Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 04.04.2023 г.) (утратило силу)

Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной

(цифрами и прописью)

продукции, подлежащей защите.

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии ___________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ___________________________ Расшифровка подписей

(личные подписи)

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей

защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ______________________

(цифрами и прописью)

уничтожены путем ___________________________.

(вид уничтожения)

Наименование должности ___________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 23

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

________________________________________________ название организации

АКТ

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________

«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение

вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1.__________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

2. __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

________________________________________________________________________

Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей

(личные подписи)

Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве

_________________________ штук уничтожены путем ________________________.

(цифрами и прописью) (вид уничтожения)

Наименование должности __________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 24

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

_____________________________________________ название организации

АКТ

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________

«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение

вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия,

Члены комиссии: 1. __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

2. __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:

Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №

2 экземпляр: (адресат)

Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей

(личные подписи)

Отметки в журналы учета № __ внесены, средства защиты документов уничтожены

путем _____________________________.

(виды уничтожения)

Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 25

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

______________________________________________________ название государственной организации

АКТ

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ___________________

«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение

вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1.__________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

2. __________________________________________________

должность, инициалы, фамилия

Отобраны к уничтожению утратившие в связи

__________________________________ ___________________________________

(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование

____________________________________ практическое значение следующие виды

государственного органа (организации)

неиспользованной печатно-бланочной продукции:

Итого ______________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной

(цифрами и прописью)

продукции, подлежащей защите.

Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей

(личные подписи)

Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,

неиспользованные экземпляры в количестве ____________________ весом ____ кг

(цифрами и прописью)

уничтожены путем _________________________.

(вид уничтожения)

Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи

(личная подпись)

Дата

Формат А4 (210Х297)

Приложение 26

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

Официальное наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата

Визы руководителей структурных подразделений

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в _________ году

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 27

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано _______________________ лист (ов), в том числе:

литерные № листов _______________________________________________________

пропущенные № листов ___________________________________________________

пронумерованные чистые листы ____________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации

________________________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

Примечание.

1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.

3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.

6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.

7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.

8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

9. Лист-заверитель не нумеруется.

Формат А4 (210Х297)

Приложение 28

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ___

Итого __________________________________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

(цифрами и прописью)

Формат А4 (210Х297)

Приложение 29

к Правилам документирования, управления

документацией и использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

Опись дел структурного подразделения организации

Опись № _______ за _________год (ы)

В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по № __, в том

(цифрами и прописью)

числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Примечание.

В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.

Формат А4 (210Х297)

Правила дополнены приложением 30 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630

Приложение 30

к Правилам документирования, управления

документацией использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

Утверждаю

__________________________

(наименование организации)

__________________________

(наименование должности

руководителя структурного

подразделения организации)

__________________________

(наименование структурного

подразделения организации)

__________________________

(инициалы, фамилия)

__________________________

(дата)

Опись

№ __________________________

электронных дел

__________________________

(наименование категории дел)

за ____________________ год

В данную опись внесено _______________________________________________

электронных дел с № ________ по № ________

(наименование должности,

_________________________________________

фамилия и инициалы составителя описи)

_______________

         (дата)

Согласовано**

Протокол заседания ЭК

__________________________________________

(наименование структурного подразделения)

__________________ № __________________

Передал _______________ электронных дел.

_______________________________________

(наименование должности,

фамилия и инициалы работника,

передавшего электронные дела)

________________________

                (дата)

Принял _____________________ электронных дел.

_______________________________________

(наименование должности,

фамилия и инициалы

работника архива организации,

принявшего электронные дела)

_____________________

               (дата)

_________________________

* Графа 7 не оформляется в описях дел постоянного хранения.

** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.

Правила дополнены приложением 31 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630

Приложение 31

к Правилам документирования, управления

документацией использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях

Форма

Утверждаю

_________________________

(наименование организации)

_________________________

(наименование должности

руководителя организации)

(инициалы, фамилия) (дата)

_____________ № _______________

________________________________

           (место составления)

ГРАФИК
приема электронных дел в архив организации

в ________________ году

______________________________________

(наименование должности, фамилия и инициалы

руководителя архива организации

(лица, ответственного за архив организации)

______________________

          (дата)

Правила дополнены приложением 32 в соответствии с постановлением Правительства РК от 31.08.22 г. № 630

Приложение 32

к Правилам документирования, управления

документацией использования систем

электронного документооборота в государственных

и негосударственных организациях