5) переделка грубых, коробленных заплат и склеек;
6) ремонт поврежденных полей кадров.
212. Для граморигиналов фонодокументов используется электротехническая очистка.
213. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов проводятся в плановом и внеплановом порядке.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки наличия и их состояния в порядке очередности, установленной в архиве, с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. В первую очередь проводится физико-химическая и техническая обработка документов, отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов.
Внеплановая физико-химическая и техническая обработка проводится в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
214. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются настоящими Правилами.
Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища
215. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.
Подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к культурным ценностям, а также документы НАФ, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища не выдаются, за исключением реставрационных работ, қроме того запрещена их расшивка. Сканирование осуществляется на специальном техническом оборудовании, не требующем расшивки дел.
216. В читальный зал архива пользователям, в рабочие помещения работникам архива для служебных целей архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения заведующего архивохранилищем или руководителя отдела обеспечения сохранности.
Фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование архивные документы выдаются из архивохранилища архива, а также доступ к электронным документам (делам) осуществляется с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.
Организациям для экспонирования архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива.
Работникам лаборатории архива, специализированным организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов архивные документы выдаются из архивохранилища архива на основании соответствующего договора со специализированной организацией.
217. Выдачу архивных документов из архивохранилища, их прием обратно, полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате производит работник архивохранилища.
Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
218. Полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
1) документы, отнесенные к культурным ценностям, и особо ценные документы;
2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
3) несброшюрованные архивные документы;
4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководителем архива на основе решения экспертно-методической комиссии архива.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе дела.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей вкладывается карта-заместитель по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
219. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
220. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводятся сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания), а также в установленных случаях полистная проверка архивных дел.
При выдаче документов на электронных носителях из хранилища осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ на электронном носителе.
При сверке архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) проверяется правильность оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильность составления заголовка и шифра единицы хранения. В случае необходимости внесения значительных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляются штамп с архивным шифром и дата выдачи.
221. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
1) один месяц пользователям в читальный зал и работникам архива, за исключением особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель;
2) три месяца фондообразователям во временное пользование;
3) шесть месяцев судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
4) выдача секретных документов осуществляется в порядке, определяемом законодательством Республики Казахстан о государственных секретах;
5) шесть месяцев для временного вывоза за пределы страны в соответствии с Правилами выдачи разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов НАФ, находящихся в государственной собственности, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 12 февраля 2007 года № 98.
222. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища для экспонирования осуществляется на основании договора о проведении выставки.
Срок выдачи архивных документов и дел для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
223. Продление установленных сроков выдачи архивных документов и дел допускается в особых случаях по письменному разрешению руководителя архива.
224. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
225. Выдача архивных документов, копий архивных документов из фонда пользования, описей в читальный зал оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
226. Выдача архивных документов и дел работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей, который визируется руководителем соответствующего структурного подразделения. Заказ регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.
227. Выдача архивных документов и дел в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории, соответствующем структурном подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
228. Выдача архивных документов и дел во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование по форме, утверждаемой уполномоченным органом, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.
229. Описи выдаются на срок, не превышающий пять дней. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, не превышающий один день.
230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, каналов электросвязи, ИС ЭА.
Для удаленного доступа к электронным описям дел и электронным документам руководителем архива выдается разрешение в ИС ЭА пользователю на основании его авторизации и заявления в ИС ЭА.
231. Проверка книг выдачи архивных документов и дел проводится не реже одного раза в полугодие. Если в результате проверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов и дел, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов и дел. Если невозвращение архивных документов и дел в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов и дел без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
232. В целях контроля за сохранностью архивных документов и дел подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверку сохранности выданных из архивохранилища архивных документов и дел. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководителем архива.
233. При возвращении архивных документов и дел в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 186-206 настоящих Правил.
В книге выдачи архивных документов и дел делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии лиц, их возвративших. В случае обнаружения повреждений возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы и дела, и представляется на рассмотрение руководителя архива.
234. Архив уведомляет под роспись пользователя об его ответственности за сохранность полученных архивных документов и дел.
235. В случаях хищения или повреждения архивных документов и дел, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в органы внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган, Архив Президента Республики Казахстан или МИО, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов
236. При транспортировке архивных документов и дел на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
237. Для транспортировки архивных документов и дел используется плотная укладка, исключающая возможность перемещения архивных документов и дел внутри упаковки, ударов и различных сотрясений.
Фото-, фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.
Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
238. Внутригородские перевозки архивных документов и дел производятся в закрытых автомашинах в сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов и дел на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве.
Параграф 11. Порядок выявления и отнесения документов, относящихся к культурным ценностям, и особо ценных документов. Создание фонда пользования
239. Выявление и отнесение документов НАФ к культурным ценностям и особо ценным документам проводятся в плановом порядке квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и пособий.
240. Определение в составе НАФ документов, относящихся к культурным ценностям, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан, ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктом 287 настоящих Правил.
241. Фонд пользования изготавливается одновременно со страховым фондом в комплекте, включающем:
1) для архивных документов на бумажной основе одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
2) для фотодокументов один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
3) для кинодокументов одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения входят в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
4) для фонодокументов одну копию на магнитной ленте или на цифровом носителе (DAT-кассета);
5) для видеодокументов одну копию в формате VHS.
242. Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов включаются в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
243. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
244. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает мобилизационный план согласно Закону Республики Казахстан «О мобилизационной подготовке и мобилизации».
245. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководитель архива незамедлительно информирует об этом уполномоченный орган и МИО, по согласованию с ними принимает решение о работе архива в режиме чрезвычайной ситуации.
Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов
246. Архив осуществляет государственный учет документов НАФ и учет других архивных документов.
Учет документов в архиве строится на основе принципов централизации, унификации, динамичности, полноты, достоверности и преемственности учетных документов на всех стадиях работы с документами. Указанные принципы реализуются на основе:
1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования НАФ единиц учета;
2) единства организации хранения и учета архивных документов;
3) сопоставимости учетных показателей;
4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов НАФ, отражающих их фактическое количество и состав.
247. Порядок ведения документов централизованного государственного учета документов НАФ, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования, а также их представления определяются правилами централизованного государственного учета, утверждаемого уполномоченным органом.
248. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи.
249. Учет электронных носителей, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.
250. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей ведется в книге учета электронных носителей по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
На жесткий корпус электронного носителя с записанными электронными документами наклеивается этикетка по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
251. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.
В состав единицы хранения электронных документов включаются формат записи и вид носителя информации.
252. Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
253. В архиве разрабатывается и утверждается приказом руководителя архива схема учета архивных документов.
Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
254. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с пунктами 158-159 настоящих Правил.
255. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
256. Ведется следующий учет архивных документов:
1) единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело;
2) единицей хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
3) единицей хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
4) единицей хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
5) единицей хранения видеодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
6) единицей хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
7) единицей учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета;
8) единицей учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
9) единицей учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
10) единицей учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
11) единицей учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
257. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.
Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронном формате в ИС ЭА.
258. В состав основных учетных документов архива помимо документов, установленных Правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом, входят:
1) книга учета поступлений документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) список фондов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
3) лист фонда по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
4) лист учета по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
5) опись дел документов;
6) реестр описей дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
7) инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
8) паспорт архивохранилища (произвольной формы);
9) лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
10) список фондов, содержащих особо ценные документы, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
11) опись особо ценных дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом, или перечень номеров особо ценных дел (номерник) по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
12) реестр описей особо ценных дел, документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
14) опись страхового фонда на микрофишах, опись страхового фонда на рулонной пленке по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
15) дело фонда;
16) лист-заверитель дела;
17) внутренняя опись документов дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
259. В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов.
Вспомогательные учетные документы ведутся как на бумажном носителе, так и в ИС ЭА.
260. Государственный учет архивных документов, датируемых до 1917 года, ведется отдельно от учета архивных документов, датируемых после 1917 года, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов, документы которых датируются после 1917 года, в архиве имеют индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и так далее).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов архива области (города республиканского значения, столицы), имеют индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и так далее).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях на основании решения ЭПК архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО, согласованного с уполномоченным органом.
261. Изменения в учетные документы вносятся на основании актов согласно пунктам 280-285 настоящих Правил.
После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации, которая передала документы на хранение в архив.
Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке, при нефондовой организации архивных документов - в деле организации, которая передала документы на хранение в архив.
262. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
263. В список фондов архивный фонд записывается только один раз (при первом поступлении в архив). Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.
Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в соответствии пунктом 285 настоящих Правил или включены в состав объединенных архивных фондов, которые ранее не использовались.
Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
264. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.
265. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи.
Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов физического лица, его псевдонима, титула, ранга, звания. Название архивного фонда семьи или рода состоит из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
266. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только в случае перенумерации фондов в соответствии с пунктом 367 настоящих Правил. В этом случае в список фондов вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.
267. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд.
В листе фонда учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.
Допускается пересоставление листа фонда только в случаях его неисправимого повреждения или несоответствия его содержания фактическому состоянию и объему архивного фонда после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя.
В случае пересоставления листа фонда, ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка - «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, вверху которого указывается «Продолжение, ф. № _ лист 2». На первом листе делается ссылка «смотреть продолжение л. 2 (3, 4, 5 и так далее)».
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов.
268. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
269. В описи единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.
Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам соответствуют учетным номерам аудиовизуальных документов.
Описям присваиваются учетные номера по листу фонда, при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида.
270. К номеру описи научно-технической документации добавляется групповой индекс, состоящий из двух арабских цифр, отделяемых друг от друга знаком тире: первая цифра означает номер описи, вторая - групповой индекс управленческой документации.
Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 290-298 настоящих Правил.
В конце описи во всех ее экземплярах производится итоговая запись, в которой указываются количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.
В итоговой записи к описи архивного фонда, включающей единицы хранения на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения.
После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
К описи, состоящей из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Каждая опись, том описи имеют лист-заверитель.
Законченная опись включает не более 9999 единиц хранения.
Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в соответствии пунктами 283-284 настоящих Правил.
271. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ архивов и/или архивов в целом, что отражается в схеме учета документов.
Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру описей, который проставляется на обложке описи в верхнем левом углу.
Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших, выбывших в течение года в архив и их общем количестве.
272. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов.
273. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда состоит из следующих документов:
1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;
2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;
3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);
4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.
Вместо архивных документов, подлежащих включению в дело фонда, но находящихся в составе единиц хранения, в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
274. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.
275. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в дело объединенного архивного фонда.
276. Документы дела фонда нумеруются с составлением листа-заверителя, подшиваются в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
277. Состав документов дела источника комплектования при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда.
278. Учетные базы данных архива обеспечивают:
1) информационную поддержку учета;
2) ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;
3) оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.
279. В плановом порядке заполнение учетных баз данных, ИС ЭА осуществляется по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом. Оперативное внесение изменений в учетные документы, учетные базы данных, ИС ЭА ведется архивом на постоянной основе.
Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов
280. Учет поступления архивных документов по ИС ЭА в архив осуществляется на основании:
1) акта приема-передачи документов на бумажном носителе на хранение;
2) акта приема на хранение документов личного происхождения;
3) акта о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Архивные документы ставятся на учет также в случаях, предусмотренных пунктом 164 настоящих Правил.
281. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждая архивная коллекция, впервые поступившая в архив, архивный фонд, объединенный архивный фонд, записываются в список фондов. Каждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей.
282. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) акта о неисправимых повреждениях документов;
