2) жобаларды электрондық құжаттар нысанында ресімдейді.
«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар елтаңбалық бланкіде тек қағаз құжат нысанында ресімделеді;
3) жобаларды БҚҚБ-ның электрондық және қағаз құжаттар жиынтығын тиісінше қалыптастыруға, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің тең түпнұсқалығына жауапты қызметкерлері, жауапты бөлімнің және бірлесіп орындаушы бөлімдердің, Заң бөлімінің меңгерушілері, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес), Премьер-Министрдің тиісті орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес) МОИП немесе ЭҚАБЖ арқылы келіседі және МОИП арқылы әзірлеуші мемлекеттік органдарға қайта келісуге жолданады.
Заң жобаларын Парламентке жіберуді не оларды Парламенттен кері қайтарып алуды көздейтін қаулы жобаларын, сондай-ақ Үкімет бастамашылық жасаған заң жобаларына депутаттардың түзетулері бойынша Үкімет қорытындыларын Үкіметтің Қазақстан Республикасының Парламентіндегі Өкілдігінің басшысы қосымша келіседі;
4) жауапты құрылымдық бөлімшенің басшысы келіскен (МОИП-та немесе ЭҚАБЖ-да), жобаның пысықталған ережелерінің көлемі мен сипаты баяндалған анықтаманы (МОИП арқылы келісілген жағдайда, онда аталған жобаны бұрын қараған мүдделі мемлекеттік органдарда келісу нәтижелері де көрсетіледі) Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынады;
5) Үкімет отырысы өткізілгенге дейін 2 (екі) жұмыс күнінен кешіктірмей, толық дайындалған электрондық түрдегі жобаны БҚҚБ-ға ұсынады.
Егер жоба бойынша Кеңсе Басшысының тікелей тапсырмасы болмаса, БҚҚБ жобаларды Үкімет отырысының қарсаңында, яғни 1 (бір) жұмыс күні қалғанда қабылдамайды.
Үкімет отырысында Үкімет мүшелерінің жалпы санының көпшілік даусымен (және сырттай дауыс берумен) қабылданған жобалар Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылады.
Жобалар Үкімет отырысында қаралғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде жобаны электрондық келісу нәтижелерін қоса бере отырып, электрондық және қағаз нысанында елтаңбалық бланкіде Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылуға тиіс.
147. ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен алып тасталды (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
148. ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен алып тасталды (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
149. Үкімет қаулыларының жобаларына және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша депутаттардың түзетулеріне Үкімет қорытындыларының жобаларына сырттай дауыс беру Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының тапсырмасы бойынша жүргізіледі.
Жобаны сырттай дауыс беруге жіберу туралы Премьер-Министр немесе Кеңсе Басшысы қарарының тиісті жобасы Заң бөлімімен, сондай-ақ БҚҚБ-мен келісілуге тиіс.
Кадрлық мәселелер, сондай-ақ ойық атыс және суық қарумен (қызметтік, жауынгерлік және азаматтық) наградтау мәселелері бойынша Үкімет қаулыларының жобалары бойынша қарар жобасын келісу талап етілмейді.
150. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру мерзімі жоба (жоба бойынша материалдар) дауыс беруге таратылған күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Кеңсе Басшысы сырттай дауыс беру мерзімдерін қысқартуы мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара); 2019.11.04. № 185 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2019.05.06. № 371 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 151-тармақ жаңа редакцияда
151. Үкімет мүшелері сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Кеңсеге электрондық құжаттар нысанында жауаптар немесе («Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар бойынша, сондай-ақ Үкімет мүшесі Қазақстан Республикасының аумағында қызметтік іссапармен болған жағдайда) жазбаша жауаптар жібереді, онда өз пікірлерін білдіреді. Көрсетілген мерзімде жауап болмаған жағдайда, Үкімет мүшесі жобаның қабылдануына дауыс берді деп саналады.
Үкімет мүшелері дауыс беруді алмастыру құқығынсыз жүзеге асырады.
152. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаның қабылдануына дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 153-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
153. Сырттай дауыс беру нәтижелері бойынша жауапты орындаушы бір жұмыс күні ішінде жоба бойынша электрондық немесе қағаз құжат нысанында Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру нәтижелерін есепке алу парағын жасайды.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 154-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
154. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыруды және өткізуді БҚҚБ жүзеге асырады.
Кеңсе Басшысы ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанындағы жобалар бойынша тиісті тапсырмаға қол қояды, одан кейін БҚҚБ протоколдық іс-шараларды қамтамасыз ету секторының қызметкері тиісті тапсырма жөнінде Үкімет мүшелеріне МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы хабарлайды. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар және тиісті тапсырмалар фельдъегерлік немесе арнайы байланыс арқылы қағаз жеткізгіште жіберіледі.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 155-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
155. Үкімет қабылдаған жобаны БҚҚБ қол қоюға енгізуді қамтамасыз ету үшін құзыретіне қаралып отырған жобаның мәселелері жататын Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне жібереді.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 156-тармақ өзгертілді (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
156. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттілігіне нұсқау не қаулы бойынша Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде - тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқаратын адамдардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы болған жағдайда, орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың БАҚ-та уақтылы жариялануын және Үкіметтің интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Баспасөз қызметі ай сайын Кеңсе Басшысын Үкімет қаулыларын жариялаудың жай-күйі туралы хабардар етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың енгізілгені немесе енгізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуіне жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын жинақтап, сағат 9.00-ден бастап 18.00-ге дейін БҚҚБ электрондық және қағаз құжаттар жиынтығын тиісінше қалыптастыруға жауапты қызметкеріне тапсырады. Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған қаулы (өкім) автоматты режимде МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы БҚҚБ ҮШС-на түседі.
157. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет отырысында қаралғаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде Премьер-Министрге бір мезгілде қағаз жеткізгіште және электрондық құжат нысанында қол қоюға ұсынылуға тиіс.
158. Кеңседе қаулылар мен өкімдердің барлық өту сатыларында олардың сапалы және уақтылы ресімделуіне қаралып отырған мәселе құзыретіне кіретін тиісті бөлімшенің басшысы жауапты болады.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара); 2019.11.04. № 185 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 159-тармақ жаңа редакцияда
159. Премьер-Министр қол қойған барлық қосымшалары мен материалдары бар қаулының (өкімнің) түпнұсқасын орындаушы БҚҚБ-ға МО ИП-та немесе ЭҚАБЖ-да жобаның жүйелік нөмірін, түпнұсқа файлдарының атауларын (ақпараттың байттағы көлемі туралы деректермен) көрсете отырып, арнайы мұқабада мынадай тәртіппен береді:
МОИП арқылы жасалған жобалар:
1) барлық қолбелгілері мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) қағаз түріндегі, сондай-ақ Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған электрондық нысандағы түпнұсқасы;
2) Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ-мен расталған электрондық нысандағы тарату көрсеткіші;
3) Үкімет мүшелерінің электрондық түрдегі дауыс беру нәтижелері;
4) жоба бойынша электрондық түрдегі анықтамалар;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін жүктеу туралы мөрмен расталған *pdf форматындағы бұйрықтың болуы;
ЭҚАБЖ арқылы жасалған жобалар:
1) барлық қолбелгілері мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) қағаз түріндегі, сондай-ақ Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған электрондық нысандағы түпнұсқасы;
2) Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ-мен расталған электрондық нысандағы тарату көрсеткіші;
3) Үкімет мүшелерінің қағаз түріндегі дауыс беру нәтижелері;
4) жоба бойынша (ЭЦҚ-мен расталған қағаз және электрондық нысандағы) анықтама;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ-мен расталған электрондық нысандағы қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін жүктеу туралы мөрмен расталған қағаз түріндегі, сондай-ақ *pdf форматында электрондық нысандағы бұйрықтың болуы.
«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар бойынша құжаттар топтамасы тек қағаз жеткізгіштерде қалыптастырылады.
160. БҚҚБ орындаушыдан жобаны келісу анықтамасының тізбесінде көрсетілген барлық қажетті құжаттарды қабылдайды және олардың дұрыс ресімделуі мен болуын тексереді, істі түпкілікті жинақтайды.
161. Істе барлық қажетті құжаттар болған және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері бұл туралы БҚҚБ меңгерушісіне баяндайды, одан кейін Премьер-Министр (оның міндетін атқаратын адам) қол қойған жобаны тіркейді және оны көбейтіп таратуды, Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Кеңсенің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту (беру) үшін іс жүргізу және архив секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан өздеріне қатысты бөлігіндегі үзінділер ғана жіберілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 162-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2019.11.04. № 185 Қаулысымен 162-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
162. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары адресаттарға тарату көрсеткіші бойынша:
1) Үкіметтің елтаңбалық мөрімен расталған қағаз жеткізгіштердегі даналар түрінде және Президент Әкімшілігіне, Әділет министрлігіне және әзірлеуші мемлекеттік органға арналған, ЭЦҚ қойылған электрондық құжаттар нысанында;
2) басқа мемлекеттік органдарға, сондай-ақ Әділет министрлігінің нормативтік құқықтық актілердің эталондық-бақылау банкіне (Премьер-Министр өкімдерін қоспағанда) ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында ғана;
3) ЭҚАБЖ-ға және МО БКЖ-ге қосылмаған ұйымдарға Үкіметтің елтаңбалық мөрімен расталған қағаз жеткізгіштердегі даналар түрінде жіберіледі;
4) БҚҚБ бақылау секторына «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері қағаз жеткізгіштерде беріледі, қалған Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында беріледі.
Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері жобаларының түпнұсқалары БҚҚБ-да қалады. Үкімет қаулысының және Премьер-Министр өкімінің түпнұсқасындағы Премьер-Министрдің қолтаңбасы елтаңбалық мөрмен расталады, бұл ретте елтаңбалық мөрдің бедері Премьер-Министрдің лауазымы атауының деректемелері мен жеке қолтаңбасын ішінара жабатындай қойылады.
Үкімет қаулысын және Премьер-Министр өкімін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанында қабылдаған мемлекеттік орган Құжаттама жасау қағидаларында көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесін айқындап, белгіленген тәртіппен тіркейді.
Кеңсе Әділет министрлігіне жолданған, ЭЦҚ-мен куәландырылған ілеспе электрондық құжатта Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерін тарату кезінде аталған мәліметтерді автоматтандырылған құқықтық ақпарат жүйесінде орналастыру үшін әзірлеуші мемлекеттік органды көрсетеді.
ҚР Үкіметінің 2018.24.07. № 455 Қаулысымен 163-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
163. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерін таратқаннан кейін БҚҚБ ҮШС шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін істі ведомстволық архивке сақтауға орналастырады және ЭТБК дерекқорына есепке алу деректерін енгізеді.
МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері электрондық құжаттардың ведомстволық архивіне жіберіледі.
164. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады.
165. Кеңсенің және басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкіметтің елтаңбалық мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз.
166. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқаратын адамның нұсқауы бойынша ғана БҚҚБ меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасына сұрау салу және кері қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында тіркейді. Журнал нөмірленген, тігілген және парақтар саны көрсетіле отырып мөр қойылған, БҚҚБ қызметкерінің қолы қойылған және мөрмен бекітілген болуға тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін БҚҚБ меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
9-тарау. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке алу
нысандарын сақтау мен пайдалану қағидаларының орындалуы
167. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағазды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалану мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті. Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттарының көшірмелерін БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
Кеңсенің құжаттарын кімге болса да беруге және рұқсатсыз олардың көшірмелерін жасауға тыйым салынады.
Құжаттардың, олардағы қызметтік ақпараттың сақталуы үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен іс жүргізушілері жауапты болады.
Құжаттарды жоғалтқаны, олармен жұмыс істеу қағидаларын бұзғаны, қызметтік ақпаратты жария еткені үшін кінәлі адамдар тиісті жауапкершілікке тартылады.
168. БҚҚБ Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттардың көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
169. Елтаңбалық мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысында белгіленеді.
170. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері - Кеңсе Басшылығы Хатшылығының тапсырысы бойынша типографиялық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілерді есепке алу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
171. Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеу қағидаларын және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін Кеңсе қызметкерлері қолданыстағы заңнамалық актілерге сәйкес жауапкершілікке тартылады.
10-тарау. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді жасау
172. Мемлекет басшысының, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің тапсырмалары бар құжаттардың көшірмелерін және «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жататын мәліметтерді қамтитын басқа құжаттарды, басқа да қатаң есептілік бланкілерін, кеңестерге материалдарды (көшірмелерді), қолжазба материалдарды және жедел сақтау мерзімі, бірақ кемінде 1 (жыл) өткеннен кейін іріктелген өзге де құжаттарды (оның ішінде мемлекеттік органдар мен ұйымдардың мәлімет үшін түскен және тіркеусіз қабылданған хаттарының түпнұсқаларын) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді (осы Нұсқаулыққа 11-қосымшаға сәйкес нысан бойынша) жасай отырып, жоюға жинақтайды. Актілер жасалғаннан кейін БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісіледі.
Елтаңбалық бланкілердің бүлінген және/немесе ескірген тізбелерін қамтитын актілер БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілуге жатады.
173. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті (осы Нұсқаулыққа 11-қосымша) екі данада жасалады. Актілер бекітілгеннен кейін БҚҚБ-ға есепке алу үшін беріледі.
174. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілген құжаттарды жоюға бөлу туралы акті бекітілгеннен кейін ғана жойылуға жатады. Қарап тексеруден кейін іріктелген құжаттар шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда ұсақтау немесе жағу арқылы жойылуы мүмкін.
175. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар мен басқа материалдарды осы Нұсқаулықта белгіленген тәртіппен актіні ресімдемей, тұтас түрде жоюға тапсыруға тыйым салынады.
176. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар және басқа, оның ішінде анықтамалық және қолжазба құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде тіркеуге және сақтауға жауапты адамның қатысуымен шредерлік (қағаз кесетін) машиналарды пайдалана отырып ұсақтау немесе қажет болған жағдайда оларды жағу арқылы жойылады.
Шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда әрбір фрагменті 2,5 ш. мм-ден аспайтын фрагменттерге кесілген (ұсақталған) немесе жағылған құжаттар кепілді түрде жойылған болып саналады.
Бұл ретте жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар немесе істер міндетті түрде мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде ұсақталуға тиіс.
177. Жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар, істер және басылымдар жеке актімен ресімделуі немесе жоюға іріктелген құпия емес құжаттармен бірге жалпы актіге (осы Нұсқаулыққа 11-қосымша) енгізілуі мүмкін. Бұл ретте актінің 2-бағанында істің (құжаттың) тақырыбынан кейін «ҚБП» деген белгі қойылады.
178. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар істер жойылғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында «Жойылды. № акті (күні)» деген белгі қойылады.
11-тарау. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде істер
мен құжаттарды қабылдап алу, беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
179. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзінің орындауындағы барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беретін қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акті жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күні шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беретін және қабылдап алатын қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Бір данасы БҚҚБ архивіне (бұдан әрі - архив) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжаттарын есепке алуға және сақтауға жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы белгі қояды.
180. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды, оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды екі данада жасалған акті бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы архивте сақтау үшін БҚҚБ-ға беріледі.
181. Қызметкер демалысқа шыққан, сырқаттануы бойынша немесе ұзақ іссапарға шыққан кезде өзінің орындауындағы қызметтік құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының не оның орынбасарының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге дереу беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаларға тиісті белгі қойыла отырып, өзіне қайтадан беріледі.
182. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру былайша жүзеге асырылуға тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе басшылығының қарары болмаған жағдайда - құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде ғана іс жүргізу және архив секторы арқылы басқа бөлімшеге орындауға беру мүмкін болады.
12-тарау. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды істерге жинақтау
183. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен архивте сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Істер номенклатурасына енгізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуге тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат алмасулар және басқалары) көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және архивпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалып, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивімен, егер функциялар мен құрылымда тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, кемінде 5 жылда бір рет келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және ол келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. Қажетті өзгерістер «ЭҚАБЖ істерінің номенклатурасы» анықтамалығына да енгізіледі.
13-тарау. Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге жинақтау
184. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5-8, мұндағы 5 - құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 - номенклатура бойынша істің нөмірі).
