2) Үкіметке және Премьер-Министрге депутаттық сауалдар:
3) Үкімет отырыстарын, кеңестер, республикалық деңгейде басқа да іс-шаралар өткізуге байланысты құжаттар;
4) Үкімет Регламентіне, Кеңсе туралы ережеге және Премьер-Министр, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес құжаттар жіберіледі.
24. Іс жүргізу және архив секторының қызметкері электрондық хат-хабарды (құжаттарды) ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министр Хатшылығына жібереді, бұл ретте қағаз хат-хабарды іс жүргізу және архив секторына қайтарылатын тіркеу карточкасында алған күні мен уақытын көрсетумен қол қойдыртып, қабылдау бөлмесінің қызметкеріне тікелей тапсырады.
Хатшылық құжаттарды қарағаннан кейін қабылдау бөлмесінің қызметкері тапсырма бланкілеріндегі қарарларды және басып шығарылған тапсырмаларды (фишкаларды) қамтитын және оларды электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы одан әрі адресаттарға беру (жіберу) үшін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және архив секторының қызметкеріне береді.
Іс жүргізу және архив секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының арнайы стеллажынан Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының, құрылымдық бөлімшелердің қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері белгіленген кесте бойынша іс жүргізу және архив секторында, үкіметтік шешімдерді шығару секторында құжаттарға жауапты адамда қалатын карточканың екінші данасына қолын қойып, түскен қағаз хат-хабарды алады. Бұл ретте іс жүргізу және архив секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері телефон арқылы шұғыл қағаз хат-хабардың (құжаттардың) түскені туралы тиісті қабылдау бөлмелерінің қызметкерлерін дереу хабардар етеді, олар шұғыл қағаз хат-хабарды (құжаттарды) кестеден тыс дереу алуды жүзеге асыруға тиіс.
Хат-хабар (құжаттар) бір мезгілде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, белгілеуге (жіберу есебіне) сәйкес бірлесіп орындаушы басқа құрылымдық бөлімшелерге беріледі.
Кеңсе басшылығы қарағаннан кейін Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері тапсырма бланкілеріндегі қарарлармен, басып шығарылған тапсырмалармен (фишкалармен) бірге және оларды электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы одан әрі адресаттарға беру (жіберу) үшін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және архив секторына жеткізеді (береді).
25. Хатшылық Премьер-Министр, оның орынбасарлары немесе Кеңсе Басшысы тікелей бергендерді қоспағанда, тіркеуден өтпеген қағаз хат-хабарды (құжаттарды) қабылдамайды. Бұл ретте Премьер-Министр, оның орынбасарлары, сондай-ақ Кеңсе Басшысы тікелей қабылдаған хат-хабар дереу іс жүргізу және архив секторына тіркеуге беріледі.
26. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінен түсетін Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының, Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын (арнайы қаптамаларда) Хатшылықтың қызметкері қабылдап алады және қажетті келісулер мен құжаттардың болуын тексереді, одан кейін Премьер-Министрге баяндау үшін және кейіннен қол қою үшін береді.
27. Қалған хат-хабарды Хатшылықтың қабылдау бөлмесінің қызметкері алдын ала зерделеу, қарарлар жобаларын дайындау және оларды Премьер-Министрге баяндау және кейіннен қол қоюға беру үшін ЭҚАБЖ арқылы қабылдап алады.
ҚР Үкіметінің 2019.05.06. № 371 Қаулысымен 28-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
28. Хатшылыққа мазмұны бойынша Премьер-Министрдің шешім қабылдауын талап етпейтін құжаттар түскен жағдайда, олар Кеңсе Басшысымен не оның міндетін атқаратын адаммен келісу бойынша ЭТБК-ны толтыра отырып, ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министр орынбасарларының қабылдау бөлмелеріне немесе Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
Кеңсе Басшысының құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттар ЭҚАБЖ арқылы тиісті тапсырмалардың жобаларымен бірге оның қабылдау бөлмесіне беріледі.
Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының таяу және алыс шетелге сапарларына байланысты құжаттар (материалдар) ЭҚАБЖ арқылы Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөліміне жіберіледі.
29. Кіріс құжаттар мен олар бойынша қабылданған Премьер-Министр қарарларының қысқаша мазмұны ЭТБК-ға енгізіледі.
30. Премьер-Министр орынбасарларына, Кеңсе Басшысына жолданған құжаттар Премьер-Министр орынбасарларының және Кеңсе Басшысының көмекшілеріне (кеңесшілеріне) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне ЭҚАБЖ арқылы беріледі.
Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмелерінде іс жүргізуді қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері жүргізеді, олар құжаттардың өтуі үшін дербес жауапты болады.
31. Көмекшілер (кеңесшілер) түскен құжаттар бойынша дереу баяндайды, олар Премьер-Министр орынбасарларының немесе Кеңсе Басшысы қарарларының жобаларын дербес немесе Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісу бойынша дайындауды жүзеге асырады. Құжатты қабылдау бөлмелерінде алдын ала зерделеу және баяндау мерзімі 2 сағаттан аспайды.
ҚР Үкіметінің 2019.05.06. № 371 Қаулысымен 32-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
32. Парламент депутаттарының сауалдары бойынша Кеңсе Басшысының қарар жобаларын бөлімдердің қызметкерлері Кеңсенің басқа тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісу бойынша дайындайды.
Прокурорлық қадағалау актілері, Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің және Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің өтініштері мен қаулылары бойынша Премьер-Министр қарарларының жобалары Премьер-Министрдің мәселеге жетекшілік ететін орынбасарымен, сондай-ақ Заң бөлімімен келісіледі.
Прокурорлық қадағалау актілері бойынша Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарларының жобалары мен Үкіметтің жауаптары Қорғаныс және құқықтық тәртіп бөлімімен қосымша келісіледі.
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің өтініштері мен қаулылары бойынша Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарларының жобалары мен Үкіметтің жауаптары Экономикалық бөліммен қосымша келісіледі.
Парламент депутаттарының сауалдары бойынша Премьер-Министр қарарларының жобалары мен олар бойынша жауаптар Премьер-Министрдің мәселеге жетекшілік ететін орынбасарымен, Кеңсе басшысының орынбасары - Үкіметтің Парламенттегі Өкілдігінің басшысымен, сондай-ақ құқықтық мәселелер болса, Заң бөлімімен келісіледі.
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің тапсырмалары мен ұсынымдарының орындалуын тұрақты мониторингілеуді Экономикалық бөлім жүзеге асырады.
Үкімет атына жіберілген заңдылықтың тиісті бұзушылықтарына жол берген лауазымды адамдарды жауапқа тарту бөлігіндегі прокурорлық қадағалау актілерінің орындалуын тұрақты мониторингілеуді Қорғаныс және құқықтық тәртіп бөлімі жүзеге асырады.
33. Премьер-Министрдің орынбасарларына берілген құжаттар қараусыз қайтарылған жағдайда, Премьер-Министр орынбасарларының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжатты қайтару себебін негіздей отырып, ЭТБК толтырады.
34. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының кіріс құжаттары (тапсырмалар, нұсқаулар) бойынша қарарлары оларға сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып жасалады және қажет болған жағдайда олардың құзыретіне сәйкес Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісіледі.
35. Қарарда:
1) орындаушылар (ұйымдардың атауы атау септігінде, лауазымды адамдардың тегі мен аты-жөні барыс септігінде);
2) әрекеттің анық және толық мазмұны немесе құжатты орындау тәртібі мен сипаты (жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары бойынша тапсырмада өтініш берушіге заңнамада белгіленген мерзімде жауап беру қажеттілігі туралы тапсырма көрсетіледі);
3) орындау мерзімі (қажет болса);
4) қол қоятын лауазымды адамның тегі мен аты-жөні;
5) күні (күні, айы, жылы);
6) құжаттың нөмірі;
7) төменгі жақта, сызықтың астында қарар қандай құжатқа қатысты екендігі, сондай-ақ бұл құжаттың күні мен нөмірі көрсетілуге тиіс.
Қарарды ресімдеудің үлгісі - 5-қосымша.
36. Қаралған бастапқы құжаттарды Үкімет пен Кеңсе басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжаттарды қарарларға сәйкес қайта белгілеу және жөнелту үшін ЭҚАБЖ арқылы БҚҚБ-ға береді.
Шұғыл құжаттар мен тапсырмаларды (орындау мерзімі үш жұмыс күніне дейін) адресаттарға жедел жөнелтуді қамтамасыз ету үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері, Үкімет, Кеңсе басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) мен қабылдау бөлмелерінің және құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері көрсетілген құжаттар мен тапсырмаларды ЭҚАБЖ арқылы жөнелтуге тиіс.
37. Үкімет пен Кеңсе басшылығының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қабылдау бөлмелерінде іс қағаздарын Үкімет пен Кеңсе басшылығы, құрылымдық бөлімшелердің басшылары қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері немесе арнайы бөлінген қызметкерлер (бұдан әрі - қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) жүргізеді, олар құжаттардың уақтылы қабылданып, өз бөлімшелерінің басшылары мен орындаушыларына уақтылы жеткізілуіне, ЭҚАБЖ-да құжаттарға жазбалар енгізудің толықтығы мен дұрыстығына, орындаушылардың тегі мен құжаттарға қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) ЭТБК-да енгізілуіне, құжаттар мен оларға қарарлардың уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне), құжаттардың тиісінше жедел сақталуына дербес жауапты болады.
38. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін тікелей орындаушыға оны орындау жөнінде тапсырма береді.
БҚҚБ-дан құжатты алған кезден бастап оны тікелей орындаушыға беруге дейінгі мерзім 4 (төрт) сағаттан аспауға тиіс.
Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарының жобасын (қызметтік жазбахаттың немесе жауап жобасын) жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің орындаушысы қаралатын мәселенің нақты ашылуын ескере отырып әзірлейді, оны құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі ЭҚАБЖ арқылы келіседі.
Қарар (қызметтік жазбахат, жауап немесе әзірленген құжат) жобасының сапасыз дайындалғаны үшін жауапкершілік Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесіне жүктеледі.
Премьер-Министр қарарларының жобаларын қол қоюға баяндар алдында Кеңсе Басшысы ЭҚАБЖ арқылы келіседі.
39. Құжат бойынша бірлесіп орындаушылар болған кезде қарардың (қызметтік жазбахаттың, әзірленген құжаттың) жобасы ЭҚАБЖ арқылы бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімшенің басшысына жіберіледі. Бірлесіп орындаушыда келісу мерзімі құжатты алған кезден бастап 3-4 сағаттан аспайды.
Бұл ретте орындаушы қарар жобасына мәселенің хронологиясы мен мемлекеттік органдардың ұстанымдарын қамтитын анықтаманы, қабылданатын шешімнің тиісті негіздемесі бар тапсырма жобасын қоса береді. Көрсетілген анықтаманың жасалуы және оның мазмұны үшін жауапкершілік орындаушыға жүктеледі.
Үкіметтің Парламенттегі Өкілдігінің Парламент қарайтын және Үкіметтің қызметіне қатысы бар заң жобаларының өтуі және басқа мәселелер туралы ақпараттық жазбалары Премьер-Министрге, оның орынбасарларына және Кеңсе Басшысына Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісілмей ұсынылады және мемлекеттік органдарға жіберіледі.
40. Бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта өзге де дайындау мерзімдері болуы мүмкін құжаттарды қоспағанда, Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесінде қарардың (қызметтік жазбахаттың, әзірленген құжаттың) жобасын дайындау және келісу мерзімі тікелей орындаушы құжатты алған кезден бастап 2 (екі) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Мемлекеттік органдардың тұрақты негізде берілетін есептік ақпаратына қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасын дайындау және Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесінде келісу мерзімі тікелей орындаушы құжатты алған кезден бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта өзге де дайындау мерзімдері болуы мүмкін құжаттарды қоспағанда, қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасын құрылымдық бөлімшеде келісу мерзімі құжат бөлімге түскен кезден бастап 2 (екі) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасы бойынша бірлесіп орындаушыда ескертулер болған жағдайда, бірлесіп орындаушылар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылған дәлелді ұсыныстар мен қарсылықтарды ұсынады және құжат бөлімге түскен кезден бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде орындаушыға жібереді.
41. Мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан Кеңсеге түскен бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер Кеңсенің қаралатын бақылаудағы құжаттар құзыретіне жататын және/немесе олардың орындалуын бақылау бекітіп берілген құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
42. Қабылдау бөлмесінің қызметкері немесе арнайы бөлінген қызметкер ЭТБК-да есепке алу жазбаларының енгізілу толықтығы мен дұрыстығына, құжаттардың және басшылық қарарларының уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне) жауапты болады.
ЭТБК-да құжаттың орындалу барысы (еске салу, сұрау салу, жауаптар, анықтамалар және т.с.с.) белгіленеді.
43. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның аталған мәселелерге жетекшілік ететін орынбасары іске жібереді. Бұл ретте қажет болса, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуге тиіс. Орындаушы ЭТБК-ға: мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгені, құжатқа кімнің қол қойғаны жөнінде жазба жүргізеді.
Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, онда ЭТБК-да «Мәселе шешілді» деген бағанда «Назарға алынды» деген жазба жасалады.
Нақты мәселе бойынша Үкіметтің тиісті шешімі немесе Премьер-Министрдің өкімі қабылданған және қажетті құжаттар үкіметтік шешімдерді шығару секторына берілген жағдайда, ЭТБК-да «үкіметтік шешімдерді шығару секторында», «20____ ж. «___»________ №____ қаулымен (өкіммен)» деп көрсетіледі.
Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы ЭТБК-да әңгімелесу болған адамның лауазымы мен тегі, оның қысқаша мазмұны мен күні туралы мәліметтерді енгізіп, құрылымдық бөлімшенің басшысына баяндалғаны туралы белгілейді.
44. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өз құзыреті шеңберінде түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде қажетті шаралар қабылдайды.
5-тарау. Қызметтік хат-хабарды ресімдеу және жөнелту
ҚР Үкіметінің 2019.11.04. № 185 Қаулысымен 45-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
45. Құжаттарды дайындаған кезде осы Нұсқаулықты және өзге де қолданыстағы қағидаларды, анықтамалықтарды, сөздіктерді* басшылыққа ала отырып, мемлекеттік билік пен басқару органдарының, басқа да шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазудың бірізділігін сақтаған жөн.
Мемлекеттік органдарға жіберілетін шығыс хаттар қысқа әрі анық болуға тиіс. Әрбір құжат, әдетте, бір мәселе бойынша жасалып, электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып, мемлекеттік тілде ресімделуге (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі), күні мен нөмірі, адресаты, тақырыбы мен мәтіні, ЭЦҚ, аты-жөні мен тегі, орындаушы туралы белгі болуға тиіс.
МО БКО-ға қосылған электрондық құжат айналымы жүйесі жоқ тұлғалар мен ұйымдарға жіберілетін шығыс хаттар елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі) басып шығарылуға, күні мен нөмірі, адресаты, тақырыбы мен мәтіні, қолы, аты-жөні мен тегі, орындаушы туралы белгі болуға тиіс және әдетте, бір данада дайындалып, қол қойылады, кейін ол адресатқа жолданады.
Қағаз құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.
46. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуға және белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып ресімделуге тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалану талап етілмейді.
Электрондық құжаттар адресатқа қол қойылған күнінен бастап бір жұмыс күнінен, қағаз құжаттар екі жұмыс күнінен кешіктірмей, шұғыл - дереу жолданады.
47. Құжатты лауазымды адамға жіберу кезінде мекеменің атауы мен адресаттың лауазымы атау септігінде, ал адресаттың тегі барыс септігінде көрсетіледі.
МО БКО-қа қосылған электрондық құжат айналымының жүйесі жоқ басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін пошта индексі, облыс, қала (ауыл), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауға тиіс. Құжатты төрттен артық мекенжайға жіберу кезінде тарату көрсеткіші жасалады.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстардың әкімдеріне, мемлекеттік органдарға (тізім бойынша)») (электрондық түрдегі тізімді қоса бере отырып).
ҚР Үкіметінің 2019.11.04. № 185 Қаулысымен 48-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
48. Шығыс құжаттар (хат-хабар) ЭТБК-да (1-қосымша) есепке алынады.
Шығыс құжаттарды жасау (әзірлеу) кезінде Үкімет пен Кеңсенің ресми бланкілеріне сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондары да пайдаланылады.
Осы Нұсқаулықтың талаптарын бұза отырып ресімделген және/немесе міндетті деректемелері жоқ құжаттар адресаттарға жіберілмеуге тиіс.
ҚР Үкіметінің 2019.11.04. № 185 Қаулысымен 49-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
49. Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасының Парламентіне, басқа мемлекеттердің басшыларына жолданатын құжаттар Үкіметтің немесе Премьер-Министрдің елтаңбалық бланкілерінде дайындалып жіберіледі және оларға Премьер-Министр немесе Премьер-Министрдің орынбасарлары екі данада қол қояды. Елтаңбалық бланкілер А4 бланк форматындағы (210х297 мм) ақ қағазға басып шығарылады.
Екінші данасында орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және қажет болған жағдайда, Премьер-Министрдің тиісті орынбасарының, Кеңсе Басшысының және құқықтық сипаттағы мәселелер болса, Заң бөлімі меңгерушісінің визалары болуға тиіс.
Көрсетілген шығыс құжаттар белгіленген тәртіппен ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында жөнелтіледі (беріледі).
Жекелеген ағымдағы мәселелер бойынша хаттар Премьер-Министрдің орынбасарларының, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері туралы ережелерге сәйкес хаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының және олардың орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін құжаттар, әдетте, А4 (201х297мм) форматындағы ақ қағаз парағының бір жағына немесе ашық түсті қағазда, мөлшері 14-қаріппен (ТNR) 1 жоларалық интервалмен, Мемлекет басшысына баяндауға жататындар - мөлшері 16-қаріппен (Агіаl) 1,5 интервал арқылы тиісті ресми бланкілерге басып шығарылады. Соңғы парағында төменгі сол жағында немесе парақтың сырт жағында орындаушының тегі, қызметтік телефонының нөмірі, сондай-ақ орындаушының электрондық мекенжайы көрсетіледі. Әдетте, барлық деректемелер басылуға тиіс. Түзетулер мен өшіруге жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен дәлме-дәл болуға тиіс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін ақпарат пен басқа құжаттардың көлемі - 3 (үш), ал ауқымды мәселелер бойынша 5 (бес) парақтан аспауға тиіс. Құжаттардың мәтіндері анық, дәйекті, қысқа баяндалуға тиіс.
Электрондық құжаттың ЭТБК ЭҚАБЖ талаптарына сәйкес толтырылады. Қысқаша мазмұны құжат жіберілетін тілде беріледі.
50. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке және тікелей тапсырмаларын орындау жөніндегі есептік ақпаратына Премьер-Министр (оның мiндетін атқаратын адам) немесе Премьер-Министрдің аталған тапсырмаларды орындау жөнінде тапсырма берілген орынбасары қол қояды.
51. Үкімет немесе Кеңсе Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының іске асырылу барысы туралы Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберетін есептік ақпаратына Премьер-Министр (оның міндетін атқаратын адам) не жетекшілік ететін бағыты (мәселесі) бойынша Премьер-Министрдің орынбасары не Кеңсе Басшысы қол қояды.
52. Орталық мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдардың басшыларына тапсырмалар, нұсқаулар Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша Премьер-Министрдің, Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының (ол болмаған кезде - оның міндетін атқаратын адамның), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысы орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады.
53. Кеңсе Басшысы болмаған кезеңде оның міндетін атқару өзге адамға жүктелген жағдайларды қоспағанда, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қысқа уақыт (1-2 күн) болмаған жағдайда, олардың кеңесшілері (қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) кіріс хат-хабарды қабылдау жөніндегі жұмысты Кеңседегі ішкі тәртіпке сәйкес үзіліссіз қамтамасыз етеді.
54. Дайындалатын хатқа, әдетте, қысқа тақырып беріледі. Хат өтінішхатқа немесе сұрау салуға жауап ретінде жіберілетін барлық жағдайда мекенжайдан кейін (сол жағында) осы өтінішхаттың немесе сұрау салудың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «04.06.2008 № 101»).
Құжатқа (хатқа, анықтамаға, есепке, баяндамаға) қосымшалар, әдетте, оның мәтінінен кейін парақтар саны көрсетіле отырып санамалануға тиіс.
55. Шығыс құжаттың күні араб цифрларымен: айдың күні, айы, жылы кезектілігімен ресімделеді. Айдың күні және ай нүктемен бөлінген екі жұп араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен ресімделеді. Күнді сөздік-цифрлық тәсілмен жазу нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін айқындайтын қаржылық сипаттағы мәліметтерді қамтитын құжаттарда пайдаланылады және былайша ресімделеді: мысалы, 2009 жылғы 4 маусым және тіркеу нөмірі. Күннің 04.06.2009 деп қысқартылған жазылуы, әдетте, анықтамаларға, баяндамалық жазбаларға және т.с.с. қол қойылғаннан кейін жасалады.
Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен Кеңсенің оны дайындаған құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; одан кейін құжат орындалған соң енгізілуге тиіс істің номенклатура бойынша нөмірі дефис арқылы көрсетіледі; одан кейін бөлшек арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі көрсетіледі (мысалы: 17-16/180). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін БҚҚБ әзірлейді және оны Кеңсе Басшысы бекітеді.
56. Қайтару талап етілетін электрондық құжатты жіберу кезінде электрондық құжаттың бірінші парағында жоғарғы жолдың оң жақ бөлігінде «Қайтарылуға тиіс» деген белгі қойылады.
57. Барлық шығыс құжаттар (хат-хабар), оның ішінде шұғыл хат-хабар іс жүргізу және архив секторына жұмыс күндері сағат 12.30-ға дейін жөнелту үшін тапсырылады.
Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқаратын адамның) нұсқауы бойынша шұғыл хат-хабар басқа уақытта да жөнелтуге тапсырылуы мүмкін.
58. Шығыс жеделхаттарды тіркеу ағымдағы хат-хабарға ұқсас жүргізіледі.
59. Үкіметтік жеделхаттарға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы ЭЦҚ арқылы қол қояды. Жеделхаттардың мәтіні қысқаша, түзетусіз жазылады және бір парақтан аспауға тиіс. Жеделхатта жеделхатқа қол қойған адамның лауазымы мен тегі көрсетіледі. Жеделхатты ресімдеудің үлгісі - 6-қосымша.
60. Жеделхатқа Кеңсенің жеделхатты дайындаған құрылымдық бөлімшесі басшысының ЭЦҚ арқылы келісілген тарату көрсеткіші қоса беріле отырып, адресаттарды жинақтап көрсетуге (мысалы: «министрлерге») жол беріледі.
61. Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұза отырып ресімделген жеделхаттарды БҚҚБ жөнелтуге қабылдамайды.
Арнайы байланыс органдары арқылы жөнелтілетін жеделхаттарды ресімдеу тәртібі арнайы нұсқаулықта белгіленеді.
Одан әрі адресатқа жөнелту үшін БҚҚБ қызметкері «Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттарының дирекциясы» республикалық мемлекеттік кәсіпорнының (бұдан әрі - «ӘҒД» РМК) Байланыс және коммуникация бөлімінің операторына ЭҚАБЖ арқылы береді.
