Параграф 6. Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда
138. Документы, в том числе электронные, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации.
139. Видами архивного фонда являются:
1) архивный фонд организации, состоящий из документов, в том числе электронных, образовавшихся в процессе ее деятельности;
2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов, в том числе электронных, двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие).
140. Определение фондовой принадлежности документов, в том числе электронных, организации заключается в отнесении их к конкретному архивному фонду.
141. При определении фондовой принадлежности документов, организации учитываются:
1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которая их получила (фондовая принадлежность указанных документов определяется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа);
2) отпуски исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также делопроизводственным пометкам на отпусках документов);
3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором (их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция).
142. Дела, в том числе электронные, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены делопроизводством.
143. Единый архивный фонд составляют документы:
1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
2) организации, поменявшей государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которой имеется преобладающая доля государственной собственности;
3) организации, временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями;
4) организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней;
5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии.
144. Документы дочерних организаций составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций.
145. Документы общественных объединений (профсоюзной, спортивной и других), существующие при организации с момента регистрации этого общественного объединения в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд.
146. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов, электронных архивных документов:
1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
3) организаций, объединенных объектом деятельности;
4) организации и общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;
5) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.
Наименования организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
Создание объединенного архивного фонда осуществляется при условии неделимости документов фондов, вошедших в его состав.
147. Каждому архивному фонду, поступившему в ведомственный архив, присваиваются название и номер. Название архивного фонда соответствует официальному названию фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.
148. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.
149. Переименование или изменение административных границ МИО не являются основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов, соответствующих МИО и других организаций, расположенных на данной территории.
150. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:
1) изменения предмета деятельности организации;
2) изменения формы собственности организации.
Документы, электронные документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.
151. Не являются основаниями для создания нового архивного фонда:
1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации;
2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;
3) смена учредителя (ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации;
4) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации;
5) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.
152. Хронологическими границами архивного фонда являются:
1) устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации - для архивного фонда организации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них);
2) даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда, - для объединенного архивного фонда.
Параграф 7. Порядок организации документов в пределах архивного фонда
153. В пределах архивного фонда учетной и классификационной единицей является единица хранения.
154. Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело.
155. Единицами хранения аудиовизуальных документов являются:
1) для кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки;
2) для фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), рулон диафильма, фотоотпечаток, фотоальбом, дисковый носитель и физически обособленные кадры панорамной съемки;
3) для фонодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, дисковый носитель и физически обособленная аудиокассета;
4) для видеодокументов - физически обособленная видеокассета, физически обособленный дисковый носитель.
Единицами учета аудиовизуальных документов являются:
1) для кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного события;
2) для фотодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым содержанием;
3) для фонодокументов - одна или несколько единиц хранения с звуковой записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства;
4) для видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим признакам произведений литературы и искусства.
156. За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией.
157. За единицу учета электронных документов принимаются единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.
158. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемов их документов.
159. Научно-техническая документация располагается внутри архивного фонда по видам (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная документация).
160. Проектная документация располагается по предметно-тематическому, хронологическому или географическому классификационным признакам.
Проектная документация подразделяется на следующие группы:
1) по жилищно-гражданскому строительству;
2) по промышленному строительству;
3) по сельскохозяйственному строительству;
4) по энергетическому и водохозяйственному строительству;
5) по транспортному строительству.
Допускается деление групп на подгруппы.
Документы проектных стадий располагаются в последовательности проектирования.
Типовые проекты систематизируются по номерам серий.
161. Конструкторская документация располагается по видам разработок, хронологии или номерам конкретных разработок, внутри разработки - по узлам согласно спецификации.
Конструкторская документация на модифицированное изделие располагается после документации на базовое изделие.
Документы по испытаниям изделий располагаются по хронологии, а в пределах года - по назначению техники, регистрационным номерам.
162. Технологическая документация систематизируется согласно технологическому процессу.
163. Научно-исследовательская документация размещается по хронологическому принципу, в пределах года - по номерам тем, инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной регистрации, тематике научных работ, алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), структурному признаку.
Отчеты, выполненные по заказам других организаций, систематизируются отдельно.
164. Патентно-лицензионная документация располагается по видам:
1) объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки обслуживания);
2) охранного документа (патенты, свидетельства).
В пределах каждого вида - по номерам патентов или свидетельств, номерам заявок, по которым приняты решения на выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты решения об отказе в выдаче охранного документа.
Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности - оригиналы, копии.
165. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по следующим характеристикам:
1) по видам - фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов, производственным номерам отдельных кино - и телесюжетов;
3) по единицам учета (комплектам);
4) по цветности (цветные, черно-белые);
5) по формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино - и телесюжету.
На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
166. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см. х 3,5 см., 3 - 6 см. х 6 см., 4 - 6 см. х 9 см., 5 - 9 см. х 12 см., 6 - 10 см. х 15 см., 7 - 13 см. х 18 см., 8 - 18 см. х 24 см.).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
167. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности - оригиналы, копии.
Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.
Параграф 8. Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив
168. Передача документов НАФ, в том числе электронных, в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы.
169. Устанавливаются следующие предельные сроки ведомственного хранения документов, в том числе электронных, отнесенных к составу НАФ:
1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан - 15 лет;
2) документы территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан - 10 лет;
3) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня - 10 лет;
4) документы органов местного государственного управления области (города республиканского значения, столицы) - 10 лет;
5) документы государственных организаций областного (города республиканского значения, столицы) уровней - 10 лет;
6) документы местных государственных органов управления города (района) - 5 лет;
7) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня - 5 лет;
8) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, судебные дела и документы - 75 лет;
9) научно-исследовательская, технологическая и патентно-лицензионная документация - 10 лет;
10) опытно-конструкторская документация - 15 лет;
11) проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;
12) картографическая документация - 25 лет;
13) геодезическая документация - 25 лет;
14) телеметрическая документация - 5 лет;
15) аудиовизуальная документация - 3 года;
16) электронные документы - 5 лет.
170. Сроки хранения документов НАФ в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» их собственниками с государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, Библиотекой Первого Президента Республики Казахстан - Елбасы или МИО областей, городов республиканского значения и столицы.
171. Передача документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив осуществляется на основании описи дел документов постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан.
172. Передача электронных документов (дел) на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.
173. Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, документов, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.
174. На отсутствующие дела, документы, розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.
175. Утраченные подлинники управленческих, научно-технических и аудиовизуальных документов заменяются их заверенными копиями.
176. При обнаружении расхождений между количеством единиц хранения по итоговой записи в описи и их наличием к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих единиц хранения.
177. При подготовке дел постоянного хранения с пометкой «ДСП» к передаче в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан решение вопроса о снятии пометки «ДСП» принимается в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
178. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и наименование описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид носителей.
179. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан проверяются:
1) комплектность передаваемых документов;
2) комплектность и правильность составления сопроводительной документации;
3) физическое и техническое состояние носителей;
4) наличие вирусов и иных вредоносных компьютерных программ;
5) воспроизводимость контрольных характеристик программными средствами государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
180. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и государственном архиве, Архиве Президента Республики Казахстан, работники государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан в присутствии представителя организации заново разрабатывают контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи электронных документов.
В случае неправильной подготовки сопроводительной документации, носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.
Глава 4. Учет архивных документов
Параграф 1. Порядок учета документов архива организаций
181. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе электронные, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива.
182. Учет электронных носителей архива организации, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.
Учетные сведения могут создаваться при помощи ИС ЭА на основании вносимых в нее данных.
183. Учет архивных документов, в том числе электронных, производится путем присвоения единицам хранения номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда, присваиваемых государственным архивом, Архивом Президента Республики Казахстан после оформления первого поступления документов на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан описи дел документов, единицы хранения.
184. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:
1) архивный фонд, архивная коллекция;
2) единица хранения.
185. Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Все учетные документы на бумажных носителях хранятся в архивохранилище в сейфах или металлических шкафах.
186. Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются поступление дел, документов, в том числе электронных, в архив организации, их выбытие из архива организации в связи с передачей в архив другой организации или государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению, необнаружением документов, пути розыска которых исчерпаны, неисправимыми повреждениями.
187. Основными учетными документами являются:
1) книги учета поступления и выбытия документов, в том числе электронных, по формам, утверждаемым уполномоченным органом;
2) описи дел документов, описи дел электронных документов (дел) по формам, утверждаемым уполномоченным органом.
Описи дел документов, описи дел электронных документов (дел) являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения ставится отметка «Выбыло».
Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждой единицей хранения самостоятельного номера.
Суммарный учет дел, документов, в том числе электронных, в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи дел документов, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
Законченные описи дел документов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Каждое изменение объема дел, документов в описи дел документов, в том числе электронных, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, отражается в итоговой записи к описи.
Описи дел документов структурных подразделений организации, в том числе электронных, подлежат хранению в деле архивного фонда до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению;
3) лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
4) паспорт архива организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
5) дело архивного фонда.
Архив организации вправе вести вспомогательные учетные документы: книга учета движения архивного фондов (описей, дел), книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению.
Вспомогательные учетные документы ведутся на бумажном и/или электронном носителе.
188. Книга учета поступления и выбытия документов, в том числе электронных, предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений о составе и объеме архивных фондов и дел. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления паспорта архива организации.
Каждое поступление или выбытие получают самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких архивных фондов, то данные по каждому архивному фонду (наименование архивного фонда, его номер, при наличии) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов.
189. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей архива организации ведется в книге учета электронных носителей согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.
На жесткий корпус электронного носителя наклеивается этикетка согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.
На каждый зарегистрированный в хранилище электронный носитель заводится карточка электронного носителя архива организации согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.
190. Дело архивного фонда ведется на каждый архивный фонд. В него включаются следующие документы:
1) историческая справка;
2) схема систематизации архивного фонда;
3) листы проверок;
4) описи дел, описи дел электронных документов структурных подразделений организации (до передачи дел за эти годы на постоянное хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или выделения к уничтожению);
5) акты передачи дел, документов, электронных документов (дел) на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
6) акты о выделении к уничтожению документов, электронных документов (дел), не подлежащих хранению;
7) карточки учета необнаруженных архивных документов, в том числе электронных документов (дел);
8) акты о проведении проверок наличия и состояния дел, электронных документов (дел) и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело архивного фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.
Акты нумеруются в пределах архивного фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле архивного фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела архивного фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда оформляется лист-заверитель дела по форме, утверждаемой уполномоченным органом. По мере пополнения архивного фонда лист-заверитель дела и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу архивного фонда присваивается номер соответствующего архивного фонда.
191. Паспорт архива организации составляется ежегодно и один раз в три года передается в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан для дальнейшего внесения сведений в Центральный фондовый каталог, ведение которого определено Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», в том числе по ИСЭА.
192. Каждая единица хранения научно-технической документации регистрируется и учитывается в основных регистрационных документах, инвентарных книгах и карточках регистрации научно-технической документации по формам, утверждаемым уполномоченным органом.
193. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов.
194. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской, технологической документации на бумажном носителе, состоящих из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
195. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждому виду научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная).
196. Регистрация подлинников проектной документации производится по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
Отдельные инвентарные книги ведутся на:
1) подлинники проектной документации;
2) копии проектных документов других организаций;
3) типовые проекты.
Регистрация копий проектной документации производится по сброшюрованным томам в карточках учета.
197. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и вспомогательного производства.
Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно по узлам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
198. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
199. Патентная документация регистрируется в журналах регистрации заявок на выдачу патента на изобретение по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
200. Сведения о каждой единице хранения электронных документов вводятся в учетную базу данных или учетную карточку по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Электронные документы учитываются в составе архивного фонда по описям электронных документов постоянного хранения, единицам хранения или единицам учета. Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (далее - Мбт).
201. Поступление электронных документов на временное хранение в электронный архив организации учитывается в общей книге поступления и выбытия документов.
202. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируется в акте о перезаписи и миграции по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в новой итоговой записи к описи электронных документов.
203. В паспорте архива организации, хранящего электронные документы, учитываются специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях.
204. Для электронных документов вспомогательным учетным документом является журнал учета миграции и перезаписей электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Параграф 2. Порядок учета и ведения баз данных
205. Перечень реквизитов учетных баз данных составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета - архивный фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в соответствующую опись дел документов.
206. Учетные базы данных действуют во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве организации, и отвечают требованию совместимости с соответствующими учетными базами данных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.
В учетных базах данных используются данные реквизитов традиционных основных учетных документов.
207. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов.
Глава 5. Использование архивных документов
Параграф 1. Порядок описания архивных документов для научно-справочного аппарата
208. Архив организации предоставляет пользователю НСА (справочно-поисковые средства) к архивным документам.
209. Система НСА архива включает основные архивные справочники (опись дел документов, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор). Целесообразность ведения дополнительных архивных справочников устанавливается архивом организации.
210. В системе НСА реализуются преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с системой НСА государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.
Преемственность системы НСА архивов организации основывается на единстве требований и принципов ее построения.
211. Описание архивных документов, электронных архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях:
1) архивный фонд;
2) единица хранения;
3) архивный документ.
212. Основой архивного справочника является описательная статья, содержащая следующие сведения:
1) идентифицирующая информация (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения);
2) состав и содержание информации;
3) условия доступа и использования информации;
4) история архивного фонда.
213. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, наличии архивных документов организации, электронных архивных документов в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и другие.
214. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает:
1) название архивного фонда;
2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата);
3) историческую справку к архивному фонду;
4) аннотацию о составе и содержании архивных документов;
5) информацию об условиях доступа;
6) библиографию.
215. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения включает:
1) порядковый номер единицы хранения;
2) прежний регистрационный номер;
3) заголовок единицы хранения;
4) справочные данные об единице хранения;
5) указание на подлинность или копийность;
6) указание вида носителя или способа воспроизведения;
7) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивных документов единицы хранения.
Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения, в том числе электронных, включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается информация пояснительного характера - «автор не установлен», «без даты», «не ранее.… г.».
Заголовок единицы хранения проектной или конструкторской документации включает шифр объекта, наименование проекта, стадию, часть, номер тома, автора, год окончания разработки.
Заголовок единицы хранения киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки, язык документа.
Заголовок единицы хранения фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указываются основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и другое. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение, фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов, язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.
Справочные данные о единице хранения включают элементы архивного шифра (номера архивного фонда, номера описи дел документов, номера единицы хранения), данные объема единицы хранения, крайние даты архивных документов, электронных архивных документов.
Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивных документов, единицы хранения включает сведения о наличии архивных документов, электронных архивных документов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, наличии фонда пользования, языке и внешних особенностях архивного документа.
Описательная статья дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел документов, описи электронных документов (дел), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения.
216. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:
1) заголовок архивного документа, электронного архивного документа;
