Статья 10 Закона РК от 6 апреля 2016 г. ставит нормативные правовые постановления Правительства ниже законов и ниже нормативных постановлений Парламента Республики Казахстан и его Палат; нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан. П.3 этой же статьи устанавливает, что каждый из нормативных правовых актов нижестоящего уровня не должен противоречить нормативным правовым актам вышестоящих уровней.
Более того, п.1 ст. 12 этого же закона гласит: «1. При наличии противоречий в нормах нормативных правовых актов разного уровня действуют нормы акта более высокого уровня», а п.2 допускает применение норм законов в случаях их расхождения с нормами кодексов только после внесения в кодексы соответствующих изменений и (или) дополнений. А в данном случае нормы подзаконного акта опередили и даже обусловили изменения в Трудовой кодекс.
Поэтому такую практику нужно прекратить. В данном случае представляется целесообразным обоснование о необходимости приведения нормы кодекса в соответствие с нормой подзаконного нормативного правового акта исключить, а привести другие обоснования.
Также считаем нецелесообразным дублирование одних и тех же норм в одном законе, в частности, пп.2) ст. 18 и абзаца 3 п.3 ст. 139 ТК.
В новой редакции предлагается абзац второй статьи 16 Закона Республики Казахстан от 14 апреля 1993 года «О реабилитации жертв массовых политических репрессий», который дополняет перечень лиц, которые могут знакомиться с соответствующими материалами архивов, отнеся к ним родственников, а также конкретизирует о каких архивных материалах идет речь в данном случае - документах реабилитированных, дает отсылочную норму о порядке ознакомления на Закон «О Национальном архивном фонде и архивах».
Данные новеллы вызваны необходимостью регулирования порядка работы с рассекреченными архивными материалами по репрессированным и исключения правовых коллизий между Законом РК «О реабилитации жертв массовых политических репрессий» и Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах».
Обновлению подвергся Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», который является базовым в данной области.
В ст.1 введены новые понятия или в новой редакции изложены термины, используемые в данном Законе.
Введение и уточнение новых терминов в Закон «Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» способствует улучшению правового регулирования архивной деятельности. Эти изменения направлены на цифровизацию документооборота, обеспечение сохранности документов, эффективное управление кадровыми и архивными документами, а также на сохранение культурного и исторического наследия страны.
Так, уточнено, что архив является основным юридическим лицом или его структурным подразделением, осуществляющим сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов (пп.1). Норма направлена на повышение статуса архивов и архивистов, уровня их заработных плат, она уже применяется в Администрации Президента Республики Казахстан, в которой заработная плата сотрудников архивного подразделения оплачивается наравне с другими категориями сотрудников основных подразделений.
Термин «депозитарное хранение архивных документов» (пп.4-1) означает, что собственник документов передает их в архив для хранения, но сохраняет право собственности на них. Это положение обеспечивает баланс интересов между собственниками документов и архивными Условия хранения определяются договором, что дает возможность гибко регулировать отношения между сторонами. Договор может включать положения о сроках хранения, условиях доступа, мерах безопасности и других аспектах. Сохранение права собственности за собственником означает, что он может в любое время изъять документы из архива, если иное не предусмотрено договором.
Термин «временное хранение архивных документов» (пп.7-1) обозначает, что документы хранятся только в течение определенного периода, после которого они подлежат уничтожению. Сроки устанавливаются уполномоченным органом, что позволяет унифицировать и стандартизировать процессы управления документами. Положения о временном хранении важны для управления документами, которые не имеют долгосрочной исторической ценности, но должны храниться на определенное время по законодательным или административным требованиям. Установление срока хранения и последующее уничтожение документов требует разработки четких процедур для обеспечения правомерности и учета всех необходимых требований.
Дополнение пп.9) словами «электронного архива» обусловлено внедрением информационной системы «Единый архив электронных документов», собственником которого является уполномоченный орган в сфере архивного дела в лице Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
Введение термина «обязательный экземпляр аудиовизуальных документов» (пп.12-1 обусловлено тем, что производители аудиовизуальных документов обязаны безвозмездно передавать один экземпляр своей продукции в государственные архивы. Это положение способствует сохранению культурного и исторического наследия. Введение обязательного экземпляра требует четкого механизма контроля и учета. Государственные архивы должны иметь системы для приема, хранения и управления такими документами. Производители должны быть осведомлены о своей обязанности, а государственные архивы должны быть подготовлены к приему и сохранению обязательных экземпляров, обеспечивая доступ к ним для исследователей и общественности.
В новой редакции пп.15) детализируются и расширяются виды документов по личному составу, что обеспечивает более полное и точное представление о составе таких документов. Включение различных аспектов трудовой деятельности и обеспечения прав работников позволяет более эффективно управлять архивными документами. Уточнение перечня документов по личному составу усиливает защиту прав работников, так как все документы, связанные с трудовой деятельностью и социальными гарантиями, подлежат обязательному хранению и учету. Новый перечень документов способствует унификации и стандартизации процессов управления кадровыми документами, что облегчает как ведение архивного дела, так и проверку соблюдения законодательных норм.
Эти документы формируются и накапливаются в процессе трудовой деятельности граждан и включают информацию о различных аспектах их трудовой биографии и социального статуса. Перечень документов включает: документы, связанные с приемом граждан на работу или в службу, такие как приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т.д.; документы о переводах или перемещениях на другую должность, а также об увольнении с работы; документы о предоставлении отпусков и направлении на командировки; документы, содержащие информацию о поощрениях, премиях и начислениях заработной платы; документы, отражающие сведения о удержаниях и отчислениях на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение; документы, связанные с обучением, повышением квалификации, присвоением профессиональных разрядов и званий; иные документы, которые имеют значение для обеспечения прав и законных интересов граждан в контексте трудовых и профессиональных отношений.
Документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда, поскольку они отражают ключевые аспекты трудовой и профессиональной биографии граждан. Хранение и обеспечение доступности таких документов существенно для сохранения исторической памяти о трудовых и социальных аспектах жизни населения, а также для защиты прав граждан на доступ к информации о собственной трудовой и профессиональной истории.
В подпункте 17-1) дано определение «электронной копии документа на бумажном носителе». Признание электронной копии документа, подписанной ЭЦП, приравнивает ее к оригиналу, что важно для юридической значимости и допустимости таких копий в правовых и административных процедурах. Введение этого термина способствует цифровизации и упрощению документооборота, позволяя хранить и передавать документы в электронном виде без утраты их юридической значимости. Использование ЭЦП обеспечивает защиту от подделок и несанкционированного изменения документов, что важно для сохранности информации.
Новое понятие «экспертиза ценности документов» (подпункт 17-2) направлено на определение значимости документов и установление сроков их хранения, что важно для рационального управления архивными ресурсами. Введение этого термина требует разработки четких критериев и методик для оценки ценности документов, что обеспечивает объективность и системность в архивной работе. Итоги экспертизы влияют на принятие решений о включении документов в Национальный архивный фонд, что способствует сохранению важных исторических и культурных документов.
Обеспечение сохранности документов (пп.17-3) включает широкий спектр мероприятий, что обеспечивает всестороннюю защиту архивных материалов от утраты и повреждения. Введение этого термина подчеркивает важность системного и организованного подхода к управлению архивами, включая научно-методическую работу и техническое оснащение. Закрепление данного термина требует разработки нормативных актов, регулирующих конкретные меры по сохранности документов.
Введение термина «электронная форма документа» (пп.17-4) отражает современную тенденцию к цифровизации документооборота и архивного дела. Признание электронной формы документа обеспечивает ее юридическую значимость, что важно для административных и правовых процедур. Термин подчеркивает необходимость использования современных технологий для создания, передачи, обработки и хранения документов, что требует соответствующей технической инфраструктуры и правовой базы.
Введение государственного фондового каталога (пп.19-1) обеспечивает централизованное и упорядоченное хранение информации о документах Национального архивного фонда. Это способствует улучшению управления архивами и доступу к информации. Каталог предоставляет сведения о составе и содержании документов, их местонахождении и доступности, что облегчает пользователям поиск и использование архивных материалов. Установление государственного фондового каталога требует разработки нормативных актов и методических рекомендаций по ведению и обновлению реестра, что обеспечивает его актуальность и полноту. Каталог способствует прозрачности архивной деятельности, позволяя исследователям, гражданам и организациям получать доступ к необходимой информации о документах, их состоянии и местоположении.
Подпунктом 21-1) введено новое понятие «копия архивного документа на правах подлинника». Признание копии архивного документа на правах подлинника усиливает её юридическую силу и позволяет использовать такие копии в правовых и административных процессах. Введение данного термина учитывает случаи, когда оригиналы документов находятся за рубежом или у частных лиц, но их копии имеют важное значение для национальной истории и культуры. Это способствует расширению международного архивного сотрудничества и обмену документами. Создание копий, воспроизводящих внешние признаки подлинника, требует использования современных технологий сканирования и копирования, а также обеспечения их хранения в условиях, исключающих утрату или повреждение. Обязательство по постоянному хранению копий архивных документов требует разработки нормативных актов и стандартов по их учету, хранению и защите, что обеспечивает сохранность информации для будущих поколений.
Введение термина «постоянное хранение документов Национального архивного фонда» (пп.24-1) устанавливает бессрочную сохранность документов, что гарантирует их сохранение для будущих поколений и поддерживает историческую преемственность. Архивные учреждения обязаны обеспечить соответствующие условия для длительного хранения, что включает применение современных технологий и методов консервации. Включение данного термина требует разработки и внедрения нормативных актов, регламентирующих условия и процедуры постоянного хранения, а также контроль и отчетность по сохранению документов. Это положение способствует сохранению национального культурного и исторического наследия, обеспечивая доступность документов для исследователей и общественности на неопределенный срок.
Временное хранение документов Национального архивного фонда (пп.24-2) предполагает, что они находятся в архиве до момента, когда будут переведены на постоянное хранение. Это создает временные этапы в архивной обработке и управлении документами. Уполномоченный орган устанавливает порядок временного хранения, что обеспечивает централизованное управление и контроль над архивными процессами. Определение временных этапов хранения способствует упорядочиванию архивных процессов, оптимизируя использование ресурсов и пространства архивных учреждений. Это положение также важно для документов, которые требуют дополнительной оценки или обработки перед их включением в категорию постоянного хранения.
«Удостоверенная копия электронного документа на бумажном носителе» как новый термин (пп.24-3) имеет юридическую силу, что важно для использования таких документов в правовых и административных процессах. Уполномоченный орган определяет порядок удостоверения копий, что обеспечивает стандартизацию и контроль качества таких документов. Это положение способствует доступности электронных документов в традиционной бумажной форме, что важно для организаций и лиц, не имеющих доступа к электронным средствам. Обеспечение возможности создания и удостоверения бумажных копий электронных документов поддерживает преемственность и интеграцию традиционного и электронного документооборота.
Закон дополнен новой статьей 1-1. Статус государственных архивов, которым может быть присвоен статус «Национальный».
Присвоение статуса «Национальный» подчеркивает исключительную важность деятельности архива в сохранении и управлении документами, имеющими особое государственное и общественное значение. Это признание на высшем уровне подчеркивает значимость архива для национальной памяти и культурного наследия. Процесс присвоения статуса «Национальный» осуществляется Президентом Республики Казахстан по представлению Правительства. Этот порядок подчеркивает высокий уровень государственной значимости и обеспечивает контроль со стороны высших органов власти. Установление порядка присвоения статуса Президентом Республики Казахстан создает правовую основу для регламентации процедур и критериев, которые должны быть четко определены и соблюдены при принятии решения. Это обеспечивает прозрачность и предсказуемость процесса.
Присвоение статуса «Национальный» может повлечь за собой дополнительные обязательства для архива в части обеспечения сохранности, доступа и управления документами. Это требует разработки соответствующих нормативных актов и методических рекомендаций. Архивы, получившие статус «Национальный», могут рассчитывать на дополнительную поддержку со стороны государства, включая финансирование, кадровые ресурсы и техническое оснащение. Это важно для выполнения их задач на высоком уровне. Статус «Национальный» повышает престиж архива, что может способствовать усилению международного сотрудничества и обмена опытом с архивами других стран. Это открывает новые возможности для участия в международных проектах и инициативах. Многие страны имеют аналогичные механизмы присвоения статуса «Национальный» для особо значимых архивных учреждений. Это способствует унификации подходов и признанию архива на международном уровне.
В новой редакции изложен пункт 1 статьи 4 о составе Национального архивного фонда. Новый состав Национального архивного фонда охватывает широкий спектр документов независимо от их происхождения, времени создания, носителя, форм собственности и места хранения. Это обеспечивает всестороннее сохранение и управление документами, представляющими национальную ценность.
Включение, помимо уже закрепленных, новых категорий документов обеспечивает комплексный охват всех видов архивных материалов. Это способствует сохранению различных аспектов исторического и культурного наследия Казахстана. Введение копий документов, переведенных в цифровой формат, и копий электронных документов на бумажном носителе, заверенных в установленном порядке, создает правовую базу для интеграции электронных и бумажных архивных систем. Копии архивных документов, выявленных за пределами Казахстана на правах подлинников, способствуют сохранению и возвращению в национальный архивный фонд значимых документов, находящихся за границей. Требования по заверению электронных копий документов на бумажном носителе и копий документов, переведенных в цифровой формат, определяет стандарты и процедуры для обеспечения их юридической силы и достоверности, обеспечивает их соблюдение в архивной деятельности и укрепляет правовую основу управления архивными документами.
Упоминание в новой редакции пункта 1 статьи.5 различных категорий архивов обеспечивает всесторонний подход к формированию Национального архивного фонд и отражает разнообразие источников и типов архивных документов. Включение в состав учреждений, участвующих в формировании Национального архивного фонда, частных архивов свидетельствует о признании важности документов, находящихся в частной собственности, и их потенциального вклада в национальное наследие. Это способствует привлечению документов из частных коллекций и их сохранению для будущих поколений.
В новой редакции изложен п.4 этой же статьи. Признание важности возвращения исторически значимых документов, находящихся за рубежом, подчеркивает стремление государства к сохранению и восстановлению национальной истории. Государственная поддержка в выявлении, приобретении и возвращении таких документов отражает активную политику в области культурного и исторического наследия. Обязательство государства финансировать мероприятия по возвращению документов подчеркивает серьезность намерений и гарантирует наличие ресурсов для выполнения этих задач. Это способствует успешному выполнению программ по возвращению исторически значимых документов. Включение документов иностранного происхождения, исторически связанных с Республикой Казахстан, расширяет охват и подчеркивает важность сохранения не только национальных, но и международных документов, имеющих значение для истории Казахстана.
В новой редакции предложен п.3 ст. 6 Закона, в соответствии с которым происходит привлечение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) и центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) для подготовки заключений и согласований, что повышает уровень объективности и профессионализма в процессе отнесения документов к Национальному архивному фонду. ЭПК осуществляет детальный анализ и оценку документов, что способствует их точному отбору на основе значимости и ценности. Уполномоченный орган на основании заключений ЭПК и ЦЭПК утверждает списки источников комплектования Национального архивного фонда. Это централизует процесс принятия решений, обеспечивая единый подход и соблюдение государственных интересов. Установление процедуры согласования и утверждения списков источников комплектования через уполномоченный орган создает четкий порядок и иерархию в процессе управления архивами. Это снижает риск субъективных решений и обеспечивает прозрачность и подотчетность процесса.
Утверждение списков источников комплектования является ключевым этапом в формировании Национального архивного фонда. Это позволяет систематизировать и классифицировать источники, обеспечивая их соответствие установленным критериям и стандартам. Четкое определение и утверждение источников комплектования помогает обеспечить более эффективное управление архивными документами, включая их надлежащее хранение, учет и доступность.
В новой редакции пп.1) п.2 ст.7 из перечня документов, находящихся в республиканской собственности, исключены документы, хранящиеся в Библиотеке Первого Президента. Это связано с утратой юридической силы Конституционного закона о Первом Президенте и последующей реорганизацией Библиотеки Первого Президента в РГУ «Президентский центр Республики Казахстана».
В новой редакции изложен п.6 ст.7. Установление жестких запретов на разгосударствление, приватизацию, куплю-продажу, обмен и дарение документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности (п.6 ст.7) подчеркивает их особую ценность и значимость для национального наследия, способствует защите этих документов от коммерческих сделок и сохранению их в государственной собственности. Исключение, предусмотренное п.3 ст. 13 анализируемого Закона, позволяет гибкость в вопросах передачи документов, сохраняя при этом общие принципы защиты и сохранности документов Национального архивного фонда. Это позволяет учитывать специфические случаи и обеспечивать юридическую регламентацию таких действий.
Новая редакция п.2 ст.9, согласно которой юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут государственный учет данных о составе документов в порядке, определенном уполномоченным органом, и представляют эти данные в соответствующие государственные архивы, направлено на дебюрократизацию государственного управления. На практике источники комплектования направляют данные в государственные архивы, далее государственные архивы направляют данные в МИО или уполномоченный орган. Теперь же промежуточное звено исключается, повышается информированность государственных органов.
В новой редакции изложен п.1 ст. 10. Определение Национального архива Республики Казахстан как ответственного органа за ведение Государственного фондового каталога централизует эту функцию. Это обеспечивает единообразие и согласованность в учете и управлении документами Национального архивного фонда. Ведение каталога одним учреждением позволяет установить и поддерживать единые стандарты и процедуры, что повышает точность и надежность информации о документах, входящих в Национальный архивный фонд. Это особенно важно для обеспечения целостности и систематизации данных.
Указание на то, что каталог содержит сведения о документах Национального архивного фонда, предполагает включение в него подробной информации о каждом документе, что способствует его эффективному учету и управлению. Это включает данные о происхождении, содержании, месте хранения и доступности документов. Ведение такого каталога может способствовать улучшению доступа к архивным документам для исследователей, историков и широкой общественности. Это повышает прозрачность и открытость архивного фонда, что важно для научных и культурных целей.
Закрепление обязанности ведения Государственного фондового каталога за Национальным архивом на законодательном уровне создает четкую правовую основу для этой деятельности. Это обеспечивает подотчетность и правовую защиту процесса ведения каталога. Реализация данного положения требует разработки внутренних регламентов и процедур в Национальном архиве для эффективного ведения каталога. Это включает использование современных информационных технологий для автоматизации процесса и обеспечения его надежности.
Государственный фондовый каталог играет ключевую роль в систематизации и управлении архивными документами. Он позволяет отслеживать движение документов, контролировать их состояние и обеспечивать их сохранность. Ведение такого каталога способствует сохранению и популяризации исторического и культурного наследия Казахстана. Он служит инструментом для документирования и представления национальной истории и культуры.
П.2 ст. 11 дополняет перечень архивных учреждений, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда, государственными архивами районов. Это положение восполняет имеющийся правовой пробел в Законе, а также приводится в соответствие с другими нормами этого же Закона (п.1 ст.5, пп.2) п.2 ст.7) во избежание противоречий.
Новая редакция п.4 ст. 11 обусловлена тем, что государственное хранение документов Национального архивного фонда обеспечивают центральные государственные архивы и государственные архивы областей, городов и районов путем заключения договоров для расчета соответствующего архивохранилища, а также реорганизацией Библиотеки Первого Президента.
Новый пункт 1-1 статьи 12 закрепляет обязанность юридических лиц и физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов Национального архивного фонда и по личному составу. Это означает, что данные лица обязаны соблюдать требования законодательства по сохранности архивных документов на протяжении всего срока их хранения. Согласно данному положению, юридические и физические лица должны не только хранить указанные документы, но и обеспечивать их сохранность в течение сроков, которые установлены законодательством Казахстана. Это включает соблюдение правил хранения, условий хранения и мер по предотвращению утраты или повреждения документов. Закрепление обязанности обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда законодательно гарантирует защиту и сохранность национального архивного наследия. Это важно для сохранения исторической памяти, прав и законных интересов граждан, а также для поддержания целостности национального культурного и архивного наследия.
Новая норма также предполагает необходимость контроля со стороны государственных органов и уполномоченных органов по выполнению указанных обязательств. Это помогает обеспечить эффективное исполнение законодательства в области архивного дела и сохранности архивных документов.
Новая редакция пункта 1 статьи 13 предполагает передачу документов Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах на постоянное хранение в государственные архивы в упорядоченном виде. Такой подход не позволяет источникам комплектования сдавать документы в неупорядоченном виде (без научно-технической обработки документов). Кроме того, данная норма приводится в соответствие с п. 4 ст.8 данного Закона.
Новый пункт 1 статьи 13-1 устанавливает обязательство для физических и юридических лиц, занимающихся производством аудиовизуальной документации, передавать обязательные экземпляры этой документации в государственные архивы. При этом различаются два случая: а) производство за счет государственных средств и б) производство за счет собственных средств. Лица, производящие аудиовизуальную документацию за счет государственных средств, обязаны передать обязательные экземпляры в течение 30 календарных дней с момента изготовления. Это обеспечивает оперативность включения важных аудиовизуальных материалов в национальный архивный фонд, что важно для сохранения историко-культурного наследия.
Лица, которые производят аудиовизуальную документацию за счет собственных средств, имеют право на добровольную передачу обязательных экземпляров в государственные архивы. Это способствует широкому включению разнообразных аудиовизуальных материалов в архивный фонд, что может быть важно для будущих исследований и сохранения исторической памяти.
Предоставление обязательных экземпляров аудиовизуальной документации в государственные архивы направлено на обеспечение сохранности историко-культурного наследия народа Казахстана. Это действие важно не только для сохранения важных моментов и событий, запечатленных в аудиовизуальной форме, но и для их доступности и использования в будущем.
Изменение названия, п.1, исключение п.2, новая редакция п.4, новые п.5-10 ст. 15-1 связаны с внедрением информационной системы «Е - Архив» и исполнения поручений вышестоящих органов.
Информационная система «Единый электронный архив документов», создается с целью сохранения культурного наследия народа Казахстана. Это направление соответствует глобальным трендам в области архивного дела, направленным на цифровизацию и сохранение архивов для будущих поколений.
Информационная система обеспечивает сохранность, целостность и конфиденциальность хранимой информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Это важно для защиты архивных материалов от несанкционированного доступа и повреждений. В систему включаются как архивные электронные документы, созданные в электронном формате, так и электронные копии архивных документов, переведенные в цифровой формат в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Это обеспечивает комплексное включение архивных материалов в единый электронный архив для удобства использования.
Порядок функционирования информационной системы, включая регламентацию доступа и использования, устанавливается уполномоченным органом. Это важно для обеспечения систематизации и контроля за архивными материалами в рамках электронной системы. Информационная система предоставляет возможность для поиска, доступа и использования архивных документов. Это способствует более эффективному использованию национального архивного фонда, упрощает процессы поиска и предоставления информации различным пользователям.
Доступ к информационной системе осуществляется с соблюдением требований информационной безопасности, установленных уполномоченным органом. Это включает в себя меры по защите данных от несанкционированного доступа, обеспечение целостности данных и конфиденциальности информации.
Новая редакция пп.2) ст. 16-1 закрепляет обязанность пользователей архивных документов не допускать искажения и фальсификации использованных в них сведений. Это связано с необходимостью сохранения исторической достоверности и целостности информации, содержащейся в архивных материалах. Искажение или фальсификация данных может исказить представление о прошлом и привести к неправильным историческим выводам. Этот подпункт направлен на защиту и сохранение архивного наследия как исторической и культурной ценности. Он предусматривает ответственность за нарушение интегритета архивных данных и может служить основой для правового преследования в случае их искажения или фальсификации.
Подпункт 3) статьи 16-1 в новой редакции устанавливает обязанность указывать ссылку на место хранения архивных документов и их собственника не только при их опубликовании, но и цитировании. Это требование направлено на обеспечение прозрачности и исторической достоверности использованных материалов. Правило указания ссылки способствует установлению прозрачности происхождения информации, включенной в архивные документы. Указание места хранения и собственника архива помогает сохранить связь с источником и исключить недоразумения при дальнейшем использовании материалов.
Новеллам подверглась ст. 18 Закона.
Положение, предусмотренное новым п. 1-2) закрепляет компетенцию Правительства в утверждении порядка и условий присвоения статуса «Национальный» государственным архивам. Это связано с введением нового статуса, который может быть присвоен архивам, имеющим особую государственную и общественную значимость. Процесс присвоения статуса будет регулироваться утвержденным Президентом порядком, что обеспечит прозрачность и четкость процедур.
Введенные в пункте 2 подпункте 13-1) устанавливает ответственность уполномоченного органа за финансирование на строительство, реконструкцию и ремонт зданий государственных архивов, направлено на обеспечение адекватных условий для сохранности и доступности архивных материалов, а пп.13-2) предусматривает функцию уполномоченного органа по внесению предложений Правительству Республики Казахстан о присвоении статуса «Национальный» государственным архивам. Это позволяет централизованно координировать процесс присвоения статуса и обеспечивать его соответствие общегосударственной политике в области архивного дела.
Редакционной правке подвергся пп.2) п.3, который приведен в соответствие с другими нормами Закона.
Пунктом 3 дополнен пп.6-1), который устанавливает функцию местного исполнительного органа области, города республиканского значения и столицы как заказчика при строительстве, реконструкции и ремонте зданий государственных архивов. Это помогает координировать и контролировать процессы обеспечения адекватных условий для хранения и обработки архивных материалов на местах.
В подпункте 2) ст.20 исключена Библиотека Первого Президента Казахстана в связи с ее реорганизацией и приведением в соответствие с другими нормами законопроекта.
В пункте 1 статьи 22 конкретизирована форма специальных государственных архивов, что соответствует требованиям Гражданского кодекса и соответствует единому подходу, предусмотренному для государственных архивов.
Новым понятийным аппаратом дополнена статьей 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Так, введение термина «электронный архив» (пп.11) в законодательство Казахстана отражает прогрессивные изменения в области архивного дела и учет возможностей электронных технологий для хранения и управления архивными документами. Понятие «электронный архив» определяется как совокупность архивных электронных документов, организованных в электронной форме в соответствии с установленным порядком. Это позволяет включать в архивный фонд и обеспечивать доступность и сохранность электронных документов в электронной форме.
Понятие «электронный архивный документ» (пп.11-1) конкретизирует, что речь идет о конкретных архивных документах, представленных в электронной форме и заверенных электронной цифровой подписью. Это подтверждает их аутентичность и целостность, что важно для обеспечения юридической значимости их использования в правовых и административных процессах.
Введение нового термина «электронный архив» и его конкретизация через определение «электронный архивный документ» в законодательство Казахстана является шагом к адаптации архивного законодательства к современным цифровым технологиям. Это обеспечивает правовую основу для создания, хранения и использования электронных архивов и архивных документов, что важно для современного управления архивными ресурсами и обеспечения их доступности и безопасности.
Пп.4) п.3 ст.7 Закона Республики Казахстан от 8 июля 2005 года «О государственном регулировании развития агропромышленного комплекса и сельских территорий» к числу областей, требующих определение мер социальной поддержки специалистов, отнес архивы. Это обусловлено ролью архивного дела в сохранении историко-культурного наследия страны.
Исключение пп.2) из ст.3 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года «О персональных данных и их защите» обусловленно тем, что в Республике Казахстан хранение и использование документов Национального архивного фонда и по личному составу, в том числе содержащих многоаспектную информацию о трудовой деятельности, здоровье, официальных заслугах граждан и так далее, необходимую для реализации их законных интересов и прав, осуществляют архивы. Эта документация обеспечивает защиту конституционных прав и интересов граждан. Поэтому защита персональных данных имеющихся в документах, находящихся на государственном хранении является приоритетной задачей государства
Новый пп.11-1) ст.89 Закона Республики Казахстан от 7 марта 2014 года «О реабилитации и банкротстве» устанавливает обязанность банкротного управляющего по организации упорядочения и передаче архивных документов юридического лица, признанного банкротом, в соответствующий государственный или специальный государственный архив. Организация упорядочения архивных документов предполагает систематизацию и упорядочение всех архивных материалов, находящихся в распоряжении банкротного управляющего. Целью является обеспечение доступности и структурированности документов для последующей передачи в архив.
