| 15. | Документы (сведения) по вопросам нефтяной промышленности, не относящиеся к государственным секретам | |
| 15.1 | Документы (сведения) по сопровождению информации по крупным объектам нефтяной промышленности, включающие вопросы по возмещению затрат индекса объективности и доли Республики Казахстан (в части сведений о контрактной деятельности по трем крупным проектам) | 5 лет |
| 15.2 | Нормативный правовой акт по вопросам введения временных ограничений на пользование участками недр для проведения операций по разведке и добыче углеводородов | 5 лет |
| 15.3 | Документы (сведения) касательно государственного контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан о магистральном трубопроводе и производстве нефтепродуктов | 5 лет |
| 16. | Документы (сведения) по вопросам газа и нефтегазохимии, не относящиеся к государственным секретам | |
| 16.1 | Документы (сведения) по вопросам добычи, переработки сырого и товарного газа | 5 лет |
| 16.2 | Документы (сведения) по вопросам ценообразования на товарный газ | 5 лет |
| 16.3 | Информация касательно коммерческой деятельности компаний в рамках реализации нефтегазохимических проектов | 5 лет |
| 16.4 | Документы (сведения) касательно государственного контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан в сфере газа и газоснабжения | 5 лет |
| 17. | Документы (сведения) по вопросам недропользования, не относящиеся к государственным секретам | |
| 17.1 | Документы о полезных ископаемых | 5 лет |
| 17.2 | Документы (сведения) по запросам государственных органов и организаций по вопросам мониторинга выполнения недропользователями обязательств по контракту на недропользование, за исключением сведений, предусмотренных статьей 77 Кодекса Республики Казахстан «О недрах и недропользовании» | 5 лет |
| 17.3 | Отчеты о ходе выполнения условий заключённых контрактов на недропользование | 10 лет |
| 17.4 | Документы (сведения) по вопросам организации аукциона на предоставление права недропользования по стратегическим участкам недр (морские, урановые и с крупными запасами углеводородов) | 5 лет |
| 17.5 | Документы (сведения) по вопросам выдачи разрешения на переход права недропользования (доли в праве недропользования), а также переход объектов, связанных с правом недропользования по стратегическим участкам недр (морские, урановые и с крупными запасами углеводородов) | 5 лет |
| 17.6 | Документы (сведения) касательно государственного контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан в сфере недропользования | 5 лет |
| 18. | Документы (сведения) по вопросам геодезии и картографии, не относящиеся к государственным секретам | 15 лет |
| 18.1 | Топографические карты масштаба: 1:100000 в единой государственной системе координат | 15 лет |
| 18.2 | Координаты (каталоги и списки координат) геодезических пунктов, определенные с точностью грубее 5 метров и до 10 метров включительно в единой государственной системе координат | 15 лет |
| 19. | Документы (сведения) по вопросам сельского хозяйства, не относящиеся к государственным секретам | 5 лет |
| 19.1 | Документы (сведения), непосредственно влияющие на работу государственных органов по карантину растений, защите растений, регистрации и лицензированию пестицидов | 5 лет |
| 19.2 | Документы (сведения), содержащие отчеты и обоснования по вопросам в области растениеводства, развития органической продукции, семенных, сортовых испытаний, развития агротехники в растениеводстве и агрохимии | 5 лет |
| 19.3 | Сведения об особо опасных заболеваниях животных (при которых проводится государственная регистрация ветеринарных препаратов и кормовых смесей, обязательное изъятие и уничтожение животных, продуктов и сырья животного происхождения, представляющих опасность для здоровья животных и человека), профилактика, диагностика и уничтожение которых осуществляются за счет бюджетных средств | 5 лет |
| 19.4 | Документы, составляющие вопросы привлечения инвестиций в сферу агропромышленного комплекса, интеграционного обеспечения в сфере сельского хозяйства | 5 лет |
| 19.5 | Документы (сведения) по некоторым вопросам продовольственной безопасности, продовольственных товаров в региональных стабилизационных фондах, внутренней и внешней торговли сельскохозяйственными товарами, роста цен на продовольствие | 5 лет |
| 19.6 | Документы (сведения) по государственному контролю за использованием и охраной земель в сфере земельных отношений, совершенствованию земельного законодательства, мониторингу землепользования и государственному земельному кадастру | 10 лет |
| 20. | Документы (сведения) по вопросам здравоохранения, не относящиеся к государственным секретам | |
| 20.1 | Документы (сведения) об изобретении лекарственного средства (препарата), медицинского изделия, вакцины (разработке, составе, способе получения, технологических процессах, исследованиях, испытаниях) | 15 лет |
| 20.2 | Документы (сведения) о расчетах к утвержденным уполномоченным органом тарифам на медицинские услуги, предоставляемые в рамках гарантированного объема бесплатной медицинской помощи и в системе обязательного социального медицинского страхования | 15 лет |
| 21. | Документы (сведения) по вопросам культуры, спорта, туризма и игорного бизнеса, не относящиеся к государственным секретам | |
| 21.1 | Документы (сведения) по вопросам установления сооружений монументального искусства, историко-культурного наследия, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 21.2 | Документы (сведения) по вопросам подушевого нормативного финансирования государственного творческого, спортивного заказов, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 21.3 | Документы (сведения) по вопросам кинематографии (кинопроектам и дубляжу), музыкального (концертной деятельности) и театрального (гонорарам и репертуарам) искусства, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 21.4 | Документы (сведения) по вопросам архивного, музейного и библиотечного дела, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 21.5 | Документы (сведения) по вопросам осуществления контроля внешнего туризма, развития внутреннего туризма, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 21.6 | Документы (сведения) по вопросам игорного бизнеса (лудомания, ограничение ставок лицам, не достигшим совершеннолетия), содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 22. | Документы (сведения) по вопросам социальной защиты, не относящиеся к государственным секретам | |
| 22.1 | Документы (сведения) по дальнейшему развитию пенсионной системы, системы социального страхования, совершенствованию системы оплаты труда работников бюджетной сферы, прогнозные расчеты министерства по пенсионным и социальным выплатам (предоставление данных сведений возможно только по письменному разрешению руководства) | 5 лет |
| 22.2 | Документы (сведения), содержащие информацию по проведению медико-социальной экспертизы (акт медико-социальной экспертизы, протоколы, журналы), включая данные лиц, имеющих инвалидность, лиц (семей), находящихся в трудной жизненной ситуации | 5 лет |
| 22.3 | Документы (сведения) по перспективным или планируемым мероприятиям в сфере труда и социальной защиты населения в интересах экономической безопасности | 5 лет |
| 23. | Документы (сведения) по вопросам миграции, не относящиеся к государственным секретам | |
| 23.1 | Документы (сведения) о реквизитах гербовых визовых печатей и кодов виз Республики Казахстан, закрепленных за подразделениями миграционной полиции | 5 лет |
| 23.2 | Документы (сведения) об иностранных гражданах и лицах без гражданства, получивших политическое убежище или статус беженца в Республике Казахстан, в том числе о местах их проживания | 5 лет |
| 24. | Документы (сведения) по вопросам информационных технологий, не относящиеся к государственным секретам | |
| 24.1 | Документы (сведения) о структурных схемах информационных систем, сводные данные (количество, год выпуска, месторасположение и другие сведения) о компьютерной технике, оргтехнике и управляющих комплексах | 15 лет |
| 24.2 | Документы (сведения) о системах разграничения доступа к защищаемым информационным ресурсам, действующим паролям, закрытым ключам электронно-цифровой подписи, об организации систем и средств защиты информации в информационных системах | 15 лет |
| 24.3 | Документы (сведения), содержащие пароли и схемы активного сетевого (коммутаторы, маршрутизаторы) и серверного оборудования, пароли доступа к электронным ящикам, электронным информационным ресурсам, серверам корпоративной и локальной вычислительной сетей организации | 5 лет |
| 24.4 | Документы (сведения), содержащие пароли доступа к электронным ящикам, рабочим станциям, автоматизированным рабочим местам сотрудников | 5 лет |
| 24.5 | Информация, касающаяся физической защиты объектов (серверных, кроссовых и других), условно уязвимых в диверсионном отношении, в том числе в которых осуществляется хранение архивных документов | 15 лет |
| 24.6 | Схемы энергообеспечения подразделений, использующих в работе информационные ресурсы для оказания государственных услуг и их развития (структурных подразделений, участвующих в процессе оказания государственных услуг) | 15 лет |
| 24.7 | Информация о системах оборудования серверных, кроссовых и архивных помещений подразделений различными видами сигнализации и их технической оснащенности | 15 лет |
| 24.8 | План мероприятий по обеспечению непрерывной работы и восстановления работоспособности активов, связанных со средствами обработки информации | 15 лет |
| 24.9 | Реестр активов информационных систем, закрепленных за департаментом цифровых решений (IP-адреса, точки доступа) | 15 лет |
| 25. | Документы (сведения) по вопросам информационной безопасности, не относящиеся к государственным секретам | |
| 25.1 | Документы (сведения) по вопросам организации защиты информации, информационных ресурсов и обеспечения информационной безопасности | 5 лет |
| 25.2 | Документы (сведения) по вопросам использования средств защиты информации в системе электронного документооборота, где обрабатывается, хранится и передаётся служебная информация ограниченного распространения | 5 лет |
| 25.3 | Документы (сведения) о принятых административных, организационных, технических мерах по вопросам защиты информации и обеспечения информационной безопасности | 5 лет |
| 25.4 | Документы (сведения) о состоянии, перспективах развития объектов информатизации, раскрывающих архитектуру и меры по их защите | 5 лет |
| 25.5 | Документы (сведения) о конфигурации аппаратно-программных комплексов по обеспечению информационной безопасности | 5 лет |
| 25.6 | Документы (сведения), содержащие методы и средства криптографической защиты информации | 5 лет |
| 25.7 | Документы (сведения) об IP-адресах, раскрывающие архитектуру информационных систем, относящихся к критически важным объектам информационно-коммуникационной инфраструктуры | 5 лет |
| 25.8 | Документы (сведения) о нарушениях норм и требований по безопасности связи 1 и 2 категорий | 10 лет |
| 25.9 | Документы (сведения) о результатах испытаний информационных систем на соответствие требованиям информационной безопасности, за исключением информационных систем в защищенном исполнении | 5 лет |
| 25.10 | Результаты проведения мониторинга обеспечения информационной безопасности объектов информатизации «электронного правительства» и критически важных объектов информационно-коммуникационной инфраструктуры, находящихся в ведении организаций | 5 лет |
| 25.11 | Сведения о технических средствах объектов информатизации, в том числе резервных технических средствах, средствах защиты информации, схемы локальной вычислительной сети с указанием организационно-технических параметров, технических характеристик и мест расположения составных частей и информационных узлов | 5 лет |
| 25.12 | Документы (сведения) о методах, средствах, состоянии защиты информационно-коммуникационной инфраструктуры | 5 лет |
| 25.13 | Документы (сведения) об архитектуре информационно-коммуникационной инфраструктуры, информационных систем, локальной вычислительной сети, применяемых программных средствах обработки и защиты информации | 15 лет |
| 25.14 | Документы (сведения) по внедренным и внедряемым программно-техническим средствам, автоматизирующим процесс реагирования на инциденты информационной безопасности | 15 лет |
| 25.15 | Документы (сведения), содержащие результаты мониторинга событий информационной безопасности и выявление инцидентов информационной безопасности (с применением возможностей DLP) | 15 лет |
| 25.16 | Перечень критически важных объектов информационно-коммуникационной инфраструктуры | 15 лет |
| 25.17 | Документы (сведения) об источниках возникновения угроз информационной безопасности, наличии уязвимостей в информационных системах | 5 лет |
| 25.18 | Документы (сведения) об арендованных линиях связи, используемых средствах связи и каналах | 5 лет |
| 25.19 | Результаты аудита информационной безопасности локальной вычислительной сети и информационных систем на предмет информационной безопасности | 5 лет |
| 26. | Документы (сведения) по вопросам международного сотрудничества, не относящиеся к государственным секретам | |
| 26.1 | Документы (сведения) о двустороннем сотрудничестве Республики Казахстан с зарубежными государствами | 5 лет |
| 26.2 | Документы (сведения) о многостороннем сотрудничестве Республики Казахстан с международными организациями, содержащие информацию ограниченного распространения | 5 лет |
| 26.3 | Документы (сведения) по вопросам международных организаций, содержащие конфиденциальную ограниченную информацию о переговорной позиции Республики Казахстан, а также переписка, осуществляемая в процессе выработки решений конфиденциально-ограниченного характера между отраслевым уполномоченным органом и представительством Республики Казахстан при международных организациях | 10 лет |
| 26.4 | Документы (сведения) по вопросам внешней политики, внешней торговли, научно-технических связей, раскрывающие стратегию, тактику внешней политики Республики Казахстан, преждевременное распространение которых может нанести ущерб безопасности государства | 10 лет |
| 26.5 | Документы (сведения) о переговорах (тезисах) между представителями Республики Казахстан и представителями других государств о выработке единой принципиальной позиции в международных отношениях, разглашение которых может нанести ущерб национальной безопасности Республики Казахстан | 5 лет |
| 26.6 | Документы (сведения) о подготовке, заключении, ратификации, подготовке денонсации, содержании или выполнении договоров, конвенций, соглашений с иностранными государствами, преждевременное распространение которых может нанести ущерб безопасности государства | 5 лет |
| 26.7 | Документы (сведения) об экспорте или импорте вооружения, военной техники, их ремонте или эксплуатации, оказании технического содействия иностранным государствам в создании вооружения, военной техники, военных объектов или объектов оборонной промышленности, оказании Республике Казахстан военно-технической помощи иностранными государствам, если разглашение этих сведений может нанести ущерб безопасности государства | 5 лет |
| 26.8 | Программа международных мероприятий с участием Главы государства | 5 лет |
| 26.9 | Документы (сведения) о проведении совместных работ с иностранными государствами и международными организациями, регламентированных многосторонними или двусторонними международными договорами о передаче служебной информации ограниченного распространения | 5 лет |
| 26.10 | Документы (сведения), содержащиеся в планах мероприятий по международному сотрудничеству по вопросам приема иностранных граждан в организациях | 5 лет |
| 26.11 | Документы (сведения), поступившие от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимное соглашение об условиях их раскрытия | 5 лет |
| 26.12 | Документы (сведения) о переговорах с представителями других государств и международных организаций, выработке единой принципиальной позиции в международных отношениях, если, по мнению участников переговоров, ее содержание носит конфиденциальный характер | 5 лет |
| 26.13 | Документы (сведения) по вопросам организации международных мероприятий (проекты выступлений Президента /до выступления/, график международных мероприятий Президента, справочно-аналитическая информация, подготовленная для Президента к международным мероприятиям, справки о двустороннем сотрудничестве, биографии руководства иностранных государств, перечень планируемых к подписанию документов при визитах Президента в зарубежные страны, проекты благодарственных писем в адрес руководителей страны посещения, проекты тостов, тезисы к беседе Президента и записи бесед Президента с иностранными партнерами) | 5 лет |
| 26.14 | Документы (сведения) по вопросам организации региональных поездок и участия в общественно значимых мероприятиях (проекты выступлений Президента /до выступления/, информация по подготовке порядка участия в мероприятии (программы, маршрут и схема проезда, размещения), информация по подготовке рабочих поездок Президента в регионы страны (программа, объекты и время посещения, маршруты поездок, схемы прохода, размещений), график региональных поездок Президента) | 5 лет |
Предлагаемый ВПСД «ДСП» относится к рекомендуемым. Организациями должен формироваться ВПСД «ДСП» в зависимости от специфики работы по результатам анализа своей деятельности.
Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Журнал регистрации входящих документов
| № п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Количество листов документа | Количество листов в приложении | Расписка в получении документа, дата | Расписка о возврате документа, дата от исполнителя | Отметка об исполнении документа и списание в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
| № п.п | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Количество листов документа и номер экземпляра | Количество листов в приложении | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Разноска об отправке документов (акт об уничтожении) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Формат А3 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Бланк письма организации |
| Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации |
| Официальное наименование организации (на государственном языке) | | Официальное наименование организации (на русском или ином языке) |
| Справочные данные об организации (на государственном языке) | | Справочные данные об организации (на русском или ином языке) |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
«Для служебного пользования» («ДСП»)
Экземпляр №____
Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
«ДСП» - пункт ВПСД «ДСП», номер приказа и дата его принятия
Наименование структурного подразделения организации
отпечатано в 1-м экз., на 10 листах
электронный файл - в адрес
экз. № 1 - в дело
экз. № 2 - в адрес
копии согласно листу рассылки
файл уничтожен/хранится на ЖД №___
Исп:
Тел:
Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| № п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
литерные №№ листов _________________________________________________
пропущенные №№ листов _____________________________________________
пронумерованные чистые листы ________________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации __________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | № листов |
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст | |
Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
| Наименование дела или издания |
| № п/п | Номер дела и издания, номер экземпляров и количество листов | Структурное подразделение и фамилия, имя работника (исследователя) | Расписка | Примечание |
| О получении и дата | О возврате и дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148Х210)
Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
о неразглашении служебной информации ограниченного распространения
Я, _____________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
ознакомившись со служебной информацией ограниченного распространения, по
вопросам ____________________________________________________________
(указываются краткое содержание сведений или реквизиты документа)
в ____________________________________________________________________
(наименование организации)
настоящим добровольно принимаю на себя следующие обязательства:
1. Не разглашать и не передавать третьим лицам служебную информацию ограниченного распространения, которая станет мне известной.
2. Выполнять требования документов, регламентирующих вопросы обращения и защиты служебной информации ограниченного распространения.
3. В случае попытки третьих лиц получить от меня служебную информацию ограниченного распространения, незамедлительно сообщить об этом организации, представившей указанную информацию, в устной или письменной форме.
4. Не использовать служебную информацию ограниченного распространения с целью получения какой-либо личной выгоды.
5. После прекращения права на допуск к служебной информации ограниченного распространения не разглашать и не передавать ее третьим лицам.
Я предупрежден(а), что в случае нарушения данных обязательств, а также нарушений требований по защите служебной информации ограниченного распространения буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
__________________
(подпись)
Проинструктировал ______________________________________
(подпись и фамилия работника организации)
«___» __________ 20__ г.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Журнал учета электронных носителей
| Порядковый учетный номер и дата регистрации | Категория ЭН | Тип ЭН (жесткий диск «серийный номер», дискета, USB-flash накопитель, CD/DVD-диск и т.д.) | Место хранения ЭН, учетный номер хранилища | Фамилия сотрудника, получившего ЭН, его подпись с указанием даты | Фамилия и расписка сотрудника службы ДОУ в обратном приеме с указанием даты | Регистрационный номер и дата акта об уничтожении ЭН | Отметка о закрытии, передаче (№ и дата акта приема-передачи, кому передан, № и дата сопроводительного письма, куда отправлен и т.д.) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Пояснение: 1. На ЭН проставляется через «-» номер данного журнала по номенклатуре и порядковый учетный номер ЭН.
2. В графе 2 указывается категория ЭН в зависимости от его предназначения.
3. На ЭН временного пользования заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН.
Формат А3 (210X297)
Приложение 10
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
КАРТОЧКА
учета выдачи чистого электронного носителя
Тип ЭН __________________ Учетный номер ЭН ______________ Категория ЭН ________________
| Дата записи | Кому выдан ЭН (подразделение, фамилия) | Подпись сотрудника государственного органа в получении ЭН | Подпись сотрудника государственного органа, подтверждающая удаление информации с ЭН (при возврате в службу ДОУ) | Фамилия и подпись сотрудника службы ДОУ в обратном приеме ЭН с указанием даты возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
| Пояснение: | 1. На каждый чистый ЭН заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН. 2. Сотрудник, получивший ЭН для временной работы, обязан в конце рабочего дня вернуть его в службу ДОУ, при этом расписавшись в графе 4 об удалении информации с ЭН. |
| | | | | |
Формат А5 (210X297)
Приложение 11
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Лицевая карточка учета электронных носителей
Структурное подразделение: ______________________________ Ф.И.О. работника ______________________ № телефона _______________
| № п/п | Учетный № ЭН | Наименование ЭН | Подпись и дата в получении | Отметка о закрытии, передаче (№ и дата акта уничтожения, № и дата акта приема-передачи, кому передан, № и дата сопроводительного письма, куда отправлен) |
Формат А4 (210X297)
Приложение 12
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Официальное наименование организации | Утверждаю Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению ___________ № ____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда ____________________
(номер и название архивного фонда)
на основании
____________________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
| № п/п | Учетные (по номенклатуре) и инвентарные номера | Наименование дела, журнала, картотеки | Номер тома | Количество листов, карточек | Год окончания | Срок хранения (пункт и номер приказа, номер и дата протокола экспертной комиссии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ________________________ единиц хранения за ______________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика дел,
журналов и картотек, остающихся на хранении ____________________________
_____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
____________________
(дата и номер)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
обработку документов)
Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной
(наименование организации)
накладной __________________№ _____ _________________________________.
(дата)(подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
упорядочение дел, журналов, картотек)
«СОГЛАСОВАН»
протоколом экспертно-
проверочной комиссии
(экспертной комиссии)
местного исполнительного
органа (архива)
от ___ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
Наименование должности
руководителя организации,
_____________ расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению № ______от «___» _______ 20__г.
Комиссия в составе _______________________________________________,
(должность, фамилия и инициалы)
руководствуясь ведомственным перечнем сведений, утвержденным приказом
_______________________________ от «___» ______ 20__г. № ____, отобрала к
(наименование должности руководителя организации)
уничтожению утратившие практическое (оперативное) значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:
| № п/п | Учетный номер и дата документа | Наименование документа | Количество экземпляров | Номера экземпляров | Количество листов в одном экземпляре |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Всего подлежит уничтожению _______ наименований документов в _____ экземплярах.
(прописью) (прописью)
Члены комиссии: _____________________________________________________
(подпись, фамилия)
