Постановление Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429
Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
(с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2024 г.)
В соответствии с пунктом 4 статьи 45 Административного процедурно-процессуального кодекса Республики Казахстан Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней.
2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.
3. Настоящее постановление вводится в действие со дня его первого официального опубликования, за исключением пунктов 12, 13, 14 Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, которые вводятся в действие с 1 января 2024 года.
| Премьер-Министр Республики Казахстан | А. Смаилов |
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 24 июня 2022 года № 429
Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее - Правила) разработаны в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан и определяют порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, а также оформления, учета, размножения, хранения, использования, отбора и передачи на государственное хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для всех государственных органов и организаций (далее - организации).
2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.
3. К служебной информации ограниченного распространения, зафиксированной в документах, делах и изданиях, электронных и иных носителях, с пометками «Для служебного пользования» (далее - «ДСП») и (или) «Конфиденциально», относятся сведения, ограничения на распространение которых диктуются служебной необходимостью.
Под открытым опубликованием понимаются публикация материалов в открытой печати (в том числе, размещение на интернет-ресурсе), передача их по радио и телевидение, оглашение на открытых конференциях, совещаниях, симпозиумах, демонстрация в кинофильмах, экспонирование в музеях, на выставках, публичная защита научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, депонирование рукописей.
4. Лица, использующие в работе служебную информацию ограниченного распространения, выполняют требования по защите информации, хранению и неразглашению сведений, полученных ими при исполнении служебных обязанностей.
5. За нарушение требований настоящих Правил работники, допущенные к работе со служебной информацией ограниченного распространения, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.
Если международным договором, ратифицированным Республикой Казахстан, установлены иные правила, чем те, которые содержатся в законах, то применяются правила международного договора.
6. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1) защита служебной информации ограниченного распространения - принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на исключение неправомерного разглашения, доступа, уничтожения, изменения, копирования и иных неправомерных действий в отношении такой информации;
2) информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, полученные или созданные обладателем информации, зафиксированные на любом носителе и имеющие реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
3) конфиденциальная информация - все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную (тайну медицинского работника), личную, адвокатскую тайны), в отношении которой в соответствии с законодательством Республики Казахстан, актами органов Евразийского экономического союза, входящих в право Евразийского экономического союза, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя, если иное не предусмотрено другими нормативными правовыми актами;
4) разглашение служебной информации ограниченного распространения - действия (бездействие), в результате которых служебная информация ограниченного распространения в любой возможной форме (устной, письменной, иной, в том числе с использованием технических средств) без письменного согласия обладателя указанной информации становится известной третьим лицам, которым допуск к такой информации не предоставлен обладателем информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан, международными договорами и настоящими Правилами;
5) утрата служебной информации ограниченного распространения - выход, в том числе и временный, служебной информации ограниченного распространения из законного владения или пользования в результате утери либо хищения;
6) центральная экспертная комиссия государственного органа по защите служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП» (далее - ЦЭК) является консультативно-совещательным органом, создаваемым решением первого руководителя государственного органа для рассмотрения вопросов, связанных с документами и информацией с пометкой «ДСП»;
7) электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;
8) электронный носитель с пометкой «ДСП» - материальный носитель, предназначенный для обработки служебной информации ограниченного распространения в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств, на которых службой информационной безопасности разрешена обработка служебной информации ограниченного распространения;
9) информационная система - организационно-упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач;
10) файловые сообщения - вид шифровального сообщения, предназначенного для обмена информацией между корреспондентами сетей шифрованной связи.
7. Организация работы со служебной информацией ограниченного распространения в организациях предполагает:
1) регистрацию, исполнение и осуществление контроля за исполнением документов;
2) направление исполненных и оформленных документов адресатам или в соответствующие дела согласно номенклатуре дел;
3) передачу дел, завершенных делопроизводством, в ведомственный архив;
4) подготовку дел к передаче на государственное хранение в соответствующий государственный архив.
Глава 2. Порядок отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и (или) «Конфиденциально»
8. Контроль за обоснованностью проставления на документах, делах и изданиях пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально» при их регистрации, а также порядком обращения (учет, уничтожение, хранение, контроль за их обращением и соблюдением ограничительных требований по их использованию) с документами, содержащими сведения с пометкой «ДСП» (в том числе в системе электронного документооборота), возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) организации, порядком использования электронных носителей - на службу информационной безопасности.
9. Документам, делам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также электронным носителям, содержащим такие документы, присваиваются пометки «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
В пункт 10 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 1 января 2024 г.) (см. стар. ред.)
10. Государственные органы разрабатывают соответствующие ведомственные перечни служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП» (далее - ВПСД «ДСП»), открытая публикация или разглашение которых могут нанести ущерб интересам организации. Указанные перечни утверждаются приказом первого руководителя государственного органа.
Служебная информация ограниченного распространения определяется ЦЭК государственного органа степенью ущерба, влияющего на порядок соблюдения административных процедур, который может быть нанесен организации вследствие разглашения или утраты указанных сведений.
Срок присвоения служебной информации ограниченного распространения пометки «ДСП» зависит от ее содержания и определяется решением ЦЭК государственного органа при разработке ВПСД «ДСП», при этом срок не должен превышать 15 лет, который может быть продлен решением ЦЭК государственного органа.
Обоснование необходимости отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с присвоением пометки «ДСП» возлагается на организации, которыми эти сведения получены (разработаны).
На запрос организации по вопросу открытого характера при предоставлении заинтересованными организациями информации с пометками «ДСП» или «Конфиденциально» общий сводный документ принимает закрытый характер с соответствующими пометками «ДСП» или «Конфиденциально».
Руководители организаций, наделенные полномочиями по отнесению сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП», организуют разработку ВПСД «ДСП» и несут персональную ответственность за принятые ими решения о целесообразности отнесения конкретных сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП».
Разработка проекта ВПСД «ДСП» осуществляется ЦЭК государственного органа. В состав ЦЭК государственного органа включаются сотрудники структурных подразделений организации, представители службы ДОУ. По решению руководителя организации допускается председателем ЦЭК определять заместителя руководителя организации, при его отсутствии - руководителя аппарата организации с наделением его полномочиями по отнесению сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП».
Разработанный проект ВПСД «ДСП» выносится на рассмотрение ЦЭК государственного органа.
В своей деятельности ЦЭК государственного органа руководствуется законодательством Республики Казахстан, настоящими Правилами и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок работы со сведениями ограниченного распространения с пометкой «ДСП».
В ходе разработки проекта ВПСД ЦЭК государственного органа проводит анализ всех видов деятельности организации с целью определения сведений, распространение которых может нанести ущерб организации и рассматривает обоснованные предложения по отнесению сведений к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП».
В предложениях к проекту ВПСД «ДСП» указываются контрольный срок пересмотра сведений ограниченного распространения либо обстоятельства, при наступлении которых встает вопрос о снятии пометки «ДСП».
Разработка проекта ВПСД «ДСП» осуществляется на основании следующих критериев:
1) наличие сведений, не содержащих государственных секретов, относящихся к организации и обеспечению режима секретности, а также контролю за его соблюдением, в том числе учетные формы;
2) наличие сведений, опубликование или разглашение которых оказывают непосредственное влияние на работу организации, в том числе на процесс защиты информации от уничтожения, блокировки или изменения в результате несанкционированного доступа к электронным информационным ресурсам, включая пароли доступа;
3) наличие сведений, переданных организации законным обладателем информации на условиях конфиденциальности;
4) наличие сведений, опубликование или разглашение которых нарушают права, свободу и законные интересы физических и юридических лиц;
5) наличие сведений, содержащих информацию о межведомственной и внутриведомственной переписке, осуществляющейся в процессе выработки решений, совещаниях в организациях, проводившихся в процессе выработки решений, разглашение которых может нарушить порядок соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости организации при принятии решения, в том числе по вопросам, указанным в статье 6 Закона Республики Казахстан «О доступе к информации» (далее - Закон «О доступе к информации»);
6) наличие сведений о результатах проверок, проводимых в рамках государственного контроля и надзора;
7) наличие сведений, поступивших от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях их раскрытия;
8) наличие сведений, раскрывающих оперативно-служебную деятельность, оперативно-розыскные и контрразведывательные мероприятия, если в них не содержатся государственные секреты;
9) наличие сведений по вопросам международных организаций, содержащих конфиденциальную ограниченную информацию о переговорной позиции Республики Казахстан, а также переписка, осуществляющаяся в процессе выработки решений конфиденциально-ограниченного характера между отраслевым уполномоченным органом и представительством Республики Казахстан при международных организациях.
Государственные органы при разработке ВПСД «ДСП» руководствуются единым (типовым) перечнем служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП», согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
После согласования ВПСД «ДСП» (дополнения и изменения к нему) утверждается приказом руководителя организации, который также решает вопрос о целесообразности присвоения ВПСД пометки «ДСП».
После утверждения ВПСД «ДСП» доводятся до:
1) структурных подразделений, территориальных подразделений, подведомственных организаций;
2) заинтересованных организаций в полном объеме либо в части, их касающейся;
3) организаций, участвующих в проведении совместных работ, в объеме, определяемом заказчиком этих работ.
Организации, указанные в подпунктах 1), 2), 3) части пятнадцатой настоящего пункта, не имеющие ВПСД «ДСП», в работе со служебной информацией ограниченного распространения других организаций используют их ВПСД «ДСП».
ВПСД «ДСП» пересматриваются в случае необходимости, но не реже, чем через 5 лет.
В случае исключения из ВПСД «ДСП» каких-либо сведений, с их носителей снимается пометка «ДСП» в порядке, установленном главой 8 настоящих Правил.
11. Если сведения не предусмотрены ВПСД «ДСП», но по мнению исполнителя могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение ЦЭК государственного органа аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в указанный ВПСД «ДСП».
Глава 3. Учет, передача, использование, обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» или «Конфиденциально»
Пункт 12 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 1 января 2024 г.) (см. стар. ред.)
12. Обработка, использование, хранение, учет и уничтожение служебной информации ограниченного распространения должны осуществляться в облачном хранилище с использованием решений типа «тонкий клиент», без возможности скачивания электронного документа из хранилища и учетом всех пользователей, имевших к ней доступ (просмотр, пересылка, распечатка и др.).
Требования, предусмотренные частью первой настоящего пункта, не распространяются на уполномоченный орган по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национальный Банк Республики Казахстан, его ведомства, организации, входящие в его структуру, юридические лица, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному Банку Республики Казахстан или находятся в его доверительном управлении, и аффилированные с ними юридические лица.
Прием и отправка служебной информации ограниченного распространения с пометкой «ДСП» осуществляются уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национальным Банком Республики Казахстан, его ведомствами, организациями, входящими в его структуру, юридическими лицами, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному Банку Республики Казахстан или находятся в его доверительном управлении, и аффилированными с ними юридическими лицами посредством абонентского пункта с возможностью скачивания и распечатки электронных документов из хранилища и загрузки электронных документов в хранилище.
База данных облачного хранилища должна быть защищена с использованием отечественных средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ) не ниже третьего уровня безопасности по государственному стандарту СТ РК 1073-2007 «Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования».
Пункт 13 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)
13. Обработка, использование (без хранения) и уничтожение служебной информации ограниченного распространения осуществляются на СВТ, подключенных к ЕТС ГО и не имеющих выхода в Интернет, за исключением обработки, использования, хранения, учета и уничтожения служебной информации ограниченного распространения на СВТ уполномоченного органа по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций, Национального Банка Республики Казахстан и его ведомств, организаций, входящих в его структуру, юридических лиц, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых принадлежат Национальному Банку Республики Казахстан или находятся в его доверительном управлении, и аффилированными с ними юридическими лицами.
В пункт 14 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)
14. Передача служебной информации ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная, факсимильная связь общего пользования, радиосвязь, спутниковая и сотовая (подвижная (мобильная) связь, сеть Интернет) не допускается.
Подключение к облачному хранилищу, а также передача служебной информации ограниченного распространения в электронном виде осуществляются по каналам связи с использованием отечественных СКЗИ не ниже третьего уровня безопасности по государственному стандарту СТ РК 1073-2007 «Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования».
Направление в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку «Конфиденциально», и в отношении которой снята пометка «ДСП», разрешается руководителем организации в соответствии с пунктом 72 настоящих Правил и соблюдением требований, предусмотренных пунктом 30 настоящих Правил.
Информация ограниченного распространения, в том числе конфиденциального характера, передача которой осуществляется в связи с членством Республики Казахстан в международных организациях, в том числе предоставленная государственными органами в пределах их компетенции, направляется отраслевым уполномоченным органом в рабочие и консультативные органы международных организаций.
В пункт 15 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)
15. В случае отсутствия таких каналов связи, передача служебной информации ограниченного распространения осуществляется через защищенный абонентский пункт системы передачи данных специального назначения, органы шифровальной службы организации или нарочно в бумажном виде (на электронных носителях с пометкой «ДСП») в запечатанном конверте (пакете), в том числе фельдъегерской или специальной связью.
Допускаются обработка и хранение служебной информации ограниченного распространения в электронном виде в защищенных локальных сетях и (или) информационных системах в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.
Руководитель организации принимает все необходимые организационные, технические и правовые меры по обеспечению защиты служебной информации ограниченного распространения вне зависимости от вида, формы, содержания и предоставления электронного носителя, в том числе с использованием соответствующих СКЗИ и (или) информационных систем в защищенном исполнении, отнесенных к государственным секретам.
16. Прием и учет (регистрация) документов с пометками «ДСП» и «Конфиденциально», изданий и информации, записанных на электронных носителях с пометкой «ДСП», осуществляются службой ДОУ организации.
Правила дополнены пунктом 16-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.)
16-1. Сотрудники организации принимают меры по защите служебной и (или) конфиденциальной информации с ограниченным доступом.
Сотрудниками организации не допускаются разглашение и передача служебной информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и (или) «Конфиденциально» третьим лицам, которая стала известна в связи с исполнением своих должностных полномочий. В случае попыток третьих лиц получить служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» и (или) «Конфиденциально» сотрудник обязан незамедлительно сообщать руководству организации и/или непосредственному руководителю.
17. Вся поступающая в организацию корреспонденция с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается, вскрывается, проверяется (за исключением с пометкой «Лично») и обрабатывается работниками службы ДОУ, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.
Поступившая корреспонденция с пометкой «ДСП» в бумажном виде (на электронных носителях с пометкой «ДСП») должна быть запечатана в конверт (пакет) и опечатана мастичной печатью «Для пакетов» службы ДОУ. При этом при вскрытии проверяются целостность упаковки, количество листов (количество файлов на электронных носителях) и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» или приложений к ним, составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.
Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также получения доплатной корреспонденции.
Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой «ДСП» возвращаются отправителю.
При поступлении документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на электронных носителях службой ДОУ осуществляется проверка наличия на них вредоносных программ с помощью антивирусных средств.
18. В нерабочее время, выходные и праздничные дни срочные документы, издания и информация с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», записанные на электронных носителях, принимаются дежурным по организации, который, не вскрывая, передает их руководителю службы ДОУ на следующий рабочий день.
Не допускается доставлять в нерабочее время, выходные и праздничные дни срочные документы и издания с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
19. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также файловые сообщения, издания с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально». Документы учитываются по количеству листов, изданий (книги, журналы, брошюры), экземпляров.
В организациях с объемом документооборота свыше 2000 документов в год допускается децентрализованная регистрация документов, при которой в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения физических и юридических лиц, переписка за подписью руководства, в структурных подразделениях регистрируются адресованные данным структурным подразделениям документы.
Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам и изданиям с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально». Исключение составляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.
20. Учет документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» ведется отдельно от учета несекретной документации в общей системе электронного документооборота (далее - СЭД), а при отсутствии электронного документооборота - по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов согласно приложению 2 к настоящим Правилам. При незначительном объеме документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, допускается ведение их учета совместно с несекретными документами (в отдельном разделе журнала учета).
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются с указанием на последнем листе количества пронумерованных листов (цифрами и прописью), наименования должности работника, его подписи и расшифровки подписи.
После завершения журналов на последнем листе дополнительно проставляется количество зарегистрированных документов (цифрами и прописью) с указанием номера первого и номера последнего зарегистрированного документа, а также количества литерных и пропущенных номеров. После указанных данных проставляются наименование должности работника, его подпись и расшифровка подписи.
Движение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.
21. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданиям с пометкой «ДСП» проставляются регистрационный номер и пометка «ДСП» или «Конфиденциально» с добавлением аббревиатуры «ДСП» или «Конф», с добавлением без пробела прописью аббревиатуры «ДСП».
Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.
22. Весь тираж документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.
Глава 4. Оформление, рассылка (отправка) документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования» или «Конфиденциально»
23. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка «Для служебного пользования» или аббревиатура «ДСП», и (или) пометка «Конфиденциально», указывается номер отпечатанного экземпляра. Если в сопроводительном письме к приложениям, имеющие пометку «ДСП», не содержится служебной информации ограниченного распространения, в его правом верхнем углу печатаются реквизиты «Для служебного пользования» (без приложения - без пометки) и номер экземпляра по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа и его отпуск (расчет рассылки), фамилия исполнителя документа, его контактные данные, пункт ВПСД «ДСП», в соответствии с которым на документе и издании проставлены ограничительная пометка «ДСП», номер приказа руководителя организации, утвердившего указанный ВПСД «ДСП», дата его принятия по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
24. Подписанные (утвержденные) документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.
25. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой «ДСП», выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников службы ДОУ на обложке этих изданий.
26. Учет тиражируемых документов и изданий с пометкой «ДСП» в типографиях или структурных подразделениях организаций, осуществляющих размножение, ведется в журнале учета отдельно от несекретных документов.
27. По окончании печатания издания с пометкой «ДСП» печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя организации-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) - исполнителя.
Рассылка тиражированных документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» осуществляется службой ДОУ на основании подписанных руководителем списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
28. Пересылка документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» другим организациям в пределах Республики Казахстан производится фельдъегерской (специальной почтовой) связью или курьерами. Отправляемые документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометками «ДСП» должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными «окошками». Пересылка документов посредством курьерской службы осуществляется посредством размещения конверта отправителя в пакет/конверт курьерской службы.
При этом государственные органы для оказания услуги по пересылке документов с пометкой «ДСП» используют защищенный абонентский пункт государственных органов посредством системы передачи данных специального назначения (СПДСН), отправку бумажных экземпляров (в том числе дел и изданий) осуществляют только посредством фельдъегерской (специальной) связи.
29. На упаковке, конверте (пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
На конвертах (пакетах) с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданиями с пометкой «ДСП» не допускается одновременно указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.
30. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» иностранным юридическим и физическим лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данной организации.
Такие документы предварительно рассматриваются на заседании ЦЭК, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки «ДСП», если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.
Если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих организаций.
Не допускается направление за границу издания с пометкой «ДСП» в порядке книгообмена.
31. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза, организации в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых мер и мер по соображениям безопасности, компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку «ДСП».
При направлении в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности указанной информации с пометкой «ДСП» для их последующего перенаправления организации указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена Евразийского экономического союза.
32. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
33. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства организации. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм контрольно-справочных, тематических и других карточек на документы с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
34. Дела с пометкой «ДСП» формируются в соответствующих структурных подразделениях организации под контролем службы ДОУ.
35. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не превышает 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.
36. Обложка дела, завершенного делопроизводством, содержит следующие реквизиты:
1) пометку «ДСП»;
2) наименование организации;
