2) справочные данные об архивном документе, электронного архивного документа;
3) указание на подлинность/копийность;
4) вид носителя (или способ воспроизведения);
5) информацию об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивного документа, электронного архивного документа.
Заголовок архивного документа, электронного архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа, дату события. В случае отсутствия необходимых сведений, в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен», «без даты». При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа.
Справочные данные об архивном документе, электронного архивного документа состоят из элементов архивного шифра (номера фонда, номера описи дел документов, номера единицы хранения, номеров листов), объема (количества листов) архивного документа, даты его создания.
Информация об условиях доступа, языке и внешних особенностях архивного документа, в том числе электронного архивного документа, включает сведения об ограничении доступа к архивному документу законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, статусе особо ценного документа, документа, отнесенного к объектам национального достояния Республики Казахстан и/или находящегося в неудовлетворительном физическом состоянии, языке и внешних особенностях архивного документа.
217. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, реестр, альбом, журнал, книга и другое) или документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты воспоминания, статьи, роман, записные книжки), характеризующих состав единицы хранения, указывается в начале заголовка.
Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело».
Заголовки единиц хранения, содержащих не связанные последовательностью делопроизводства документы по одному вопросу, документы-приложения к основному документу (приказу, распоряжению, протоколу) или разнородные по виду документы архивного фонда личного происхождения, начинаются со слова «документы». В конце такого заголовка в скобках указываются виды этих документов.
В заголовке единицы хранения, включающей переписку, указываются официальные наименования корреспондентов и вопрос (предмет) переписки. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое наименование корреспондентов.
Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
218. При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией одного вида в заголовок выносится наименование документов во множественном числе с проставлением их кратких номеров.
219. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор входящих в дело документов. Если автором документов является организация, в деятельности которой они отложились, в заголовке дела наименование организации или опускается, или приводится его общее видовое наименование (комитет, суд, комиссия).
220. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная дата отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.
221. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.
222. В единицах хранения, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план или за который составлен отчет.
Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности.
223. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности, в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).
224. Особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы организаций-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, аннотируются.
225. Аннотация оформляется после заголовка с красной строки.
При аннотировании печатных материалов указываются вид документа, его наименование или начальные слова документа (при отсутствии наименования), выходные данные.
В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов указываются материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб.
В конце аннотации под рубрикой «упоминаются» указываются имена лиц, наименования организаций, географические наименования и сведения, упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются).
226. В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов, степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»).
При значительных объемах аннотируемых документов аннотация составляется на отдельном листе и вкладывается между обложкой и первым листом документа.
Параграф 2. Порядок датировки документов при описании
227. Описание правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма), дата (число, месяц, год), оформляются словесно-цифровым способом.
228. Начальной датой дела, в том числе электронного, является дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.
Даты правовых актов указываются по времени их подписания (утверждения). Если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.
Для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов крайние даты не проставляются.
Если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - «имеются документы за... год».
Крайними датами регистрационных книг и журналов являются даты первой и последней записи.
Крайними датами дела, состоящего из копийных документов, изготовленных или полученных фондообразователем значительно позже создания их подлинников, являются даты изготовления копий (даты подлинников указываются в заголовке).
В случае, если дело начато в одной организации, а закончено в другой, указываются три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби).
Параграф 3. Порядок составления описи дел документов
229. Опись дел документов, в том числе электронных, состоит из описательных статей единиц хранения или единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
230. Описательная статья описи включает:
1) порядковый номер единицы хранения;
2) делопроизводственный индекс или производственный номер;
3) заголовок единицы хранения;
4) крайние даты документов;
5) количество листов в единице хранения;
6) указание на копийность документов;
7) способ воспроизведения документов.
При необходимости описательная статья дополняется аннотацией отдельных документов, единицы хранения.
231. В справочный аппарат описи дел документов входят:
1) титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) содержание (оглавление);
3) предисловие;
4) список сокращений;
5) указатели.
Параграф 4. Порядок составления исторической справки
232. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду, содержащая сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы НСА.
Историческая справка к архивному фонду формируется на основе информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Информация по истории фондообразователя включает даты его образования, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника, даты регистрации или перерегистрации - в случаях переименования, реорганизации, а также ликвидации. Информация о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), псевдоним (при наличии), девичья фамилия (при наличии), даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Информация по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), составе НСА к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания, принципах формирования, местонахождении коллекции до поступления в архив, составителе.
Историческая справка к фонду дополняется при изменении объема архивного фонда, а также в случаях реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.
233. История архивного фонда содержит аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования документов.
Аннотация о составе и содержании архивных документов, в том числе электронных, архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и темам, отражающую направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Информация об условиях доступа к архивным документам архивного фонда, в том числе электронным, включает сведения о наличии архивных документов, доступ к которым ограничен законодательством Республики Казахстан или фондообразователем, а также подлинников особо ценных документов, в том числе документов, электронных документов, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, наличии фонда пользования.
Библиография к архивному фонду включает список справочников по данному фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
234. Характеристика архивного фонда по составу и содержанию документов содержит сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, НСА к архивному фонду, о видах носителей информации.
235. Историческая справка на бумажном носителе подписывается исполнителем и руководителем архива организации, на электронном - заверяется ЭЦП руководителя архива организации.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах. Два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан при первой передаче документов архивного фонда, два хранится в деле фонда в архиве организации.
236. Историческая справка дополняется при пополнении архивного фонда или в случае реорганизации организации и представляется в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан вместе с каждой законченной описью дел документов, а также вносится в ИС ЭА.
Параграф 5. Порядок составления каталогов и картотек
237. Каталог представляет собой межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документов.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов.
238. Работы по подготовке, созданию и ведению каталогов называются каталогизацией документов.
Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка), а также в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается:
1) в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей;
2) в отборе дел, документов и информации из них;
3) в применении соответствующих приемов описания документной информации.
239. Каталогизация включает следующие виды работ:
1) составление схемы классификации;
2) выявление и отбор документов;
3) описание на каталожных карточках;
4) систематизацию карточек;
5) ведение каталогов.
240. Выбор схемы классификации определяется составом документов архива организации и задачами их использования.
Схемой классификации документной информации является письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по указанным делениям.
241. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
242. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации, располагается в логической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
243. В состав описания каталога входят:
1) наименование архива организации;
2) индекс;
3) рубрика, подрубрика;
4) дата события, место события;
5) содержание;
6) номер архивного фонда, наименование архивного фонда;
7) номера описи дел документов, единицы хранения, листов;
8) язык документа;
9) способ воспроизведения документа.
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.
244. Ведение каталога состоит из следующих видов работ:
1) научно-методическое обеспечение работы;
2) индексирование карточек;
3) систематизация карточек по индексам и рубрикам;
4) составление отсылочного аппарата к каталогу;
5) усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных архивных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование карточек осуществляется путем выбора или составления индекса по схеме классификации и отнесения его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются и располагаются по алфавиту.
245. Системы каталогов пополняются тематическими и предметно-тематическими картотеками, картотеками по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых архивных фондов.
246. Карточки картотеки по личному составу содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера архивного фонда, годового раздела сводной описи дел, на номера дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств (при наличии).
247. Архив организации, хранящий аудиовизуальную документацию, создает следующие виды картотек:
1) именную картотеку, содержащую сведения об авторах (режиссере, сценаристе и операторе) кинодокумента, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска кинодокумента, алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях кинодокументов;
2) именную картотеку, содержащую сведения о лицах, информация о которых имеется в фотодокументах, и объектную картотеку, содержащую сведения об объектах, событиях, информация о которых имеется в фотодокументах;
3) именную картотеку, содержащую сведения об авторе и исполнителе художественного, музыкального или документального произведения, записанного на фонодокумент, жанровую картотеку, содержащую сведения о художественном, музыкальном или документальном произведении, записанного на фонодокумент;
4) алфавитную картотеку, содержащую в алфавитном порядке сведения о наименованиях видеодокументов, хронологическую картотеку, содержащую сведения о дате выпуска видеодокумента.
248. Архив организации, хранящий научно-техническую документацию, создает следующие виды каталогов:
1) объектный каталог на объекты капитального строительства и объекты конструирования;
2) именной каталог в алфавитном порядке фамилий авторов проектов, разработок, изделий, тем исследований;
3) географический каталог на объекты проектирования по месту их расположения;
4) алфавитный каталог по наименованиям научно-технических разработок в алфавитном порядке.
249. К аудиовизуальной документации составляются указатели к заголовкам единиц хранения и (или) документам.
250. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи дел документов включают порядковые номера единиц хранения. Поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива организации дополняются номерами описей дел, документов, архивных фондов.
251. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
252. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.
Общий предметный указатель включает разнородные понятия.
Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия организаций, их структурных подразделений, наименования отраслей).
Именной указатель составляется в алфавитном порядке и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички) и биографические справки.
Географический указатель составляется в алфавитном порядке и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и иных географических объектов.
Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.
253. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.
254. В поисковых указателях к архивным справочникам ссылки даются на страницы или разделы справочника, каталога.
255. В архиве организации составляются обзор архивного фонда и тематический обзор.
Обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
256. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов отдельно взятого архивного фонда.
257. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы архивных фондов по определенной теме.
258. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.
В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей дел, документов, единиц хранения, листов единицы хранения. В межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов.
В НСА обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов, указатели. К тематическому обзору составляются список архивных фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу НСА.
259. Обзоры составляются по структурному, отраслевому (функциональному), предметно-тематическому, географическому, хронологическому и другим признакам.
260. Монтажный лист кино-, видеодокумента раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).
Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой покадровое описание законченного кинопроизведения (фильма, специального выпуска, киножурнала, телесюжета). Монтажный лист образуется в процессе создания кинопроизведения и поступает в архив организации в составе текстовой сопроводительной документации к кинодокументу или видеофонограмме.
Монтажный лист кино-, видеодокумента составляется в архиве организации в случае его отсутствия и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.
261. В заглавных надписях указываются:
1) название архива;
2) номер монтажного листа и название кинодокумента с указанием его характеристик (озвучивание, цветность, количество частей);
3) наименование студии, дата производства кинодокумента, авторы фильма (режиссеры, операторы, авторы сценария).
262. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным поплановым описанием.
В монтажном листе киновидеодокумента сведения указываются в следующей последовательности:
1) номер плана по порядку;
2) определение плана (общий, средний или крупный);
3) метраж плана (с точностью до одной десятой кадра);
4) краткое содержание изображения плана кинодокумента.
В конце монтажного листа указываются должность, фамилия составителя монтажного листа и дата составления.
Параграф 6. Порядок составления автоматизированного научно-справочного аппарата архива организации
263. Автоматизированный НСА архива представляет собой комплекс электронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
264. Автоматизированный НСА управленческой документации базируется на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации (электронные регистрационно-контрольные картотеки и электронная номенклатура дел).
265. Поле регистрационно-контрольной карточки «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляются списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и пункт (подпункт) по перечню.
266. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел по срокам хранения документов (постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения).
267. В электронной описи дел содержатся следующие реквизиты описания информации на уровне дела:
1) порядковый номер записи (номер дела);
2) индекс дела;
3) заголовок дела;
4) указание на подлинность (копийность);
5) крайние даты документов;
6) количество листов в деле;
7) аннотация документов.
268. На основе электронных регистрационно-контрольных карточек формируется единый электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
269. При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне управленческого, аудиовизуального и научно-технического документа (электронный каталог).
Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются:
1) индекс, рубрика, подрубрика;
2) дата события, место события;
3) содержание;
4) наименование архивного фонда, номер архивного фонда;
5) номер описи дел документов;
6) номера дела, документа, листов.
Наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи дел документов, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и трансформируются из учетной автоматизированной системы.
270. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможность быстрого поиска информации на уровне архивного фонда, описи дела, дела, документа.
Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, законодательные акты), предусматривает обращение пользователя к заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту.
Пользователю предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.
Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, классификационным индексам или словам из текста документа.
271. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в архив вместе с автоматизированным НСА.
Наличие реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и представление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивают совместимость базы данных архива организации и автоматизированного НСА государственного архива.
Параграф 7. Порядок исполнения запросов пользователей
272. По категориям доступа архивные документы, в том числе электронные, делятся на открытые и ограниченного доступа.
273. Архив организации предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, а также НСА к ним.
Открытыми являются все архивные документы, в том числе электронные, доступ к которым не ограничен законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
274. К архивным документам ограниченного доступа, электронным архивным документам относятся:
1) архивные документы, электронные архивные документы, содержащие сведения, относящиеся к служебной информации ограниченного распространения;
2) архивные документы, электронные архивные документы, содержащие персональные данные;
3) архивные документы, электронные архивные документы, собственники или владельцы которых установили ограничение доступа к ним и их использования.
К архивным документам ограниченного доступа, электронным архивным документам также относятся документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя организации.
275. Архив организации не может ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом организации услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
276. Основными формами использования документов архива организации являются:
1) информирование пользователей по их запросам, а также в инициативном порядке о наличии в архиве организации тех или иных документов и их содержании;
2) выдача документов для работы в читальном зале архива организации;
3) использование документов в средствах массовой информации;
4) подготовка информационных мероприятий (выставок, конференций, презентаций);
5) выдача документов во временное пользование.
277. Формами использования документов на электронных носителях, электронных документов в архиве организации являются:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление электронных документов посредством локальной сети, каналов электросвязи работникам организации, в структуре которой действует архив;
предоставление документов на электронных носителях, электронных документов для работы в читальном зале архива организации (специально оборудованном рабочем месте) для работников государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан.
278. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:
1) архивная справка;
2) архивная копия;
3) архивная выписка;
4) информационное письмо;
5) тематический перечень архивных документов;
6) тематическая подборка копий архивных документов;
7) тематический обзор архивных документов.
279. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:
1) на запросы о представлении информации по определенной проблеме теме, событию, факту (тематические запросы);
2) на запросы о представлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);
3) на запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния).
280. В запросе физического лица указываются его фамилия, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность), индивидуальный идентификационный номер (при его наличии), почтовый адрес физического лица либо наименование, почтовый адрес, бизнес-идентификационный номер юридического лица (при его наличии), дата подачи запроса. Запрос содержит указание темы, вопроса, хронологии запрашиваемой информации. Запрос в бумажной форме подписывается физическим лицом или представителем юридического лица. В электронной - заверяется ЭЦП.
281. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.
282. При поступлении обращения (запроса) пользователя в архив через электронную почту или информационные системы с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии), адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя и сведений, которые необходимо подтвердить, ему на электронную почту направляются электронное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) исполняется в установленном порядке.
283. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан и выдается пользователям в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
284. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив организации проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и, в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
285. Архивная справка и архивная выписка составляются на общем бланке с обозначением наименования документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
286. Текст в архивной справке по форме, утверждаемой уполномоченным органом, дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
287. В архивной справке сведения воспроизводятся в соответствии с текстом архивных документов. Расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
288. В примечании к архивной справке оговариваются особенности текста оригинала документа (неразборчиво написанный, исправленный автором, не поддающийся прочтению вследствие повреждения) («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
289. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
290. В архивной справке в бумажной форме, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации.
291. Архивная справка в бумажной форме подписывается руководством организации, исполнителем и заверяется печатью организации. В электронной форме - ЭЦП руководителя организации. В случае неполноты представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
К архивной справке при необходимости прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
292. При отсутствии в архиве организации документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса.
293. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив организации выдает справку по данному вопросу при необходимости заверенную печатью организации.
294. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечения из текстов архивных документов содержат исчерпывающие данные по запросу. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа, в том числе электронного, отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами - «Так в тексте оригинала», «Так в документе».
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок в бумажной форме удостоверяется подписью руководителя организации и печатью организации, в электронной форме - ЭЦП руководителя организации.
295. Архивные копии, изготовленные посредством использования печатающих средств, персонального компьютера, оформляются на общем бланке организации с обозначением наименования документа «Архивная копия». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа в бумажной форме общий бланк организации не используется.
