядковый номер | Номер архивного фонда | Номер описи (номерника) | Количество единиц хранения | Количество экземпляров | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого на 1 января ____ года _________________________________ описей
(цифрами и прописью)
(номерников),
в том числе поступило в _____ года ___________________________описей
(цифрами и прописью)
(номерников),
выбыло в _____ года ________________________________________описей
(цифрами и прописью)
(номерников).
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заполнившего реестр)
______________
(дата)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 66 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
форма
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах
| Номер поступления | Дата поступления | Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии | Дата копирования | Номера фондов | Номера описей | Количество дел, включенных в заказ | Количество единица хранение (микрофиш) страхового фонда | Фонд пользования | Примечание |
| количество позитивов | количество диазокопий |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | | |
Всего поступило за ______ год _____________________ единиц учета
(цифрами и прописью)
(отснятых дел),
страхового фонда _____________________ единиц хранения (микрофиш).
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.
Формат А4 (297Х210)
Приложение 67 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке
| Номера единица хранение страхового фонда | Дата поступления | Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии | Дата копирования | Номера архивных фондов | Номера описей | Количество дел, включенных вединица хранение страхового фонда | Страховой фонд (количество рулонов) | Фонд пользования Количество | Примечание |
| рулонов микрофиш 3-го поколения | рулонов микрофиш 2-го поколения | экземпляров |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | | |
Всего поступило за ____год ______________________единиц хранения страхового фонда,
(цифрами и прописью)
на _________________________ дел.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Примечание: содержание понятий единиц учета и единиц хранения идентично.
Формат А4 (297Х210)
Приложение 68 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Опись страхового фонда на микрофишах
| Порядковый номер (номер единицы хранения) | Номер поступления в книге учета поступлений | Номер описи | Номер дела | Количество единиц хранения (микрофиш) страхового фонда | Количество кадров единицы учета страхового фонда | Дата копирования | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Итого по описи _________________________единиц учета (отснятых дел),
(цифрами и прописью)
______________________________________единиц хранения (микрофиш).
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)
Примечание: описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно покаждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 69 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Опись страхового фонда на рулонной пленке
| Порядковый номер (номер единицы хранения) | Дата копирования | Количество кадров страхового фонда | Количество дел, включенных в страховой фонд | Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда | Примечание |
| Номера архивных фондов | Номера описей | Номера дел | Количество кадров (по каждому делу отдельно) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Итого по описи __________________________________единиц хранения,
(цифрами и прописью)
страхового фонда на ___________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись составителя описи)
______________
(дата)
Примечание: содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 70 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Внутренняя опись документов дела
| Порядковый номер | Делопроизводственный индекс | Дата | Заголовок документа | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого _________________________________________ листов документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________ листов.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, заполнившего внутренюю опись)
______________
(дата)
Формат А4 (210х297)
Приложение 71 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
форма
Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
__________ № __________
(дата)
В результате
________________________________________________________________
на основании
________________________________________________________________
изъято из архивного фонда №
____________________________________________________________
(название архивного фонда)
и передано __________________________________ (расписка прилагается)
(фамилия, имя отчество (при наличии) лица)
| Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок единицы хранения | Номера изъятых листов | Название изъятого документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого изъято ___________________ единиц хранения, архивных документов на
(цифрами и прописью)
____________________ листах.
(цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело включены
(невключены) их копии на _____________________ листах
(цифрами и прописью)
(нужное подчеркнуть).
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего архивохранилищем)
______________
(дата)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)
______________
(дата)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись главного хранителя фондов)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
(дата учета)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 72 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № __________
Название архивного фонда
______________________________________________________________
В ходе
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
(указать вид работы)
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых документов.
| Порядковый номер | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Количество листов | Новые шифры дела | Новое количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
В результате количество дел архивного фонда увеличилось (уменьшилось)
на _____________________.
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
(дата учета)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 73 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт описания документов, переработки описей
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
__________ № __________
(дата)
Архивный фонд № _______________
(название фонда)
По состоянию на ___________________ в архивном фонде № ___________
(дата начала работы)
по учетным
данным числилось ________________ описей, _____________ единиц хранения,
_____ архивных документов, ___________________ листов россыпи за
_________ годы.
Для работы получено: по описи № ______ ___________________ единиц
хранения не описанных __________ единиц хранения, _____ архивных
документов, _______ листов.
В результате ______________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
выделено не подлежащих хранению _____________единиц хранения
(документов, листов);
возвращено собственнику _______________ единиц хранения
(документов, листов);
передано в научно-справочную библиотеку _________________ единиц
хранения;
передано в другие фонды архива _________ единиц хранения (документов, листов);
передано в другие архивы _______________ единиц хранения (документов, листов);
объединено с другими единица хранение ___________________ единиц хранения;
сформировано из россыпи ________________________________ единиц хранения;
поступило из других фондов ________________________ единиц хранения
(документов, листов);
включена пересоставленная опись ___________________ единиц хранения.
Вновь составлены описи № ________________на _______________ единиц хранения
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
По состоянию на ________________________ в архивном фонде №
_______________________________________________________________
(дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ единиц хранения за
___________ годы.
Проведены следующие виды работ:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
Составлено для именного каталога ________________________описаний, для
систематического каталога ________________________________описаний.
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат:
________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Работу выполнили:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работников архива)
______________
(дата)
Работу принял:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, внесшего запись)
______________
(дата)
Описания для базы данных/каталога (нужное подчеркнуть) принял:
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
Документы фонда и справочный аппарат принял.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя фондов)
______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись работника архива)
______________
(дата)
| Согласован протоколом ЭПК МИО (архива) от ____ _______ года № _____ | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 74 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о рассекречивании документов
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
__________ № __________
(дата)
Комиссия
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(название комиссии)
протокол № _______ от _________ ____ года рассекретила документы архивного
