«Кейбір нұсқаулықтарды бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы № 168 Қаулысы (2021.13.05. берілген өзгерістер мен толықтыруларымен) (күші жойылды)

185. Істерді жинақтауда Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы архивтерін жүргізуге жауапты қызметкерлері істер номенклатурасына сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келуге тиіс. Іске қажетсіз қолжазбаларды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.

Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолтаңбалар, күні, тіркеу нөмірлері, визалар, қосымшалар, қарарлар, орындалғаны және «Іске» жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырып тексеріледі. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.

Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі.

Ағымдағы жылы қойылған мәселелерді шешу келесі жылғы іс жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.

Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.

Әр іс көп дегенде 180 парақты қамтуға тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға (бөліктерге) бөлінеді.

Әрбір том парақтары дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырып бірыңғай болуға тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі.

Істің тақырыбы қысқа, жалпыланған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуге тиіс.

186. Бір мәселе бойынша құжаттар істерге мынадай тәртіппен жинақталады:

мәселенің туындауына негіз болған құжат;

мәселе шешілген құжат;

аталған мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисынды реттілікпен).

Сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттары бар істі архивке тапсыруға дайындау кезінде ол мынадай тәртіппен қайта жинақталады: күнтізбелік жылы соңғы болып түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты - бірінші болуға тиіс.

Кеңес хаттамаларына құжаттар мен материалдар әрбір хаттамаға жинақталады. Кеңестерге тиісті құжаттар мен материалдар болмаған кезде хаттамаға қабылданған (түскен) ақпарат қоса беріледі.

Үкімет отырыстарына хаттамаларға құжаттарды жинақтау

187. Үкімет отырыстары хаттамаларының түпнұсқалары істерге жеке жинақталады және хронологиялық тәртіппен нөмірлері бойынша орналастырылады.

14-тарау. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне құжаттарды жинақтау

188. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істерге бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.

189. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына аталған қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсыныстарды, хаттамалық шешімдерді, басшылық қарарларын, министрліктердің қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.

190. Қаулылар мен өкімдерге құжаттар істерге айлар бойынша жинақталады.

Істің ішінде құжаттар қаулылар мен өкімдердің нөмірлері ретімен орналастырылады.

Әрбір қаулыға (өкімге) құжаттар арнайы мұқабаға мынадай тәртіппен салынады: қаулының (өкімнің) бақылау данасы, оларға қосымшалар, әзірлеушінің түсіндірме жазбасы, тарату көрсеткіші, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамалары, барлық қосымшасымен және визалармен қоса жоба мен оның нұсқалары, қорытындылар және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің өзге де анықтамалары (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).

Әр іске мазмұны жасалады.

15-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің, Үкімет қаулыларының және

Премьер-Министр өкімдерінің орындалуын бақылау жөніндегі құжаттарды жинақтау

191. Бақылау жасалатын актілерге, қаулыларға, өкімдерге істер номенклатурасына сәйкес бақылаудағы жинақтаушы папкалар (істер) жүргізіледі.

Ондағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:

бақылаудағы актінің, қаулының, өкімнің көшірмесі;

бақылаудан алу туралы анықтама (бақыланатын құжаттан кейін тігіледі);

жекелеген тармақтардың орындалу барысы туралы ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).

192. Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министр өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер ауыспалы болуы мүмкін және олар толық шешілгенге және бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуға тиіс, одан кейін архивке беріледі.

16-тарау. Құжаттарды дайындау және бөлімдерден архивке беру

193. Архив Кеңсе қызметінде пайда болатын іс жүргізілуі аяқталған барлық құжаттарды және тұрақты, сол сияқты уақытша сақталатын істерді қабылдайды, есепке алады және сақтайды.

194. Өткен жыл ішінде іс жүргізілуі аяқталған істер Кеңсе Басшысы бекіткен кесте бойынша келесі жылдың сәуірінен бастап қарашасына дейін архивке қабылданады. Істерді тапсыруды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердегі ағымдағы архивтерді жүргізуге жауапты қызметкерлері жүзеге асырады.

Құжаттардың түпнұсқалары табылмаған жағдайда, орындаушы Кеңсе Басшысына баяндау үшін құрылымдық бөлімшенің басшысы және орындаушы қол қойған анықтама жасайды.

195. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі таратылған немесе қайта ұйымдастырылған жағдайда, осы бөлімшенің қызметкері ол таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кезден бастап екі айдың ішінде барлық қолда бар құжатты істерге жинақтайды, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан архивке береді.

196. Құжаттарға тіркеу-бақылау карточкаларының даналары БҚҚБ-ның және тиісті орындаушы (бірлесіп орындаушы) құрылымдық бөлімшелердің жедел сақтауында болады. Сақтау мерзімі өткеннен кейін карточкалар белгіленген тәртіппен жойылады.

197. Архивтік сақтаудағы құжаттар қажет болған кезде БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның міндетін атқаратын адамның рұқсатымен архивтeн құрылымдық бөлімшелерге уақытша пайдалануға берілуі мүмкін.

198. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері істерді архивке тапсырар алдында мынадай дайындық жұмысын орындайды:

карточкаларды, электрондық құжат айналымы жүйесінің тіркеу-бақылау карточкалары дерекқорының есепке алу деректерін әрбір іс бойынша құжаттардың (оның ішінде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттардың (сақтау бірлігі - электрондық құжат) іс жүзінде болуымен салыстырып тексеру;

басқа ұйымдарға түпнұсқада жіберілген, келесі жылы орындауға өтетін, бөлімшеде басшылыққа алу үшін қалған және т.с.с. құжаттарды карточкалар бойынша салыстырып тексеру;

құжаттардың осы іске дұрыс тігілуін (құжаттар мазмұнының іс номенклатурасы бойынша тақырыпқа сәйкес келуін) тексеру;

артық даналарды, керексіз қолжазбаларды алып тастау (құжаттар тігілгенге дейін қыстырғыштар алынбайды).

199. Тұрақты сақталатын істер және жеке құрам жөніндегі құжаттар қатты мұқабаға (8-қосымша) тігіліп, металл қыстырғыштар алып тасталады, парақтар оң жоғарғы жағында қара графит қаламмен мәтінге тигізілмей нөмірленеді, ішкі тізімдеме (9-қосымша) жасалады. Ішкі тізімдеме оларды сақтау мерзіміне қарамастан, «Ескертпе» деген бағанда тиісті негіздемелерге (актілерге, қызметтік жазбаларға) сілтемемен жоқ құжаттар көрсетіле отырып, барлық істе жасалады.

Істің соңында қызметкер санмен және жазбаша істегі парақтардың саны көрсетілетін куәландыру жазбасын (10-қосымша) ресімдейді.

200. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларындағы барлық жазба қара сиямен немесе қара тушьпен анық жазылады.

201. Уақытша сақталатын құжаттары бар істер тігілмейді, тігінділерде қалдырылады, олардағы парақтар нөмірленбейді.

202. Архив қызметкерлері құжаттардың істерге жинақталуын тақырыпшасы мен сақталу мерзімдері бойынша тексереді.

Архив істерді Кеңсенің осы құрылымдық бөлімшесінің істері номенклатурасының жылдық бөлімдері бойынша қабылдайды, онда тұрақты және уақытша сақтауға қабылданған істер саны туралы белгі қойылады.

Осы Нұсқаулықты бұза отырып ресімделген істер қайта ресімдеу үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесіне қайтарылады.

203. Құжаттарды Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінен архивке қабылдап алу және тапсыру осы бөлімшенің басшысы мен қызметкері және архивтің меңгерушісі қол қойған актімен (12-қосымша) ресімделеді. Істердің бекітілген номенклатурасына архив осы бөлімше бойынша қабылданған істер саны туралы белгі қояды.

Архив қызметкерлері құжаттарды өңдеуді жүргізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдеме жасайды.

204. Архивтік құжаттардың архивте сақталуына жауапкершілік архив меңгерушісіне жүктеледі.

Тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттарды архивтік істерден алып қоюға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады. Іс жүргізудегі немесе ағымдағы архивтегі құжаттар зерттеушілерге берілмейді. 1990 жылға дейін Орталық мемлекеттік архивте және 1994 жылдан бастап Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде сақталатын Кеңсе құжаттары зерттеушілерге Орталық мемлекеттік архив, Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві басшылығының жазбаша өтінішхатының негізінде және Кеңсе Басшысының рұқсатымен беріледі. Қажет болған кезде Кеңсенің ағымдағы архивінен құжаттар өтінім негізінде (14-қосымша) тиісті журналға белгі қойыла отырып, БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатымен ғана 10 күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін.

205. Архив қызметкеріне архивтік құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архивіне белгіленген мерзімде мемлекеттік сақтауға дайындау және тапсыру жүктеледі.

206. Архив мекемелерге, сол сияқты жекелеген азаматтарға Үкіметтің архивтік құжаттары бойынша анықтамаларды олардың жазбаша өтініші негізінде ғана Кеңсе Басшысының рұқсатымен береді.

207. БҚҚБ тұрақты жұмыс істейтін, архивтік құжаттық материалдарды тұрақты, уақытша сақтауға немесе жоюға түпкілікті іріктеу жүргізетін Сараптама комиссиясын құрады.

17-тарау. Машинамен жазу, көшіру-көбейту жұмыстары және диктофон жазбасы

208. Кеңсе Басшылығының құжаттарын басуды, Үкімет отырыстарының фонограммаларын толық жазуды және оларды басып шығаруды жедел басқарылуын БҚҚБ жүзеге асыратын «ӘҒД» РМК-ның компьютерлік-диктофондық бюросы (бұдан әрі - компьютерлік-диктофондық бюро) қамтамасыз етеді. Қалған барлық машинамен жазу жұмыстарын Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері өз бетінше орындайды.

Компьютерлік-диктофондық бюрода қызметтік қажеттілікке байланысты өзге де құжаттарды басуға жол беріледі, ол БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады. Құпия құжаттар компьютерлік-диктофондық бюроға құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторы арқылы беріледі.

209. Компьютерлік-диктофондық бюроға басу үшін берілетін қолжазбалар орфографиялық ережелер сақтала отырып, анық жазылған болуға тиіс. Ұқыпсыз және түсініксіз жазылған қолжазба немесе қарындашпен түзетілген құжаттар басуға қабылданбайды.

210. Құжаттарды басу кезінде пайдаланылған нөмірлері бар бланкілер арнайы журналда есепке алынады, онда бланкінің нөмірі, орындаушының тегі, басылған күні көрсетіледі.

211. Құжаттардың ксерокөшірмесін жасау «ӘҒД» РМК-ның көшіру-көбейту бюросында (бұдан әрі - көшіру-көбейту бюросы) Премьер-Министр Кеңсесінде құжаттардың ксерокөшірмесін жасау тәртібіне (13-қосымша) сәйкес жүзеге асырылады.

Құпия құжаттарды БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының рұқсатымен құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының қызметкерлері ғана ксерокөшірме жасауға береді.

212. Үкімет отырыстарының, Үкімет пен Кеңсенің Басшылығында өткен кеңестердің фонограммаларын жазу және оларды толық жазу Кеңсе Басшысының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады.

213. Премьер-Министрдің орынбасарларында өткен кеңестердің фонограммалары олардың нұсқауы бойынша ғана жазылады және әдетте, толық жазылмайды, оларды кеңестердің хаттамаларын дайындау үшін жауапты Кеңсе қызметкерлері хаттамаларды жасау кезінде тұжырымдарды нақтылау мақсатында дербес тыңдау үшін пайдаланады.

18-тарау. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылау

214. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады, оның Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде осы Нұсқаулықтың бұзылу фактілерін анықтау мақсатында тексерулер жүргізуге және олардың нәтижелері бойынша Кеңсе Басшысына осы Нұсқаулықтың бұзылуына кінәлі қызметкерлерді жауапқа тарту туралы ұсыныс енгізуге құқығы бар.

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

1-қосымша

Құжаттарды тіркеуге арналған
ТІРКЕУ-БАҚЫЛАУ КАРТОЧКАСЫ

(карточканың бет жағы)

(карточканың сырт жағы)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

2-қосымша

№ ____ АКТ

Біз, төменде қол қоюшы Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі

Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің іс жүргізу және архив

секторының қызметкерлері____________________________________________

___________________________________________________________________

20__жылғы «___» ___________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________ түскен

№ ___ пакетті ашу кезінде _____________________________________________

___________________________________________________________________

онда _______________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________осы актіні жасадық.

Осы акт үш данада жасалды. Актінің бірінші данасы іс жүргізу және архив секторында қалды, екіншісі - құжаттармен бірге тиесілілігі бойынша берілді, ал үшіншісі - авторға жіберілді.

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Қолдары _________________

_________________

_________________

ҚР Үкіметінің 2019.05.06. № 371 Қаулысымен 3-қосымша жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

3-қосымша

Премьер-Министр Кеңсесінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың

ТІЗБЕСІ

Кеңсеге түсетін, олар бойынша шешімдер қабылдау талап етілмейтін (ешқандай мәселе қойылмаған) мынадай құжаттар тіркелмейді:

1) Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметі актілерінің жинағы;

2) Қазақстан Республикасы Парламентінің жаршысы;

3) облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің жанындағы алқа отырыстарының хаттамалары, сондай-ақ олардың жекелеген шешімдері;

4) Кеңсеге мәлімет үшін түсетін хаттардың көшірмелері;

5) тағайындалатын қызметкерлер жөніндегі есепке алу деректері;

6) мемлекеттік органдардың жұмысы, экономика мен әлеуметтік-мәдени салалар туралы статистикалық есептер, мәліметтер, анықтамалар және мәлімет үшін жіберілген басқа да ақпарат;

7) ІІМ және басқа да жедел қызметтердің шұғыл ақпарлары;

8) метеоақпарлар;

9) Кеңсе сұрау салатын алқа қаулылары, министрліктер мен ведомстволардың бұйрықтары және нұсқаулықтары;

10) әлеуметтанушылық зерттеулердің материалдары;

11) баспа басылымдары (кітаптар, брошюралар, газеттер, журналдар және т.б.);

12) құттықтау жеделхаттары мен ашықхаттары (мемлекет пен үкімет басшыларының жолдауларынан басқа);

13) шақырулар;

14) жарнамалық ақпарат;

15) телефондар орнатуға өтінімдер;

16) рұқсаттамалар беруге өтінімдер;

17) бухгалтерлік құжаттар;

18) кездесуді ұйымдастыру туралы өтініштері бар хаттар.

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

4-қосымша 

(бет жағы)

(сырт жағы)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

5-қосымша

Қарарды ресімдеу
ҮЛГІСІ

ҚР Үкіметінің 2019.05.06. № 371 Қаулысымен 6-қосымша жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

6-қосымша

Шығыс жеделхатты ресімдеу

ҮЛГІСІ

Ескертпе. Құттықтау немесе көңіл айту жеделхаттарына шығыс нөмірі сызықтың астына қойылады.

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

7-қосымша

Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысы
(Премьер-Министр өкімі) жобасының Премьер-Министр
Кеңсесінде келісу парағы

1. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысы (Премьер-Министр өкімі) жобасының атауы

«__________________________________________________________________

___________________________________________________________________»

2. Жобаның Премьер-Министр Кеңсесінде өтуіне жауап беретін құрылымдық бөлімше

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________бөлімі

3. Орындаушы (жобаның өтуіне жауапты адамның тегі)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

жобаны қабылдады

4. Орындаушының жобаға анықтаманы берген күні

5. Жобаның Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде өтуі және келісілуі

6. Жобаны басшылықта келісу

7. Жобаны пысықтауға қайтару (оның ішінде жұмыс тәртібімен) себебі, негіздемесі (басшылықтың қарары) және күні

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

8. Пысықталған жобаның орындаушыға түскен күні 20___ жылғы «___» ______

9. Жобаның Хатшылыққа Премьер-Министрдің қол қоюына түскен күні 20___ жылғы «___» ___________

10. Қол қойылған қаулының (өкімнің) орындаушыға қайтарылған күні 20___ жылғы «___» ___________

11. Жобаның өтуі туралы ерекше белгілер________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

12. Электрондық жеткізгіштегі (№ __ дискет) қабылданған шешімнің (заң жобасының) мемлекеттік және орыс тілдерінде қоса беріліп отырған нұсқасы қағаз жеткізгіштегі түпкілікті нұсқасына сәйкес келеді - тексерген орындаушы

____________________________________________________________________

13. Электрондық жеткізгіште салыстырып тексерілген шығаруға дайын қаулының (өкімнің) үкіметтік шешімдерді шығару секторына түскен күні

20___ жылғы «___» ___________

Қабылдады _____________/_____________________________/

                        (қолы)                             (аты-жөні, тегі)

Тапсырды ______________/____________________________/

                      (қолы)                              (аты-жөні, тегі)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

8-қосымша

Мемлекеттік архивтің коды____________________

Мекеменің коды _____________________________

___________________________________________________________

(қор құрушының атауы)

Қ. № ______________________________________________

Тіз. № ______________________________________________

І. № ______________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

                                      (бөлімнің, құрылымдық бөлімшенің атауы)

Істің № Томның №