Үкімет пен Кеңсе Басшылығының қабылдау бөлмелерінде, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде іс қағаздарын Үкімет пен Премьер-Министр Кеңсесінің Басшылығы, құрылымдық бөлімшелердің басшылары қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері немесе арнайы бөлінген қызметкерлер (бұдан әрі - қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) жүргізеді, олар құжаттардың өз бөлімшелерінің басшылары мен орындаушыларына уақтылы жеткізілуіне, құжаттарға тіркеу-бақылау карточкаларының бірінші даналарында жазбалар енгізудің толықтығы мен дұрыстығына, орындаушылардың тегі мен құжаттарға қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізілуіне, құжаттар мен оларға қарарлардың уақтылы жөнелтілуіне, құжаттарды тиісінше жедел сақтауға дербес жауапты болады.
Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін, әдетте, құжат бойынша тікелей орындаушыға оны орындау жөнінде жазбаша тапсырма береді және құжатты қабылдау бөлмесінің қызметкеріне қайтарады, ол орындаушы туралы есептік деректерді Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына және карточканың бірінші данасына дереу енгізеді. Осыдан кейін қызметкер арнайы журналға кіріс құжатының тіркеу нөмірін, күнін, қысқаша мазмұнын (атауын), орындаушының тегін енгізеді және тіркеу-бақылау карточкасына қолын қойдырып, оған құжатты береді. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен құжатты алған сәттен бастап оны тікелей орындаушыға беруге дейінгі мерзім 4 сағаттан аспауы тиіс.
Үкімет пен Кеңсе Басшылығы қарарының жобасын (қызметтік жазбаның немесе жауап жобасын) жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің орындаушысы әзірлейді, орындаушы, құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі бұрыштама соғады.
Премьер-Министр қарарларының жобаларына қол қоюға баяндар алдында Кеңсе Басшысы бұрыштама соғады.
36. Құжат бойынша бірлесіп орындаушылар болған кезде негізгі орындаушыда келісілген қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасы құжат бойынша орындаушы арқылы бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімше басшысының қабылдау бөлмесіне жіберіледі.
Бірлесіп орындаушыда келісуге арналған мерзім - қызметтік хат-хабар секторының қызметкерінен құжатты алған сәттен бастап 3-4 сағаттан аспайды.
37. Орындаушының және бірлесіп орындаушының құрылымдық бөлімшелерінде қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын дайындау мен келісуге арналған мерзім тікелей орындаушы құжатты алған сәттен бастап 2 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Қарардың, қызметтік жазбаның (әзірленген құжат) жобасы бойынша бірлесіп орындаушыда ескертулер болған жағдайда оларды пысықтау жүзеге асырылады, ал бірлесіп орындаушылардың шешілмеген келіспеушіліктері болған жағдайда жазбаша дәлелді қарсылықтар ұсынылады.
Қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын пысықтаудың, жазбаша қарсылықты дайындаудың жалпы мерзімі 1 жұмыс күнінен аспауы тиіс.
38. Мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан Кеңсеге келіп түскен бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер Кеңсенің қаралатын бақылаудағы құжаттар құзыретіне жататын және/немесе олардың орындалуын бақылау бекітіп берілген құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
39. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне мәлімет үшін келіп түсетін құжаттар (заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер, өтініштер және басқа да материалдар) істің номенклатурасына сәйкес арнаулы папкаларда (файлдарда) қабылдау бөлмесінің қызметкерінде сақталады және қажет болған жағдайда істің ішкі жазбасына тиісті белгі қойылып, тиісті құрылымдық бөлімшелер қызметкерлеріне беріледі.
40. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде картотеканы қабылдау бөлмесінің қызметкері немесе арнайы бөлінген қызметкер жүргізеді, ол тіркеу-бақылау карточкаларына есептік жазбалардың енгізілу толықтығы мен дұрыстығына, басшылық қарарларының (тапсырмаларының, нұсқауларының) және тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректердің енгізілуіне, құжаттардың және басшылық қарарларының, оның ішінде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық құжаттар форматында уақтылы жөнелтілуіне жауапты болады.
Карточкалар тек құрылымдық бөлімшенің картотекасында ғана сақталады. Олардың құжаттармен бірге орындаушыларда сақталуына тыйым салынады. Бақылау құжаттарының картотекалары жеке жүргізіледі.
Карточкада құжаттың орындалу барысы (еске салу, сұратулар, жауаптар, анықтамалар және т.с.с.) белгіленеді. Карточкалардағы жазбалар есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, сиямен айқын да анық жүргізіледі.
Қаламмен жазуға, бояуға, тазартуға жол берілмейді. Жазбалар карточканың бір бланкісіне сыймаған жағдайда бастапқы карточкаға «№___ жалғасы» деген жазуы бар карточканың екінші бланкісі қоса тіркеледі.
41. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның осы мәселеге жетекшілік ететін орынбасары іске жібереді. Бұл ретте қажет болған жағдайда, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуі тиіс. Орындаушы хат жазысуды жүйеге келтіреді, бастапқы құжат пен карточкаға: мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгендігін, құжатқа кім қол қойғандығын жазады және жеке қолымен расталған «№ іске» деген белгімен оларды құрылымдық бөлімшенің ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкеріне береді.
Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда Басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, онда карточкаға «Мәселе шешілді» деген бағанға «Назарға алынды» деген жазба жасалады.
Нақты мәселе бойынша Үкіметтің тиісті шешімі немесе Премьер-Министрдің өкімі қабылданған және қажетті құжаттар үкіметтік шешімдерді шығару секторына берілген жағдайда «Құжат № іске тігілді» деген бағанда «үкіметтік шешімдерді шығару секторында» деп көрсетіледі, ал «Мәселе шешілді» деген бағанға «200 _ ж. «___»________№____ № қаулымен (өкіммен)» деп жазылады. Бұл жағдайда үкіметтік шешімдерді шығару секторының орындаушыдан тиісті қаулыны немесе өкімді қабылдап алған қызметкері құжаттарды алғаны үшін қол қояды.
Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы құжаттың өзіне және карточкаға әңгіме болған адамның лауазымы мен тегін, оның қысқаша мазмұны мен күнін жазады.
42. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің осы бөлімшедегі құжаттар төлнұсқаларының жедел сақталуы және ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкері орындалған құжатты қабылдай отырып, олардың бар екендігін тіркеу-бақылау карточкасымен салыстырады, бекітілген номенклатураға сәйкес іске тігеді және есептік деректерді электрондық құжат айланымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізе отырып, іс пен томдардың нөмірлерін қояды, ал тіркеу-бақылау карточкасын орындалған құжаттар картотекасына орналастырады. Қажетті құжаттар болмаған немесе орындалған құжаттар дұрыс ресімделмеген жағдайда олар кемшіліктерін жою үшін орындаушыға қайтарылады.
43. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өз құзыретінің шеңберінде келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу жөнінде қажетті, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде шаралар қабылдайды.
4. Шығыс және ішкі хат-хабарды ресімдеу
44. Құжаттарды дайындаған кезде осы Нұсқаулықты және өзге де қолданыстағы ережелерді* басшылыққа ала отырып, мемлекеттік билік пен басқару органдарының, басқа да шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазудың бірізділігін сақтаған жөн.
Шығыс хаттары, әдетте, екі данада дайындалады және қол қойылады, бұл ретте Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесінің ағымдағы мұрағатында сақталатын екінші данасында бұрыштама соғу күні көрсетіле отырып, орындаушы мен осы құрылымдық бөлімше басшысының бұрыштамасы болуы тиіс.
45. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуы және белгіленген нысандағы бланкілерге басылуы тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.
46. Құжатты лауазымды адамға жолдау кезінде мекеменің атауы атау септікте, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі.
Басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін почтаның индексі, облыс, қала (село), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі. Егер құжат факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілсе, онда адресаттың факсимильдік аппаратының нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекен-жайға жолдау кезінде тарату көрсеткіші жасалады және құжаттың әр көшірмесінде тек бір мекен-жай ғана көрсетіледі.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстар әкімдеріне»).
47. Шығыс құжаттары (хат-хабары) құжаттар деректемелерінің есептік деректерін электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкаларында (1-қосымша) ескеріледі.
Электрондық шығыс құжаттарын жасау (әзірлеу) кезінде Үкімет пен Кеңсенің ресми бланкілеріне сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондары да пайдаланылады.
48. Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасының Парламентіне, басқа мемлекеттер басшыларына құжаттар Үкімет немесе Премьер-Министр бланкілерінде дайындалып жіберіледі және Премьер-Министр екі данада қол қояды. Екінші данасында орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және қажет болған жағдайда Премьер-Министрдің тиісті орынбасарының және Кеңсе Басшысының бұрыштамасы болуы тиіс. Көрсетілген шығыс құжаттары белгіленген тәртіппен электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық құжаттар (хабарламалар) форматында жөнелтілуі (берілуі) мүмкін.
Жекелеген ағымдағы мәселелер бойынша хаттарға Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарлары қол қоя алады. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері туралы ережелерге сәйкес белгіленген үлгідегі тиісті бланкілерде орындалған хатқа Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен олардың орынбасарлары қол қоя алады.
49. Республикалық органдар басшыларына, облыстар мен Астана және Алматы қалаларының әкімдеріне тапсырмаларға, нұсқауларға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша Премьер-Министр, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы (ол болмаған кезде - оның міндетін атқарушы тұлға), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысының орынбасарлары қол қояды.
50. Дайындалатын хатқа, әдетте, қысқа тақырып беріледі. Хат өтінішке немесе сауалға жауап ретінде жолданатын барлық жағдайда мекен-жайдан кейін (сол жағынан) бұл өтініштің немесе сауалдың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «04.01.2000 № 101-ге»).
Құжатқа (хатқа, анықтамаға, есепке, баяндамаға) қосымшалар, әдетте, оның мәтінінен кейін парақтары мен даналарының саны көрсетіле отырып санамалануға тиіс.
51. Шығыс құжатының толық немесе қысқартылған түрде келтірілген күні (күні, айы, жылы) (мысалы: 2008 жылғы 4 маусым немесе 04.06.2008) мен тіркеу нөмірі болуы тиіс. Күннің қысқартылған жазуы, әдетте, анықтамаларға, баяндамалық жазбаларға және т.с.с. қойылған қолдан кейін қойылады.
Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен Кеңсенің оны дайындаған құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; одан кейін құжат орындалған соң тігілуі тиіс істің номенклатура бойынша нөмірі сызықша арқылы көрсетіледі; одан кейін таяқша арқылы шығыс құжатының реттік нөмірі көрсетіледі (мысалы: 17-16/180). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі әзірлейді және Кеңсенің Басшысы бекітеді.
52. Шығыс құжатын дайындаған орындаушының тегі мен оның қызметтік телефонының нөмірі, әдетте, құжаттың соңғы парағының сырт жағына жазылады (мысалы: А.И. Исаев, тел. 159798).
53. Қайтару талап етілетін құжатты жолдау кезінде құжаттың бірінші парағына, жоғарғы бөлігінің оң жағына «Қайтарылуға жатады» деген мөртаңба қойылады.
54. Барлық шығыс құжаттары (хат-хабары) жөнелту үшін қызметтік хат-хабар секторына жұмыс күндері сағат 12.30-ға дейін, ал сенбі күндері - сағат 11.00-ге дейін, шұғыл хат-хабар (орындалу мерзімі 5 күнге дейінгі) жұмыс күндері сағат 18.00-ге дейін, сенбі күндері - сағат 12.00-ге дейін тапсырылады.
Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқарушы тұлғаның) нұсқауы бойынша шұғыл хат-хабар жөнелту үшін басқа уақыттарда да тапсырылуы мүмкін.
55. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабармен бірдей жүргізіледі.
56. Үкіметтік жеделхаттарға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қол қояды. Жеделхаттардың мәтіні қысқаша, түзетусіз жазылады және машинкаға басылған бір беттен аспауы тиіс. Жеделхаттағы қол жеделхатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы мен тегі көрсетілетін жеке жолға ресімделеді. Жеделхатты ресімдеудің үлгісі - 6-қосымша.
57. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше мекен-жайларға жөнелту қажет болған жағдайда орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді.
Мұндай жеделхаттарда әрбір данасында оны қайда жеткізу керек екендігі туралы мекен-жай деректері бар бір ғана белгіленген пункт жеке көрсетіледі.
Жеделхатқа Кеңсенің жеделхатты дайындаған құрылымдық бөлімшесінің басшысы растаған тарату көрсеткіші қоса беріле отырып, адресаттарды жинақтап көрсетуге рұқсат етіледі (мысалы: «министрлерге және агенттіктердің төрағаларына»).
58. Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұзып ресімделген жеделхаттарды қызметтік хат-хабар секторы жөнелтуге қабылдамайды.
Арнайы байланыс органдары арқылы жөнелтілетін жеделхаттарды ресімдеу тәртібі арнайы нұсқаулықпен белгіленеді.
59. Шығыс құжаттарын Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері жөнелтуге дайындайды, бұл ретте есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, басшылықтың қарарларын (тапсырмаларын, нұсқауларын) тіркеу карточкаларына енгізеді. Одан кейін шығыс құжаттары мен орындау мерзімдері көрсетілген, оның ішінде «жедел» деген белгісі, құжатты бақылауға алу туралы тапсырма не «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген және т.с.с. белгілері бар қарарлар міндетті түрде бақылау секторына ұсынылады, ол бұларға «Бақылауға» немесе «Бақылауға алынды» деген мөртаңба қояды.
Қызметкерлер жөнелтуге дайындаған құжаттар мен қарарларды, адресаттардың санына қарай олардың көшірмелерін және құрылымдық бөлімше басшылығы бекіткен тарату көрсеткішін (төрттен артық мекен-жайға жіберу кезінде) қызметкерлер адресаттарға жөнелту үшін қызметтік хат-хабар секторына береді.
60. Қызметтік хат-хабар секторында жөнелту алдында шығыс құжаттарын ресімдеудің дұрыстығы тексеріледі. Үкімет Регламентінде және осы Нұсқаулықта белгіленген талаптарды бұзып ресімделген құжаттар түзету үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылады. Жөнелтуге жауапты қызметкер құжаттар мен қарарлардың көшірмелерін олардың төлнұсқаларымен салыстырады, одан кейін оларды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырады, одан кейін онда жөнелтілетін құжаттардың адресаттарын, нөмірлерін және дана санын көрсете отырып, жөнелтілетін құжаттардың тізілімін (таратылым есебін, біржолғы қолхат) жасайды, осы деректерді құжаттың тіркеу-бақылау карточкасына енгізеді, жөнелтілетін құжаттарды нақты адресаттарға жөнелтуге арналған конверттерге салады және конверттерді адресаттарға жеткізу үшін тізілімдермен (бағыт парақтарымен, біржолғы қолхаттармен) бірге мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметінің қызметкеріне береді.
61. Құжаттарды адресаттарға мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметі оларды жеткізу шұғылдығына қарай жөнелтеді. Құжатты жеткізу шұғылдығы дәрежесін Кеңсе Басшысы (оның міндетін атқарушы тұлға) анықтайды. «Шұғыл» деген белгісі бар хат-хабар таяу арадағы авиарейспен, автомобиль немесе темір жол фелдъегерлік бағытымен бірінші кезекте жеткізіледі. Мемлекеттік фелдъегерлік қызметке жедел басшылық етуді Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
62. Хат-хабарды жөнелту Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі белгілеген кесте бойынша жүргізіледі. Құжаттарды қызметтік хат-хабар секторынан өтпей жөнелтуге тыйым салынады.
63. Қызметтік хат-хабар секторы құжаттарды жөнелткеннен кейін тіркеу-бақылау карточкаларының артқы бетінде және деректерді электрондық құжат айланымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылатын құжаттар мен оларға қарарлардың даналарында жөнелтілгені туралы белгі жасайды. Жөнелтуге тапсырылған құжатта көрсетілген дұрыс емес мекен-жай бойынша құжатты таратқаны үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжатты әзірлеген орындаушысы жауапты болады.
64. Адресаттардың тиісті бөлімшелері қызметкерлерінің құжаттардың тапсырылғанын растайтын қолдары бар жөнелтілген құжаттарға арналған тізілімдерді, сондай-ақ қандай да бір себеппен адресаттарға тапсырылмаған, тиісті белгісі бар құжаттар салынған конверттерді фелдъегерлер қызметтік хат-хабар секторына қайтарады. Құжаттарды жөнелтуге (тапсыруға) арналған тізілімдер, бағыт парақтары және біржолғы қолхаттар қызметтік хат-хабар секторында бір жыл бойы сақталады.
65. Қызметтік хат-хабар секторының жөнелтуге жауапты қызметкері фельдъегерлік қызметтің немесе почта бөлімшесінің тізілімдер бойынша жөнелтуге пакеттерді қабылдауды ресімдеудің, сондай-ақ бағыт парақтары бойынша хат-хабарды адресаттарға тапсырудың (қолхатпен) дұрыстығын тексереді және құжаттарда көрсетілген адресаттарға сәйкес шығыс хат-хабарын уақтылы жөнелту үшін жауапты болады.
66. Жөнелтілген құжаттардың төлнұсқаларын не олардың екінші даналарын қызметтік хат-хабар секторының жөнелтуге жауапты қызметкері есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкасында және/немесе тарату көрсеткішінде жөнелту туралы белгімен Кеңсенің жөнелтілетін құжаттарда қозғалатын мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесінің арнайы стеллажының мекен-жай жәшігіне орналастыру жолымен жөнелтеді.
67. Электрондық құжат айналымы жүйесін және электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген тиісті Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесінде анықталады.
68. Құжатты жөнелту туралы белгі жөнелту күні мен қызметтік хат-хабар секторының жөнелтуді жүзеге асыратын қызметкерінің қолын көрсете отырып, осы құжаттың екінші данасында «Жөнелтілді» деген сөзді жазып жүргізіледі.
69. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының бір адресатқа жолданатын хаттары, әдетте, төлнұсқада жөнелтіледі, ал екінші данасы есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, Кеңсенің тиісті бөлімшесіне қайтарылады. Егер адресаттар бірнешеу болса, онда оларға Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырылған құжаттардың көшірмелері таратылады немесе көшірмелер электрондық құжаттар форматында берілуі мүмкін, ал жөнелтілгені туралы белгісі бар төлнұсқа тіркеу-бақылау карточкасының бірінші данасымен бірге есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тиісті құрылымдық бөлімшеге қайтарылады.
70. Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқарушы тұлғаның) қарарлары Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырылған түрде ғана таратылады, ал олардың төлнұсқалары өздерінің құзыретіне сәйкес Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерінде қалады. Қолмен жазылған қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) көшірмелерін жөнелтуге жол берілмейді.
71. Үкімет қаулылары адресаттарға тиісті бланкілерде орындалған, мөрмен куәландырылған көшірмелер түрінде ғана таратылады, ал олардың төлнұсқалары үкіметтік шешімдерді шығару секторында қалады. Адресаттарға таратылатын мемлекеттік және орыс тілдеріндегі қаулылардың ресми көшірмелері Қазақстан Республикасы Үкіметінің көгілдір немесе қызыл түсті бедері бар елтаңбалық мөрімен куәландырылады.
72. Қаулыларды таратқаннан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде жөнелтілім данасының саны (тиражы) және күні туралы белгілердің болуын тексереді, одан кейін істі ағымдағы мұрағатқа сақтауға орналастырады және есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізеді.
73. Құжаттарды факсимильдік байланыс арқылы жөнелту кезінде орындаушы адресаттың факсимильдік байланыс аппаратының дәл нөмірін көрсетуі және құжаттың төлнұсқасы мен көшірмесін тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысы қабылдау бөлмесінің қызметкеріне немесе Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының тиісті қабылдау бөлмесінің қызметкеріне (көмекшіге, кеңесшіге) не қызметтік хат-хабар секторына тапсыруы тиіс. Жөнелтілгеннен кейін құжаттың факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілгендігі туралы белгісі бар көшірмесі және төлнұсқасы Кеңсенің құжатты дайындаған құрылымдық бөлімшесіне қайтарылады, одан кейін төлнұсқа осы Нұсқаулыққа сәйкес почтамен дереу адресатқа жөнелтіледі.
74. Парламенттің Мәжілісі қайтаратын заң жобаларын фельдъегерлік қызмет тіркеусіз Кеңсе Басшысының қабылдау бөлмесіне жеткізеді және Үкімет Регламентіне сәйкес шешім қабылдау үшін кеңесші (қабылдау бөлмесінің қызметкері) арқылы Кеңсе Басшысына баяндалады. Бұл ретте көрсетілген заң жобаларына ілеспе хаттардың көшірмелерін Кеңсе Басшысының кеңесшісі (қабылдау бөлмесінің қызметкері) Үкіметтің Парламент Мәжілісіндегі Өкілдігіне береді.
__________________
* Құжаттар Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды басқару және құжаттама комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың үлгілік ережесіне сәйкес ресімделуі тиіс.
5. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар
құжаттармен жұмыс істеу
75. «Қызмет бабында пайдалану үшін» (бұдан әрі - «ҚПҮ») деген белгісі бар құжаттардағы, істер мен басылымдардағы таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа тартылуына шектеулер қызметтік қажеттіліктен туындаған, Кеңсенің немесе басқа да мемлекеттік органдардың қызметіне қатысты мәліметтер жатады.
Ашық баспасөзде жариялауға, радио мен теледидар бойынша, ашық электрондық байланыс және Интернет желілерінде таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты беруге тыйым салынады.
76. Кеңсеге келіп түскен «ҚПҮ» деген белгісі бар құжаттар қызметтік хат-хабар секторында қабылданады, тіркеледі және есепке алынады. Бұл ретте карточкалардағы тіркеу нөмірлеріне «ҚПҮ» деген белгі қосылады және дананың нөмірі қойылады.
77. Кеңсе бөлімшелерінде таратылуы шектелген мәліметі бар құжаттарды дайындау және ресімдеу кезінде оларға «ҚПҮ» деген белгісі мен дананың нөмірі қойылады.
«ҚПҮ» деген белгіні қоюдың қажеттілігін орындаушы және/немесе құжатқа қол қойған басшы айқындайды.
78. Кеңсе Басшысының, оның орынбасарларының және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының, егер алған құжаттағы мәліметтер таратылуы шектеулі мәліметтердің тізбесіне кірмейтін болса, одан «ҚПҮ» деген белгіні алып тастауға құқығы бар. Олар осы Нұсқаулықта көзделген тәртіппен бұл құжаттардың көшірмелерін жасауға рұқсат бере алады. «ҚПҮ» деген белгісі бар ксерокөшірме құжаттар есебін жүргізу әр данасы бойынша жүзеге асырылады. «ҚПҮ» деген белгісі бар құжаттар басқа құпия емес құжаттардан бөлек, металл сейфтер мен шкафтарда сақталуы тиіс.
