кадр мәселелері жөніндегі құжаттар және тікелей соның атына жіберілген хат-хабар;
Премьер-Министрдің Кеңсесінде қарау талап ететін Президент актілерінің жобалары, заң жобалары және Үкіметке өзге де өтініштер;
Үкіметтің Регламентіне, Премьер-Министрдің Кеңсесі туралы ережеге және Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының арасында міндеттерді бөлуге сәйкес басқа да құжаттар жіберіледі;
4) Кеңсе Басшысының орынбасарына (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін):
Заң бөліміне бағытталатын барлық хат-хабар (құжаттар) алдын ала қарауға;
«Самұрық-Қазына» ұлттық әл-ауқат қоры» акционерлік қоғамының директорлар кеңесінің отырысына енгізілетін мәселелер жөніндегі материалдардың көшірмелері;
«Назарбаев Университеті» дербес білім беру ұйымы Қамқоршылық кеңесінің отырысына енгізілетін мәселелер жөніндегі материалдардың көшірмелері жіберіледі.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 20-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
20. Хат-хабарды (құжаттарды) тіркегеннен кейін іс жүргізу және мұрағат секторының қызметкері БЭҚАЖ дерекқорында сақталған есептік деректері бар карточканың екі данасын қағазға басып шығарады (1-қосымша) және бөлуге сәйкес іс жүргізу және мұрағат секторының арнайы стеллажының мекенжай жәшігіне қояды.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 21-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 21-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 21-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
21. Іс жүргізу және мұрағат секторының қызметкері хат-хабарды (құжаттарды) Премьер-Министр Хатшылығының қабылдау бөлмесіне береді және оларды іс жүргізу және мұрағат секторына қайтарылатын тіркеу карточкасында алған күні мен уақытын көрсетумен қол қойдырып, оларды қабылдау бөлмесінің қызметкеріне тапсырады.
Хатшылық құжаттарды қарағаннан кейін қабылдау бөлмесінің қызметкері тапсырмалар бланкілерінде қарарлармен және басып шығарылған тапсырмалармен (фишкалармен) және оларды одан әрі адресаттарға электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы беру (жіберу) үшін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және мұрағат секторының қызметкеріне береді.
Іс жүргізу және мұрағат секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының арнайы стеллажынан Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының, құрылымдық бөлімшелердің қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері белгіленген кесте бойынша іс жүргізу және мұрағат секторында, үкіметтік шешімдерді шығару секторында құжаттарға жауапты адамда қалатын карточканың екінші данасына қолын қойып, келіп түскен хат-хабарды алуды жүргізеді. Бұл ретте іс жүргізу және мұрағат секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері телефон арқылы шұғыл хат-хабардың (құжаттардың) түскені туралы тиісті қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне дереу хабарлайды, олар шұғыл хат-хабарды (құжаттарды) кестеден тыс дереу алуды жүзеге асыруға тиіс;
хат-хабар (құжаттар) бір мезгілде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында белгілеуге (таратқыш есебіне) сәйкес бірлесіп орындаушы басқа құрылымдық бөлімшелерге жіберіледі.
Кеңсе басшылығы қарағаннан кейін Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері тапсырмалар бланкілерінде қарарлармен және басып шығарылған тапсырмалармен (фишкалармен) және оларды одан әрі адресаттарға электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы беру (жіберу) үшін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және мұрағат секторының қызметкеріне жеткізеді (береді).
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 22-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
22. Премьер-Министрдің қарауына жолданатын құжаттар Премьер-Министрдің Хатшылығы (бұдан әрі - Хатшылық) қабылдау бөлмесінің қызметкеріне беріледі.
Хатшылық тікелей Премьер-Министр, оның орынбасарлары немесе Кеңсе Басшысы бергендерді қоспағанда, тіркеуден өтпеген хат-хабарды (құжаттарды) қабылдамайды. Бұл ретте Премьер-Министр, оның орынбасарлары, сондай-ақ Кеңсе Басшысы тікелей қабылдаған хат-хабар дереу іс жүргізу және мұрағат секторына тіркеуге беруі тиіс.
23. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінен келіп түсетін Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының, Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын (арнайы қаптамаларда), Премьер-Министрдің хаттары мен тапсырмаларын (таза қаптамаларда) Хатшылықтың қызметкері қабылдап алады және қажетті келісулер мен құжаттардың болуын тексереді, одан кейін Премьер-Министрге баяндау үшін және кейіннен қол қою үшін береді.
24. Қалған хат-хабарды Хатшылықтың қабылдау бөлмесінің қызметкері қабылдап алады, оны алғандығы үшін қол қояды, одан кейін барлық келіп түскен құжаттар алдын ала зерделеу, қарарлар жобаларын дайындау және оларды Премьер-Министрге баяндау және кейіннен қол қоюға ұсыну үшін Хатшылықтың қызметкеріне беріледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 25-тармақ өзгертілді
25. Хатшылыққа мазмұны бойынша Премьер-Министрдің шешім қабылдауын қажет етпейтін құжаттар келіп түскен жағдайда, Кеңсе Басшысымен не оның міндетін атқарушы тұлғамен келісім бойынша олар іс жүргізу және мұрағат секторы арқылы Премьер-Министр орынбасарларының қабылдау бөлмелеріне немесе Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
Кеңсе Басшысының құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттар тиісті тапсырмалардың жобаларымен бірге оның қабылдау бөлмесіне беріледі.
Заң бөлімінің құзыретіне жататын мәселелері бойынша құжаттар тиісті тапсырмалардың жобаларымен бірге Кеңсе Басшысы орынбасарының (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) қабылдау бөлмесіне алдын ала беріледі.
Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының таяу және алыс шетелдерге сапарларына байланысты құжаттардың (материалдардың) төлнұсқалары Сыртқы байланыстар және протокол бөліміне жіберіледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 26-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
26. Кіріс құжаттар мен ол бойынша қабылданған Премьер-Министр қарарларының қысқаша мазмұны тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізіледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 27-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
27. Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының атына жолданатын құжаттарды тиісінше Премьер-Министр орынбасарларының және Кеңсе Басшысының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері береді, олар іс жүргізу және мұрағат секторында алған күні мен уақытын көрсете отырып, тіркеу-бақылау карточкасына құжаттарды алғаны үшін қол қояды.
Премьер-Министрдің орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмелерінде іс жүргізуді қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері жүргізеді, олар құжаттардың өтуі мен олардың тиісінше сақталуы үшін дербес жауапты болады.
28. Премьер-Министр орынбасарларының немесе Кеңсе Басшысының қарарлардың жобаларын дербес немесе Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісім бойынша дайындауды жүзеге асыратын көмекшілері (кеңесшілері) келіп түскен құжаттарды дереу хабарлайды. Құжатты қабылдау бөлмелерінде алдын ала зерделеу және баяндау мерзімі 2 сағаттан аспайды.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 29-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 29-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
29. Парламент депутаттарының сауалдары, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасы мен Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің өтініштері бойынша Кеңсе Басшысы қарарларының жобаларын бөлімдердің қызметкерлері Кеңсенің басқа тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісім бойынша дайындайды.
Парламент депутаттарының сауалдары, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасы мен Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің өтініштері бойынша Кеңсе Басшысы қарарларының жобаларын Заң бөлімінің қызметкерлері Кеңсе Басшысының орынбасарымен (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) келісім бойынша дайындайды.
30. Премьер-Министрдің орынбасарларына берілген құжаттар қараусыз қайтарылған жағдайларда Премьер-Министр орынбасарларының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері қайтарылған құжаттарға құжатты қайтару себебінің өздері қол қойған жазбаша негіздемесін қоса тіркейді.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 31-тармақ өзгертілді
31. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының кіріс құжаттары (тапсырма, нұсқау) бойынша қарарлары белгіленген үлгідегі бланкілерге (фишкаларға) басылады немесе оларға сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып жасалады және қажет болған жағдайда олардың құзыретіне сәйкес Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісіледі.
Үкімет пен Кеңсе басшылығының Заң бөлімі дайындаған қарарларының жобалары алдын ала Кеңсе Басшысының орынбасарымен (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) келісіледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 32-тармақ өзгертілді
32. Қарарда:
орындаушылар (ұйымдардың атауы атау септігінде, лауазымды тұлғалардың тегі мен аты-жөні барыс септігінде);
құжатты қолданудың анық және толық мазмұны немесе орындаудың тәртібі мен сипаты;
орындау мерзімі (қажет болған жағдайда);
басшының толық жазылған жеке қолы (атының бірінші әрпі мен тегі);
күні (күні, айы, жылы);
құжаттың нөмірі;
төменгі жақта, сызықтың астынан қарар қандай құжатқа қатысты екендігі, сондай-ақ бұл құжаттың күні мен нөмірі көрсетілуі тиіс.
Қарарларды ресімдеудің үлгісі - 5-қосымша.
Егер тапсырма Заң бөліміне жолданса немесе көшірмелерде Заң бөліміне жіберілсе, қарарда міндетті түрде Кеңсе Басшысының орынбасары (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) көрсетіледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 33-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
33. Қаралған құжаттарды Үкімет пен Кеңсе Басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжаттарды қарарларға сәйкес қайта белгілеу және жөнелту үшін тіркеу-бақылау карточкасымен бірге іс жүргізу және мұрағат секторына береді. Егер қарарда бақылауға қою туралы тапсырма болса немесе орындау мерзімі көрсетілсе, оның ішінде «жедел» белгісі немесе «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген белгілер болса, онда қарардың төлнұсқасын іс жүргізу және мұрағат секторы бақылауға қою үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылау секторына (бұдан әрі - бақылау секторы), ал одан кейін Кеңсенің қаралған құжаттар құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте шұғыл құжаттар мен тапсырмаларды (орындау мерзімі үш жұмыс күніне дейін) адресаттарға жедел жөнелтуді қамтамасыз ету үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері, Үкімет пен Кеңсе Басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) мен қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері, құрылымдық бөлімшелер басшылары көрсетілген құжаттар мен тапсырмаларды электрондық құжат айналымы жүйесін және факсимильдік байланысты пайдалана отырып, электрондық құжаттар форматында кейіннен оларды іс жүргізу және мұрағат секторы арқылы адресаттарға жөнелте отырып, беруі тиіс.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 34-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
34. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қабылдау бөлмелерінде іс қағаздарын Үкімет пен Кеңсе Басшылығы, құрылымдық бөлімшелердің басшылары қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері немесе арнайы бөлінген қызметкерлер (бұдан әрі - қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) жүргізеді, олар құжаттарды уақтылы қабылдауға және өз бөлімшелерінің басшылары мен орындаушыларына уақтылы жеткізілуіне, құжаттарға тіркеу-бақылау карточкаларының бірінші даналарында жазбалар енгізудің толықтығы мен дұрыстығына, орындаушылардың тегі мен құжаттарға қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізілуіне, құжаттар мен оларға қарарлардың уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне), құжаттарды тиісінше жедел сақтауға дербес жауапты болады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 35-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 35-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
35. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін, әдетте, құжат бойынша тікелей орындаушыға оны орындау жөнінде жазбаша тапсырма береді және құжатты қабылдау бөлмесінің қызметкеріне қайтарады, ол орындаушы туралы есептік деректерді Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына және карточканың бірінші данасына дереу енгізеді.
Кеңсе Басшысының орынбасары (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) құжатты алдын ала қарағаннан кейін оны орындау жөнінде Заң бөлімінің меңгерушісіне және (немесе) құқықтық сипаттағы мәселелерді қарауға жауапты орындаушысына жазбаша тапсырма береді және егер құжатты орындау туралы тапсырма Заң бөлімінің құқықтық сипаттағы мәселелерді қарауға жауапты орындаушысына ғана берілсе, құжатты Кеңсе Басшысы орынбасарының (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) қабылдау бөлмесінің қызметкеріне қайтарады, ол орындаушы туралы есептік деректерді Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына және карточканың бірінші данасына дереу енгізеді.
Осыдан кейін қабылдау бөлмесінің қызметкері арнайы журналға кіріс құжатының тіркеу нөмірін, күнін, қысқаша мазмұнын (атауын), орындаушының тегін енгізеді және тіркеу-бақылау карточкасына қолын қойдырып, оған құжатты береді.
Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен құжатты алған сәттен бастап оны тікелей орындаушыға беруге дейінгі мерзім 4 сағаттан аспауы тиіс.
Үкімет пен Кеңсе Басшылығы қарарының жобасын (қызметтік жазбаның немесе жауап жобасын) жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің орындаушысы әзірлейді, орындаушы, құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі бұрыштама соғады.
Премьер-Министр қарарларының жобаларына қол қоюға баяндар алдында Кеңсе Басшысы бұрыштама соғады.
Заң бөлімі дайындаған Премьер-Министрдің, Үкімет және Кеңсе басшылығы қарарларының жобаларына (қызметтік жазбаның немесе жауап жобасына) Кеңсе Басшысы орынбасарының (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) да бұрыштама соғады.
36. Құжат бойынша бірлесіп орындаушылар болған кезде негізгі орындаушыда келісілген қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасы құжат бойынша орындаушы арқылы бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімше басшысының қабылдау бөлмесіне жіберіледі.
Бірлесіп орындаушыда келісуге арналған мерзім - іс жүргізу және мұрағат секторының қызметкерінен құжатты алған сәттен бастап 3-4 сағаттан аспайды.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 37-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
37. Орындаушының және бірлесіп орындаушының құрылымдық бөлімшелерінде қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын дайындау мен келісуге арналған мерзім тікелей орындаушы құжатты алған сәттен бастап 2 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Қарардың, қызметтік жазбаның (әзірленген құжат) жобасы бойынша бірлесіп орындаушыда ескертулер болған жағдайда оларды пысықтау жүзеге асырылады, ал бірлесіп орындаушылардың шешілмеген келіспеушіліктері болған жағдайда жазбаша дәлелді қарсылықтар ұсынылады.
Қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын немесе жазбаша қарсылықты дайындаудың жалпы мерзімі 1 (бір) жұмыс күнінен аспауы тиіс.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 38-тармақ өзгертілді
38. Мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан Кеңсеге келіп түскен бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер Кеңсенің қаралатын бақылаудағы құжаттар құзыретіне жататын және/немесе олардың орындалуын бақылау бекітіп берілген құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
Кеңсеге мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардан келіп түскен және орындалуын бақылау Заң бөліміне бекітіліп берілген бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер алдын ала Кеңсе Басшысы орынбасарының (құқық мәселелеріне жетекшілік ететін) қабылдау бөлмесіне жіберіледі.
39. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне мәлімет үшін келіп түсетін құжаттар (заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер, өтініштер және басқа да материалдар) істің номенклатурасына сәйкес арнаулы папкаларда (файлдарда) қабылдау бөлмесінің қызметкерінде сақталады және қажет болған жағдайда істің ішкі жазбасына тиісті белгі қойылып, тиісті құрылымдық бөлімшелер қызметкерлеріне беріледі.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 40-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
40. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде картотеканы қабылдау бөлмесінің қызметкері немесе арнайы бөлінген қызметкер жүргізеді, ол тіркеу-бақылау карточкаларына есептік жазбалардың енгізілу толықтығы мен дұрыстығына, басшылық қарарларының (тапсырмаларының, нұсқауларының) және тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректердің енгізілуіне, құжаттардың және басшылық қарарларының, оның ішінде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық құжаттар форматында уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне) жауапты болады.
Карточкалар тек құрылымдық бөлімшенің картотекасында ғана сақталады. Олардың құжаттармен бірге орындаушыларда сақталуына тыйым салынады. Бақылау құжаттарының картотекалары жеке жүргізіледі.
Карточкада құжаттың орындалу барысы (еске салу, сұратулар, жауаптар, анықтамалар және т.с.с.) белгіленеді. Карточкалардағы жазбалар есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, сиямен айқын да анық жүргізіледі.
Қаламмен жазуға, бояуға, тазартуға жол берілмейді. Жазбалар карточканың бір бланкісіне сыймаған жағдайда бастапқы карточкаға «№___ жалғасы» деген жазуы бар карточканың екінші бланкісі қоса тіркеледі.
41. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның осы мәселеге жетекшілік ететін орынбасары іске жібереді. Бұл ретте қажет болған жағдайда, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуі тиіс. Орындаушы хат жазысуды жүйеге келтіреді, бастапқы құжат пен карточкаға: мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгендігін, құжатқа кім қол қойғандығын жазады және жеке қолымен расталған «№ іске» деген белгімен оларды құрылымдық бөлімшенің ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкеріне береді.
Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда Басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, онда карточкаға «Мәселе шешілді» деген бағанға «Назарға алынды» деген жазба жасалады.
Нақты мәселе бойынша Үкіметтің тиісті шешімі немесе Премьер-Министрдің өкімі қабылданған және қажетті құжаттар үкіметтік шешімдерді шығару секторына берілген жағдайда «Құжат № іске тігілді» деген бағанда «үкіметтік шешімдерді шығару секторында» деп көрсетіледі, ал «Мәселе шешілді» деген бағанға «200 _ ж. «___»________№____ № қаулымен (өкіммен)» деп жазылады. Бұл жағдайда үкіметтік шешімдерді шығару секторының орындаушыдан тиісті қаулыны немесе өкімді қабылдап алған қызметкері құжаттарды алғаны үшін қол қояды.
Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы құжаттың өзіне және карточкаға әңгіме болған адамның лауазымы мен тегін, оның қысқаша мазмұны мен күнін жазады.
42. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің осы бөлімшедегі құжаттар төлнұсқаларының жедел сақталуы және ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкері орындалған құжатты қабылдай отырып, олардың бар екендігін тіркеу-бақылау карточкасымен салыстырады, бекітілген номенклатураға сәйкес іске тігеді және есептік деректерді электрондық құжат айланымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізе отырып, іс пен томдардың нөмірлерін қояды, ал тіркеу-бақылау карточкасын орындалған құжаттар картотекасына орналастырады. Қажетті құжаттар болмаған немесе орындалған құжаттар дұрыс ресімделмеген жағдайда олар кемшіліктерін жою үшін орындаушыға қайтарылады.
43. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өз құзыретінің шеңберінде келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу жөнінде қажетті, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде шаралар қабылдайды.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 4-тараудың тақырыбы жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
4. Қызметтік хат-хабарды ресімдеу және жөнелту
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен (бұр.ред.қара); 2010.13.09. № 931 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 44-тармақ өзгертілді
44. Құжаттарды дайындаған кезде осы Нұсқаулықты және өзге де қолданыстағы ережелерді, анықтамалықтарды, сөздіктерді* басшылыққа ала отырып, мемлекеттік билік пен басқару органдарының, басқа да шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазудың бірізділігін сақтаған жөн.
Мемлекеттік органдарға жіберілетін шығыс хат-хабарлар (оның ішінде электрондық құжат форматында) елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде ресімделеді (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).
Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.
Шығыс хаттары, әдетте, екі данада дайындалады және қол қойылады, бұл ретте Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесінің ағымдағы мұрағатында сақталатын екінші данасында бұрыштама соғу күні көрсетіле отырып, орындаушы мен осы құрылымдық бөлімше басшысының бұрыштамасы болуы тиіс.
__________________________________
Ескертпе:* Құжаттар Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына сәйкес ресімделуі тиіс.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 45-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
45. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуы және белгіленген нысандағы бланкілерге басылуы тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.
Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.
Шұғыл хат-хабар (құжаттар) мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимилдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 46-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
46. Құжатты лауазымды адамға жолдау кезінде мекеменің атауы атау септікте, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі.
Басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін почтаның индексі, облыс, қала (село), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі. Егер құжат факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілсе, онда адресаттың факсимильдік аппаратының нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекен-жайға жолдау кезінде тарату көрсеткіші жасалады және құжаттың әр көшірмесінде тек бір мекен-жай ғана көрсетіледі.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстар әкімдеріне, Мемлекеттік органдарға (тізім бойынша)» (тізімді қағаз (қажет болған кезде электрондық) түрде қоса берумен)
47. Шығыс құжаттары (хат-хабары) құжаттар деректемелерінің есептік деректерін электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкаларында (1-қосымша) ескеріледі.
