Үкіметтің кадрлық мәселелер, сондай-ақ марапаттық (қызметтік, әскери және азаматтық) атыс және суық қару мәселелері бойынша қаулы жобалары бойынша келісу талап етілмейді.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 147-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
147. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беруіне арналған мерзім жоба (жоба бойынша материалдар) дауыс беру үшін таратылған күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Кеңсе Басшысы дауыс беруге арналған мерзімді қысқартуы мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 148-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
148. Үкімет мүшелері сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Кеңсеге жазбаша жауаптарын жібереді, онда өз пікірлерін білдіреді. Көрсетілген мерзімде жазбаша жауап болмаған жағдайда, Үкімет мүшесі жобаның қабылдануына дауыс берген болып есептеледі.
149. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаны қабылдау үшін дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 149-1-тармақпен толықтырылды
149-1. Сырттай дауыс беру нәтижелері бойынша Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің орындаушылары бір жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасының Үкіметі қаулысының жобасы бойынша Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру нәтижелерін есепке алу парағын жасайды.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 150-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 150-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
150. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыруды және өткізуді БҚҚБ жүзеге асырады.
Бұл ретте, Кеңсе Басшысы қағаз және электрондық жеткізгіштердегі жобаларға тиісті тапсырмаға қол қояды, осыдан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері Үкімет мүшелерін ЭҚАБЖ бойынша тиісті тапсырма туралы хабардар етеді. «Қызмет бабында пайдалану үшін» жобалары фельдъегерлік немесе арнайы байланыс арқылы қағаз тасығышта жіберіледі.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 151-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
151. Үкімет қабылдаған жобаны БҚҚБ бұрыштама қоюды (келісуді) және қол қоюға ұсынуды қамтамасыз ету үшін құзыретіне қаралып отырған жобаның мәселелері жататын Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте жобаға қаулы (Премьер-Министр өкімдері) жобаларының Кеңседе келісу парағы (7-қосымша) қоса беріледі. Қаулылар мен өкімдер өтуінің әрбір кезеңінде келісу парағын толтыру Кеңсенің барлық құрылымдық бөлімшелерінде міндетті. Қаулылар мен өкімдер жобаларының келісу парағы қаулы немесе өкім жобасына басқа материалдармен бірге істе болуы тиіс және алып тастауға жатпайды.
152. ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен алып тасталды (бұр.ред.қара)
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 153-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 153-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
153. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттігіне нұсқау болған не қаулыға Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде - тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқарушы адамдардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы қоса берілген жағдайда, орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың бұқаралық ақпарат құралдарында уақтылы жариялануын және Үкіметтің интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Баспасөз қызметі ай сайын Кеңсе Басшысын Үкімет қаулыларын жариялаудың жай-күйі туралы хабардар етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі үшін, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың кіргізілгені немесе кіргізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуі үшін жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын қалыптастырады және сағат 9.00-ден бастап 18.00-ге дейін тапсырады, сондай-ақ ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министрдің ЭЦҚ қойылған қаулыны (өкімді) келісу парағына қолын қойғызып, үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкеріне тапсырады.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 154-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
154. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет мәжілісінде қаралғаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде Премьер-Министрге қол қоюға қағаз жеткізгіште және онымен бір мезгілде электрондық құжат нысанында ұсынылуға тиіс.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 154-1-тармақпен толықтырылды
154-1. Кеңседе қаулылар мен өкімдердің барлық өту сатыларында олардың сапалы және уақтылы ресімделуіне қаралып отырған мәселе құзыретіне кіретін тиісті бөлімше жауапты болады.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 154-2-тармақпен толықтырылды
154-2. Премьер-Министр қол қойған барлық қосымшалары мен материалдары бар қаулының (өкімнің) төлнұсқасын орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына жобаның ЭҚАБЖ-дағы жүйелік нөмірін, төлнұсқа файлдарының атауын (ақпараттың байттағы көлемі туралы деректермен) көрсете отырып, арнайы мұқабада мынадай тәртіппен береді:
1) барлық қажетті бұрыштамалары мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) төлнұсқасы;
2) құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткіші;
3) Үкімет мүшелерінің дауыс беру нәтижелері;
4) жоба бойынша бөлімнің анықтамасы;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндеттерін жүктеу туралы мөрмен расталған бұйрық көшірмесінің болуы.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 155-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 155-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
155. БҚҚБ орындаушыдан жобаны келісу анықтамасының тізбесінде көрсетілген барлық қажетті құжаттарды қабылдайды және олардың дұрыс ресімделуі мен болуын тексереді, істі түпкілікті қалыптастырады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен (бұр.ред.қара); 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 156-тармақ жаңа редакцияда
156. Істе барлық қажетті құжаттар болған және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері бұл туралы БҚҚБ меңгерушісіне хабарлайды, одан кейін Премьер-Министр (оның міндеттерін атқарушы адам) қол қойған жобаны тіркейді және оны көбейтуді, Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Кеңсенің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту (беру) үшін іс жүргізу және мұрағат секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан оларға қатысты бөлігіндегі үзінді көшірмелер ғана жіберілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 157-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2011.21.12. № 1575 Қаулысымен 157-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 157-тармақ жаңа редакцияда
157. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары адресаттарға көрсеткіш (тарату есебі) бойынша:
1) Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландырылған түрде қағаз жеткізгіштегі даналар Әділет министрлігіне және әзірлеуші мемлекеттік органға ғана) таратылады;
2) басқа мемлекеттік органдарға ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында ғана беріледі.
Үкімет қаулыларының төлнұсқалары БҚҚБ-да қалады. Үкімет қаулысының төлнұсқасындағы Премьер-Министрдің қолы елтаңбалық мөрмен расталады, бұл ретте елтаңбалық мөрдің бедері Премьер-Министрдің лауазымы атауының деректемелері мен жеке қолын ішінара жабатындай қойылады.
Үкімет қаулысын ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанында қабылдаған мемлекеттік орган оны А-4 форматындағы қағаз жеткізгіште басып шығарады, Үкіметтің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналым ережесінде көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесін айқындау туралы мөртаңбамен растайды және белгіленген тәртіппен тіркейді.
Кеңсе Әділет министрлігіне бағытталған, ЭЦҚ-мен куәландырылған ілеспе электрондық құжатта Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің расталған көшірмелерін тарату кезінде аталған мәліметтерді автоматтандырылған құқықтық ақпарат жүйесінде орналастыру үшін оларды әзірлеуші мемлекеттік органды көрсетеді.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 158-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
158. Қаулыларды таратқаннан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін істі ағымдағы мұрағатқа сақтауға орналастырады және электрондық құжат айналымы жүйесінің ТБК дерекқорына есептік деректерді енгізеді.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 159-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
159. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 160-тармақ өзгертілді
160. Кеңсенің және басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкіметтің елтаңбалы мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз болады.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 161-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
161. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқарушы адамның нұсқауы бойынша ғана БҚҚБ меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасына сұрау салу және қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында тіркейді. Журнал нөмірленген, тігілген және парақтар саны көрсетіле отырып мөр қойылған, БҚҚБ қызметкерінің қолы қойылған және мөрмен бекітілген болуы тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін БҚҚБ меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
8. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке
алу нысандарын сақтау мен пайдалану ережелерін сақтау
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2015.31.12. № 1155 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 162-тармақ өзгертілді
162. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар шектеулі түрде таралатын қызметтік ақпаратты жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағаздарды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалануы мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті. Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттарының көшірмелерін БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
Кеңсенің құжаттарын біреуге беруге және рұқсатсыз олардың көшірмелерін жасауға тыйым салынады.
Құжаттардың, олардағы қызметтік ақпараттың сақталуы үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен іс жүргізушілері жауапты болады.
Құжаттарды жоғалтқаны, олармен жұмыс жүргізу қағидаларын бұзғаны, қызметтік ақпаратты жария еткені үшін кінәлі адамдар тиісті жауапкершілікке тартылады.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 163-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
163. БҚҚБ Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттар көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
164. Елтаңбалы мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысымен белгіленеді.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 165-тармақ өзгертілді
165. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері - Кеңсе басшылығы хатшылығының тапсырысы бойынша баспаханалық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері баспаханалық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілердің есебін жүргізу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 166-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
166. Кеңсе қызметкерлері құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеудің ережелерін және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін қолданыстағы заңнамалық актілерге сәйкес жауапқа тартылады.
9. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа
жұмысқа ауысқан кезде істер мен құжаттарды қабылдап алу,
беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 167-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
167. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзіндегі орындаудағы барлық істері мен құжаттарын, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беруші қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акті жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күні шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беруші және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Бір данасы БҚҚБ-ның мұрағатына (бұдан әрі - мұрағат) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі құжаттарының есебін жүргізу мен сақтауға жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері ТБК-ге құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы белгі қояды.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 168-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
168. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды, оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды екі данада жасалған акті бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы мұрағатта сақтау үшін БҚҚБ-ға беріледі.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 169-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
169. Қызметкер жұмысынан босаған, демалысқа шыққан, сырқаттануы бойынша немесе ұзақ іссапарға шыққан кезде оның орындауындағы қызметтік құжаттар Кеңсенің бөлім басшысының не оның орынбасарының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге дереу беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері ЭҚАБЖ-ның ТБК-де құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаға тиісті белгі қойыла отырып, оған қайтадан беріледі.
170. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру мынадай тұрғыда жүзеге асырылуы тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының қарары болмаған жағдайда - құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды басқа бөлімшеге орындауға беру тек Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде іс жүргізу және мұрағат секторы арқылы мүмкін болады.
10. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды іске жинақтау
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 171-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
171. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен мұрағатта сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Номенклатураға кіргізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуі тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысулар және басқалары) көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және мұрағатпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалады, егер функциялары мен құрылымында тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, 5 жылда кемінде бір рет Қазақстан Республикасының Үлттық мұрағатымен келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. «БЭҚАЖ істер номенклатурасы» анықтамалығына да қажетті өзгерістер енгізіледі.
Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге қалыптастыру
172. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5 - 8, мұнда 5 - құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 - номенклатура бойынша істің нөмірі).
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 173-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
173. Істерді жинақтауды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарын жүргізуге жауапты қызметкерлері номенклатураға сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны номенклатура бойынша істің тақырыбына сәйкес келуі тиіс. Іске керексіз нобайлықтарды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.
Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолдар, күндері, тіркеу нөмірлері, бұрыштамалар, қосымшалары, қарарлары, орындалғаны және «Іске» жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырылады. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары қосылады.
Ағымдағы жылда қойылған мәселелердің шешімі келесі жылдың іс қағаздарын жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.
Әр іс көп дегенде 180 парақты қамтуы тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға (бөліктерге) бөлінеді.
Әрбір том беттері дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырыптар бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі.
Істің тақырыптары қысқа, қорытылған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрылымын білдіруі тиіс.
174. Бір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен қалыптастырылады:
мәселенің пайда болуына негіз болған құжат;
мәселе шешілген құжат;
осы мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисындық ретпен).
Тұрақты және уақытша сақтау мерзімді құжаттары бар істі Мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде ол кері қарай мынадай тәртіппен қайта қалыптастырады: күнтізбелік жылда соңғы түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты - бірінші болуы тиіс.
Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды қалыптастыру
175. Үкімет мәжілістері хаттамаларының түпнұсқалары істе жеке топтастырылады және нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
176. Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды үкіметтік шешімдерді шығару секторы ресімдейді, олар әр хаттама бойынша жеке томдарға топтастырылады.
Бір хаттамаға қатысты құжаттар мәселелерді қараудың ретіне орай жүйеленеді және орналастырылады. Істің басында - өзіне қатысты құжаттармен бірге хаттаманың бақылау данасы, одан әрі әрбір мәселе бойынша мынадай тәртіппен топтастырылатын құжаттар:
мәселенің реттік нөмірі, оның қысқаша мазмұны және орындаушының тегі көрсетілген тақырыптық парақ;
осы мәселе бойынша мәжіліс хаттамасынан үзінді;
тарату көрсеткіші мен Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің анықтамасы;
осы мәселені шешуге қатысты хронологиялық тәртіппен жинақталған басқа да құжаттар.
Егер мәжілістің бір хаттамасына материалдар екі және одан көп томдарға жинақталса, онда барлық томның толық мазмұны бірінші томға, ал екіншісіне және одан кейінгілеріне - мазмұнның тек осы томға қатысты бөлігі ғана орналастырылады.
Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне
құжаттарды қалыптастыру
177. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істе бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.
178. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына осы қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келісу парағын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсынуларды, хаттамалық шешімдерді, Басшылық қарарларын, министрліктер қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.
179. Қаулылар мен өкімдерге құжаттар істе айлар бойынша жинақталады.
Істің ішінде құжаттар қаулылар мен өкімдердің нөмірлері ретімен орналастырылады.
Әрбір қаулыға (өкімге) құжаттар арнайы мұқабада мынадай тәртіппен орналастырылады: қаулы немесе өкім жобасының келісу парағы, қаулының (өкімнің) бақылау данасы, оларға қосымшалар, әзірлеушінің түсіндірме жазбасы, тарату көрсеткіші, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамалары, барлық қосымшасымен және бұрыштамалармен қоса жоба мен оның нұсқалары, қорытындылар және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің өзге де анықтамалары (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
Әр іске мазмұны жасалады.
Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің орындалуын
бақылау жөніндегі құжаттарды қалыптастыру
180. Бақылау жасалатын актілерге, қаулыларға, өкімдерге номенклатураға сәйкес бақылаулық жинақтаушы папкалар (істер) жүргізіледі.
Ондағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:
бақылаудағы актінің, қаулының, өкімнің көшірмесі;
бақылаудан алу туралы анықтама (бақыланатын құжаттан кейін тігіледі);
жекелеген тармақтардың орындалу барысы туралы ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
181. Президент актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министрдің өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер ауыспалы болуы мүмкін және олар толық шешілгенге және бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуы тиіс, одан кейін мұрағатқа беріледі.
11. Құжаттарды дайындау және бөлімдерден мұрағатқа беру
182. Мұрағат Кеңсе қызметінде пайда болған барлық іс жүргізілуі аяқталған құжаттарды және тұрақты да, уақытша да сақталатын істерді қабылдайды, есепке алады және сақтайды.
