В графическом плане указывается порядок размещения документов выставки на стендах или в витринах, интернет-ресурсах, социальных сетях.
Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Архив, представивший архивные документы для выставки, обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.
444. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется Правилами издания документов Национального архивного фонда, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 349 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7342), и другими методическими документами уполномоченного органа.
445. Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или другие) публикации архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.
446. Формы публикаций архивных документов:
1) печатная: серия, сборник, альбом, буклет, проспект, плакат, публикация в средствах массовой информации;
2) электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.
447. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и тому подобное.
448. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом уполномоченного органа или архива, Научным советом Архива Президента Республики Казахстан, обладающими правами рекомендовать ее к изданию.
Рукопись считается подготовленной, если в соответствии с установленными требованиями доработана по замечаниям рецензентов и итогам обсуждения и утверждена в печать.
С издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика (архива).
449. Архив осуществляет учет использования архивных документов.
Параграф 5. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий
450. Архивная справка оформляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
451. В архивной справке данные воспроизводятся в соответствии с их изложением в архивных документах.
Расхождения, несовпадения отдельных данных архивных документов, неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места, оговариваются в тексте архивной справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
452. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, выявленные по документам одного архива, включаются в одну архивную справку.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
453. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единицы хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
454. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.
455. Архивная справка подписывается руководителем архива либо уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью архива. В случае неполноты представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
В информационных системах архивная справка подписывается ЭЦП руководителя архива.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
456. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - «апостиль».
Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Республика Казахстан заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации от 4 июня 1999 года, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
457. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются рекомендации о возможном местонахождении необходимых архивных документов.
458. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, заверенную печатью архива.
459. Архивная выписка оформляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов исчерпываются все имеющиеся данные по запросу.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки оформляются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, и так далее.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках («Так в тексте оригинала», «Так в документе»).
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива и печатью архива, электронном - ЭЦП руководителя архива.
460. После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя архива и печатью архива.
В информационных системах архивные копии и архивные выписки подписываются ЭЦП руководителя архива.
461. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.
462. Архивная справка, поступившая по дипломатическим каналам, направляется для проставления штампа апостиля в уполномоченный орган.
463. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения физического лица или его доверенного лица в архив, выдаются им под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо цифрового документа из сервиса цифровых документов, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Параграф 6. Порядок возвращения подлинников архивных документов
464. По письменным заявлениям, с разрешения руководителя архива, на основании заключения ЭПК или экспертной комиссии архива, реабилитированные лица и их наследники получают подлинники архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах.
По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива на основании заключения ЭПК или экспертной комиссии архива физические лица получают подлинники собственных трудовых книжек, билетов членов Коммунистической партии Советского Союза, сохранившиеся в архиве.
465. С изымаемых архивных документов снимаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел и описях дел, документов.
466. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт об изъятии из дел указанных документов и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.
