133. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
134. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в условиях, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
135. В архивохранилище влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) проводятся не реже одного раза в год. Цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники подлежат обработке водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 %).
В архивохранилище не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов.
136. Архивные документы размещаются строго в упорядоченном состоянии в отведенном для этого месте (стеллажах, шкафах и так далее).
137. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
138. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
139. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в соответствующем санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.
В качестве вспомогательного или специального оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
140. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
141. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
142. Документы на магнитной ленте наматываются на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
143. Компакт-диски укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
144. Микрофильмы, кинофильмы оформляются стандартными защитными ракордами, наматываемыми плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу без выступающих витков на торцах рулона, и укладываются в металлические коробки.
145. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
146. Исключается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферро магнитных металлических стеллажах.
Стальные стеллажи используются в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
147. Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формата А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
148. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку, исключающую свободное перемещение архивного документа внутри нее.
149. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Исключается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
150. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
2) расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.
Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище
151. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива. План (схема) размещения архивных фондов предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) размещения архивных фондов находится в структурном подразделении, осуществляющем учет архивных документов, или у работника, ответственного за учет архивных документов, а соответствующие разделы плана (схемы) размещения архивных фондов - в архивохранилищах.
152. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
1) секретные;
2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни;
3) на нитрооснове;
4) пораженные биологическими вредителями;
5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования.
153. Размещение секретных архивных документов в архивохранилище осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям или оформленные драгоценными металлами и камнями или имеющие в приложении драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладываются карта-заместитель и копия архивного документа.
154. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
Допускается размещение в одном архивохранилище архивных документов на разных носителях, но требующих одинаковых режимов хранения.
155. Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы (дела) - на специальных устройствах.
156. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей разрешается их брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.
При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать не пластифицированный полиэтилен, фтор содержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.
157. Архивный фонд пользования размещается в архивохранилище в зависимости от вида носителя копий.
Копии архивного фонда пользования на бумажной основе, в том числе фотокопии, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
Копии архивного фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с соответствующими режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отсняты одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
158. Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.
159. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива с соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
160. Все помещения архива, этажи, ярусы здания архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз, слева направо.
161. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются карточки пофондовых и постеллажных топографических указателей по формам, утверждаемым уполномоченным органом.
162. Карточки пофондового топографического указателя составляются отдельно на каждый архивный фонд и располагаются в порядке номеров архивных фондов. В случае необходимости на один архивный фонд заводится карточка с продолжением.
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения архива. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
163. На каждое первичное средство хранения архивных документов оформляется ярлык, на котором указываются наименование и номера архивного фонда, описи и единиц хранения, находящихся в коробке.
Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов
164. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
165. Проводятся плановая цикличная и внеочередная проверки наличия и состояния архивных документов.
Плановая цикличная проверка наличия проводится со следующей периодичностью, установленной для определенной категории документов:
1) для документов Национального архивного фонда, отнесенных к культурным ценностям, - ежегодно;
2) для особо ценных документов - один раз в 10 лет;
3) для аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
4) для кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;
5) для электронных носителей - один раз в 3 года.
Проверка наличия электронных документов в ИС ЭА осуществляется в автоматическом режиме.
Цикличность проверки остальных архивных документов определяется архивом в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 20 лет.
Внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, а также при смене заведующего архивохранилищем.
166. Для обеспечения сохранности электронных документов (дел) проводятся работы, включающие:
проверку наличия и состояния электронных носителей;
миграцию электронных документов с электронных носителей, срок эксплуатации которых истек, на свободные электронные носители;
проверку контрольных характеристик электронных документов.
167. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
168. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, включающая установление полноты учетных документов проверяемых архивных фондов и архивных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
169. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:
после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).
170. Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве проводится комиссией, создаваемой решением руководителя архива и состоящей из не менее трех работников архива.
171. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Архивные документы, отнесенные к культурным ценностям, проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
172. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
2) возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;
3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать главному хранителю или заведующему архивохранилища неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;
4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива;
6) изымать архивные документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
7) выявлять архивные документы, имеющие физические дефекты.
173. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
1) вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
2) производить исправления или записи в описях и других учетных документах.
174. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (далее - лист проверки) и акте проверки наличия и состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются членами комиссии.
175. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов по формам, утверждаемым уполномоченным органом.
176. Наличие электронных документов и носителей, выданных из хранилища, проверяется путем сопоставления их номеров на картах-заместителях выданных электронных документов и носителей с записями в книге выдачи электронных носителей из хранилищ, составляемой по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
При обнаружении неустранимых дефектов электронный носитель удаляется из хранилища и списывается по акту о списании электронных документов и носителей по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
На каждый списанный электронный документ и носитель формируется карточка списанного электронного документа и носителя по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
177. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лиц, производивших проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
178. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с карточками учета необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в карточку учета физического (технического) состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
179. Проверка наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел) считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами, несгораемые шкафы, боксы, футляры, ячейки при хранении документов на электронных носителях редко используемых фондов опечатываются.
180. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел), организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года непосредственно в архиве и других организациях. Срок розыска продлевается руководителем архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
181. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются главному хранителю или заведующему архивохранилищем, который возвращает их на место. В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
182. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в соответствии с пунктом 282 настоящих Правил.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для решения вопроса о снятии с учета таких архивных документов.
183. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного согласия уполномоченного органа.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов», которые направляются в уполномоченный орган для внесения изменений в Государственный фондовый каталог.
184. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года, проводится регулярно в сроки, установленные руководством архива. Ее результаты оформляются актом проверки наличия и состояния архивных документов.
185. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов
186. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах, временных ячейках, боксах.
187. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив.
188. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются следующие архивные документы:
1) пораженные биологическими вредителями;
2) с повышенной влажностью;
3) с повреждениями бумаги и текста;
4) запыленные.
Удалению подлежат металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки, находящиеся в делах, папках, коробках.
189. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, страховых копий устанавливаются возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопроводительной документации. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, при необходимости - с реставрацией эмульсионного слоя.
190. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
191. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.
Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
192. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов. Обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
193. Поступившие аудиовизуальные документы, в том числе на электронных носителях, подлежат перемотке, очистке от пыли, очистке от загрязнений, акклиматизации и упаковыванию.
Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%, для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов составляет не менее 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.
194. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.
Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов осуществляется в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, при работах, связанных с единичным (полистным) просмотром архивных документов.
195. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) с учетом методических рекомендаций уполномоченного органа.
Архивные документы, большая часть текста которых в результате повреждения недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, отбираются к уничтожению. В случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных архивных документов, они оставляются на постоянном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.
196. Проверка технического состояния аудиовизуальных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния их упаковки;
2) наличия стандартных ракордов;
3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
4) наличия загрязнений и механических повреждений;
5) стабильности нитроосновы;
6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 мм и 16 мм;
7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
9) электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
10) параметров видеодокументов в видеоканале;
11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
12) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
13) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
197. Проверка технического состояния электронных документов (дел) в процессе хранения осуществляется с целью определения:
1) состояния упаковки (только для физически обособленных носителей);
2) наличия вредоносного программного обеспечения;
3) воспроизводимости;
4) наличия внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);
5) потребности в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);
6) потребности в конвертации в другие форматы;
7) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени).
198. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.
При проверке технического состояния позитивной копии путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции устанавливаются качество изображения, ровность планов по плотности, по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения в соответствии с карточкой учета технического состояния кинодокумента.
Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.
В результате проверки технического состояния кинодокументов составляется перечень основных дефектов, встречающихся на кинодокументах, по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
199. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. Определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно карточке учета технического состояния фонодокумента.
200. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. Определяются техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).
В тех случаях, когда визуально трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом.
201. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры - видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи.
202. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
203. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающего физической целостности документов.
Решение о признании документа НАФ, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 205-206 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
204. Архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации, признаются неисправимо поврежденными архивными документами.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает ЦЭПК на основании заключения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, экспертного заключения реставратора и руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов. На основании письменного решения ЦЭПК издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов НАФ, отнесенных к культурным ценностям, не допускаются.
205. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:
1) в листе-заверителе дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) в листе проверки наличия и состояния архивных документов и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста.
206. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:
1) в карточке учета технического состояния кинодокумента;
2) в карточке учета технического состояния фотодокумента;
3) в карточке учета технического состояния фонодокумента;
4) в карточке учета технического состояния видеодокумента.
Учет документов НАФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется в контрольно-учетных карточках или книге учета.
Учет физического и технического состояния архивных документов осуществляется на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.
Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов
207. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
1) устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
2) восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
3) воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
208. Основными видами физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе являются:
1) дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
2) реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
3) воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования, фото реставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом, замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации;
4) переплет архивных документов;
5) обеспыливание архивных документов;
6) обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
209. Для архивных документов на магнитной ленте используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) очистка поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
2) замена пересохших и покоробленных склеек;
3) оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 метра;
4) перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировке архивных документов.
210. Для архивных документов на дисковых носителях используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) обеспыливание;
2) протирка антистатиком.
211. Для кино-, фотодокументов, микроформ и фонограмм к кинофильмам используются следующие виды физико-химической и технической обработки:
1) обеспыливание;
2) удаление восковых, жировых и иных загрязнений;
3) укрепление склеек и просечек;
4) ремонт перфорации;
