Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат
айналымы ережесін бекіту туралы
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысы
Осы редакция 2008 жылғы 22 қазандағы енгізілген өзгерістеріне дейін қолданылды
«Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңына сәйкес Қазақстан Республикасының ?кіметi қаулы етеді:
1. Қоса берiлiп отырған Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесi бекітілсiн.
2. Осы қаулы қол қойылған күнiнен бастап күшiне енедi.
Қазақстан Республикасының
| Премьер-Министрі | Д.К. Ахметов |
Қазақстан Республикасы
Үкіметінің
2004 жылғы 17 сәуірдегі
№ 430 қаулысымен
бекітілген
Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының
электрондық құжат айналымы ережесi
1. Жалпы ережелер
1. Осы Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесi (бұдан әрi - Ереже) "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңына сәйкес әзiрлендi.
Ереже Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымын ұйымдастырудың тәртібі мен шарттарын анықтайды.
Ереженiң күшi Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын мәлiметтердi қамтитын электрондық құжаттарға қолданылмайды.
Мемлекеттік органдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерiн (әзiрлеу, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі) құру жөніндегі жұмыстар және мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттар мен электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерiнiң сақталуын қамтамасыз ету тәртібі мемлекеттік құпияларды қорғау саласындағы нормативтiк құқықтық кесімдермен анықталады.
2. Ережеде мынадай негізгi терминдер және ұғымдар пайдаланылады:
1) электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудiң оң
нәтижесi - мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесiне қатысушының электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын растауы;
2) мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесi (бұдан әрi - жүйе) - Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдары мен лауазымды тұлғалары арасындағы электрондық құжаттар алмасу жүйесi;
3) уәкiлеттi орган - мемлекеттік саясатты және ақпараттандыру саласындағы қызметтi мемлекеттік реттеудi iске асыруды жүзеге асыратын мемлекеттік орган;
4) мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесiне қатысушы (бұдан әрi - жүйеге қатысушы) - электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау және тарату процестерiне қатысатын мемлекеттік орган немесе лауазымды тұлға;
5) мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдары арасындағы электрондық құжаттар алмасу.
2. Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының
электрондық құжат айналымын ұйымдастыру
3. Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшiн мынадай функциялардың орындалуын қамтамасыз ететiн электрондық құжат айналымы жүйесi пайдаланылады:
1) пайдаланушылардың қол жеткiзуiн авторландыру және қол жеткiзу құқығын қолдау;
2) осы электрондық құжат үшiн белгiленген форматта электрондық хабар қалыптастыру;
3) электрондық құжаттарды жасау және редакциялау;
4) деректемелер мен электрондық цифрлық қолтаңба қалыптастыру;
5) мемлекеттік орган шегінде және мемлекеттік органдар арасында электрондық құжаттар жiберу;
6) электрондық құжаттардың орындалуын бақылау;
7) электрондық құжатпен ұжымдық жұмыс жасау;
8) электрондық құжатты мемлекеттік органның электрондық мұрағатына беру;
9) электрондық құжатты iздестiру;
10) Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген тәртiппен электрондық құжатты пайдалану;
11) электронды құжаттардың, тiркеу куәлiктерiнiң және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиiстi кiлттерi мен құжаттарды есепке алудың электрондық журналдарының кепiлдендiрiлген жойылуы.
4. Электрондық құжатта Қазақстан Республикасының құжаттарды ресiмдеуге қойылатын мемлекеттік стандарттары талаптарына сәйкес деректемелер мен мемлекеттік органның уәкiлеттi лауазымды тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасы болуы тиiс.
5. Мемлекеттік органның ұйғарымы бойынша электрондық құжаттарды жасау, пайдалану және жөнелту ерекшелiгiн көрсететiн қосымша деректемелердi (телефон, факс нөмiрлерiн, электрондық почтаның адресiн, электрондық құжатты куәландыруға құқығы бар тұлғаның лауазымы мен аты-жөнiн және басқаларды) пайдалануға рұқсат етiледi.
6. Электрондық құжаттардағы деректемелердiң құрамы мен орналасу схемасы Қазақстан Республикасының құжаттарды рәсiмдеуге қойылатын мемлекеттік стандарттары талаптарына сәйкес белгiленген қағаз жеткiзгiштегi құжаттар деректемелерiнiң құрамы мен орналасу схемасына сәйкес болуы тиiс.
7. Электрондық құжаттарды iрiктеу, сақтауға қабылдау және беру тәртібі, олардың күшiн жою және кепiлдiктi жою, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлттерiн және құжаттарды есепке алудың электрондық журналдарын жою мұрағаттар мен құжаттаманы басқару уәкiлеттi мемлекеттік органының нормативтiк құқықтық кесiмдерiмен белгiленедi.
8. Электрондық құжаттардың электрондық көшiрмелерi болмайды, электрондық құжаттардың барлық данасы түпнұсқа болып саналады.
3. Электрондық цифрлық қолтаңбаны электрондық
құжат айналымында пайдалану
9. Ереженiң 4-тармағына сәйкес жасалған және ресiмделген электрондық құжаттар ресми құжаттар болып саналады және қағаз жеткiзгiштегi құжатпен бiрдей.
10. Жүйеге қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығы мен тұтастығын мынадай:
1) Қазақстан Республикасының сертификаттау туралы заңнамасында белгiленген тәртiппен сертификатталған электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын жүйеде пайдалану;
2) жүйеге қатысушылардың мемлекеттік құпияларды құрайтын мәлiметтердi және электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерiнiң иесiне белгiлi тiркеу куәлiктерiнiң құпияда сақтауы;
3) Ереженiң талаптарын және өзге де нормативтiк құқықтық кесiмдердi жүйеге қатысушылардың қатаң сақтауы жолымен қамтамасыз етедi.
11. Жүйеде электрондық құжаттар жасау үшiн куәландырушы орталық берген жарамды тiркеу куәлiктерi бар электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлттерi сәйкес келетiн электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерi ғана пайдаланылуы мүмкiн.
12. Электрондық құжатта бiр немесе бiрнеше электрондық цифрлық қолтаңбалар болуы мүмкiн.
13. Электрондық құжатта мемлекеттік органның уәкiлеттi лауазымды тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасы қолданылады.
4. Электрондық құжатты жөнелту
және оның алынғандығын растау
14. Егер электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерген кезде электрондық құжат жөнелтушiге тиесiлi екендiгi және оның мазмұны бұрмаланбағаны анықталған жағдайда электрондық құжат жөнелтушiден шыққан болып саналады.
15. Электрондық құжатты жөнелтудiң алдында оның ресімделуінің (мiндеттi және қосымша деректемелердің, электрондық цифрлық қолтаңбаның болуы) және бағытталуының дұрыстығы тексерiледi.
16. Электрондық құжатты алғандығын растау оны алғандығы туралы жөнелтушiге растама жiберу жолымен жүргiзіледi, бұл да электрондық құжат болып саналады.
17. Жөнелтушi тиiстi растаманы алмайынша, электрондық құжат алушыға жеткiзiлмеген болып есептеледi.
18. Егер электрондық құжатты жөнелткеннен кейін үш күн iшiнде жөнелтуші растаманы алмаса, онда жөнелтушi растаманы алмағандығы туралы алушыны хабардар ете алады және растаманың алынуға тиiс мерзiмiн көрсетедi.
19. Егер растама жөнелтушi көрсеткен мерзiм iшiнде алынбаса, электрондық құжат жөнелтiлмеген болып саналады. Растаманы белгiленген мерзiм iшiнде алмаған жағдайда жөнелтушi адресатқа электрондық құжатта қамтылған ақпаратты өзге байланыс құралдары көмегiмен жiбередi.
5. Электрондық құжатты тексеру
20. Жүйедегi электрондық құжатты тексеру оларды пайдалану құжаттамасына сәйкес жүйеде қолданылатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының көмегiмен орындалады және:
1) электрондық құжаттың барлық деректемелерiнiң оған белгiленген форматқа сәйкестiгiн тексерудi;
2) электрондық құжаттың барлық электрондық цифрлық қолтаңбаларының түпнұсқалығын тексерудi;
3) электрондық цифрлық қолтаңбаның тiркеу куәлiгiнiң немесе электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлтiнiң жарамдылығын тексерудi;
4) электрондық құжаттың астына электрондық цифрлық қолтаңба қойған барлық тұлғалардың өкiлеттiктерiн тексерудi қамтиды.
21. Электрондық құжатты тексерудiң нәтижесi оң болған жағдайда ол орындауға қабылданады немесе одан әрi өңдеуге жатады.
Электрондық құжатты тексерудiң терiс нәтижесi уәкiлеттi органның нормативтік құқықтық кесiмдерiнде көзделген тәртiппен куәландырушы орталықтың қатысуымен шешiлетiн тартысты жағдай болып саналады.
6. Электрондық құжаттарды есепке алу
22. Электрондық құжаттарды есепке алу электрондық немесе қағаз жеткiзгiштерде есепке алу журналында жүзеге асырылады.
23. Мемлекеттік органның электрондық құжат айналымында электрондық құжаттарды есепке алуды жүргiзудi мемлекеттік органның құжаттама қызметi жүзеге асырады.
24. Жүйеге қатысушылар электрондық құжаттарды есепке алудың электрондық журналдарында қамтылған есептiк деректердi рұқсатсыз қол жеткiзуден және абайсыз жоюдан және/немесе бұрмаланудан қорғауды қамтамасыз етуi тиiс.
7. Электрондық құжаттарды сақтау
25. Электрондық құжаттардың сақталу мерзiмдерi олардың түпнұсқаларын қағаз жеткiзгiштерде сақтау мерзiмдерiне сәйкес келедi және оны мұрағаттар мен құжаттаманы басқару уәкiлеттi мемлекеттік органы белгiлейдi.
26. Электрондық құжаттар электрондық цифрлық қолтаңба сақтала отырып, олар қалыптастырылған, жөнелтiлген немесе алынған форматта сақталуы тиiс.
27. Электрондық құжаттарды сақтау тиiстi есепке алу журналдарын, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлттерiн (электрондық цифрлық қолтаңбаның тiркеу куәлiктерiн) және электрондық құжаттардың журналын жүргiзудi әрi электрондық қолтаңбаларын тексерудi қамтамасыз ететiн бағдарламаларды сақтаумен бiрге жүргiзiледi.
28. Электрондық цифрлық қолтаңбалардың ашық кiлттерi үшiн белгiленген тәртiппен ресiмделген, осы кiлттердiң жүйенiң нақты қатысушысына тиесiлiлiгiн растайтын құжаттар (тiркеу куәлiктерi) сақталуы тиiс. Әрбiр ашық кiлт үшiн оның қолданысының басталуы және аяқталуы туралы ақпарат сақталуы тиiс.
29. Электрондық құжаттарды сақтау кезiнде тартысты жағдайларды шешу рәсiмдерiн жүргiзу үшiн электрондық құжаттарды және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиiстi ашық кiлттерiн байлау (үйлестiру) қамтамасыз етiлуi тиiс.
30. Электрондық мұрағаттар рұқсатсыз қол жеткiзуден және абайсызда жоюдан және/немесе бұрмаланудан қорғалуға жатады.
Электрондық мұрағатты қорғауды уәкiлеттi органның нормативтiк құқықтық кесiмдерiнде белгiленген тәртiппен жүйеге қатысушылар жүзеге асырады.
8. Ақпараттық қауiпсiздiктi қамтамасыз ету жүйесi
31. Жүйенiң ақпараттық қауiпсiздiгi ұйымдастыру шараларын сақтау және мемлекеттік органдарда техникалық құралдарды қолдану үшiн сақталуы мiндеттi Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген талаптарға сәйкестiгiне сертификатталған ақпаратты қорғаудың техникалық құралдарын жүйеде пайдалану жолымен қамтамасыз етiледi. Сертификатталған құралдар олардың пайдалану құжаттамасына қатаң сәйкестiкпен пайдаланылуы тиiс.
32. Электрондық құжаттарды ақпаратқа рұқсатсыз қол жеткiзуден қорғау үшiн автоматтандыру құралдары кешендерi және арнайы мақсаттағы деректердi берудiң қорғалған желiсiнiң техникалық құралдары пайдаланылады.
Электрондық құжаттарды ұрлауды, жоғалтуды, бұрмалауды, қолдан жасауды болдырмау, оларды жою, түрлендiру, көшiру бойынша басқа рұқсат етiлмеген ic-қимылдар үшiн жүйеге қатысушылар электрондық құжаттарды қорғау жөніндегі ұйымдастырушылық-техникалық және бағдарламалық-техникалық iс-шараларды жүзеге асырады. Электрондық құжаттармен қатар олардың мiндеттi деректемелерi мен электрондық цифрлық қолтаңбалары қорғау объектiлерi болып табылады.
Электрондық құжаттарды қорғау құралдары Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген тәртiппен ақпаратты қорғау жөніндегі талаптарға сәйкестiгiне сертификатталуы тиiс.
