Все отметки на документе размещаются на свободных от текста местах.
Параграф 2. Порядок обработки исходящих документов
74. Обработку исходящих документов осуществляет служба ДОУ.
Все проекты исходящих документов согласовываются службой ДОУ, которая проверяет правильность оформления всех реквизитов, в том числе индекса по номенклатуре дела, наличие и полноту приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
75. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы - незамедлительно.
В СЭД допускается автоматическое присвоение регистрационного номера и даты документа при подписании электронного документа ЭЦП.
76. Оригиналы исполненных бумажных документов вместе с отпуском документа передаются в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.
77. Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств.
Содержание электронного документа соответствует подлиннику бумажного документа.
78. Если документ, направленный в иную организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на бумажном носителе на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в РКФ и ЭРКК.
Параграф 3. Порядок прохождения внутренних документов
79. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, на этапе исполнения - входящих документов.
80. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
Документы, созданные в процессе переписки между исполнительными органами и их подведомственными организациями, а также между исполнительными органами, финансируемыми из местного бюджета, не включаются в состав внутренних документов.
Параграф 4. Порядок регистрации документов
81. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.
82. Регистрация документов осуществляется централизованно службой ДОУ.
83. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот.
84. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год.
За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий.
85. В организациях с объемом документооборота свыше 2000 документов в год допускается децентрализованная регистрация документов, при которой в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц, переписка за подписью руководства, в структурных подразделениях регистрируются адресованные данным структурным подразделениям документы.
86. Регистрация и прием подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от участников СЭД, осуществляются только при наличии соответствующих электронных документов.
87. Документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения).
Документы, не завершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.
При передаче документа для исполнения (ознакомления) из одного подразделения в иное новый регистрационный номер не присваивается.
На нижней стороне последнего листа документа или его оборотной стороне, а также в РКФ проставляется дата (при необходимости - время) передачи.
Документы, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию в течение календарного года, учитываются под регистрационным номером первого документа, обращения сообщения, запроса, отклика и предложения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь) или тире.
Повторными считаются документ, в том числе обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения, поступившие от одного и того же адресата (адресатов) по одному и тому же вопросу не менее двух раз.
88. Регистрация входящих или исходящих документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов.
Регистрация исходящих документов (инициативных и ответных) осуществляется в единой РКФ исходящих документов.
89. В организации применяются следующие РКФ:
1) карточка регистрации входящих документов, карточка регистрации исходящих документов и карточка регистрации внутренних документов по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам;
2) журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов и журнал регистрации внутренних документов по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
90. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащем регистрации:
1) наименование организации (автора или корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата и регистрационный номер (индекс) поступившего документа;
4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
6) срок исполнения документа;
7) подпись исполнителя о получении документа;
8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации при необходимости дополняется иными сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри организации, перенос сроков исполнения).
91. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
92. РКФ составляют следующие картотеки:
1) по корреспондентам;
2) по видам документов;
3) по авторам документов;
4) контрольные;
5) кодификационные;
6) по обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям физических и юридических лиц;
7) иные в зависимости от задач поиска информации.
93. Участники СЭД используют единую нормативно-справочную информацию. Регулирование и изменение нормативно-справочной информации, касающейся организационно-распорядительной документации, осуществляет уполномоченный орган.
94. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы соответствуют параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.
Параграф 5. Порядок использования электронной цифровой подписи
95. Участники СЭД обеспечивают подлинность и целостность электронных документов путем:
1) интегрирования (сопряжения) в СЭД СКЗИ, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования;
2) соблюдения разграничения прав доступа к электронным документам.
96. Участникам СЭД следует:
1) хранить в тайне служебную информацию, ставшую им известной в процессе работы со средствами криптографической защиты информации;
2) хранить в тайне содержание закрытых (секретных) ключей средств электронной цифровой подписи (СКЗИ);
3) обеспечивать сохранность носителей ключевой информации и иных документов о ключах электронной цифровой подписи, выдаваемых с этими носителями информации;
4) осуществлять синхронизацию времени на персональных компьютерах с эталонным временем;
5) не осуществлять эксплуатацию программ (в том числе - вирусы) на персональных компьютерах, которые нарушают функционирование средств электронной цифровой подписи, в соответствии с требованиями по использованию СКЗИ.
97. Для оформления электронных документов в СЭД государственных органов используются только те закрытые (секретные) ключи электронной цифровой подписи, которым соответствуют открытые ключи электронной цифровой подписи, имеющие действующие регистрационные свидетельства, выданные УЦ ГО.
98. Порядок применения электронной цифровой подписи в СЭД заключается в следующем:
1) формирование электронной цифровой подписи для подписания электронного документа осуществляется с использованием:
одной или нескольких электронных цифровых подписей должностных лиц государственных органов при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий;
одной электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения;
2) формирование электронной цифровой подписи должностных лиц государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий:
должностное лицо государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах его полномочий, удостоверяет (подписывает) текст документа (вложенный (-ые) файлы) до его регистрации с применением электронной цифровой подписи, которая обеспечивает подлинность и целостность текста документа;
формирование электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий (первой электронной цифровой подписи) осуществляется с использованием СКЗИ, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя информации СКЗИ и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО;
3) применение электронной цифровой подписи сотрудника службы ДОУ для пересылки электронного документа между государственными органами:
электронной цифровой подписью сотрудника службы ДОУ удостоверяется (подписывается) электронная регистрационная карточка (уникальный идентификатор, назначенный из СЭД, дата документа, автор документа и электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью должностного лица государственного органа).
Формирование электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения осуществляется с использованием СКЗИ и, реализующих процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО.
99. В случае выявления при упорядочении архивных документов фактов определения отрицательного результата проверки электронной цифровой подписи в электронных документах постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, осуществляется их сверка с бумажными подлинниками. По итогам сверки электронные копии документа, имеющие бумажные подлинники, заверяются электронной цифровой подписью руководителя структурного подразделения, курирующего вопросы ДОУ и (или) ведомственного архива.
При отсутствии бумажных подлинников электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче в ведомственный архив с соответствующей отметкой.
Параграф 6. Обеспечение информационной безопасности СЭД
100. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области единых требований информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.
Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности определяются и осуществляются с выполнением требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями).
101. СКЗИ, реализующие процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи, используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования.
102. Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, не подлежат приему, обработке, хранению и передаче через СЭД.
Параграф 7. Порядок контроля исполнения документов
103. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов. Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю, и обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц заполняются согласно приложениям 16 и 17 к настоящим Правилам.
Контроль исполнения документов включает следующие этапы:
1) постановка документов на контроль;
2) проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
4) снятие документа с контроля;
5) направление исполненного документа в дело;
6) учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
7) информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
104. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год. В этих случаях перерегистрация документов не проводится, а в РКФ указываются вновь установленные сроки.
Пункт 105 изложен в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
105. Контроль за своевременностью и качеством реализации пунктов поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан по итогам региональных поездок, международных и общественно значимых мероприятий, данных Правительству Республики Казахстан, организациям, либо пункты поручений Президента по служебным и иным документам, обращениям физических и юридических лиц при наличии штампа «Бақылауға алынды» на бумажных носителях или отметки о статусе контроля в электронной карточке документа осуществляет:
1) Администрация Президента - в отношении Правительства, центральных и местных исполнительных органов, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту, иных государственных органов и организаций, а также негосударственных организаций (по согласованию);
2) Правительство - в отношении центральных и местных исполнительных органов, иных государственных органов и организаций, а также негосударственных организаций (по согласованию);
3) центральные государственные и местные исполнительные органы - в отношении подведомственных организаций и должностных лиц.
106. Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан с учетом установленных сроков исполнения ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный - с пометками: «весьма срочно» - в течение трех рабочих дней, «срочно», «ускорить» - до десяти рабочих дней;
2) краткосрочный - от десяти рабочих дней до одного месяца;
3) среднесрочный - от одного до шести месяцев;
4) долгосрочный - свыше шести месяцев.
Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в организацию.
В случаях, если в поручениях не указаны сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан.
Пункт 107 изложен в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
107. Субъектами, осуществляющими контроль за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан в организациях, являются следующие должностные лица:
1) первый руководитель организации, который осуществляет общее руководство и контроль за своевременным и качественным исполнением и соблюдением исполнительской дисциплины актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан;
2) заместители первого руководителя либо руководитель аппарата организации, которые обеспечивают качественное исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан по курируемым направлениям работы.
Указанные должностные лица своевременно и качественно исполняют акты и поручения Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан.
В пункт 108 внесены изменения в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
108. Организации-соисполнители актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан вносят свои предложения организации, осуществляющей свод, при исполнении актов и поручений, поставленных на:
1) срочный контроль, с пометками «весьма срочно» в течение одного рабочего дня со дня поступления поручения, «срочно», «ускорить» - не позднее, чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим поручением;
2) краткосрочный контроль - не позднее, чем за пять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
3) среднесрочный контроль и долгосрочный контроль - не позднее чем за десять рабочих дней до установленного срока исполнения, если иное не установлено соответствующим поручением;
4) исключен в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
109. В случае, если пункты актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан не могут быть выполнены в установленный срок, то руководитель организации, а в случаях, если затрагиваются полномочия Правительства, - после согласования с Премьер-Министром Республики Казахстан (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем не позднее установленного срока вносит письмо в Администрацию Президента Республики Казахстан с указанием текущего состояния исполнения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль. При этом указываются конкретный срок исполнения, ответственные политические государственные служащие организации-исполнителя, а также организаций-соисполнителей и должностные лица организаций.
По поручениям, указанным в пункте 105 настоящих Правил, которые не могут быть выполнены в установленный срок, руководитель организации-исполнителя не позднее установленного срока вносит письмо в адрес руководства Правительства Республики Казахстан или Руководителю Аппарата Правительства Республики Казахстан с указанием текущего состояния исполнения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль. Правительство Республики Казахстан уведомляет Администрацию Президента Республики Казахстан о принятом по письму решении не позднее десяти рабочих дней.
Правила дополнены пунктом 109-1 в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.)
109-1. Продление сроков исполнения пунктов актов или поручений Президента, Руководителя Администрации Президента, либо их перевод на среднесрочный или долгосрочный контроль допускается не более одного раза по решению Президента или Руководителя Администрации Президента на основании экспертного заключения структурного подразделения Администрации Президента, либо его согласия с предложением Правительства, либо государственного органа-исполнителя, завизированного ответственными должностными лицами Администрации Президента.
Правила дополнены пунктом 109-2 в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.)
109-2. Решение об установлении нового срока (переносе срока) исполнения актов или поручений Президента принимается Президентом или Руководителем Администрации Президента.
110. Продление сроков исполнения и снятие с контроля оперативных поручений Премьер-Министра осуществляются только Премьер-Министром.
111. Повторное продление сроков исполнения поручений Премьер-Министра допускается в исключительных случаях на основании соответствующего предложения Заместителя Премьер-Министра или Руководителя Аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей или соответствующим закреплением контроля) с рассмотрением вопроса о принятии мер дисциплинарного характера в отношении ответственного политического государственного служащего - заместителя первого руководителя государственного органа-исполнителя.
112. Предложение о повторном продлении актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан со сроком исполнения свыше трех месяцев вносится в Администрацию Президента Республики Казахстан организацией-исполнителем, а в случаях, если затрагиваются полномочия Правительства Республики Казахстан, - после согласования с Премьер-Министром Республики Казахстан (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем не позднее пятнадцати рабочих дней до истечения срока его исполнения.
Ответственное структурное подразделение Администрации Президента Республики Казахстан не позднее десяти рабочих дней с момента поступления данного предложения проводит проверку по вопросу выяснения причин неисполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан и по ее результатам готовит экспертное заключение.
Положения настоящего пункта не распространяются на поручения, указанные в пункте 105 настоящих Правил.
113. Предложение о повторном продлении поручений, указанных в пункте 105 настоящих Правил, со сроком исполнения свыше трех месяцев вносится в адрес руководства Правительства Республики Казахстан или Руководителю Аппарата Правительства Республики Казахстан организацией-исполнителем не позднее пятнадцати рабочих дней до истечения срока исполнения.
Ответственное структурное подразделение Аппарата Правительства Республики Казахстан не позднее десяти рабочих дней с момента поступления данного предложения проводит проверку по вопросу выяснения причин неисполнения поручения и по ее результатам готовит экспертное заключение.
114. В случае внесения предложения о продлении срока исполнения пунктов актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан более двух раз, рассматривается вопрос о наказании первых руководителей организаций.
115. Продление сроков исполнения личных поручений Президента Республики Казахстан осуществляется только Президентом Республики Казахстан.
Пункт 116 изложен в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
116. Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра и Правительства Республики Казахстан, поручения руководства Правительства Республики Казахстан, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный - с пометками: «весьма срочно» - в течение трех рабочих дней со дня поступления поручения, «срочно», «ускорить» - до десяти рабочих дней, если иное не установлено соответствующим поручением;
2) краткосрочный контроль - от десяти рабочих дней до одного месяца, если иное не установлено соответствующим поручением;
3) среднесрочный контроль - от одного до шести месяцев, если иное не установлено соответствующим поручением;
4) долгосрочный контроль - свыше шести месяцев, если иное не установлено соответствующим поручением.
Пункт 117 изложен в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
117. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Республики Казахстан и совещаний Президента, руководства Правительства Республики Казахстан и Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан, исчисляются со дня поступления поручения в государственный орган (организацию).
В том случае, если на заседании (совещании) был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие государственные органы (в том числе должностные лица, непосредственно присутствовавшие на совещании, докладывают первому руководителю государственного органа о соответствующих поручениях для организации их исполнения), в адрес которых было дано поручение, и представители которых присутствовали на заседании (совещании), приступают к исполнению поручений сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).
118. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностных лиц.
119. При организации контроля исполнения используются РКФ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.
120. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль, или по его поручению - службой ДОУ.
Правила дополнены пунктом 120-1 в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.)
120-1. Снятие с контроля пунктов актов и поручений Президента Республики Казахстан осуществляется Президентом или Руководителем Администрации Президента на основании:
1) по предложению государственного органа-исполнителя (организации) на основании экспертного заключения структурного подразделения Администрации Президента либо его согласия, оформленного визами ответственных должностных лиц Администрации Президента;
2) на основании экспертного заключения структурного подразделения Администрации Президента по итогам проверок Администрации Президента с выездом на место, а также проведенных ревизий и иных форм документальной проверки.
Правила дополнены пунктом 120-2 в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.)
120-2. Пункты актов и поручений Президента Республики Казахстан и Руководства Администрации Президента, контролируемых на уровне Администрации Президента Республики Казахстан, снимаются с контроля государственным органом-исполнителем (организацией) только после снятия их с контроля в Администрации Президента Республики Казахстан в установленном порядке.
121. При смене руководителей службы ДОУ и структурных подразделений документы и дела, а также РКФ к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
Параграф 8. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков
122. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.
123. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).
124. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, ведется в соответствующих регистрационных учетных формах: журналах, карточках и автоматизированных информационных системах, журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не подлежат специальному учету.
125. Выдача бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.
126. При изготовлении копий документов, оформленных на бланках с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и предназначенных для рассылки, проставляются номер экземпляра и печать организации.
127. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускаются.
128. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведутся в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
129. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведутся в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами, по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
130. Заголовки регистрационных учетных форм включаются в номенклатуру дел организации.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
131. Передача иному должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним оформляется актом приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.
132. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
133. Уничтожение испорченной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 22 к настоящим Правилам, и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
134. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите, по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам, и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.
После получения печати и штампа нового образца (при утере, реорганизации учреждения, изменений юридического лица, наименования населённого пункта и др.) действующие печати и штампы подлежат уничтожению в течение 10 рабочих дней.
135. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкости из-под специальных чернил и штемпельной краски, испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками, перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов, по форме согласно приложению 24 к настоящим Правилам, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
136. При реорганизации или ликвидации организации, принятии решения о снятии с учета филиала (представительства) уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов, по формам согласно приложениям 23, 24, 25 к настоящим Правилам, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и иных регистрационных учетных форм осуществляются в соответствии с настоящими Правилами по согласованию с уполномоченным органом или местным исполнительным органом области, городов республиканского значения и столицы.
137. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи согласно приложениям 20, 21, 22 к настоящим Правилам.
138. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт об утере произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.
Параграф 9. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел
139. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
140. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.
141. В номенклатуре дел фиксируется форма документа - электронная с указанием носителя информации или бумажная.
142. При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), планами и отчетами о работе, изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.
143. Номенклатура дел по форме, согласно приложению 26 к настоящим Правилам, составляется не позднее 10 декабря календарного года, предшествующего следующему календарному году, службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений, представленных соответствующими подразделениями.
Пункт 144 изложен в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
