Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами»

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215
Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

О внесении изменений см. приказ Министра культуры и информации РК от 14 ноября 2024 года № 544-НҚ (вводится в действие с 30 ноября 2024 г.)

В соответствии с Положением о Министерстве культуры и спорта Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 сентября 2014 года № 1003 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами согласно приложению к настоящему приказу.

2. Комитету по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приложение к приказу

Министр культуры и спорта

Республики Казахстан

от 9 августа 2023 года № 215

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

Параграф 4. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, или их копиями на правах подлинников

Глава 3. Порядок хранения документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Параграф 1. Фондирование архивных документов

Параграф 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда

Параграф 3. Порядок нефондовой организации аудиовизуальных документов и документов на электронных носителях

Параграф 4. Порядок хранения архивных документов

Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище

Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов

Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов

Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов

Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища

Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов

Параграф 11. Порядок выявления и отнесения документов, относящихся к культурным ценностям, и особо ценных документов. Создание фонда пользования

Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов

Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов

Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов

Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов

Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу

Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив

Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников

Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования

Глава 5. Использование документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Параграф 1. Описание архивных документов

Параграф 2. Порядок составления НСА

Параграф 3. Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов кино-, видеодокументов и автоматизированного НСА

Параграф 4. Использование архивных документов архива

Параграф 5. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Параграф 6. Порядок возвращения подлинников архивных документов

Приложение 1. Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве

Приложение 2. Опись дел, документов постоянного хранения организации

Приложение 3. Опись видеодокументов постоянного хранения

Приложение 4. Опись кинодокументов постоянного хранения

Приложение 5. Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения

Приложение 6. Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения

Приложение 7. Опись фотоальбомов постоянного хранения

Приложение 8. Опись фотодокументов постоянного хранения

Приложение 9. Опись документов временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 10. Опись дел по личному составу

Приложение 11. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 12. Опись электронных дел, документов постоянного хранения

Приложение 13. Опись электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 14. Опись электронных дел по личному составу

Приложение 15. Акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению

Приложение 16. Акт приема-передачи документов на хранение

Приложение 17. Акт приема на хранение документов личного происхождения

Приложение 18. Акт возврата архивных документов личного происхождения

Приложение 19. АКТ приема-передачи электронных дел на постоянное хранение

Приложение 20. Акт о миграции и перезаписи электронных документов

Приложение 21. Карточка пофондового топографического указателя документов на бумажных носителях

Приложение 22. Карточка пофондового топографического указателя документов на электронных носителях

Приложение 23. Карточка постеллажного топографического указателя документов на бумажных носителях

Приложение 24. Лист проверки наличия и состояния архивных документов

Приложение 25. Лист проверки наличия и состояния электронных носителей архива

Приложение 26. Лист проверки наличия и состояния документов в электронном виде

Приложение 27. Акт проверки наличия и состояния архивных документов

Приложение 28. Акт проверки наличия и состояния электронных носителей в архиве

Приложение 29. Акт проверки наличия и состояния документов в электронном виде

Приложение 29. Акт о технических ошибках в учетных документах

Приложение 31. Акт об обнаружении архивных документов

Приложение 32. Акт о неисправимых повреждениях документов

Приложение 33. Книга выдачи электронных носителей из хранилищ

Приложение 34. Акт о списании электронных носителей архива

Приложение 35. Карточка списанного электронного носителя

Приложение 36. Карточка учета необнаруженных архивных документов

Приложение 37. Акт о недостаче электронных носителей в архиве

Приложение 38. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 39. Перечень основных дефектов, встречающиеся на кинодокументах

Приложение 40. Лист-заверитель дела

Приложение 41. Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя

Приложение 42. Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста

Приложение 43. Карточка учета технического состояния кинодокумента

Приложение 44. Карточка учета технического состояния фотодокумента

Приложение 45. Карточка учета технического состояния фонодокумента

Приложение 46. Карточка учета технического состояния видеодокумента

Приложение 47. Карта-заместитель единицы хранения

Приложение 48. Лист использования документов

Приложение 49. Книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование

Приложение 50. Заказ на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей

Приложение 51. Акт о выдаче архивных документов во временное пользование

Приложение 52. Книга учета электронных носителей

Приложение 53. Этикетка электронного носителя

Приложение 54. Карточка электронного носителя

Приложение 55. Книга учета поступлений документов

Приложение 56. Список фондов

Приложение 57. Лист фонда

Приложение 58. Лист учета

Приложение 59. Реестр описей дел, документов

Приложение 60. Инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни

Приложение 61. Лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям

Приложение 62. Список фондов, содержащих особо ценные документы

Приложение 63. Опись особо ценных дел, документов

Приложение 64. Перечень номеров особо ценных дел (номерник)

Приложение 65. Реестр описей особо ценных дел, документов

Приложение 66. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах

Приложение 67. Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке

Приложение 68. Опись страхового фонда на микрофишах

Приложение 69. Опись страхового фонда на рулонной пленке

Приложение 70. Внутренняя опись документов дела

Приложение 71. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов

Приложение 72. Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов

Приложение 73. Акт описания документов, переработки описей

Приложение 74. Акт о рассекречивании документов

Приложение 75. Состав реквизитов путеводителя

Приложение 76. Архивная справка

Приложение 77. Архивная выписка

Правила
комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее - НАФ) и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - архивы).

Порядок деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная коллекция - совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

3) архивный фонд - совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

4) источник комплектования архива - физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;

5) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

6) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 455 настоящих Правил;

7) архивный документ - документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

8) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

9) депозитарное хранение архивных документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) учет архивных документов (далее - учет) - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

11) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

12) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

13) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

14) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

15) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

16) архивный шифр - обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

17) база данных архива - совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

18) особо ценный документ - архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданную с помощью технических средств;

20) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

21) система научно-справочный аппарат (далее - НСА) - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов на бумажном и (или) электронном носителях;

22) НСА - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации о документах;

23) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета - единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) фондообразователь - физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы НАФ;

26) государственная экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности документов) - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов на бумажном и (или) электронном носителях и отбора их для включения в состав НАФ;

27) описание документов - структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) метаданные - структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документов;

29) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

30) ключевое слово - термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

31) уполномоченный орган - центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

32) государственный учет документов НАФ (далее - государственный учет) - система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) документ НАФ - архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

34) файл - идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

35) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

36) опись дел документов (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

37) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

38) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

39) электронный архивный документ - документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

40) информационная система электронного архива (далее - ИС ЭА) - организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующая определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенная для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

41) электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

42) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

43) информационный пакет электронных документов (дел) - информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

44) миграция электронного документа - процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель с сохранением их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

45) конвертация электронного документа - преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

46) электронное дело - самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

3. Комплектование архивов документами НАФ и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу НАФ, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

4. В список источников комплектования включаются:

1) центральные государственные органы и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы НАФ;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы НАФ.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;

2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:

1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;

3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;

4) типичность архивных документов для эпохи;

5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

6. Списки источников комплектования составляются архивом в соответствии с Методическими рекомендациями по составлению и определению списков организации, являющимися источниками комплектования и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее - МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее - ЦЭПК) уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган), после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

Решение о включении организации в список источников комплектования и исключении из него доводится до сведения руководства организации.

8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК при:

1) создании, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;

2) расторжении договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;

3) принятии решения ЦЭПК или ЭПК МИО о передаче организации в список источников комплектования другого архива;

4) прекращении создания в деятельности организации документов НАФ.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет.

10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования, к которым относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы НАФ, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

Список потенциальных источников комплектования в течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования, сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Для учета работы с источниками комплектования архив ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям (далее - ЭК) источников его комплектования, а также государственным и негосударственным организациям, не входящим в список источников комплектования, методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в пределах его компетенции.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

13. Включение архивных документов в состав НАФ осуществляется на основе экспертизы ценности документов.

14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;

2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и архивов.

15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;

3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;

4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;

5) в процессе переработки описей;

6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам НАФ;

7) для документов НАФ - при временном вывозе документов за рубеж;

8) по решению суда;

9) при проведении конвертации электронных документов;

10) до и после проведения миграции электронных документов.

16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными уполномоченным органом.

17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино- и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране, электронные документы просматриваются пофайлово в соответствии с описью электронных дел.

18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения по формам согласно приложениям 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 к настоящим Правилам, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам, описи дел по личному составу по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам и акты о выделении к уничтожению документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам, не подлежащих хранению, и утверждаются с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

К электронным документам составляются аналогичные описи электронных дел, и акты о выделении их к уничтожению по формам согласно приложениям 12, 13, 14, 15 к настоящим Правилам, и утверждаются с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения по формам согласно приложениям 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 к настоящим Правилам, описи долговременного (свыше 10 лет) хранения по формам согласно приложениям 9 и 13 к настоящим Правилам, описи по личному составу по формам согласно приложениям 10 и 14 к настоящим Правилам и акт о выделении к уничтожению документов по формам согласно приложениям 11 и 15 к настоящим Правилам, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования.

20. По истечении срока временного хранения электронных документов в архиве проводится экспертиза ценности в целях включения электронных документов в описи электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

21. Электронные документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются только после согласования ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

22. При уничтожении электронных документов из архивохранилища изымаются все экземпляры электронных документов. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

В учетные документы архива, ИС ЭА вносится отметка об их списании.

23. При наличии в электронных документах информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

воздействие на поверхность электронного носителя магнитным полем (размагничивание);

механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.

24. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав НАФ.

25. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей постоянного хранения и описей по личному составу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.

26. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение, и/или с архивным фондом вышестоящего органа, и/или подведомственных организаций, и/или с архивными фондами однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками.

27. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению, даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

28. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом.

29. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами 282-283 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов НАФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации источника комплектования или угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу НАФ, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.

31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).

При приеме архивных документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, а также комплектности учетных документов.