При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу.
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
54. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации: фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
55. Опись дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного хранения и по личному составу, имеет титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись. На титульном листе описи дел по личному составу не проставляется официальное наименование государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
56. Опись дел документов постоянного хранения, в том числе электронных документов (дел) составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, два - остается в архиве организации.
57. Опись дел документов по личному составу, в том числе электронных документов (дел), составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, два - остаются в архиве организации.
58. Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе электронных документов (дел), составляется в 4-х экземплярах на бумажном носителе. После ее утверждения два экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, два - остаются в архиве организации.
59. Описи электронных дел всех видов документов передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан через ИС ЭА либо при ее отсутствии посредством электронных носителей.
60. Систематизация заголовков в описи дел, в том числе электронных дел, по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года - по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних - в порядке убывания важности дел.
61. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 дел за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников.
62. К описи дел документов, в том числе электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения, составляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
63. Систематизация заголовков дел, документов, электронных документов (дел) в описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.
Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
64. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
65. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
66. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.
67. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
68. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой - в архив организации.
69. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
Глава 3. Хранение документов архива организации
Параграф 1. Порядок организации сохранности документов
70. Для обеспечения сохранности документов электронных документов (дел) в архиве организации осуществляются:
1) комплекс мер по созданию и развитию материально-технической базы хранения документов (здание и хранилищ (помещения), средства хранения документов, оборудование, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов);
2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
3) меры превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация их выдачи из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
71. Для электронных документов (дел) должна быть обеспечена возможность воспроизведения содержащейся в них информации на протяжении всего срока хранения.
В случае устаревания форматов или программного обеспечения для воспроизведения электронных документов (дел) их долговременная сохранность и целостность обеспечиваются процессами эмуляции или конвертации.
72. При эмуляции обеспечивается создание программно-технической среды с целью максимально точного воспроизведения документов в электронном виде.
При конвертации электронных документов (дел) из одного формата файла в другой осуществляется проверка аутентичности содержания созданного файла и эталонного экземпляра электронного документа (дела).
При эмуляции и конвертации сохраняются идентификатор и наименование электронного документа (дела) до эмуляции или конвертации.
Сведения об эмуляции или конвертации должны быть сохранены и защищены от внесения изменений.
73. Сведения об эмуляции или конвертации содержат:
объем, формат, контрольную характеристику, дату и время создания объекта хранения, созданного в процессе конвертации;
сведения о программном средстве, реализующем процессы эмуляции или конвертации;
сведения о работнике архива организации (наименование должности, инициалы, фамилия), применившем эмуляцию или выполнившем конвертацию.
В случае конвертации эталонный экземпляр электронного документа (дела) сохраняется в том виде и составе, в каком он первоначально поступил в архив организации.
Все объекты хранения, созданные при конвертации, а также документировании процессов эмуляции или конвертации, включаются в ту же единицу учета, что и эталонный экземпляр электронного документа (дела), либо образуют самостоятельную единицу учета.
Соответствующие изменения вносятся в учетные документы.
74. Система мер по организации хранения документов обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан.
75. Организация хранения электронных документов (дел) включает:
гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;
обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения;
обеспечение целостности всех объектов хранения;
обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;
контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и т.п.).
76. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:
1) на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;
2) в информационной системе электронного архива - на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.
Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе электронного архива обеспечиваются:
1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;
2) соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;
3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
77. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:
соблюдение температурно-влажностного режима;
санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов хранения;
применение специальных средств хранения (серверное оборудование, металлические шкафы, боксы, футляры и другие).
Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов, являются:
загрязненность среды;
температурные условия хранения;
относительная влажность среды;
воздействие электромагнитных полей;
обеспечение инженерной инфраструктурой центра обработки данных необходимыми условиями для его работы;
контроль срока эксплуатации электронных носителей.
78. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.
79. Помещение для архива организации состоит из:
1) архивохранилища для хранения документов;
2) комнаты для работы исследователей (читальный зал);
3) рабочих комнат работников архива;
4) комнат для серверного и коммуникационного оборудования.
Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях.
Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации.
80. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов. Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.
Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет 2-3.
81. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.
Вынос дел, документов из архивохранилища за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.
82. Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.
83. В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, используются герметичные штепсельные розетки. Общие и поэтажные рубильники располагают вне архивохранилищ.
Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел
84. Документы в архиве организации хранятся в архивохранилищах и размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами, в том числе электронных документов (дел). Порядок расположения дел, в том числе электронных документов (дел) в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
85. Архивохранилища оборудуются основными (стационарные или передвижные металлические стеллажи) и вспомогательными (металлические шкафы, сейфы) средствами хранения. Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами.
Для хранения фоно и видеодокументов используются стеллажи из неферромагнитного материала.
86. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:
1) между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
2) между стеллажами (проход) - 75 см;
3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене - 75 см;
4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) - 45 см;
5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
87. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.
Научно-техническая документация в зависимости от оборудования и форматов чертежей хранится в развернутом, сложенном или ином виде.
Электронные носители размещаются в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках, а электронные документы - на специальных устройствах.
88. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда - 1,5-2 метра. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих витков на торцах рулона. Направление намотки - с конца на начало.
Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу (с высотой выступающих витков в рулоне, не превышающей 0,05 мм.). Направление намотки фонодокумента соответствует вращению сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах.
Каждая единица хранения аудиовизуального документа упаковывается в первичную, а затем - во вторичную упаковку. Первичная упаковка имеет прямой контакт с документом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упаковка предохраняет документ и первичную упаковку от механических повреждений, света и других воздействий окружающей среды.
Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азота материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызывающих повреждений документов или прилипания к ним.
89. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.
Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.
Фонодокументы на магнитной ленте упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.
90. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.
91. Архивохранилища, стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз.
92. Место хранения дел, документов в архивохранилищах указывается в постеллажных топографических указателях.
На каждый стеллаж составляется карточка постеллажного топографического указателя по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Карточки постеллажного топографического указателя систематизируются в соответствии с нумерацией стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.
Все изменения в размещении документов своевременно отражаются в постеллажных топографических указателях.
93. При хранении электронных документов (дел) архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:
1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;
2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;
3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;
4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;
5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;
6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;
7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;
8) источником бесперебойного питания;
9) принтерами и модемами новейших модификаций:
10) оборудованием, обеспечивающим доступ к единой транспортной среде государственных органов (для государственных органов, их подведомственных организаций и органов местного самоуправления, а также иных субъектов информатизации, определенных уполномоченным органом в сфере информатизации).
94. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:
1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;
2) средства отображения и обработки данных;
3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.
95. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:
1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;
2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;
3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;
4) средства оперативного поиска информации и оперативного анализа информации;
5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;
6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.
Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов
96. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Документы, в том числе электронные документы (дела), размещаются в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах, боксах).
97. При естественном освещении на окнах устанавливаются светорассеиватели, регуляторы светового потока, защитные фильтры, шторы, жалюзи или окрашенные стекла.
Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Люминесцентные лампы используются при условии урезанного ультрафиолетового участка спектра излучения.
98. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим:
1) для документов на бумажных носителях информации - температура +17 - +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации - температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации - температура +2 - +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях - температура от +8 - до +18°С, относительная влажность воздуха - 45-65 %;
5) для документов на электронных носителях информации - температура +15 - +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %.
Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения документов на электронных носителях, электронных документов (дел) в хранилище необходимо обеспечить соблюдение следующих требований:
для магнитной ленты и дисковых носителей температура воздуха должна быть от +8 до +18 °С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 45 до 65 %;
для оптических дисков температура не должна превышать +25 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 20-50 %;
для серверного оборудования температура воздуха должна быть от +18 до +24 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 30-50 %.
Скорость изменения влажности воздуха не должна превышать 6 % в час.
Атмосферное давление должно находиться в пределах от 84 до 107 кПа.
99. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.
100. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов. В кондиционируемых помещениях измерение параметров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - три раза в неделю.
Температурно-влажностный режим хранения документов на электронных носителях, электронных документов (дел) в хранилище контролируется путем регулярного измерения температуры и определения относительной влажности в одно и то же время:
в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю;
при нарушениях режима хранения - один раз в сутки.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов согласно форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.
101. В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении (появление плесени, насекомых, грызунов, пыли).
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем оснащаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
В архивохранилищах не допускаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов.
102. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина. Не реже двух раз в неделю в архивохранилищах проводится влажная уборка.
103. Два раза в год (до начала и после окончания отопительного сезона) документы (выборочно) архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.
104. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины) или текста регистрируются в журнале (картотеке учета) физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восстановления документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
105. Немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.
Параграф 4. Порядок выдачи дел, документов из архивохранилищ
106. Дела, документы выдаются из архивохранилищ:
1) для использования работниками организации;
2) для использования физическими лицами в читальном зале;
3) во временное пользование другим организациям;
4) для специальной обработки документов с целью улучшения их физического состояния.
107. Дела, документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не более:
1) одного месяца для использования работниками организации;
2) одного месяца для использования документов в читальном зале;
3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспонирования документов.
108. Продление установленных сроков выдачи дел, документов во временное пользование допускается в особых случаях с письменного разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
109. На научно-технические документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники из архивохранилищ не выдаются.
110. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела, в том числе и на электронных носителях, электронные документы (дела) выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
111. Выдача дел, документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:
1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование по форме, утверждаемой уполномоченным органом, оформляемыми на общем бланке организации;
3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.
Заказ архивных документов (дел) может осуществляться через ИС ЭА посредством логина и пароля, в том числе исследователям.
112. Выдача дел, документов, в том числе электронных, из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов или в ИС ЭА по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
113. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до проведения проверки наличия и состояния дел.
114. Выдача дел, документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка - один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей документы.
115. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации.
116. Перед выдачей дел, документов из архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в сводной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из архивохранилища дело имеет лист использования по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
117. При выдаче из хранилища документов на электронных носителях осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ.
118. При выдаче дела (документов) из архивохранилища на их место вкладывается карта-заместитель единицы хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом. При возвращении дела (документа) в архивохранилище карта-заместитель изымается.
119. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.
При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива организации сообщает об этом руководству для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
Параграф 5. Порядок проведения наличия и состояния архивных дел, документов
120. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, электронных документов (дел) - один раз в 3 года.
121. Внеочередные проверки наличия и состояния дел, документов проводятся:
1) до и после перемещения дел, документов в другое архивохранилище;
2) перед передачей их на хранение в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан;
3) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
4) при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив);
5) при реорганизации (ликвидации) организации.
122. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:
1) установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве организации;
2) выявление и устранение недостатков в учете документов;
3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки.
123. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изучаются документы предыдущих проверок.
В ходе проверки наличия и состояния документов проверяются правильность нумерации дел в каждой описи дел документов, соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях дел документов и учетным документам.
Проводится сверка описательных статей раздела описи дел документов с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).
Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.
124. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:
после перемещения электронных носителей архива в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене руководителя архива (лица, ответственного за государственный учет и архивохранилище).
125. При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кино-, фоно-, видеодокументов. При несоответствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа.
126. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, сверяется наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
127. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствующих описей дел, документов;
4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
5) выявлять документы, имеющие физические дефекты.
128. Пометы или записи в ходе проверки в описях дел, документов и других учетных документах не производятся.
129. Дела на бумажном носителе, выданные работникам организации в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
130. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде по форме, утверждаемой уполномоченным органом. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждого архивного фонда и подписываются исполнителем.
После окончания проверки архивного фонда листы проверки включаются в дело данного архивного фонда.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается.
131. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
132. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел документов (книги учета и описания) проставляются запись «Проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
133. На все отсутствующие единицы хранения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно.
134. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, документов, электронных документов (дел), организуется их розыск.
При розыске необнаруженных дел, документов осуществляются:
1) изучение описей, по которым дела, документы из структурного подразделения передавались в архив организации;
2) организация розыска необнаруженных при проверке дел, документов, электронных документов (дел) в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых они образованы;
3) изучение учетных документов по выдаче дел, документов из архивохранилища;
4) изучение в деле архивного фонда актов о выделении документов (дел), электронных документов (дел) к уничтожению;
5) проверка дел, находящихся рядом архивных фондов.
Розыск проводится в течение года после обнаружения недостачи документов (дел), электронных документов (дел).
135. Найденные в итоге розыска дела, электронные документы (дела) возвращаются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации).
136. Дела, в том числе электронные, причина отсутствия которых подтверждена документально, исключаются из описей, в том числе описей электронных дел. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
137. Проверка наличия и состояния дел, в том числе электронных, считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан для внесения изменений в утвержденные описи дел документов постоянного хранения.
