3) әзірлеуші мемлекеттік органның бірінші басшысы дәйектегеннен кейін жобаларға (қағаз жеткізгіштерде және ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында) мүдделі құрылымдық бөлімшелердің басшылары және Кеңсе Басшысының орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес), сондай-ақ Премьер-Министрдің тиісті орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес) ЭЦҚ арқылы виза қояды.
Заң жобаларын Парламентке жіберуді не оларды Парламенттен кері қайтарып алуды көздейтін қаулы жобаларын, сондай-ақ Үкімет бастамашылық жасаған заң жобаларына депутаттардың түзетулері бойынша Үкіметтің қорытындыларын Үкіметтің Қазақстан Республикасының Парламентіндегі Өкілдігінің басшысы қосымша келіседі;
4) жобаның пысықталған ережелерінің көлемі мен сипатын баяндай отырып, жоба бойынша анықтаманы Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынады.
Үкімет отырысы өткізілгенге дейін 2 (екі) жұмыс күнінен кешіктірмей, толық дайындалған құжаттардың топтамасын БҚҚБ-ға ұсынады.
Бұл ретте, құжаттар:
1) Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшелері басшыларының;
2) Заң бөлімі мен БҚҚБ меңгерушілерінің;
3) Премьер-Министр орынбасарының (міндеттерді бөлуге сәйкес) визаларын қамтуға тиіс.
Егер жоба бойынша Кеңсе Басшысының тікелей тапсырмасы болмаса, БҚҚБ қаулы жобаларын Үкімет отырысының қарсаңында, яғни 1 (бір) жұмыс күні бұрын қабылдамайды.
Үкімет отырысында Үкімет мүшелерінің жалпы санының көпшілік дауысымен (және сырттай дауыс берумен) қабылданған қаулылардың жобалары бойынша кейіннен қаулы жобасын, оның ішінде электрондық құжат форматында Премьер-Министрге қол қоюға беру үшін дауыс беру қорытындылары туралы анықтамаға Кеңсе Басшысы бір күн мерзімде қол қояды.
Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет отырысында қаралғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылуға тиіс.
147. Үкімет қаулыларының жобалары электрондық және қағаз құжаттар топтамасын тиісінше қалыптастыруға, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің теңтүпнұсқалығы үшін жауапты БҚҚБ қызметкерлерімен, Кеңсенің мүдделі құрылымдық бөлімшелерінің басшыларымен, Заң бөлімімен, Премьер-Министрдің тиісті орынбасарларымен (Премьер-Министр, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшысы арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес), Кеңсе Басшысымен келісіледі және электрондық құжаттар нысанында қалыптастырылған Үкімет қаулыларының жобалары болған кезде ғана Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылады.
148. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің Үкімет отырысына енгізілген жобалар бойынша ескертулері Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынылатын анықтамада көрсетіледі.
149. Үкімет қаулыларының жобаларына және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша депутаттардың түзетулеріне Үкімет қорытындыларының жобаларына сырттай дауыс беру Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының тапсырмасы бойынша жүргізіледі.
Жобаны сырттай дауыс беруге жіберу туралы Премьер-Министр немесе Кеңсе Басшысы қарарының тиісті жобасы Заң бөлімімен, сондай-ақ БҚҚБ-мен келісілуге тиіс.
Кадрлық мәселелер, сондай-ақ ойық атыс және суық қарумен (қызметтік, жауынгерлік және азаматтық) наградтау мәселелері бойынша Үкімет қаулыларының жобалары бойынша қарар жобасын келісу талап етілмейді.
150. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру мерзімі жоба (жоба бойынша материалдар) дауыс беруге таратылған күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Кеңсе Басшысы сырттай дауыс беру мерзімдерін қысқартуы мүмкін.
151. Үкімет мүшелері сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Кеңсеге жазбаша жауаптар жібереді, онда өз пікірлерін білдіреді. Көрсетілген мерзімде дауыс беру болмаған жағдайда, Үкімет мүшесі жобаның қабылдануына дауыс берді деп саналады.
152. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаның қабылдануына дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
153. Сырттай дауыс беру нәтижелері бойынша Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің орындаушылары бір жұмыс күні ішінде Үкімет қаулысының жобасы бойынша электрондық және қағаз құжат нысанында Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру нәтижелерін есепке алу парағын және дауыс беру қорытындылары туралы анықтама жасайды.
154. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыруды және өткізуді БҚҚБ жүзеге асырады.
Кеңсе Басшысы қағаз жеткізгіштегі және ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматындағы жобаларға тиісті тапсырмаға қол қояды, одан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері тиісті тапсырма жөнінде Үкімет мүшелеріне ЭҚАБЖ арқылы хабарлайды. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар фельдъегерлік немесе арнайы байланыс арқылы қағаз жеткізгіште жіберіледі.
155. Үкімет қабылдаған жобаны БҚҚБ виза қоюды (келісуді) және қол қоюға ұсынуды қамтамасыз ету үшін құзыретіне қаралып отырған жобаның мәселелер жататын Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте жобаға қаулы жобаларының Кеңседе келісу парағы (7-қосымша) қоса беріледі. Қаулылардың өтуінің әрбір кезеңінде келісу парағын толтыру Кеңсенің барлық құрылымдық бөлімшелерінде міндетті. Қаулылар жобаларын келісу парағы қаулы жобасына басқа материалдармен бірге істе болуға тиіс және алып тасталуға жатпайды.
156. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттілігіне нұсқау не қаулы бойынша Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде - тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқаратын адамдардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы болған жағдайда, орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың БАҚ-та уақтылы жариялануын және Үкіметтің интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Баспасөз қызметі ай сайын Кеңсе Басшысын Үкімет қаулыларын жариялаудың жай-күйі туралы хабардар етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың енгізілгені немесе енгізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуіне жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын жинақтап, сағат 9.00-ден бастап 18.00-ге дейін тапсырады, сондай-ақ Премьер-Министрдің ЭЦҚ қойылған қаулыны (өкімді) БҚҚБ-ның шығаруға жауапты қызметкеріне келісу парағында қол қойғызып ЭҚАБЖ арқылы береді.
157. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет отырысында қаралғаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде Премьер-Министрге бір мезгілде қағаз жеткізгіште және электрондық құжат нысанында қол қоюға ұсынылуға тиіс.
158. Кеңседе қаулылар мен өкімдердің барлық өту сатыларында олардың сапалы және уақтылы ресімделуіне қаралып отырған мәселе құзыретіне кіретін тиісті бөлімшенің басшысы жауапты болады.
159. Премьер-Министр қол қойған барлық қосымшалары мен материалдары бар қаулының (өкімнің) түпнұсқасын орындаушы БҚҚБ-ға жобаның жүйелік нөмірін, түпнұсқа файлдарының атауын (ақпараттың байттағы көлемі туралы деректермен) көрсете отырып, арнайы мұқабада мынадай тәртіппен береді:
1) барлық қажетті визалары мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) түпнұсқасы;
2) құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткіші;
3) Үкімет мүшелерінің дауыс беру нәтижелері бойынша анықтама;
4) жоба бойынша бөлімнің анықтамасы;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін жүктеу туралы мөрмен расталған бұйрық көшірмесінің болуы.
160. БҚҚБ орындаушыдан жобаны келісу анықтамасының тізбесінде көрсетілген барлық қажетті құжаттарды қабылдайды және олардың дұрыс ресімделуі мен болуын тексереді, істі түпкілікті жинақтайды.
161. Істе барлық қажетті құжаттар болған және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері бұл туралы БҚҚБ меңгерушісіне баяндайды, одан кейін Премьер-Министр (оның міндетін атқаратын адам) қол қойған жобаны тіркейді және оны көбейтіп таратуды, Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Кеңсенің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту (беру) үшін іс жүргізу және архив секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан өздеріне қатысты бөлігіндегі үзінділер ғана жіберілуі мүмкін.
162. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары адресаттарға көрсеткіш (тарату есебі) бойынша:
1) Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландырылған қағаз жеткізгіштердегі даналар түрінде Әділет министрлігіне және әзірлеуші мемлекеттік органға ғана жолданады;
2) басқа мемлекеттік органдарға ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында ғана беріледі;
3) БҚҚБ бақылау секторына «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері қағаз жеткізгіштерде беріледі, қалған Үкімет қаулылары ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында беріледі.
Үкімет қаулыларының түпнұсқалары БҚҚБ-да қалады. Үкімет қаулысының түпнұсқасындағы Премьер-Министрдің қолтаңбасы елтаңбалық мөрмен расталады, бұл ретте елтаңбалық мөрдің бедері Премьер-Министрдің лауазымы атауының деректемелері мен жеке қолтаңбасын ішінара жабатындай қойылады.
Үкімет қаулысын ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанында қабылдаған мемлекеттік орган оны А4 форматындағы қағаз жеткізгіште басып шығарады, Үкіметтің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналым ережесінде көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесін айқындау туралы мөртаңбамен растайды және белгіленген тәртіппен тіркейді.
Кеңсе Әділет министрлігіне жолданған, ЭЦҚ-мен куәландырылған ілеспе электрондық құжатта Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің расталған көшірмелерін тарату кезінде аталған мәліметтерді автоматтандырылған құқықтық ақпарат жүйесінде орналастыру үшін оларды әзірлеуші мемлекеттік органды көрсетеді.
163. Үкімет қаулыларын таратқаннан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін істі ведомстволық архивке сақтауға орналастырады және ЭТБК дерекқорына есепке алу деректерін енгізеді.
164. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады.
165. Кеңсенің және басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкіметтің елтаңбалық мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз.
166. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқаратын адамның нұсқауы бойынша ғана БҚҚБ меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасына сұрау салу және кері қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында тіркейді. Журнал нөмірленген, тігілген және парақтар саны көрсетіле отырып мөр қойылған, БҚҚБ қызметкерінің қолы қойылған және мөрмен бекітілген болуға тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін БҚҚБ меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
9-тарау. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке алу
нысандарын сақтау мен пайдалану қағидаларының орындалуы
167. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағазды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалану мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті. Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттарының көшірмелерін БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
Кеңсенің құжаттарын кімге болса да беруге және рұқсатсыз олардың көшірмелерін жасауға тыйым салынады.
Құжаттардың, олардағы қызметтік ақпараттың сақталуы үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен іс жүргізушілері жауапты болады.
Құжаттарды жоғалтқаны, олармен жұмыс істеу қағидаларын бұзғаны, қызметтік ақпаратты жария еткені үшін кінәлі адамдар тиісті жауапкершілікке тартылады.
168. БҚҚБ Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттардың көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
169. Елтаңбалық мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысында белгіленеді.
170. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері - Кеңсе Басшылығы Хатшылығының тапсырысы бойынша типографиялық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілерді есепке алу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
171. Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеу қағидаларын және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін Кеңсе қызметкерлері қолданыстағы заңнамалық актілерге сәйкес жауапкершілікке тартылады.
10-тарау. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді жасау
172. Мемлекет басшысының, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің тапсырмалары бар құжаттардың көшірмелерін және «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жататын мәліметтерді қамтитын басқа құжаттарды, басқа да қатаң есептілік бланкілерін, кеңестерге материалдарды (көшірмелерді), қолжазба материалдарды және жедел сақтау мерзімі, бірақ кемінде 1 (жыл) өткеннен кейін іріктелген өзге де құжаттарды (оның ішінде мемлекеттік органдар мен ұйымдардың мәлімет үшін түскен және тіркеусіз қабылданған хаттарының түпнұсқаларын) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді (осы Нұсқаулыққа 11-қосымшаға сәйкес нысан бойынша) жасай отырып, жоюға жинақтайды. Актілер жасалғаннан кейін БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісіледі.
Елтаңбалық бланкілердің бүлінген және/немесе ескірген тізбелерін қамтитын актілер БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілуге жатады.
173. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті (осы Нұсқаулыққа 11-қосымша) екі данада жасалады. Актілер бекітілгеннен кейін БҚҚБ-ға есепке алу үшін беріледі.
174. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілген құжаттарды жоюға бөлу туралы акті бекітілгеннен кейін ғана жойылуға жатады. Қарап тексеруден кейін іріктелген құжаттар шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда ұсақтау немесе жағу арқылы жойылуы мүмкін.
175. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар мен басқа материалдарды осы Нұсқаулықта белгіленген тәртіппен актіні ресімдемей, тұтас түрде жоюға тапсыруға тыйым салынады.
176. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар және басқа, оның ішінде анықтамалық және қолжазба құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде тіркеуге және сақтауға жауапты адамның қатысуымен шредерлік (қағаз кесетін) машиналарды пайдалана отырып ұсақтау немесе қажет болған жағдайда оларды жағу арқылы жойылады.
Шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда әрбір фрагменті 2,5 ш. мм-ден аспайтын фрагменттерге кесілген (ұсақталған) немесе жағылған құжаттар кепілді түрде жойылған болып саналады.
Бұл ретте жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар немесе істер міндетті түрде мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде ұсақталуға тиіс.
177. Жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар, істер және басылымдар жеке актімен ресімделуі немесе жоюға іріктелген құпия емес құжаттармен бірге жалпы актіге (осы Нұсқаулыққа 11-қосымша) енгізілуі мүмкін. Бұл ретте актінің 2-бағанында істің (құжаттың) тақырыбынан кейін «ҚБП» деген белгі қойылады.
178. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар істер жойылғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында «Жойылды. № акті (күні)» деген белгі қойылады.
11-тарау. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде істер
мен құжаттарды қабылдап алу, беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
179. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзінің орындауындағы барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беретін қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акті жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күні шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беретін және қабылдап алатын қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Бір данасы БҚҚБ архивіне (бұдан әрі - архив) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжаттарын есепке алуға және сақтауға жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы белгі қояды.
180. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды, оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды екі данада жасалған акті бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы архивте сақтау үшін БҚҚБ-ға беріледі.
181. Қызметкер демалысқа шыққан, сырқаттануы бойынша немесе ұзақ іссапарға шыққан кезде өзінің орындауындағы қызметтік құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының не оның орынбасарының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге дереу беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаларға тиісті белгі қойыла отырып, өзіне қайтадан беріледі.
182. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру былайша жүзеге асырылуға тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе басшылығының қарары болмаған жағдайда - құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде ғана іс жүргізу және архив секторы арқылы басқа бөлімшеге орындауға беру мүмкін болады.
12-тарау. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды істерге жинақтау
183. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен архивте сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Істер номенклатурасына енгізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуге тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат алмасулар және басқалары) көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және архивпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалып, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивімен, егер функциялар мен құрылымда тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, кемінде 5 жылда бір рет келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және ол келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. Қажетті өзгерістер «ЭҚАБЖ істерінің номенклатурасы» анықтамалығына да енгізіледі.
13-тарау. Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге жинақтау
184. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5-8, мұндағы 5 - құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 - номенклатура бойынша істің нөмірі).
185. Істерді жинақтауда Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы архивтерін жүргізуге жауапты қызметкерлері істер номенклатурасына сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келуге тиіс. Іске қажетсіз қолжазбаларды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.
Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолтаңбалар, күні, тіркеу нөмірлері, визалар, қосымшалар, қарарлар, орындалғаны және «Іске» жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырып тексеріледі. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі.
Ағымдағы жылы қойылған мәселелерді шешу келесі жылғы іс жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.
Әр іс көп дегенде 180 парақты қамтуға тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға (бөліктерге) бөлінеді.
Әрбір том парақтары дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырып бірыңғай болуға тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі.
Істің тақырыбы қысқа, жалпыланған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуге тиіс.
186. Бір мәселе бойынша құжаттар істерге мынадай тәртіппен жинақталады:
мәселенің туындауына негіз болған құжат;
мәселе шешілген құжат;
аталған мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисынды реттілікпен).
Сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттары бар істі архивке тапсыруға дайындау кезінде ол мынадай тәртіппен қайта жинақталады: күнтізбелік жылы соңғы болып түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты - бірінші болуға тиіс.
Кеңес хаттамаларына құжаттар мен материалдар әрбір хаттамаға жинақталады. Кеңестерге тиісті құжаттар мен материалдар болмаған кезде хаттамаға қабылданған (түскен) ақпарат қоса беріледі.
Үкімет отырыстарына хаттамаларға құжаттарды жинақтау
187. Үкімет отырыстары хаттамаларының түпнұсқалары істерге жеке жинақталады және хронологиялық тәртіппен нөмірлері бойынша орналастырылады.
14-тарау. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне құжаттарды жинақтау
188. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істерге бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.
