Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера (индекса), даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа). Поручения в виде резолюций, направляемые в иные организации, регистрируются службой ДОУ.
На документах, не требующих дополнительных указаний предписываемых действий и имеющих установленные сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.
36. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бақылау», «Бақылауға алынды» (без кавычек) и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.
37. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициал имени и фамилия) подписавшего, оттиск печати организации (при наличии), дата заверения.
38. Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.
39. Электронная копия документа заверяется:
1) исполнителем - в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;
2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа - при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.
Полномочиями на заверение бумажной копии электронного документа, созданного посредством СЭД, обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.
Бумажная копия электронного документа содержит:
1) текст документа;
2) отметку «Копия электронного документа» с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;
3) наименование информационной системы, из которой он получен;
4) дату создания бумажной копии;
5) штамп с текстом «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.
40. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», инициал имени и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, адреса электронной почты (при наличии) и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
41. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа, который подписывается исполнителем с указанием даты направления в дело.
42. Идентификатором электронной копии документа на бумажном носителе является отметка (колонтитул), содержащая название и версию программного обеспечения, при помощи которого создан документ, проставляемая на лицевой стороне каждого листа документа.
43. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления (при необходимости - часы и минуты).
44. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.
Содержательная часть электронного документа состоит из одного или нескольких файлов в следующих форматах:
1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG - графический формат;
2) RTF, DOCX - текстовый формат;
3) XLS, XLSX - табличный формат;
4) PPT, PPTX - презентации;
5) RAR, ZIP - архивированный формат.
Содержательная часть проектов актов Президента Республики Казахстан в СЭД формируется только в формате PDF.
Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации отправителя;
2) справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии);
3) наименование вида документа;
4) ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
5) место составления или издания документа;
6) адресат;
7) гриф утверждения документа (при наличии);
8) заголовок к тексту (при наличии);
9) текст документа;
10) отметку об исполнителе (фамилия, инициалы имени и телефон исполнителя) (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы и телефон исполнителя);
11) электронную цифровую подпись.
Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки (далее - ЭРКК), в которой используются следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) регистрационный номер документа;
3) индекс номенклатуры дел;
4) название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
5) электронная цифровая подпись;
6) характер вопроса;
7) количество листов основного документа и приложений;
8) наименование государственного органа-адресата (в Комитете национальной безопасности Республики Казахстан наименования подразделений указываются в соответствии с кодами, за исключением территориальных органов);
9) наименование должности адресата (при наличии);
10) фамилия, инициалы имени адресата (при наличии);
11) фамилия, инициалы имени исполнителя (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя);
12) номер телефона исполнителя;
13) отметка о контроле;
14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
15) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
Для обеспечения защиты подлинности электронного документа и несанкционированного распространения служебных электронных документов используются водяные знаки.
Использование дополнительных реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с настоящими Правилами.
45. При обмене электронными документами между организациями перечень реквизитов и порядок использования электронной цифровой подписи электронного документа устанавливаются письменными формами сделок в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, соблюдением норм Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», настоящими Правилами.
46. Электронные документы на хранение передаются согласно государственному стандарту СТ РК «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)».
Параграф 3. Подготовка и оформление приказов
47. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и иным вопросам деятельности организации по формам согласно приложениям 6-7 к настоящим Правилам.
Реквизитами приказа являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата приказа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати организации, если данная организация в соответствии с законодательством Республики Казахстан имеет печать.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением по возможности перевода на иные языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по центру.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью (при наличии) с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании иного документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Если приказ по кадровым вопросам издается за нарушение исполнительской дисциплины персонала, то в констатирующей части указываются четко изложенное содержание дисциплинарного проступка, а также нормы и требования актов, которые являются основаниями для принятия решения. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.
Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.
В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение соответствует названию самого приложения. Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.
Если приказ, состоящий из одного листа, оформляется на бланке организации, в реквизите «подпись» не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.
В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.
Параграф 4. Порядок подготовки и оформления протокола
48. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания, собрания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и иных материалов по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.
Реквизитами протокола являются:
1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;
2) наименование вида документа;
3) дата;
4) регистрационный номер протокола;
5) место издания протокола;
6) гриф утверждения (в некоторых случаях);
7) заголовок протокола;
8) текст;
9) подпись.
Протоколы оформляются в полной или краткой форме.
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части после заголовка протокола указываются: инициалы имен и фамилии председателя (председательствующего), секретаря заседания (собрания), список присутствовавших (если количество присутствовавших превышает 10 человек, список присутствовавших оформляется в приложении к протоколу).
В протоколе заседания консультативно-совещательного органа присутствовавшие члены перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименования организации.
Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости) с указанием докладчика (инициал его имени, фамилия, должность) по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос печатается с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). В случае оформления повестки дня приложением к протоколу, в протоколе перед текстом производится запись «Повестка дня прилагается».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами.
Принятое решение печатается полностью при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся инициал имени и фамилия докладчика, основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляется сноска «Текст выступления прилагается».
В разделе «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указываются инициал имени и фамилия выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Если запись выступления или текст доклада оформляются в виде приложения к протоколу, после фамилии указываются отметки «Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются инициалы имен, фамилии, содержание информации (доклада) выступающих в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.
Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указываются инициал имени и фамилия лица, от которого поступили вопрос или ответ.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. В постановляющей части используются глаголы неопределенной формы.
Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части повестка дня не указывается.
Основная часть краткого протокола включает наименования рассматриваемых вопросов и принятые по ним решения.
Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), выравнивается по центру строки и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
В заголовок протокола входят указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (например: собрание сотрудников, заседание совета).
Протокол подписывается председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись). Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов - протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов и иные. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации (при наличии).
Параграф 5. Порядок подготовки и оформления акта
49. Содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события (сдача-приемка работ; прием-передача материальных ценностей, документов; обследование объектов на предмет противопожарной безопасности, условий труда; испытания (ввод в эксплуатацию) образцов, систем, технологий; выделение к уничтожению материальных ценностей, документов; нарушение установленных правил (требований); расследования аварий, несчастных случаев; ликвидация организации; выполненных работ; отказ; осмотр; сверка; предоставление услуг и иные). Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт.
Акт оформляется на бланке по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.
Реквизитами акта являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата;
5) регистрационный номер (индекс) акта;
6) место подписания акта;
7) гриф утверждения (в некоторых случаях);
8) заголовок акта;
9) текст;
10) подпись.
Текст акта состоит из введения и констатирующей части.
Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и присутствующие при этом лица.
Констатирующая часть акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. При необходимости текст констатирующей части акта делится на пункты.
В конце констатирующей части указываются количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра, после оформляется отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
В конце констатирующей части оформляются отметка о количестве экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра, после - отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт подписывается председателем и членами комиссии либо лицом (-ами), составившим (-и) акт. Фамилии, инициалы лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке по фамилии, их должности не указываются.
Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо, несогласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой и причинами своего несогласия. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Параграф 6. Порядок подготовки и оформления справки
50. Содержанием справки является информация, в которой описываются факты, события или сведения. Справки, направляемые за пределы организации, составляются на общем бланке. Внутренняя справка оформляется на белых листах бумаги без применения бланка.
Справка оформляется по формам согласно приложениям 10-11 к настоящим Правилам.
Реквизитами справки являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата;
5) регистрационный номер (индекс) справки;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок к тексту;
9) текст;
10) подпись;
11) отметка о согласовании (в случае необходимости);
12) оттиск печати (при наличии);
13) отметка об исполнителе.
Тексты справок, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы и иных сведений, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (при наличии) лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста или правом верхнем углу указывается организация, куда представляется справка.
В тексте такой справки не используются обороты «настоящая справка», «действительно проживает (учится, работает)».
В случае, если справка подписывается исполнителем, то реквизит «отметка об исполнителе» не указывается.
Параграф 7. Порядок подготовки и оформления письма
51. Письмо оформляется на бланке письма организации по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам и содержит следующие реквизиты:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 настоящих Правил;
2) официальное наименование организации;
3) дата;
4) исходящий регистрационный номер (индекс) письма;
5) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (если это ответное);
6) адресат;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) отметка о наличии приложения;
10) подпись;
11) отметка о согласовании (в случае необходимости);
12) отметка об исполнителе.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
Отметки о согласовании письма проставляются на отпуске письма.
Текст письма имеет одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.
Если текст письма состоит из частей констатирующей и заключительной, в первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй - помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Обратные конструкции текста (заключение - констатация) возможны в письмах-отказах.
В письмах используют следующие формы изложения:
1) от первого лица множественного числа (например: «просим предоставить», «направляем Вам»);
2) от первого лица единственного числа (например: «прошу выслать», «считаю необходимым»);
3) от третьего лица единственного числа (например: «министерство не возражает»).
Глава 3. Порядок управления документацией, организация документооборота в государственных и негосударственных организациях
Параграф 1. Порядок обработки входящих документов
52. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
53. Прием, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение осуществляются централизованно службой ДОУ.
54. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки по назначению, целостности упаковки и вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению.
При обнаружении некомплектности или повреждения документа на нижнем поле его последнего листа в РКФ проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ, третий передается исполнителю документа.
Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним определяются адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов.
Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
55. При предварительном рассмотрении документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается на основе примерного перечня документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, согласно приложению 13 к настоящим Правилам, и утверждается руководителем организации.
Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.
56. Регистрируемые документы после их регистрации в РКФ передаются на рассмотрение руководству организации или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.
При безотлагательном исполнении поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).
57. Обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц учитываются централизованно и регистрируются в РКФ в день их поступления в организацию отдельно от общих документов в порядке, установленном государственным органом, осуществляющим в пределах своей компетенции статистическую деятельность в области правовой статистики и специальных учетов.
Ответы на обращения, поступившие через информационную аналитическую систему «Электронные обращения» даются через указанную систему, поступившие нарочно и почтовой связью ответы, направляются в соответствии с Законом Республики Казахстан «О почте».
58. При предварительном рассмотрении поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством организации и не требующие этого. Документы, не требующие рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).
59. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в организации распределения обязанностей.
60. Рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения физических и юридических лиц.
61. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям под роспись.
Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (-ую) организации (-ю) или несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты: текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициал имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.
62. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и иные), дате и результатах окончательного исполнения.
63. При поступлении электронного документа службой ДОУ проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и СКЗИ, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.
64. В случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой «не принято», подписанное сотрудником службы ДОУ, с указанием причины неполучения документа.
При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.
65. Первичная обработка электронного документа включает проверку:
1) действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;
2) всех реквизитов электронного документа;
3) полномочий статуса всех лиц, с использованием электронной цифровой подписи которых удостоверен электронный документ.
66. Регистрация электронного документа службой ДОУ осуществляется при установлении принадлежности электронного документа отправителю и целостности содержания путем проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи и получения положительного результата проверки электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа (организации), использованной при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах его полномочий.
67. Регистрируемые документы после их регистрации в РКФ и ЭРКК передаются на рассмотрение руководству организации или структурному подразделению (должностному лицу) для принятия решения.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации (структурного подразделения).
68. При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, служба ДОУ воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ, все его приложения в один электронный файл одного формата и удостоверяет электронной цифровой подписью сотрудника.
Поступившие через официальную электронную почту организации документы, при наличии реквизитов, предусмотренных пунктом 51 настоящих Правил подлежат регистрации.
69. Получение и регистрация электронного документа подтверждаются в СЭД путем передачи отправителю уведомления-квитанции - электронного документа, содержащей данные о фактической доставке и следующие отметки (далее - уведомление-квитанция):
1) данные об отправителе уведомления-квитанции;
2) дату, время получения электронного документа;
3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в СЭД получателя электронного документа;
4) электронную цифровую подпись сотрудника службы ДОУ государственного органа (организации) - получателя (после регистрации электронного документа);
5) данные об ответственном исполнителе государственного органа (организации)-получателя.
Государственный орган (организация)-получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа.
70. Электронный документ считается не доставленным получателю, если отправитель не получил уведомления-квитанции о получении электронного документа.
71. Если уведомление-квитанция не получено отправителем в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа при помощи иных средств связи.
В случае возникновения проблем с получением уведомления-квитанции более одного рабочего дня от получателя электронного документа Владелец Центра ЕСЭДО после предварительного уведомления получателя электронного документа, оставляет за собой право блокирования возможности обмена электронными документами с участниками СЭД до полного устранения проблем.
При поступлении бумажного документа, который уже зарегистрирован в формате электронного документа и находится в обработке, службой ДОУ на бумажном документе проставляется отметка о поступлении документа. В ранее созданной электронной регистрационной карточке данного документа производится отметка о наличии бумажного документа.
72. Документы, рассмотренные руководством организации (структурного подразделения), возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ и ЭРКК вносятся содержания резолюций, а документы передаются исполнителям.
Документ, исполнение которого возложено на подведомственные (-ую) организации (-ю) и (или) несколько структурных подразделений, передается им одновременно в копиях с соответствующей отметкой в РКФ и ЭРКК. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым, если иное не установлено в самой резолюции.
Передача электронных документов исполнителям осуществляется посредством СЭД.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
При приеме телефонограммы оформляются следующие реквизиты: текст, отправитель, наименование вида документа, дата, номер, наименование должности, инициалы имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приема-передачи.
73. При решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе и РКФ и ЭРКК: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и иные); дате и результатах окончательного исполнения.
