сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);
сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).
Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.
225. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:
ссылки на иные документы, образующие общий управленческий контекст;
сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;
сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;
сведения о защите электронного документа.
226. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных дел и документов на этих электронных носителях.
227. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации.
228. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию информационного ресурса, дополнительно включает в себя:
наименование информационного ресурса;
тип информационного ресурса;
крайние даты эксплуатации информационного ресурса;
данные о регистрации информационного ресурса;
интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);
сведения о собственнике информационного ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;
сведения о владельце информационного ресурса.
Приложение 1
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Схема расположения реквизитов документа
Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 7
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Приказа
| «ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі | 
| Товарищество с ограниченной ответственностью «ИНОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР «КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ» |
| БҰЙРЫҚ | ПРИКАЗ |
| 15 марта 2017 года Астана қаласы | | № 51л/с город Астана |
| По личному составу 1. ПРИНЯТЬ Ескендирова Еркебулан Амантаевича на должность главного менеджера маркетингового отдела с 15 марта 2017 года. Основания: трудовой договор от 15 марта 2017года и п.1 статьи 22 Трудового Кодекса Республики Казахстан. 2. ПЕРЕВЕСТИ Зубареву Анастасию Викторовну старшего бухгалтера, на должность главного бухгалтера с 16 марта 2017 года. Основания: дополнение к трудовому договору от 14 апреля 2016 года №28 и заявление Зубаревой А.В от 13 марта 2017 года. 3. РАСТОРГНУТЬ трудовой договор от 17 января 2015 года №15 с Керимовым Маратом Сериковичем с 15 марта 2017 года в соответствии с статьи 49 Трудового Кодекса Республики Казахстан. Основания: заявление Керимова М.С. от 14 марта 2017 года. 4. НАЛОЖИТЬ ДИСПИЦЛИНАРНОЕ ВЗЫСКАНИЕ Пазыловой Салтанат Абаевне, менеджеру проектного отдела. Основание: докладная записка начальника проектного отдела Салова П.Г от 10 марта 2017 года и объяснительная записка Пазыловой С.А. от 12 марта 2017 года. Генеральный директор подпись расшифровка подписи Визы: Ознакомлены: Формат А4 (210Х297) |
Приложение 8
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 10
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
| «ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ» АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ РЕСПУБЛИКАЛЫҚ МЕМЛЕКЕТТІК МЕКЕМЕСІ | 
| РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИЯ И ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН» |
| АНЫҚТАМА | СПРАВКА |
| 15 октября 2017 года Астана қаласы | | № 03-05/171 город Астана |
| Министерство культуры и информации Республики Казахстан О состоянии работы по подготовке информационного справочника «История Казахстана в зарубежных архивах (XVI-XX вв.)» ТЕКСТ Директор подпись Б. Конысбаева Исп: К. Паримбекова Тел.: 24-06-32 Формат А4 (210Х297) |
Приложение 11 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 11
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
| «ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ» АРХЕОГРАФИЯ ЖӘНЕ ДЕРЕКТАНУ ҰЛТТЫҚ ОРТАЛЫҒЫ РЕСПУБЛИКАЛЫҚ МЕМЛЕКЕТТІК МЕКЕМЕСІ | 
| РЕСПУБЛИКАНСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР АРХЕОГРАФИЯ И ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ИНФОРМАЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН» |
| АНЫҚТАМА | СПРАВКА |
| 15 октября 2017 года Астана қаласы | | № 03-05/171 город Астана |
| КСК «Егемен» Аяпбергенова Кульжан Хайбулловна работает главным бухгалтером Национального центра археографии и источниковедения. Директор подпись Б. Конысбаева Исп: А. Закирова Тел.: 24-04-70 Формат А4 (210Х297) |
Приложение 12 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 12
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Письмо
| «БАРЫС» акционерлік қоғамы Абай д-лы., 10, Астана қ. 010000 Тел/ факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 E-mail: Baris@inbox.ru | 
| Акционерное общество «БАРЫС» пр. Абая 10, г. Астана, 010000 Тел/ факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47 E-mail:Baris@inbox.ru |
| 19 марта 2017 года № 04-07/151 _______________________________ | |
| (ссылка на номер и дату вх. документа) | | ТОО «Кулагер» Юридический отдел пр. Рыскулова, 12, г. Алматы 020000 |
О претензии по договору
от 15 марта 2017 года № 44/56
Уважаемые господа!
В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28 декабря 2016 года по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 12 января 2016 года № 44/56, обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15 марта 2017 года № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках, реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.
Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.
Приложение: акт на 2 л. 1 экз., на русском языке
С уважением,
| Коммерческий директор | подпись расшифровка подписи |
Исп. Н. Петрова
Тел. 35-45-44
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и иные отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и иных мероприятий.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 14
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
Приложение 15
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
| № п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Резолюция или кому направлен документ на исполнение | Расписка в получении документа, дата | Отметка об исполнении документа | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
| №№ п.п. | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Формат А3 (210Х297)
Приложение 16
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Документы на контроле | Из них документы |
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполненные | находящиеся на исполнении | с продленным сроком исполнения | просроченные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ _________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и иные), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 17
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Находится на исполнении | Из них |
| всего | поступило за предыдущий месяц | исполняются в срок | просрочены |
| всего | срок продлен |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Всего: | | | | | |
| | | | | | | |
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ __________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 18
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
| Поступление | Выдача |
| Дата поступления | Дата и номер сопроводительного документа | Наименование предприятия - изготовителя | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Дата выдачи | Дата и номер документа на выдачу | Кому выдано | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Расписка в получении | Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции |
| Наименование структурного подразделения | Фамилия и инициалы получателя |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал
учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
| № п.п. | Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски |
| Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски | Фамилия и инициалы должностного лица-получателя | Дата и расписка в получении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
| № п.п. | Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами | Дата выдачи и расписка в получении | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
_____________________________________________
название организации
АКТ
| _________________________ (дата) Место издания (на государственном языке) | | № ___________ Место издания (на русском или ином языке) |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| Приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии
