Постановление Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429 «Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2024 г.)

3) наименование населенного пункта, в котором дислоцированы организации;

4) наименование структурного подразделения организации;

5) индекс дела по номенклатуре дел;

6) заголовок дела;

7) номер тома дела;

8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;

9) срок хранения дела.

37. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой «ДСП» на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель - в конце.

38. Дела с пометкой «ДСП», включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).

39. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» все дело приобретает характер ограниченного распространения.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции) с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», формируются в дела по отдельности.

40. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой «ДСП» просматриваются экспертной комиссией организации полистно.

41. Сроки хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

Глава 5. Использование документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» и (или) «Конфиденциально»

42. Не допускаются:

1) размещение сведений из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;

2) использование их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;

3) экспонирование документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на открытых выставках, демонстрация их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку «Конфиденциально», в отношении которой снята пометка «ДСП» с разрешения руководителя организации в соответствии с пунктом 72 настоящих Правил и соблюдением требований, предусмотренных пунктом 30 настоящих Правил;

4) хранение служебной информации ограниченного распространения на СВТ.

43. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

44. Издания с пометкой «ДСП» включаются только в служебные каталоги, выпускаемые организациями.

45. Выдача физическим лицам изданий с пометкой «ДСП» в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей организаций, в которых эти физические лица работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания при предъявлении служебного удостоверения работника организации (при его наличии).

Изъятие документов и дел с пометкой «ДСП» производится с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.

46. В ведомственных библиотеках издания с пометкой «ДСП» выдаются:

1) работникам данной организации - с разрешения руководителя службы ДОУ;

2) работникам сторонних организаций - по письменному ходатайству этих организаций с разрешения руководителя организации, хранящего указанные издания.

47. Издания с пометкой «ДСП» выдаются по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, предусмотренном пунктом 48 настоящих Правил.

Глава 6. Учет, использование, хранение и уничтожение электронных носителей с пометкой «ДСП»

В пункт 48 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)

48. Физические и (или) юридические лица Республики Казахстан допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» только с разрешения руководителя организации, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии обоснованного запроса.

При этом ознакомление физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан с документами и изданиями с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности после подписания обязательства о неразглашении служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам. Подписанные обязательства хранятся в деле вместе с запросами физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан.

При поступлении запроса от физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан о направлении копии документа (нормативного правового акта и (или) приказа по личному составу) организации исполнитель запроса согласовывает целесообразность их направления с подразделением-разработчиком (исполнителем).

После согласования данного вопроса исполнитель запроса готовит докладную записку на имя руководителя организации с выводами об отказе или возможности направления несекретных выписок из запрашиваемых документов (нормативных правовых актов и (или) приказов по личному составу).

После получения резолюции руководителя организации запрашиваемая информация направляется физическими и (или) юридическими лицами в соответствии с параграфом 7 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236. При этом в выписке из документа и издания с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» (нормативного правового акта и (или) приказа по личному составу) указываются сведения в части, касающейся запроса физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан.

49. Под использованием электронных носителей понимается процесс их подключения к СВТ с целью ввода, преобразования, накопления, хранения, переноса и вывода электронных информационных ресурсов.

Все находящиеся на хранении и в обращении электронные носители подлежат учёту в службе информационной безопасности.

Каждый электронный носитель со служебной информацией ограниченного распространения имеет запись, на которой указываются его учетный номер, дата регистрации и пометка «ДСП».

50. При использовании работниками электронных носителей необходимо:

1) соблюдать требования настоящих Правил;

2) использовать электронный носитель исключительно для выполнения своих служебных обязанностей;

3) обеспечивать сохранность электронного носителя в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах;

4) незамедлительно информировать системного администратора, службу информационной безопасности и службу ДОУ о фактах утраты или кражи, выхода из строя электронных носителей.

При этом служба информационной безопасности (при необходимости) проводит контроль соблюдения порядка обращения с электронными носителями информации, содержащими сведения с пометкой «ДСП».

51. При использовании электронных носителей запрещается:

1) использовать электронный носитель в личных целях;

2) передавать электронный носитель третьим лицам (за исключением службы информационной безопасности);

3) хранить электронный носитель вместе с общедоступными данными, на рабочих столах либо оставлять его без присмотра или передавать на хранение третьим лицам;

4) выносить электронный носитель из здания организации без согласования со службой информационной безопасности организации.

52. Электронный носитель с пометкой «ДСП» используется только для записи и хранения несекретной и служебной информации ограниченного распространения.

53. Ответственность за надлежащее ведение учета, хранения и сверки наличия электронных носителей возлагается на службу информационной безопасности. Ответственность за надлежащее использование электронных носителей возлагается на работников в рамках установленных требований.

Работниками организации, службой информационной безопасности и органом шифровальной службы при передаче и приеме электронный носитель предварительно проверяется с помощью антивирусных средств на отсутствие вредоносных программ.

54. Учет электронных носителей производится службой информационной безопасности в журнале по форме, согласно приложению 9 к настоящим Правилам (далее - журнал учета электронных носителей), или в электронных учетных формах с указанием пометки «ДСП».

На каждый электронный носитель, выдаваемый работникам для временной работы, заводится карточка учета выдачи электронного носителя по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Работник, получивший электронный носитель для временной работы, обязан вернуть его в службу информационной безопасности.

Выдача электронных носителей исполнителям для длительного хранения записанной на ней информации осуществляется службой информационной безопасности под подпись в журнале учета электронных носителей, при ведении электронного учета - под подпись в лицевой карточке учета электронных носителей по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

55. Запрещается подключать электронный носитель с пометкой «ДСП» к рабочим станциям (серверам), подключенным к локальным вычислительным сетям или сетям телекоммуникаций, имеющим выход к сетям общего пользования (Интернет).

56. Электронные носители с произведенными на них записями информации, использование которых требует продолжительного времени (входящие файлы приложения большого объема, с графическими изображениями, записи совещаний, семинаров, встреч, учебные фильмы), регистрируются службой информационной безопасности в регистрационно-учетных формах.

Электронные носители систематизируются в конверты дел или хранятся в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах ответственных за них работников. Сверка наличия электронных носителей производится службой информационной безопасности не реже одного раза в год.

57. Уничтожение электронных носителей производится комиссией в составе не менее трех человек с обязательным включением системного администратора организации и работника службы информационной безопасности, ответственного за их учет.

В журнале учета электронных носителей проставляется отметка об уничтожении и указываются регистрационный номер и дата акта.

Перерегистрация электронных носителей за вновь назначенным работником организации производится работником службы информационной безопасности согласно требованиям пункта 54 настоящих Правил, при этом информация с данного электронного носителя уничтожается программой гарантированного уничтожения.

58. Электронные носители хранятся в специальных хранилищах или запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах в условиях, исключающих возможность их хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них информации, а также в соответствии с техническими условиями заводов-изготовителей электронных носителей.

В случае утраты электронного носителя с пометкой «ДСП», работник незамедлительно информирует об этом свое руководство и службу информационной безопасности для принятия мер.

59. Подлежащие уничтожению электронные носители хранятся отдельно от используемых в работе.

Пользователи информационной системы, нарушившие требования настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

Глава 7. Размножение документов и изданий со служебной информацией ограниченного распространения с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»

60. Размножение документов и изданий с пометкой «ДСП», предварительно взятых делопроизводителями на учет, осуществляется исполнителями самостоятельно по подписанным заявкам с разрешения службы ДОУ.

61. Снятие копий с исходящих (подготовленных) документов и изданий со служебной информацией ограниченного распространения производится в строго ограниченном количестве согласно листу рассылки (разноске), которые направляются лишь тем адресатам, которым они необходимы по роду служебной деятельности, входящих документов - согласно резолюциям руководства организации, внутренних документов (в рамках одного подразделения) - запрещено.

62. На документах, адресуемых в несколько структурных подразделений, на сопроводительном письме указывается не более четырех адресатов. Пометка «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, который заверяется лицом, подписавшим документ.

63. Дополнительно размноженные копии документа и издания учитываются за тем же номером, о чем в обязательном порядке делается отметка на размножаемом документе и издании, а также в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных копий производится от последнего номера ранее учтенных копий.

64. Снятие копий, а также производство выписок из документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» работниками данной организации производятся в службе ДОУ.

65. Снятие копий для сторонней организации с документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя организации, подготовившего эти документы и издания.

66. Копирование для сторонних организаций документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП», полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.

Глава 8. Снятие с дел пометки «Для служебного пользования»

67. Дела постоянного и временного сроков хранения с пометкой «ДСП» периодически просматриваются службой ДОУ с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:

1) при представлении информации по письменному запросу физического лица согласно Закону Республики Казахстан «О доступе к информации»;

2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив организации;

3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;

4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;

5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим и (или) юридическим лицам.

В пункт 68 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)

68. Решение о снятии пометки «ДСП» со сведений, в том числе указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», принимается руководителем организации после рассмотрения данного вопроса ЦЭК государственного органа.

При этом, если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов и организаций, снятие пометки «ДСП» осуществляется по истечении срока, определенного единым (типовым) перечнем служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП», только с согласия руководителей этих государственных органов и организаций.

69. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка «ДСП».

Один экземпляр акта, составленного при представлении информации по письменному запросу физического и (или) юридического лица в порядке исполнения Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», направляется в службу ДОУ, второй - в структурное подразделение организации, в котором хранилась данная информация.

Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив, направляется в службу ДОУ, второй - в ведомственный архив организации.

Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.

Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй - остается в ведомственном архиве.

Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим и (или) юридическим лицам документов и дел, передается в службу ДОУ, второй - остается в ведомственном архиве.

70. На обложках дел пометка «ДСП» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.

Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы описей дел.

71. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку «ДСП», передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе описи дел постоянного хранения.

Глава 9. Отбор документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» для хранения и выделения к уничтожению

72. Проведение экспертизы ценности документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел с пометкой «ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.

73. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой «ДСП» вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.

Пункт 74 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)

74. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235.

75. После утраты практической необходимости полученная служебная информация ограниченного распространения подлежит уничтожению.

Дела с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению, согласно приложению 12 к настоящим Правилам, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами.

Дела, журналы и картотеки уничтожаются комиссией в составе не менее трех работников структурного подразделения организации с обязательным включением работника службы ДОУ на основании акта, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается первым руководителем организации или его заместителем.

Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, включаются в акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению, составляемый по форме, согласно приложению 13 к настоящим Правилам, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой «ДСП» ставится пометка «ДСП».

Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, в обязательном порядке измельчаются до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Допускается уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) организации.

76. После уничтожения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в регистрационных учетных формах проставляется отметка «Уничтожено. Акт от (дата) №».

77. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой «ДСП» уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственных за их учет и хранение.

Глава 10. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», помещения и хранилища для обработки и их хранения

78. В структурных подразделениях организаций назначаются работники, ответственные за учет и хранение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП».

При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения организации, составляемый по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

79. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

80. Законченные делопроизводством дела с пометкой «ДСП» хранятся в служебных помещениях структурных подразделений организации до передачи их в ведомственный архив.

Издания с пометкой «ДСП» хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии - в ведомственном архиве организации.

Не допускается хранение изданий с пометкой «ДСП» в подсобных помещениях.

81. Выданные для работы дела с пометкой «ДСП» по окончании делопроизводственного года подлежат возврату в службу ДОУ для последующей сдачи в ведомственный архив организации.

82. Запрещаются изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также внутренних описях документов дела проставляются отметки обо всех проведенных изъятиях или перемещениях.

83. Помещения службы ДОУ, где обрабатывается и хранится служебная информация ограниченного распространения, исключают возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц, гарантируют сохранность циркулирующей служебной информации ограниченного распространения и находящихся в этих помещениях документов, дел и изданий.

Помещения должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, иметь противопожарную сигнализацию, а также возможность автоматического оповещения дежурной службы организации.

84. Входные двери помещений службы ДОУ оснащаются металлической или деревянной дверью, которая оборудуется замком: внутренним (врезным) или автоматическим, гарантирующим надежное закрытие помещения в нерабочее время.

85. Помещения службы ДОУ для приема и выдачи документов с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально» оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или выделяется часть помещения в рабочей комнате, огороженная барьером.

Для работы руководящего состава, исполнителей и ознакомления их со служебной информацией ограниченного распространения в служебном помещении службы ДОУ при необходимости выделяются специальные комнаты (кабины).

86. Для хранения документов, дел и изданий со служебной информацией ограниченного распространения помещения снабжаются необходимым количеством запираемых сейфов, металлических шкафов или шкафов. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

87. В структурных подразделениях организации с наличием большого количества документов со служебной информацией ограниченного распространения разрешается хранение их в специальных хранилищах (далее - спецхранилище) на открытых стеллажах при условии оборудования входных дверей надежными замками, а также персональной ответственности одного из работников организации за сохранность этих документов.

Глава 11. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»

88. Проверка состояния и наличия документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в состав которой включаются работники службы ДОУ, которым поручено ведение их учета и хранения.

В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка состояния и наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет.

Проверка наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» в обязательном порядке проводится:

1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;

3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);

4) при реорганизации (ликвидации) организации.

89. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий осуществляется в целях изучения, оценки организации и состояния работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.

Проверки подразделяются на комплексные (охватывающие все делопроизводство и участки работы с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»), тематические (изучается состояние одного или нескольких направлений документационного обеспечения, проверяется наличие документов) и контрольные (выясняется действительность принятых мер по устранению недостатков, отмеченных при предыдущей проверке).

90. Проверки состояния документационного обеспечения, в том числе ограниченного распространения, осуществляют:

1) служба ДОУ организации - во всех структурных подразделениях организации, для проведения этой работы службой ДОУ при необходимости привлекаются работники других структурных подразделений организации;

2) служба обеспечения информационной безопасности;

3) ведомства, территориальные органы и подведомственные организации - в непосредственно подчиненных подразделениях.

91. Проверке подлежат все документы, дела, регистрационные учетные формы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» независимо от того, где и у кого они находятся и времени их поступления (изготовления).

При незначительном количестве документов проверка проводится работником из числа руководящего состава структурного подразделения организации и работников ДОУ.

92. В ходе проверки проверяются движение, поступление, учет, оформление, отправка, размножение, приобщение или уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» за проверяемый год, а также учетные данные с фактическим наличием документов.

Движение документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» отслеживается по карточкам, журналам учета документов, реестрам, актам на уничтожение и другим регистрационным учетным формам, в том числе в СЭД.

93. По результатам проверки составляется акт о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» (далее - акт проверки), который составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам. В акте проверки указываются:

1) вид проводившейся проверки и наименование структурного подразделения организации, где проводилась проверка;

2) основание проведения проверки;

3) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;

4) краткая характеристика состояния документационного обеспечения в работе исполнителей с документами;

5) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период, а также их отдельное количество по всем видам учета раздельно;

6) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

7) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем числятся, причины непредъявления;

8) другие выявленные нарушения требований настоящих Правил, допущенные исполнителями или службой ДОУ, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

9) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается членами комиссии и представляется к ознакомлению руководителю или лицу, официально исполняющему обязанности руководителя проверяемой организации, под роспись.

94. Работники службы ДОУ, осуществляющие проверку состояния документационного обеспечения, вправе знакомиться со всеми документальными материалами и требовать представления справок, объяснительных, разъяснений по всем вопросам, входящим в их компетенцию.

95. Ответственным работником службы ДОУ проверяется соблюдение исполнителями порядка хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и работы с ними на рабочих местах (столы, запираемые сейфы, металлические шкафы или шкафы). Проверка производится в присутствии исполнителей, в случае их отсутствия - в присутствии его непосредственного руководителя.

Для проведения указанных проверок ответственным работником службы ДОУ заводится специальная рабочая тетрадь по учету проверок рабочих мест исполнителей, которая регистрируется в журнале учета рабочих тетрадей с пометкой «ДСП» по форме согласно приложению 16 к настоящим Правилам.

Результаты проверок, выявленные нарушения и принятые меры по их устранению записываются ответственным работником службы ДОУ в данную тетрадь и визируются руководителем службы ДОУ.

96. Об обнаружении в ходе проверки недостатков, которые могут нарушить порядок соблюдения административных процедур, фактах нарушений и непредъявлении документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» незамедлительно информируется руководитель организации.

97. Руководители структурных подразделений организации и службы ДОУ в месячный срок принимают меры к устранению всех отмеченных при проверке недостатков, приведению документационного обеспечения в соответствие с требованиями настоящих Правил.

98. О фактах утраты или кражи внешних (съемных) электронных носителей с электронными файлами таких документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометками «ДСП» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность служба информационной безопасности, руководитель организации и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности, а также в течение трех рабочих дней принимаются меры по проведению внутреннего расследования в организации с целью выяснения обстоятельств разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, и розыску утраченных документальных и иных материалов.

99. Для проведения внутреннего расследования по фактам утраты, порчи документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, руководителем организации создается комиссия.

100. Результаты внутреннего расследования отражаются в заключении комиссии.

Заключение комиссии о результатах внутреннего расследования подписывается членами комиссии, а также руководителем организации, создавшим данную комиссию.

При проведении внутреннего расследования устанавливаются:

1) работники организации, действия (бездействие) которых привели к нарушению обстоятельств (последствий), предусмотренных в настоящих Правилах, и наличие вины работников организации в указанных действиях (бездействии);

2) причины и условия, обстоятельства (последствия), способствовавшие наступлению нарушений настоящих Правил;

3) характер и размер вреда, причиненного в результате действий (бездействия) работников организации.

Внутреннее расследование должно быть завершено не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о его проведении.

101. По результатам внутреннего расследования принимаются меры по устранению нарушений, приведших к нарушениям требований настоящих Правил, а также привлечению к ответственности виновных лиц.

О мерах, принятых в организации по результатам внутреннего расследования, информируются органы национальной безопасности.

102. На утраченные документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем организации передаются в ведомственный архив организации для включения в дело фонда.

103. Обо всех фактах разглашения сведений с пометками «ДСП» или «Конфиденциально», утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, ставится отметка в журнале учета фактов утрат документальных материалов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и разглашения служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.

104. Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально», не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.

Приложение 1 изложено в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)

Приложение 1

к Правилам отнесения сведений

к служебной информации ограниченного

распространения и работы с ней

Единый (типовой) перечень служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП»