ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 146-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
146. Үкімет қаулыларының жобаларына және Үкімет бастамашылық еткен заң жобалары бойынша, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша депутаттардың түзетулеріне Үкімет қорытындыларының жобаларына сырттай дауыс беру Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының тапсырмасы бойынша жүргізіледі.
147. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беруіне арналған мерзім дауыс беру үшін жоба (жоба бойынша материалдар) таратылған күннен бастап 3 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Премьер-Министрмен келісім бойынша Кеңсе Басшысы дауыс беруге арналған мерзімді қысқартуы мүмкін.
148. Сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Үкімет мүшелері Премьер-Министрдің Кеңсесіне өз пікірлерін білдіретін жазбаша жауаптар жібереді. Жазбаша жауап көрсетілген мерзімде болмаған жағдайда Үкімет мүшесі жобаны қабылдау үшін дауыс берді деп саналады.
149. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаны қабылдау үшін дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 149-1-тармақпен толықтырылды
149-1. Сырттай дауыс беру нәтижелері бойынша Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің орындаушылары бір жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасының Үкіметі қаулысының жобасы бойынша Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру нәтижелерін есепке алу парағын жасайды.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 150-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
150. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыру мен өткізуді Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
Бұл ретте, Кеңсе Басшысы қағаз және электрондық жеткізгіштердегі жобаларға тиісті тапсырмаға қол қояды, осыдан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері Үкімет мүшелерін ЭҚАБЖ бойынша тиісті тапсырма туралы хабардар етеді. «Қызмет бабында пайдалану үшін» жобалары фельдъегерлік немесе арнайы байланыс арқылы қағаз тасығышта жіберіледі.
151. Үкімет қабылдаған жобаны Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бұрыштама қоюды (келісуді) қамтамасыз ету және қол қоюға ұсыну үшін Кеңсенің қаралатын жоба мәселелері құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте жобаға қаулылардың (Премьер-Министр өкімдерінің) жобаларын Кеңседе келісу парағы қоса тіркеледі (7-қосымша). Қаулылар мен өкімдердің әрбір өту сатысында Кеңсенің барлық құрылымдық бөлімшелерінде келісу парағын толтыру міндетті. Қаулылар мен өкімдердің жобаларын келісу парағы қаулының немесе өкімнің жобасына басқа да материалдармен бірге істе болуға тиіс және алуға жатпайды.
152. Жобаға орындаушы қол қояды және Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерінің меңгерушілері, Премьер-Министрдің орынбасары (тиісті мәселелерге жетекшілік ететін), Кеңсе Басшысы және оның орынбасары (тиісті мәселелерге жетекшілік ететін) бұрыштама қояды және Хатшылық арқылы Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 153-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
153. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттігіне нұсқау болған не қаулыға Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде - тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқарушы тұлғалардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы қоса берілген жағдайда орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың бұқаралық ақпарат құралдарында уақтылы жариялануын және Үкіметтің Интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі үшін, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдардың және өзге де ұйымдардың кіргізілгені немесе кіргізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуі үшін жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын қалыптастырады және сағат 9.00-дан бастап 18.00-ге дейін тапсырады, сондай-ақ БЭҚАЖ арқылы қол қойылған Премьер-Министрдің ЭЦҚ қойылған қаулыны (өкімді) келісу парағына қолын қойғызып, үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкеріне тапсырады.
154. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет мәжілісінде қарағаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін үш күн ішінде Премьер-Министрге қол қоюға баяндалуға тиіс.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 155-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
155. Үкіметтік шешімдерді шығару секторы Үкіметтің қол қойылған қаулысын ала отырып, істі түпкілікті қалыптастырады, онда бастапқы материалдардың және оларға қосымшалардың бар-жоғын, қажетті келісулер мен тарату көрсеткішінің бар-жоғын тексереді.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен (бұр.ред.қара); 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 156-тармақ жаңа редакцияда
156. Істе барлық қажетті құжаттар болғанда және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісіне бұл туралы хабарлайды, одан кейін Премьер-Министр (оның міндеттерін атқарушы адам) қол қойған жобаны тіркейді және оны тираждауды, Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Кеңсенің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту үшін іс жүргізу және мұрағат секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан оларға қатысты бөлігіндегі үзінді көшірме ғана жіберілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 157-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2011.21.12. № 1575 Қаулысымен 157-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 157-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
157 Үкімет қаулылары адресаттарға көрсеткіш (тарату есебі) бойынша (Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландырылған түрде қағаз тасығыштарда Әділет министрлігіне, әзірлеуші мемлекеттік органға ғана) таратылады, басқа мемлекеттік органдарға ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында ғана беріледі, ал олардың төлнұсқалары үкіметтік шешімдерді шығару секторында қалады.
ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанындағы Үкімет қаулысын қабылдаған мемлекеттік орган оны А-4 пішініндегі қағаз тасығышқа басып шығарады, Үкіметтің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналымы ережесінде көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесі айқындалғаны туралы мөртабанмен куәландырады және белгіленген тәртіппен тіркейді.
Кеңсе Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің куәландырылған көшірмелерін тарату кезінде Әділет министрлігіне жіберген, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған ілеспе электрондық құжатта құқықтық ақпараттың автоматтандырылған жүйесінде мәліметтердің деректерін орналастыру үшін оларды әзірлеуші мемлекеттік органды көрсетеді.
158. Қаулыларды таратқаннан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін сақтауға арналған істі ағымдағы мұрағатқа орналастырады және электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректерді енгізеді.
159. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 160-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
160. Кеңсенің, басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкіметтің елтаңбалы мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз болады.
161. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқарушы тұлғаның нұсқауы бойынша ғана Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасын сұрату және қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында көрсетеді. Журнал нөмірленген, қатталып тігілген және мөрмен бекітілген болуы тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
8. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке
алу нысандарын сақтау мен пайдалану ережелерін сақтау
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 162-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
162. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар шектеулі түрде таралатын қызметтік ақпаратты жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағаздарды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалануы мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті. Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттары көшірмелерін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
163. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттар көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
164. Елтаңбалы мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысымен белгіленеді.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 165-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
165. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері - Қаржы-шаруашылық және кадр жұмысы бөлімінің тапсырысы бойынша баспаханалық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері баспаханалық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілердің есебін жүргізу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
166. Кеңсе қызметкерлері құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеудің ережелерін және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапқа тартылады.
9. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа
жұмысқа ауысқан кезде істер мен құжаттарды қабылдап алу,
беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
167. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзіндегі орындауға арналған барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беруші қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акт жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беруші және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімше басшысы бекітеді. Бір данасы Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің мұрағатына (бұдан әрі - Мұрағат) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі құжаттарының есебін жүргізу және сақтау үшін жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы тіркеу-бақылау карточкасына белгі қояды.
168. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды (оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды) екі данада жасалған акт бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы мұрағатта сақтау үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі.
169. Қызметкер демалысқа кеткенде немесе ұзақ іссапарға шыққанда ондағы орындауға арналған қызметтік құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері тіркеу-бақылау карточкаларына құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаға тиісті белгі соғыла отырып, оған қайтадан беріледі.
170. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру мынадай тұрғыда жүзеге асырылуы тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының қарары болмаған жағдайда - құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды басқа бөлімшеге орындауға беру тек Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде іс жүргізу және мұрағат секторы арқылы мүмкін болады.
10. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды іске жинақтау
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 171-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
171. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен мұрағатта сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Номенклатураға кіргізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуі тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысулар және басқалары) көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және мұрағатпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалады, егер функциялары мен құрылымында тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, 5 жылда кемінде бір рет Қазақстан Республикасының Үлттық мұрағатымен келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. «БЭҚАЖ істер номенклатурасы» анықтамалығына да қажетті өзгерістер енгізіледі.
Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге қалыптастыру
172. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5 - 8, мұнда 5 - құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 - номенклатура бойынша істің нөмірі).
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 173-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
173. Істерді жинақтауды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарын жүргізуге жауапты қызметкерлері номенклатураға сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны номенклатура бойынша істің тақырыбына сәйкес келуі тиіс. Іске керексіз нобайлықтарды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.
Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолдар, күндері, тіркеу нөмірлері, бұрыштамалар, қосымшалары, қарарлары, орындалғаны және «Іске» жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырылады. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары қосылады.
Ағымдағы жылда қойылған мәселелердің шешімі келесі жылдың іс қағаздарын жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.
Әр іс көп дегенде 180 парақты қамтуы тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға (бөліктерге) бөлінеді.
Әрбір том беттері дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырыптар бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі.
Істің тақырыптары қысқа, қорытылған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрылымын білдіруі тиіс.
174. Бір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен қалыптастырылады:
мәселенің пайда болуына негіз болған құжат;
мәселе шешілген құжат;
осы мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисындық ретпен).
Тұрақты және уақытша сақтау мерзімді құжаттары бар істі Мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде ол кері қарай мынадай тәртіппен қайта қалыптастырады: күнтізбелік жылда соңғы түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты - бірінші болуы тиіс.
Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды қалыптастыру
175. Үкімет мәжілістері хаттамаларының түпнұсқалары істе жеке топтастырылады және нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
176. Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды үкіметтік шешімдерді шығару секторы ресімдейді, олар әр хаттама бойынша жеке томдарға топтастырылады.
Бір хаттамаға қатысты құжаттар мәселелерді қараудың ретіне орай жүйеленеді және орналастырылады. Істің басында - өзіне қатысты құжаттармен бірге хаттаманың бақылау данасы, одан әрі әрбір мәселе бойынша мынадай тәртіппен топтастырылатын құжаттар:
мәселенің реттік нөмірі, оның қысқаша мазмұны және орындаушының тегі көрсетілген тақырыптық парақ;
осы мәселе бойынша мәжіліс хаттамасынан үзінді;
тарату көрсеткіші мен Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің анықтамасы;
осы мәселені шешуге қатысты хронологиялық тәртіппен жинақталған басқа да құжаттар.
Егер мәжілістің бір хаттамасына материалдар екі және одан көп томдарға жинақталса, онда барлық томның толық мазмұны бірінші томға, ал екіншісіне және одан кейінгілеріне - мазмұнның тек осы томға қатысты бөлігі ғана орналастырылады.
Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне
құжаттарды қалыптастыру
177. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істе бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.
178. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына осы қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келісу парағын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсынуларды, хаттамалық шешімдерді, Басшылық қарарларын, министрліктер қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.
179. Қаулылар мен өкімдерге құжаттар істе айлар бойынша жинақталады.
Істің ішінде құжаттар қаулылар мен өкімдердің нөмірлері ретімен орналастырылады.
Әрбір қаулыға (өкімге) құжаттар арнайы мұқабада мынадай тәртіппен орналастырылады: қаулы немесе өкім жобасының келісу парағы, қаулының (өкімнің) бақылау данасы, оларға қосымшалар, әзірлеушінің түсіндірме жазбасы, тарату көрсеткіші, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамалары, барлық қосымшасымен және бұрыштамалармен қоса жоба мен оның нұсқалары, қорытындылар және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің өзге де анықтамалары (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
Әр іске мазмұны жасалады.
Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің орындалуын
бақылау жөніндегі құжаттарды қалыптастыру
180. Бақылау жасалатын актілерге, қаулыларға, өкімдерге номенклатураға сәйкес бақылаулық жинақтаушы папкалар (істер) жүргізіледі.
Ондағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:
бақылаудағы актінің, қаулының, өкімнің көшірмесі;
бақылаудан алу туралы анықтама (бақыланатын құжаттан кейін тігіледі);
жекелеген тармақтардың орындалу барысы туралы ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
181. Президент актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министрдің өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер ауыспалы болуы мүмкін және олар толық шешілгенге және бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуы тиіс, одан кейін мұрағатқа беріледі.
11. Құжаттарды дайындау және бөлімдерден мұрағатқа беру
182. Мұрағат Кеңсе қызметінде пайда болған барлық іс жүргізілуі аяқталған құжаттарды және тұрақты да, уақытша да сақталатын істерді қабылдайды, есепке алады және сақтайды.
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 183-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
183. Өткен жыл ішінде іс жүргізілуі аяқталған істер Кеңсе Басшысы бекіткен кесте бойынша келесі жылдың сәуірінен қарашасына дейін мұрағатқа қабылданады. Істерді тапсыруды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарын жүргізу үшін жауапты қызметкерлері жүзеге асырады.
Құжаттың түпнұсқаларын анықталмаған жағдайда Кеңсе Басшысына баяндау үшін орындаушымен құрылым бөлімшенің басшысымен және орындаушымен қол қойылған анықтама құрастырылады.
184. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі таратылған немесе қайта ұйымдастырылған жағдайда осы бөлімшенің қызметкері ол таратылған немесе қайта ұйымдастырылған сәттен бастап екі айдың ішінде барлық қолда бар құжатты істерге жинақтайды, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан мұрағатқа береді.
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 185-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
185. Құжаттарға тіркеу-қабылдау карточкаларының даналары Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің және тиісті орындаушы (бірлесіп орындаушы) құрылымдық бөлімшелердің жедел сақтауында болады. Сақтау мерзімі өткеннен кейін карточкалар белгіленген тәртіппен жойылады.
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 186-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
186. Мұрағаттық сақтауда жатқан құжаттар қажет болған жағдайда мұрағаттан құрылымдық бөлімшелерге Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің немесе оның міндетін атқарушы адамның рұқсатымен уақытша пайдалануға беріледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 187-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
187. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері істерді мұрағатқа тапсырар алдында мынадай дайындау жұмыстарын орындайды:
карточкаларды, электрондық құжат айналымы жүйесінің тіркеу-бақылау карточкалары дерекқорының есептік деректерін (оның ішінде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттардың (сақтау бірлігі - электрондық құжат)) әрбір іс бойынша құжаттардың іс жүзінде болуымен салыстыру;
төлнұсқада басқа ұйымдарға жолданған, келесі жылы орындауға ауыстырылатын, бөлімшеде басшылыққа алу үшін қалған және т.с.с. құжаттарды карточкалар бойынша салыстыру;
құжаттардың осы іске дұрыс тігілуін (құжаттар мазмұнының іс номенклатурасы бойынша тақырыпқа сәйкестігін) тексеру;
артық даналарын, керексіз нобайлық жазбаларды алып тастау (құжаттар тігілгенге дейін қыстырғыштар алынбайды).
