135. Жобаны енгізген мемлекеттік органның өкілі жобаның төлнұсқасын үкіметтік шешімдерді шығару секторының меңгерушісіне тапсырады, ол жобаның Үкімет Регламенті мен осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкестігін тексереді.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 135-1-тармақпен толықтырылды
135-1. Үкімет қаулыларының немесе Премьер-Министр өкімдерінің жобалары түскен кезде тіркеу мөртаңбасы ілеспе хатқа қойылады.
Премьер-Министр Кеңсесіне енгізілетін Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің жобаларына, Қазақстан Республикасы Президенті актілерінің жобаларына, заң жобаларына және Қазақстан Республикасы Парламентінің депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына Үкімет қорытындыларының жобаларына Үкімет Регламентіне сәйкес жобаны әзірлеуші мемлекеттік органның бірінші басшысы (бірінші басшының міндетін атқару ресми түрде жүктелген тұлға не Үкіметтің және Премьер-Министр Кеңсесінің басшылығына арналған құжаттарға қол қоюға бірінші басшы ресми түрде өкілеттік берген тұлға) әр парағына алдын ала қол қоюға тиіс.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 136-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
136. Премьер-Министрдің Кеңсесінде Заң бөлімі жобада заңдық техника ережелерінің сақталуын әрі Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкестігін тексеруді, Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі мемлекеттік және орыс тілдері ережелерінің сақталуын, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің дәлме-дәлдігін (мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің дәлме-дәлдігіне әзірлеуші мемлекеттік органның басшысы дербес жауап береді) және Үкімет Регламентінің және осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкестігіне алдын ала тексеруді ұйымдастырады. Алдын ала тексеру жүргізуге арналған мерзім жоба түскен сәттен бастап үш жұмыс күнінен аспауы тиіс.
137. Белгіленген тәртіппен тіркелген, бұрын тіркелген құжатқа келіп түскен (Үкімет немесе Кеңсе Басшылығы бұрын берген тапсырмаларды орындау үшін) Үкімет қаулыларының жобалары олардың құзыретіне сәйкес Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне тікелей жіберіледі.
138. Үкімет қаулыларының жобаларын (заң жобаларын қоспағанда) алдын ала тексерудің нәтижелері туралы Заң бөлімінің және Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушілері Кеңсе Басшысына немесе оның міндетін атқарушы тұлғаға хабарлайды.
Баяндаудың қорытындылары бойынша Кеңсе Басшысы алдын ала тексерілген Үкімет қаулыларының жобалары бойынша бар ескертулерді талқылау үшін орталық атқарушы органдар жауапты хатшыларының (Қазақстан Республикасы Президентінің шешімі бойынша жауапты хатшының өкілеттігін жүзеге асыратын лауазымды тұлғалардың) қатысуымен кеңес еткізу туралы шешім қабылдайды.
Кеңсе Басшысындағы кеңесте мынадай шешімдер қабылданады:
қаулының жобасы Үкіметтің мәжілісіне шығарылсын;
қаулының жобасы Кеңсенің тиісті бөлімінде пысықталсын және ол Үкіметтің мәжілісіне шығарылсын;
қаулының жобасы әзірлеуші мемлекеттік органға қайтарылсын.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 139-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
139. Жоба:
1) жобаны кез келген негіздер бойынша дауыс беруге шығарғанға дейін Премьер-Министрдің шешімі бойынша;
2) Премьер-Министрдің орынбасарларында өткен кеңестердің хаттамасы негізінде;
3) Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының шешімі бойынша пысықталуға қайтарылуы мүмкін.
Әзірлеуші мемлекеттік органның жобаны жұмыс тәртібімен пысықтау мерзімі 10 жұмыс күнінен аспауы тиіс.
140. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері жобаларының Кеңседе өту мерзімі осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес белгіленеді.
Алдын ала тексеруді қоса алғанда, Кеңседе жобалардың өту мерзімі (жобаның тіркелген күнінен бастап қол қойылған құжатты шығаруға тапсырғанға дейін): Үкімет қаулыларының жобалары үшін 10 жұмыс күнінен (басымдықты заң жобалары мен шұғыл деп жариялау жоспарланып отырған, өту мерзімі 5 күнтізбелік күннен аспауы тиіс заң жобаларын қоспағанда); Премьер-Министр өкімдерінің жобалары үшін 5 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Жобалар мәтінінің көлемі үлкен және күрделі болуына байланысты өту мерзімін (басымдықты заң жобаларының және шұғыл деп жариялау жоспарланып отырған заң жобаларының өту мерзімінен басқа) Кеңсе Басшысы не оның міндетін атқарушы тұлға ұзартуы мүмкін.
141. Үкімет Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің жобаларына бастамашылық жасаған жағдайда олар Үкіметтің Регламентіне сәйкес Президент Әкімшілігіне енгізіледі. Бұл ретте енгізілетін жобалардың және оларға материалдардың көшірмелері Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің үкіметтік шешімдерді шығару секторында қалады.
142. Кеңсе Басшысы Премьер-Министрге келіп түскен жобалар, жобаны Үкіметтің мәжілісіне немесе Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беруіне шығару туралы ұсыныстар туралы, сондай-ақ алдын ала тексеру барысында анықталған жобаға ескертулер туралы хабарлайды.
143. Үкімет мәжілісіне шығару туралы олар бойынша шешім қабылданған жобалар Үкімет мәжілісіне тиісті анықтама дайындау үшін Кеңсенің қаралатын жобалардың мәселелері құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
144. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері Үкіметтің отырысына енгізілетін жобалар бойынша:
үш күн мерзімде:
жобаларды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде бар ескертулерді ескере отырып пысықтайды;
заңдық техникасы бойынша ескертулері болған жағдайда жояды, мемлекеттік және орыс тілдері ережелерінің сақталуын, сондай-ақ жобалардың мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндерінің дәлме-дәлдігін қамтамасыз етеді;
жобаларды тиісті бланкіде ресімдейді;
жобаларға мүдделі құрылымдық бөлімшелерде және Кеңсе Басшысының орынбасарларында (олардың міндеттерді бөлуіне сәйкес) бұрыштама соғады;
жоба бойынша анықтаманы Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынады. Үкімет отырысын өткізуге дейін екі күннен кешіктірмей толық дайындалған құжаттардың пакетін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне береді.
Үкіметтің отырысында Үкімет мүшелерінің жалпы санының көпшілік дауысымен қабылданған қаулылардың жобалары сол күні Премьер-Министрдің орынбасарларына (тиесілілігі бойынша) және Кеңсе Басшысына бұрыштама соғуға беріледі, одан кейін Премьер-Министрге қол қоюға беріледі. Қаулының жобасына Кеңсе Басшысы қол қойған Үкімет мүшелерінің дауыс беру қорытындылары туралы анықтама қоса беріледі.
Тіркелген жобалардың төлнұсқалары Кеңсе Басшысының отырысында олар қаралғанға дейін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінде сақталады.
145. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің Үкімет мәжілісіне енгізілген жобалар бойынша ескертулері Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынылатын анықтамада көрсетіледі.
146. Үкімет қаулыларының жобаларына сырттай дауыс беру Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының тапсырмасы бойынша жүргізіледі.
147. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беруіне арналған мерзім дауыс беру үшін жоба (жоба бойынша материалдар) таратылған күннен бастап 3 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Премьер-Министрмен келісім бойынша Кеңсе Басшысы дауыс беруге арналған мерзімді қысқартуы мүмкін.
148. Сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Үкімет мүшелері Премьер-Министрдің Кеңсесіне өз пікірлерін білдіретін жазбаша жауаптар жібереді. Жазбаша жауап көрсетілген мерзімде болмаған жағдайда Үкімет мүшесі жобаны қабылдау үшін дауыс берді деп саналады.
149. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаны қабылдау үшін дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
150. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыруды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жобаны (жоба бойынша материалдарды) Үкімет мүшелерінің ресми электрондық мекен-жайларына жіберу, сондай-ақ факсимильдік немесе арнайы байланыс арқылы беру жолымен жүзеге асырады.
151. Үкімет қабылдаған жобаны Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі бұрыштама қоюды (келісуді) қамтамасыз ету және қол қоюға ұсыну үшін Кеңсенің қаралатын жоба мәселелері құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте жобаға қаулылардың (Премьер-Министр өкімдерінің) жобаларын Кеңседе келісу парағы қоса тіркеледі (7-қосымша). Қаулылар мен өкімдердің әрбір өту сатысында Кеңсенің барлық құрылымдық бөлімшелерінде келісу парағын толтыру міндетті. Қаулылар мен өкімдердің жобаларын келісу парағы қаулының немесе өкімнің жобасына басқа да материалдармен бірге істе болуға тиіс және алуға жатпайды.
152. Жобаға орындаушы қол қояды және Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерінің меңгерушілері, Премьер-Министрдің орынбасары (тиісті мәселелерге жетекшілік ететін), Кеңсе Басшысы және оның орынбасары (тиісті мәселелерге жетекшілік ететін) бұрыштама қояды және Хатшылық арқылы Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 153-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
153. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттігіне нұсқау болған не қаулыға Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде - тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқарушы тұлғалардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы қоса берілген жағдайда орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың бұқаралық ақпарат құралдарында уақтылы жариялануын және Үкіметтің Интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі үшін, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдардың және өзге де ұйымдардың кіргізілгені немесе кіргізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуі үшін жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын қалыптастырады және сағат 9.00-дан бастап 18.00-ге дейін тапсырады, сондай-ақ БЭҚАЖ арқылы қол қойылған Премьер-Министрдің ЭЦҚ қойылған қаулыны (өкімді) келісу парағына қолын қойғызып, үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкеріне тапсырады.
154. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет мәжілісінде қарағаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін үш күн ішінде Премьер-Министрге қол қоюға баяндалуға тиіс.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 155-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
155. Үкіметтік шешімдерді шығару секторы Үкіметтің қол қойылған қаулысын ала отырып, істі түпкілікті қалыптастырады, онда бастапқы материалдардың және оларға қосымшалардың бар-жоғын, қажетті келісулер мен тарату көрсеткішінің бар-жоғын тексереді.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 156-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
156. Істе барлық қажетті құжаттар болғанда және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісіне бұл туралы хабарлайды, одан кейін жобаны тіркейді және оны тираждауды, оны Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Премьер-Министр Кеңсесінің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту үшін қызметтік хат-хабар секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан оларға қатысты бөлігіндегі үзінді көшірме ғана жіберілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 157-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2011.21.12. № 1575 Қаулысымен 157-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
157. Үкімет қаулылары адресаттарға (орындаушы толтырған таратуға сәйкес Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландырылған, тиісті бланкілерде орындалған көшірмелер түрінде ғана таратылады (басқа мемлекеттік органдарға БЭҚАЖ арқылы электрондық түрде жіберіледі), ал олардың төлнұсқалары үкіметтік шешімдерді шығару секторында қалады.
Кеңсе Үкімет қаулыларын және Премьер-Министр өкімдерін Әділет министрлігіне жіберген кезде құқықтық ақпараттың автоматтандырылған жүйесінде орналастыру үшін оларды әзірлеуші мемлекеттік органды ілеспе хатта көрсетеді.
Үкімет қаулысын электрондық түрде қабылдаған мемлекеттік орган оны қағаз жеткізгіште А-4 форматында қағазға басып шығарады, ЭЦҚ-ның оң нәтижесі анықталғаны туралы мөртаңбамен куәландырады және белгіленген тәртіппен тіркейді.
158. Қаулыларды таратқаннан кейін үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін сақтауға арналған істі ағымдағы мұрағатқа орналастырады және электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректерді енгізеді.
159. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
160. Кеңсенің, басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкімет мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз болады.
161. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқарушы тұлғаның нұсқауы бойынша ғана Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасын сұрату және қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында көрсетеді. Журнал нөмірленген, қатталып тігілген және мөрмен бекітілген болуы тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
8. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке
алу нысандарын сақтау мен пайдалану ережелерін сақтау
162. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағаздарды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалануы мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті. Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттары көшірмелерін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
163. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттар көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
164. Елтаңбалы мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысымен белгіленеді.
165. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері - Мемлекеттік қызмет және кадр жұмысы бөлімінің тапсырысы бойынша баспаханалық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері баспаханалық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілердің есебін жүргізу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
166. Кеңсе қызметкерлері құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеудің ережелерін және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапқа тартылады.
9. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа
жұмысқа ауысқан кезде істер мен құжаттарды қабылдап алу,
беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
167. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзіндегі орындауға арналған барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беруші қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акт жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады. Актінің екі данасына да құжаттарды беруші және қабылдап алушы қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімше басшысы бекітеді. Бір данасы Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің мұрағатына (бұдан әрі - Мұрағат) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі құжаттарының есебін жүргізу және сақтау үшін жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы тіркеу-бақылау карточкасына белгі қояды.
168. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды (оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды) екі данада жасалған акт бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы мұрағатта сақтау үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне беріледі.
169. Қызметкер демалысқа кеткенде немесе ұзақ іссапарға шыққанда ондағы орындауға арналған қызметтік құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері тіркеу-бақылау карточкаларына құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаға тиісті белгі соғыла отырып, оған қайтадан беріледі.
170. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру мынадай тұрғыда жүзеге асырылуы тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының қарары болмаған жағдайда - құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының) уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды басқа бөлімшеге орындауға беру тек Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде қызметтік хат-хабар секторы арқылы мүмкін болады.
10. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды іске жинақтау
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 171-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
171. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен мұрағатта сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Номенклатураға кіргізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуі тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысулар және басқалары) көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және мұрағатпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалады, егер функциялары мен құрылымында тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, 5 жылда кемінде бір рет Қазақстан Республикасының Үлттық мұрағатымен келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. «БЭҚАЖ істер номенклатурасы» анықтамалығына да қажетті өзгерістер енгізіледі.
Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге қалыптастыру
172. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5 - 8, мұнда 5 - құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 - номенклатура бойынша істің нөмірі).
173. Істерді жинақтауды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарын жүргізуге жауапты қызметкерлері номенклатураға сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны номенклатура бойынша істің тақырыбына сәйкес келуі тиіс. Іске керексіз нобайлықтарды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.
Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолдар, күндері, тіркеу нөмірлері, бұрыштамалар, қосымшалары, қарарлары, орындалғаны және «Іске» жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырылады. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары қосылады.
Ағымдағы жылда қойылған мәселелердің шешімі келесі жылдың іс қағаздарын жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.
Әр іс көп дегенде 250 парақты (қалыңдығы 30-40 мм) қамтуы тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға бөлінеді.
Әрбір том беттері дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырыптар бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі.
Істің тақырыптары қысқа, қорытылған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрылымын білдіруі тиіс.
174. Бір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен қалыптастырылады:
мәселенің пайда болуына негіз болған құжат;
мәселе шешілген құжат;
осы мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисындық ретпен).
Тұрақты және уақытша сақтау мерзімді құжаттары бар істі Мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде ол кері қарай мынадай тәртіппен қайта қалыптастырады: күнтізбелік жылда соңғы түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты - бірінші болуы тиіс.
Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды қалыптастыру
175. Үкімет мәжілістері хаттамаларының түпнұсқалары істе жеке топтастырылады және нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
176. Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды үкіметтік шешімдерді шығару секторы ресімдейді, олар әр хаттама бойынша жеке томдарға топтастырылады.
Бір хаттамаға қатысты құжаттар мәселелерді қараудың ретіне орай жүйеленеді және орналастырылады. Істің басында - өзіне қатысты құжаттармен бірге хаттаманың бақылау данасы, одан әрі әрбір мәселе бойынша мынадай тәртіппен топтастырылатын құжаттар:
мәселенің реттік нөмірі, оның қысқаша мазмұны және орындаушының тегі көрсетілген тақырыптық парақ;
осы мәселе бойынша мәжіліс хаттамасынан үзінді;
тарату көрсеткіші мен Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің анықтамасы;
осы мәселені шешуге қатысты хронологиялық тәртіппен жинақталған басқа да құжаттар.
Егер мәжілістің бір хаттамасына материалдар екі және одан көп томдарға жинақталса, онда барлық томның толық мазмұны бірінші томға, ал екіншісіне және одан кейінгілеріне - мазмұнның тек осы томға қатысты бөлігі ғана орналастырылады.
Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне
құжаттарды қалыптастыру
177. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істе бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.
178. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына осы қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келісу парағын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсынуларды, хаттамалық шешімдерді, Басшылық қарарларын, министрліктер қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.
