3) акта приема-передачи документов на хранение;
4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
5) акта возврата архивных документов собственнику;
6) акта об изъятии подлинных единиц хранения архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Архивные документы снимаются с учета также в случаях, предусмотренных пунктом 284 настоящих Правил.
283. Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. В случае выбытия всех архивных документов описи, номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
В случае выбытия архивного фонда (архивной коллекции), в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» указываются, куда выбыл архивный фонд (архивная коллекция), и акт, на основании которого он выбыл.
284. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Копия описи остается в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива, передавшего архивный фонд.
285. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
286. Количество архивных документов архива изменяется в результате:
1) проверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
2) проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения;
3) реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
4) описания архивных документов, переработки описей, в процессе которых возможны разделение или объединение единиц хранения;
5) проведение экспертизы ценности документов, в процессе которой возможны выделение к уничтожению единиц хранения.
287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и ИС ЭА по результатам указанных работ являются:
1) акты о технических ошибках в учетных документах;
2) акты об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных и так далее;
3) акты о разделении, объединении дел, выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включении в дело новых документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
4) акты описания документов, переработки описей по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
5) акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения.
Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов
288. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения обозначают индексом «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).
289. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
290. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения обозначаются индексом «сч» (секретно частично).
291. При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса «с», который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи проставляется штамп «Рассекречено».
292. При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения используется графа 2 описи. Новая опись вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».
293. При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи с данной описи в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о государственных секретах, снимается копия. При копировании заголовки единиц хранения, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении с соответствующей индексацией секретности, и скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение без индекса «с».
294. При рассекречивании отдельных единиц хранения по секретной описи они включаются в опись открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.
295. В описях, остающихся на секретном хранении, в графе «Примечания» напротив заголовков рассекреченных единиц хранения проставляются штамп «Рассекречено» и их новый номер, если они включены в опись открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности).
296. После рассекречивания к описям открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах, фактически учтенных в них единиц хранения.
297. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу «с» добавляется буква «ч». Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе «Примечания» напротив заголовков частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела.
При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
298. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп «Рассекречено». Индексы «с», «сс» или «ов» в номере дела зачеркиваются.
Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу
299. Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в государственную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагаются описи архивных документов и решение ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО о приеме этих документов в архив.
300. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в соответствии с пунктами 305-309 настоящих Правил.
301. Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы.
302. На архивные документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
Исключается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
303. Учет архивных документов по личному составу осуществляется на общих основаниях в соответствии с пунктами 262-263 настоящих Правил.
304. Учет количества хранящихся в архиве архивных документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям по личному составу в бумажном формате и описям электронных дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы и ИС ЭА вносятся соответствующие изменения.
Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
305. Учет документов НАФ, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив, на основании акта приема-передачи документов осуществляется в основных учетных документах архива.
В книге учета поступлений документов указываются собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора.
При включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс «ДГ» («договор»), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения. В графе «Примечания» списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
306. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
307. При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
308. Принятые по договору на хранение в архив документы НАФ, находившиеся в частной собственности и перешедшие в государственную собственность, учитываются в основных учетных документах на общих основаниях. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения индекс «ДГ» зачеркивается, в графу «Примечания» списка фондов вносятся соответствующие сведения.
309. Архивные документы, не входящие в состав НАФ, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов НАФ. Для их учета ведутся отдельная книга учета поступлений документов, список фондов, а также листы фондов и другие учетные документы и в ИС ЭА.
Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников
310. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав НАФ:
1) микрофильмы архивных документов;
2) копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности физических или юридических лиц;
3) копии архивных документов, поступивших из-за рубежа.
311. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. При этом в графе данной описи «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, файлов, отснятых с одного дела.
312. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов.
313. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения, которые учитываются в описях по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.
314. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимаются физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи под самостоятельным номером.
В итоговой записи к описи указываются количество единиц хранения микрокопий и суммарное количество составляющих их кадров.
Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования
315. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется в листе-заверителе и соответствующей графе описи постоянного хранения.
Количество фотоотпечатков в фотоальбоме фиксируется во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов, количество единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.
316. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:
1) единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;
2) единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
3) единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
317. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения и единицах учета, а также:
1) в кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
2) в метрах - для копий кинодокументов;
3) по времени звучания - для копий фонодокументов;
4) в мегабайтах - для копий электронных документов.
Отдельно учитываются страховые копии документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов, фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах), кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, электронных документов.
318. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда на микрофишах. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
319. Описи страхового фонда на микрофишах, на рулонной пленке составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями по месту хранения, вторые и третьи остаются в архиве.
По мере копирования и передачи страховых копий на хранение к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в соответствии с пунктом 321 настоящих Правил.
320. В описях в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи.
321. За единицу хранения страхового фонда документов, отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.
В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий вносится запись о каждой единице хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.
На все страховые копии документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.
Архивным шифром единицы хранения страхового фонда являются сокращенное наименование архива (его официальная аббревиатура), номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ».
322. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимаются одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицы хранения - микрофиша.
По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.
Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи отдельно.
Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленных на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром -, соответственно, архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса «СФ» для страхового фонда, «П» (Позитив), «Д» (Диазокопия) для фонда пользования.
323. Единицы хранения страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения аудиовизуальных документов.
Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.
Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.
324. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кино-, фотодокументов дополнительно указываются количество единиц хранения, соответственно, промежуточных позитивов и контратипов, позитивов и дубльнегативов, нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.
В итоговых записях к описям страховых копий кино-, фото-, фонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.
Номер единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кино-, фото-, фонодокументов является сокращенное наименование архива (его официальная аббревиатура), номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».
325. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов и в ИС ЭА.
Глава 5. Использование документов Национального архивного фонда и других архивных документов
Параграф 1. Описание архивных документов
326. Описание архивных документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения или единица учета, документ.
Единицей описания и объектом описания являются фонд, единица хранения или единица учета, документ.
Группы фондов, описи, комплекты, группы документов, части документа описываются как дополнительные объекты описания.
327. Принципы описания архивных документов:
1) соответствие информации уровню единицы описания;
2) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;
3) неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.
328. Описание архивных документов имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) архива и в ИС ЭА.
Элементы описания составляют следующие группы:
1) информация по идентификации единицы описания: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения или единицы учета, документа), справочные данные (архивный шифр, объем единицы описания, крайние даты (даты начала и окончания дела) документов в единице описания), вид носителя информации;
2) историческая справка к фонду;
3) аннотация;
4) информация об условиях доступа и использования;
5) дополнительная информация: местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий архивных документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания, библиография.
329. Описание архивных документов на уровне фонда состоит из названия фонда, справочных данных, исторической справки к фонду, аннотации, библиографии, информации об условиях доступа и использования.
330. Справочные данные об архивном фонде состоят из поисковых данных (номера фонда), объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, указания на наличие внутри фондового НСА.
331. Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя и истории фонда.
Для объединенного фонда составляется общая историческая справка.
332. История фондообразователя архивного фонда организации включает даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.
История фондообразователя архивного фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий.
333. История фонда включает дату его первого поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, сведения об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), НСА к архивному фонду.
334. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случаях реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и так далее.
335. Историческая справка к архивной коллекции включает сведения об истории ее создания, времени, условиях, причинах создания, принципах построения, местонахождении коллекции до поступления в архив, а также составителе.
336. Аннотация включает краткую обобщенную характеристику состава архивных документов по структуре фонда и видам архивных документов, содержания архивных документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
337. Информация об условиях доступа и использования включает сведения о:
1) наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
2) подлинности или копийности архивных документов, в том числе отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов;
3) физическом состоянии архивных документов, влияющих на возможность их использования;
4) наличии фонда пользования;
5) наличии НСА к единице описания;
6) языке документов, способе их воспроизведения и других особенностей.
338. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
339. Описание архивных документов на уровне единицы хранения или единицы учета включает:
1) порядковый номер единицы хранения или единицы учета;
2) старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
4) справочные данные об единицах хранения или единицах учета;
5) указания на подлинность или копийность;
6) указания вида носителя или способа воспроизведения;
7) язык, внешние особенности;
8) условия доступа и использования архивных документов.
340. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены, или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация - «автор не установлен», «без даты», «не ранее…года» и так далее.
При составлении заголовка единицы хранения вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.
Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело».
Единицы хранения, содержащие документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова «документы», а в конце заголовков указываются основные виды документов. Термином «документы» обозначаются документы-приложения к какому-либо обобщающему документу (приказу, распоряжению, протоколу). В фондах личного происхождения этот термин употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу.
В заголовке единицы хранения, содержащей переписку с однородными корреспондентами, указывается общее видовое наименование корреспондентов.
Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.
Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает авторское название фильма, специального выпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.
341. Справочные данные об единицах хранения или единицах учета включают архивный шифр, объем единицы хранения или единицы учета, крайние даты архивных документов, для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи, для документов на электронных носителях - дату записи или перезаписи на новый электронный носитель.
342. Подлинность или копийность документов единицы хранения или единицы учеты указывается после заголовка с прописной буквы.
343. Способ воспроизведения указывается для документов дела в случае, если он необычен для содержащегося в деле вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.
Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины - «рукопись», «автограф», «машинопись», «печатный», «гектограф», «стеклограф» и другие.
344. К внешним особенностям архивных документов (дел) относятся:
1) особый писчий материал (пергамент, шелки, тому подобное);
2) особый материал обложки и переплета (кожа, набивная ткань);
3) наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;
4) язык документов, отличный от языка остальных документов архивного фонда;
5) печати;
6) наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и так далее.
345. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.
346. Условия доступа к единицам хранения или единицам учета и их использования включают сведения о наличии:
1) архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
2) подлинников документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
3) фонда пользования;
4) НСА к единицам хранения или единицам учета.
347. Описание архивных документов при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения или единицы учета.
Аннотация документов единицы хранения представляет собой краткую характеристику содержания отдельных архивных документов, особенности которых не отражены в заголовке единицы хранения.
Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и так далее).
При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.
В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указываются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб.
В конце аннотации под рубрикой «упоминаются» перечисляются фамилии и имена физических лиц, наименования организаций, географические наименования и другие сведения, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение, затем указываются номера листов аннотируемых документов.
Аннотация оформляется после заголовка с красной строки.
При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составляется на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом документа.
348. При аннотировании не допускается использование субъективных формулировок и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («весьма ценные документы», «очень интересные документы», «в документах содержится», «документы касаются»).
349. Описание архивного документа включает:
1) заголовок архивного документа;
2) справочные данные об архивном документе;
3) указание на подлинность или копийность архивного документа;
4) вид носителя или способ воспроизведения;
5) условия доступа и использования.
350. Заголовок архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен архивный документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного архивного документа, дату события.
351. Справочные данные об архивном документе включают архивный шифр, сведения об объеме (количестве листов) архивного документа, датах его создания.
352. Указание на подлинность или копийность документа дается после аннотации к документу с прописной буквы.
353. Словесно-цифровой способ оформления даты (число, месяц, год) используется при описании правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).
354. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, учитывается, что:
1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и документов не проставляются;
4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - «имеются документы за... год»;
5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты - дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);
8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются даты документов обоих периодов;
9) при обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год.
355. Даты указываются по тому стилю и порядку, по которым датированы сами документы, за исключением:
1) дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка - сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по-старому;
2) дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по-новому.
356. В случае невозможности установления точной даты, на основании анализа содержания документов дела определяются приблизительные его даты, пределы колебаний которых оговариваются. Даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Параграф 2. Порядок составления НСА
357. Обязательными элементами системы НСА являются архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов, виды которых определяются целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор документов.
358. Составляются межархивные, межфондовые и внутрифондовые архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов.
359. Опись используется как архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета.
Опись состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя дела и справочного аппарата к описи. Объектом описания архивных документов описи являются единица хранения или единица учета.
360. Описательная статья описи включает:
1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;
2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
4) крайние даты документов, количество листов в единице хранения;
5) указание на подлинность/копийность;
6) язык, способ воспроизведения, степень сохранности архивных документов, внешние особенности.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения или единицы учета.
361. В справочный аппарат к описи входят:
1) титульный лист;
2) содержание (оглавление);
3) предисловие;
4) список сокращений;
5) переводные таблицы архивных шифров;
6) указатели.
362. На титульном листе описи указываются полное наименование архива, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, наименование описи, крайние даты архивных документов, внесенных в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
363. В содержании (оглавлении) справочного аппарата к описи перечисляются предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров с указанием номеров соответствующих листов описи.
