После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или архивной выписки в бумажной форме скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются архивом организации.
В электронной форме архивная копия подписывается ЭЦП руководителя организации.
296. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.
297. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив организации выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
298. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям при предъявлении документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы направляются заявителю заказным письмом.
299. На место изъятого документа в дело вкладывается копия изъятого документа. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах-заверителях дел, описях дел, документов.
300. Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов. Акт и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получившего их на руки, включаются в дело архивного фонда.
Параграф 8. Порядок выдачи дел, документов в читальный зал и временное пользование
301. В целях создания условий для работы пользователей в архиве организации создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и научно-техническими документами.
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель организации.
При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами, в том числе электронными, производится в рабочих комнатах архива организации или службы документационного обеспечения управления под контролем сотрудника архива организации.
302. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации. Работники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. Работникам организации архивные документы выдаются в рабочие помещения для использования в служебных целях.
В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Разрешение на работу в читальном зале дает руководитель организации на необходимый пользователю срок, но не более, чем на 1 год со дня оформления.
303. Архив организации предоставляет пользователям для использования в читальном зале открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства. Неучтенные и необработанные документы пользователям для работы в читальном зале не выдаются.
304. Доступ и предоставление описей дел, электронных документов сотрудникам организации и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляется посредством локальной сети, каналов электросвязи, ИС ЭА.
Для удаленного доступа к описям дел и электронным документам (делам) руководителем архива выдается разрешение в ИС ЭА пользователю на основании его авторизации и заявления в ИС ЭА.
305. При работах с электронными носителями не допускается касание руками рабочих поверхностей электронных носителей. При очистке и ручной обработке электронных носителей разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус.
При обработке оптических дисков необходимо, чтобы перчатки, протирочный материал, салфетки обладали устойчивостью к воздействию применяемых чистящих веществ. Наиболее подходящим материалом для перчаток является хлопок. Допускается также использовать непластифицированный полиэтилен, фторсодержащие полимеры и латекс. В состав материала перчаток не должны входить красители.
306. При выдаче документов на электронных носителях из хранилища осуществляется проверка целостности всех объектов хранения, составляющих выдаваемый документ.
307. Отказ или отсрочка в выдаче документов (дел), в том числе электронных, осуществляются в случаях:
1) их плохого физического состояния;
2) ограничений на использование, установленных законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
3) использования документов работниками архива организации для выполнения служебных заданий;
4) выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.
Отказ архива организации в предоставлении документов, в том числе электронных, выдается в письменной форме с указанием причин отказа.
308. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива организации изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).
Не производится копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.
309. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством организации.
310. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Учет заказов на копирование ведется в бумажной или электронной форме.
311. В читальный зал дела, документы из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа на выдачу документов и учитываются в книге выдачи дел из хранилища.
312. Каждое выдаваемое из архивохранилища в читальный зал дело, документ имеют лист использования дела.
313. Дела, документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 20 дней. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется по акту выдачи дел, документов во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве организации. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя, скрепляется печатями организаций. Выдача дел, документов во временное пользование другим организациям осуществляется на срок не более трех месяцев.
314. При выдаче дел, документов во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве организации до минования надобности. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, возвращающего дело.
315. Каждое выдаваемое из архивохранилища для временного использования дело, документ имеют лист использования дела.
Параграф 9. Порядок использования документов в средствах массовой информации
316. Архив организации организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
317. Совместно со средствами массовой информации архив организации определяет тематику, объем и сроки подготовки документов, тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других форм печати, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место их публикации.
Параграф 10. Порядок уничтожения электронных дел временного срока хранения и передачи электронных документов, электронных дел на постоянное хранение в государственный архив
318. По истечении срока временного хранения документов на электронных носителях, электронных документов в архиве организации проводится экспертиза ценности в целях включения их в сводные описи (годовые разделы сводных описей) электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов (дел), не подлежащих хранению.
319. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) включаются в акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом, рассматривается на заседании ЭК организации, согласовывается с ЭПК уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО или государственного архива и затем утверждается руководителем организации одновременно со сводными описями (годовыми разделами сводных описей) электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.
320. Акт, составленный в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после согласования с соответствующим государственным архивом или уполномоченным органом сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел постоянного хранения, согласования сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде с отметкой «ЭПК».
321. Акт, составленный в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения ЭК вышестоящей организации (при наличии) сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел постоянного хранения и согласования сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел) с отметкой «ЭПК».
322. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению.
323. При уничтожении документов на электронных носителях, электронных документов (дел) из архива организации изымаются все их экземпляры. Электронные документы (дела) подлежат уничтожению. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации могут быть использованы для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке. В учетных документах архива организации делается отметка об их списании.
324. При наличии в электронных документах информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:
воздействие на поверхность электронного носителя магнитным полем (размагничивание);
механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.
325. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:
наименование информационного ресурса; тип информационного ресурса;
крайние даты эксплуатации информационного ресурса;
данные о регистрации информационного ресурса в Государственном регистре информационных ресурсов;
интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);
сведения о собственнике информационного ресурса;
сведения о владельце информационного ресурса.
326. Передача электронных документов в составе электронных дел в государственный архив осуществляется работником организации, ответственным за ведомственный архив, и обеспечивается средствами электронного документооборота и ИС ЭА.
Электронные документы (дела) в государственный архив передаются вместе с их метаданными.
Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения организации, а в случае ликвидации организации временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше10 лет) хранения, составленным по форме, утверждаемой уполномоченным органом, в соответствии с графиком приема электронных дел в государственный архив.
Опись электронных дел организации утверждается путем проставления ЭЦП с применением ключа руководителя организации.
327. Передача электронных документов (дел) на государственное хранение осуществляется по каналам электросвязи в соответствии с регламентом информационного взаимодействия между информационными системами архива организации и государственного архива при его наличии.
Электронные документы (дела) передаются на государственное хранение в формате хранения PDF/A-1.
328. В состав электронного дела включаются метаданные на каждый электронный документ.
329. Электронные дела при подготовке к передаче с организации в государственный архив формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список). Данный порядок закрепляется в правовом акте организации.
330. Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации и государственного архива.
В описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:
сведения о работнике организации, передающем электронные дела в государственный архив (наименование должности, инициалы, фамилия);
сведения о работнике государственного архива, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).
331. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:
порядковый номер электронного дела в описи электронных дел организации;
индекс электронного дела;
заголовок электронного дела;
крайние даты электронных документов электронного дела;
количество электронных документов электронного дела;
объем электронных документов электронного дела;
язык (языки) электронных документов электронного дела.
Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик.
332. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:
название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);
класс электронного документа (указание на принадлежность электронного документа к одной из унифицированных систем документации);
заголовок электронного документа;
дату электронного документа;
право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем; доступ устанавливается фондообразователем);
дату снятия ограничений доступа (при их наличии);
регистрационный индекс электронного документа;
отметку о наличии регистрационно-контрольной карточки;
аннотацию на электронный документ (при наличии);
язык электронного документа;
данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);
информацию о структуре электронного документа;
сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);
сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).
Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.
333. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:
ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;
сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;
сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;
сведения о защите электронного документа.
334. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных документов (дел) на этих электронных носителях.
335. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах ЭЦП, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и ИС ЭА.
