2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 8
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А4 (210Х297)
Приложение 11
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А5 (148Х210)
Приложение 12
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Письмо
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 14
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
Приложение 15
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
| № п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Резолюция или кому направлен документ на исполнение | Расписка в получении документа, дата | Отметка об исполнении документа | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
| №№ п.п. | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Формат А3 (210Х297)
Приложение 16
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Документы на контроле | Из них документы |
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполненные | находящиеся на исполнении | с продленным сроком исполнения | просроченные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 17
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Находится на исполнении | Из них |
| всего | поступило за предыдущий месяц | исполняются в срок | просрочены |
| всего | срок продлен |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Всего: | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 18
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
| Поступление | Выдача |
| Дата поступления | Дата и номер сопроводительного документа | Наименование предприятия - изготовителя | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Дата выдачи | Дата и номер документа на выдачу | Кому выдано | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Расписка в получении | Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции |
| Наименование структурного подразделения | Фамилия и инициалы получателя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
| № п.п. | Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски |
| Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски | Фамилия и инициалы должностного лица-получателя | Дата и расписка в получении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
| № п.п. | Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами | Дата выдачи и расписка в получении | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
_____________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном языке) | | № ___________ Место издания (на русском или ином языке) |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| Приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите, (отдельно
по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве ________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной
продукции, подлежащей защите ___________________________________________
(даты, номера, количество экземпляров
_____________________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве
_____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве
_____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ____________________________________________
(наименования средств защиты)
в количестве ________________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: ____________________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
________________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи,
количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами,
подлежащими защите, и средствами защиты документов ______________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210Х297)
Приложение 22
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
__________________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | | № ___________ |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
| № п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Количество испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
