123. Информация по итогам встречи с обязательным указанием достигнутых договоренностей участников встречи (переговоров) представляется в Департамент международного права и сотрудничества для обобщения и Управление организации работы по защите государственных секретов, не позднее 2 рабочих дней с даты проведения встречи (переговоров).
12. Порядок взаимодействия Министерства
с Правительством и другими центральными государственными
органами Республики Казахстан
124. Министр, Заместители министра, Ответственный секретарь, руководители структурных подразделений (по поручению Министра, Ответственного секретаря, Заместителей министра) по вопросам своей компетенции взаимодействуют и представляют Министерство во взаимоотношениях с соответствующими государственными органами, организациями и должностными лицами Республики Казахстан.
125. По поручению Правительства или Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Премьер-Министр) структурное подразделение в чью компетенцию входит рассмотрение соответствующих вопросов (по поручению Министра, Ответственного секретаря, Заместителей министра) обеспечивает подготовку официальных разъяснений нормативных правовых актов Правительства.
126. По поручению Министра структурными подразделениями в зависимости от того, в чью компетенцию входят вопросы, ставшие предметом судебного разбирательства, обеспечивается оказание соответствующему государственному органу правовой и консультативной помощи при представлении и защите интересов Правительства и Премьер-Министра в судах.
127. Структурные подразделения, в зависимости от того, в чью компетенцию входит рассмотрение предмета акта прокурорского надзора, обеспечивают оказание правовой и консультационной помощи центральным государственным органам при рассмотрении актов прокурорского надзора, направленных им по поручению Премьер-Министра или его заместителей.
128. Рассмотрение актов прокурорского надзора, направленных в адрес Министерства, осуществляется по поручению Министра, Ответственного секретаря, Заместителей министра тем структурным подразделением, в чью компетенцию входят вопросы, ставшие предметом акта прокурорского надзора.
129. Согласование проекта ответа Правительства в Генеральную прокуратуру Республики Казахстан осуществляется путем его визирования Министром или направлением соответствующего письма об отсутствии замечаний и предложений.
Подготовленные ответы по ним представляются соответствующими подразделениями на подпись руководству Министерства не позднее 7 (семи) дней до истечения сроков, установленных Законом Республики Казахстан «О прокуратуре».
130. Министерство для решения вопросов, входящих в совместную компетенцию с другими государственными органами, принимают при необходимости решения в виде совместных приказов.
131. Служебная корреспонденция, направляемая в адрес Правительства в инициативном порядке для принятия соответствующего решения, вносится Министерством в следующих случаях:
1) если решение вопроса входит в компетенцию Правительства, на что указывается Министерством в его обращении;
2) при наличии непреодолимых разногласий между Министерством и другими государственными органами концептуального характера и по вопросам финансового обеспечения;
3) если решения требуют межведомственной координации.
В этих случаях корреспонденция, адресованная Правительству должна направляться для принятия решения Премьер-Министру, его заместителям или Руководителю Канцелярии Премьер-Министра в зависимости от содержания вопроса и в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии Премьер-Министра.
13. Контроль исполнения
132. Организация контроля за своевременным и качественным исполнением поручений осуществляется в соответствии с Конституционным законом Республики Казахстан от 18 декабря 1995 года № 2688 «О Правительстве Республики Казахстан», законами Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года № 976 «Об утверждении Правил подготовки, согласования и представления на рассмотрение Президенту Республики Казахстан проекта послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, подготовки, согласования и представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, реализации послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан» (далее - № 976 Правила), а также иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
133. Систему контроля Министерства составляют:
Министр - осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью Министерства, за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, Руководителей Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, а также иных контрольных документов;
Ответственный секретарь - в пределах своей компетенции исполняет акты и поручения Министра, осуществляет руководство аппаратом Министерства: организует, координирует и контролирует работу его подразделений, осуществляет контроль за соблюдением исполнительской дисциплины;
Заместители министра - обеспечивают качественное исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан по курируемым направлениям работы и несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, а также иных контрольных документов;
руководители структурных, территориальных подразделений и подведомственных организаций Министерства - обеспечивают качественное и своевременное исполнение документов в возглавляемых ими подразделениях, несут ответственность за своевременность снятия с контроля исполненных поручений, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, а также руководителей и сотрудников территориальных подразделений, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством Министерства за работу вверенных им подразделений Министерства;
директор ДСПОАР - осуществляет контроль за своевременным исполнением подразделениями и территориальными органами стратегического, операционного планов, а также годовых, ежеквартальных планов работы Министерства, поручений, данных на заседании коллегии, аппаратном и оперативном совещаниях, программных документов Правительства, осуществляет контроль за качеством подготовки документов, проектов законодательных и подзаконных актов структурными подразделениями и подведомственными организациями Министерства, исходящих за подписью Министра юстиции, на предмет соответствия действующему законодательству и установленным требованиям, а также проводит контрольные мероприятия по поручению Министра, вносит предложения в пределах своей компетенции руководству Министерства о привлечении к ответственности руководителей подразделений Министерства, допустивших некачественное исполнение контрольных поручений;
УК ДВА - осуществляет контроль за сроками исполнения и прохождения контрольных документов в Министерстве, состоянием исполнительской дисциплины в Министерстве, обеспечивает своевременную постановку документов на контроль, снятие с контроля исполненных документов, устанавливает сроки их исполнения с учетом резолюции руководства Министерства, ведет учет контрольных поручений, осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в Министерстве, координирует работу сотрудников подразделений Министерства, ответственных за контроль по исполнению поручений, вносит предложения в пределах своей компетенции Ответственному секретарю о привлечении к ответственности сотрудников Министерства, допустивших нарушение сроков исполнения контрольных поручений.
134. На контроль берутся следующие, в том числе секретные документы:
1) акты Президента, в которых даются поручения Министерству;
2) постановления Правительства, протоколы заседаний Правительства, распоряжения Премьер-Министра, в которых имеются поручения Министерству;
3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планах мероприятий) Президента, Премьер-Министра, его заместителей, руководства Администрации Президента, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра в адрес Министерства, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить», «внести предложения», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки на контроль;
4) запросы депутатов Парламента и инициированные ими законопроекты, по которым необходимо заключение Правительства;
5) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;
6) обращения физических и юридических лиц;
7) проекты нормативных правовых актов, поступающие в Министерство для согласования;
8) приказы, протоколы, решения коллегии, поручения руководства Министерства.
Контроль за исполнением документов с грифом секретности осуществляется Управлением организации работы по защите государственных секретов.
135. При постановке контрольного документа на контроль проставляется штамп «Бақылауға алынды» с обязательным указанием внутреннего срока исполнения, отметка о котором делается в ЕСЭДО.
При снятии с контроля контрольных документов, сотрудник ДВА должен проставить штамп «Бақылаудан алынды» с указанием личной подписи и даты снятия с контроля.
Снятие с контроля документов, указанных в пункте 134 настоящего Регламента, осуществляется незамедлительно после отправки контрольных документов через УДО ДВА либо при наличии отметки о получении документов нарочно.
136. Контрольные документы исполняются в срок, установленный ДВА, а при отсутствии конкретного срока в месячный срок со дня регистрации документа в Министерстве.
137. При поступлении в Министерство на исполнение актов Президента Республики Казахстан, в трехдневный срок составляется и утверждается план организационных мероприятий по их реализации с периодическим обсуждением его выполнения, в том числе при необходимости с участием должностных лиц Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
В случае срыва срока исполнения поручения Главы государства ДВА незамедлительно информирует Министра.
138. Проекты документов, во исполнение контрольных поручений подготавливаются в следующее сроки:
документы, подготовленные во исполнение контрольных поручений со сроком исполнения от 5 до 10 календарных дней, передаются на визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей Ответственному секретарю, заместителям Министра не позднее, чем за 3 рабочих дня до окончания срока исполнения, а на подпись Министру - за 2 рабочих дня. Соисполнители по контрольному поручению, представляют соответствующую информацию основному исполнителю не позднее, чем за 4 рабочих дня до окончания срока исполнения;
документы, подготовленные во исполнение контрольных поручений со сроком исполнения от 3 до 5 календарных дней, передаются на визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей не позднее, чем за 2 календарных дня до окончания срока исполнения, а Министру - за 1 рабочий день после их визирования курирующим Заместителем министра либо Ответственным секретарем. Соисполнители по контрольному поручению представляют соответствующую информацию основному исполнителю не позднее, чем за 3 календарных дня до окончания срока исполнения.
документы, подготовленные во исполнение контрольных поручений со сроком исполнения 2 календарных дня, передаются на визирование руководству Министерства согласно распределению обязанностей немедленно по их готовности и незамедлительно рассматриваются указанными должностными лицами во внеочередном порядке. Соисполнители по контрольному поручению, представляют соответствующую информацию основному исполнителю немедленно.
Соисполнители по контрольным поручениям, представляют соответствующую информацию на государственном и русском языках.
Документы, вносимые на подпись Министру юстиции, за исключением проектов нормативных правовых актов, визируются соответствующим специалистом управления развития государственного языка ДВА.
139. Документ, подготовленный во исполнение контрольного поручения, подписываемый Министром предварительно согласовывается с ДСПОАР.
140. Личные поручения Президента Республики Казахстан подлежат исполнению всеми государственными органами, организациями и должностными лицами не более чем в двухнедельный срок со дня дачи поручения, если иное не установлено Президентом Республики Казахстан.
Акты и поручения Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан с учетом установленных сроков исполнения, ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный - с пометками: «весьма срочно» - в течение 3 (трех) рабочих дней, «срочно», «ускорить» - до 10 (десяти) рабочих дней;
2) краткосрочный - от десяти рабочих дней до одного месяца;
3) среднесрочный - от одного до шести месяцев;
4) долгосрочный - свыше шести месяцев.
Ответственность за качество и своевременность исполнения указанных поручений возлагается на руководителей структурных подразделений.
141. Руководители структурных подразделений и подведомственных организаций:
ежеквартально анализируют состояние исполнительской дисциплины на предмет качественного и своевременного исполнения поручений и актов Главы государства с обсуждением их результатов на совещаниях подразделений;
по каждому нарушению исполнительской дисциплины принимают соответствующие меры реагирования;
обеспечивают обязательное изучение вновь принятыми сотрудниками основных положений Регламента Правительства, Министерства, нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации делопроизводства и контроля.
142. По каждому взятому на контроль поручению Президента Республики Казахстан исполнителями - ответственными сотрудниками Министерства формируется накопительная папка (дело).
143. Дела, содержащие документы по исполнению актов Президента Республики Казахстан хранятся в структурных подразделениях Министерства до полного их исполнения и снятия с контроля, после чего передаются в архив Министерства.
144. Сроки исполнения поручений, установленные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности) исчисляются в рабочих днях со дня поступления в Министерство.
Исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан обеспечивается в сроки, указанные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан.
В случаях если в поручениях со штампом «Бақылауға алынды» не установлены сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан или Администрации Президента. В иных случаях информация представляется в соответствии с дополнительным запросом Администрации Президента в установленном порядке.
Если в акте или поручении, поступившем из Администрации Президента, предусматривается совместное рассмотрение вопроса государственными органами и организациями, то ответственным за обобщение и представление в Администрацию Президента информации является руководитель государственного органа (организации), указанный в акте и поручении первым, или рядом с наименованием которого стоит пометка» (созыв)».
Решением Министра либо лица, исполняющего его обязанности, при необходимости утверждается план организационных мероприятий по реализации актов и поручений Президента Республики Казахстан.
Министерство, являясь соисполнителем актов и поручений Президента Республики Казахстан, вносит свои предложения государственному органу, осуществляющему свод в порядке и сроки, предусмотренные Регламентом Правительства.
Отчетная информация о ходе реализации актов и поручений Президента Республики Казахстан включает сведения по форме согласно приложению 2 к № 976 Правилам.
Отчетная информация о ходе реализации стратегических и программных документов, представляемая государственным органом-разработчиком в Администрацию Президента, включает сведения по форме согласно приложению 3 к № 976 Правилам.
145. В случае дачи поручений в адрес Министерства на совещаниях в Администрации Президента и в Правительстве, присутствовавшие на них должностные лица доводят соответствующее поручение до соответствующих должностных лиц Министерства, которые должны приступить к исполнению сразу после заседания (совещания), не дожидаясь поступления к ним протокола заседания (совещания).
146. Подготовка проектов поручений Президента Республики Казахстан осуществляется при проведении:
1) региональных поездок;
2) международных мероприятий;
3) общественно значимых мероприятий и совещаний с участием Президента Республики Казахстан.
147. При подготовке проектов поручений Президента Республики Казахстан учитываются проработанность поднимаемых вопросов и согласованность со всеми заинтересованными органами с приложением документов, подтверждающих:
1) соответствие стратегическим и программным документам;
2) результативность и эффективность;
3) реальность сроков исполнения;
4) экономическую целесообразность и обеспеченность ресурсами.
Министерство обеспечивает рассмотрение и согласование проекта поручения Президента Республики Казахстан в течение 3 (трех) рабочих дней со дня его поступления.
По общественно значимым мероприятиям и совещаниям с участием Президента Республики Казахстан Министерство обеспечивает представление проектов поручений в Администрацию Президента, согласованных с Премьер-Министром, заинтересованными государственными органами и организациями, не менее чем за 15 (пятнадцать) рабочих дней до проведения мероприятий с участием Президента Республики Казахстан.
В случае если по проекту поручения Президента Республики Казахстан имеются замечания и предложения, то структурным подразделением Администрации Президента по согласованию с курирующим заместителем Руководителя Администрации проект поручения может быть доработан в рабочем порядке.
При этом устранение недостатков или возражений и при необходимости повторное согласование проектов поручений осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней, если иной срок не установлен Руководителем Администрации Президента или его соответствующим заместителем.
148. Министерство обеспечивает согласование разработанных проектов поручений Президента Республики Казахстан с заинтересованными государственными органами и организациями, Премьер-Министром и вносит его в Администрацию Президента по итогам:
1) региональных поездок, общественно значимых мероприятий и совещаний с участием Президента Республики Казахстан - в течение 7 (семи) рабочих дней;
2) международных мероприятий - в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней.
Контрольные поручения Главы государства и руководства Администрации Президента с резолюциями к ним Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра исполняются в 20-дневный срок со дня поручения Главы государства и/или руководства Администрации Президента, если в поручениях не установлены иные сроки.
149. Исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, обеспечивается в следующие сроки:
1) указанные в актах и поручениях Президента Республики Казахстан;
2) с пометками «весьма срочно» - в течение 3 рабочих дней, «срочно» и «ускорить» - до 10 рабочих дней.
150. Поручения Премьер-Министра или его заместителей о подготовке ответов на запросы депутатов Парламента и проектов заключений на законопроекты, инициированные депутатами Парламента, исполняются соответственно не позднее 10 рабочих дней, если в поручениях не установлены иные, более короткие сроки.
151. Поручения Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра исполняются не позднее месячного срока со дня поступления, если в поручениях не установлены иные сроки.
152. Поручения, имеющие в тексте пометку «срочно» или «ускорить», исполняются в течение 10 рабочих дней и представляются исполнителем для визы руководителю подразделения за 4 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения, курирующему Заместителю министра для визы либо на подпись - за 3 рабочих дня, Министру, Ответственному секретарю на подпись - за 2 рабочих дня.
153. Постановка на контроль и снятие с контроля, продление сроков исполнения контрольных документов в Министерстве осуществляются в соответствии с Конституционным Законом Республики Казахстан от 18 декабря 1995 года «О Правительстве Республики Казахстан», законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», № 976 Правилами, Регламентом Правительства, настоящим Регламентом, а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
154. Руководители структурных подразделений Министерства посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа) осуществляют контроль и мониторинг исполнения документов в возглавляемых ими подразделениях.
Заместители руководителей структурных подразделений Министерства отвечают за организацию работы по документообороту и исполнительскую дисциплину.
155. Информация по исполнению протокольных решений коллегии, поручений данных на аппаратных и оперативных совещаниях направляется исключительно в адрес Министра.
Снятие с контроля и продление срока исполнения протокольных решений коллегии, а также поручений данных на аппаратных и оперативных совещаниях осуществляется только Министром.
ДВА на еженедельной основе (по понедельникам) вносит информацию о текущем контроле исполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
Поручения, с резолюциями Министра к ним «доложить», «для внесения предложений» исполняются в течение 5 рабочих дней, если резолюцией не установлены иные сроки.
156. Свод по подготовке (обобщение и анализ) материалов на совещания различного уровня с участием Министра (исполняющего обязанности министра), в том числе заседания Правительства Республики Казахстан осуществляет ДСПОАР.
157. На пленарные заседания соответствующей палаты Парламента РК по рассмотрению законопроектов, по которым Министерство юстиции является разработчиком, соответствующее структурное подразделение вносит Министру и в ДСПОАР за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания соответствующие материалы (копию повестки, на государственном и русском языках проект выступления (доклада) Министра, пресс-релиз, глоссарий, возможные вопросы и ответы на них, а также справку по научным экспертизам, проведенным по законопроекту, заключение головного комитета, правительственный вариант законопроекта, аналитический обзор, проведенный Аппаратом соответствующей Палаты Парламента, протоколы (стенограммы) заседаний Комитетов, рабочих групп, пленарного заседания Мажилиса, презентационные слайды, сравнительную таблицу по законопроекту с обоснованиями).
Стенограммы заседаний Комитетов, рабочих групп, пленарного заседания Мажилиса по мере их получения предоставляются Министру соответствующим структурным подразделением.
158. На заседания Правительства РК и иные совещания, по которым Министр является докладчиком, соответствующее структурное подразделение представляет Министру и в ДСПОАР соответствующие материалы (на государственном и русском языках справку, проект протокольного решения, презентацию, проект доклада (комбинированный на государственном и русском языках) за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания, но не позднее 1 рабочего дня до назначенной даты совещания.
159. По рассматриваемым вопросам повестки заседания (совещания) с участием Министра, ДСПОАР совместно с государственным учреждением «Институт законодательства Республики Казахстан» готовят соответствующие аналитические материалы.
160. Окончательный срок представления ответственными структурными подразделениями в ДСПОАР материалов по всем вопросам повестки заседания (совещания) с участием Министра - до 18.00 часов дня, предшествующего дню заседания (совещания), а по срочным телефонограммам, поступающим за 1 день или в день проведения заседаний (совещаний) материалы предоставляются в ДСПОАР за 3 часа до проведения заседания (совещания).
161. Материалы, подготовленные на заседания Правительства Республики Казахстан и другие совещания с участием Министра должны вноситься в ДСПОАР в бумажном и электронном виде отдельно по каждому вопросу повестки по мере их готовности и обязательным согласованием с курирующими Заместителями министра, Ответственным секретарем.
В случае отсутствия курирующих Заместителей министра, Ответственного секретаря, предварительные материалы вносятся за подписью руководителей ответственных подразделений.
162. ДСПОАР вносит сводную справку, материалы на рассмотрение Министру заблаговременно, не позднее, чем за 1 рабочий день до назначенной даты заседания (совещания). По срочным телефонограммам, поступающим за 1 рабочий день или в день проведения заседаний материалы предоставляются за 2 часа до проведения заседания или совещания.
163. При несоблюдении указанных сроков, ДВА вносится на имя Министра, либо в адрес Ответственного секретаря служебная записка о несвоевременном предоставлении материалов.
164. ДСПОАР инициирует перед Министром вопрос об ответственности руководителей подразделений Министерства, допустивших несвоевременное представление материалов на заседание Правительства Республики Казахстан и другие совещания с участием Министра.
165. За качество и своевременность предоставления указанных материалов отвечают руководители структурных подразделений.
ДСПОАР осуществляет проверку представленных материалов структурными подразделениями на предмет их качественной проработки.
14. Рассмотрение обращений физических, юридических
лиц и организация приема граждан в Министерстве
166. Рассмотрение обращений, а также организация приема физических лиц и юридических лиц в Министерстве осуществляется в соответствии с законами об административных процедурах, о рассмотрении обращений и постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан», приказом Генерального прокурора Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 109 «Об утверждении Правил учета обращений физических и юридических лиц, отчета формы № 1-ОЛ «О рассмотрении обращений физических и юридических лиц» и Инструкции по его заполнению (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7315) (далее - № 109 Правила).
167. Поступающие обращения физических и юридических лиц регистрируются в ЕСЭДО в УК ДВА в день их поступления в УДО ДВА.
Регистрационный номер обращения физического лица состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) и буквенного индекса «ЖТ».
Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса «ЗТ».
Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АНМ» и порядкового номера в РКФ.
При поступлении повторного обращения в течение календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и так далее, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и РКФ проставляется пометка «Повторно». К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через запятую.
Обращения физических и юридических лиц, поступающие через портал «электронного правительства», подлежат регистрации после проверки целостности и действительности ЭЦП заявителя.
Делопроизводство по обращениям физических лиц и делопроизводство по обращениям юридических лиц ведутся отдельно от других видов делопроизводства.
Отказ в приеме обращения не допускается.
168. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Министерство, выдается талон по форме согласно приложению 3 к № 109 Правилам с указанием уникального номера.
169. На повторных обращениях, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и так далее, а карточка учета с пометкой «повторно» помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Ответы, на обращения, поступившие в Министерство, направляются заявителям за подписью Министра, заместителей Министра или Ответственного секретаря, в зависимости от характера обращения.
170. Передача обращений из одного структурного подразделения Министерства в другое производится только по согласию Ответственного секретаря, в случае его отсутствия лицом, исполняющим его обязанности, через УК ДВА с соответствующей отметкой в карточке учета.
Контроль за исполнением поручений руководства Министерства по обращениям физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения Министерства, возлагается на их руководителей, а также на ДВА.
Если рассмотрение обращения физического или юридического лица поручено нескольким структурным подразделениям Министерства, то ответственным за исполнение является подразделение, указанное в резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка «(созыв)».
В случае продления по указанию руководства Министерства срока рассмотрения обращения физического или юридического лица, оно берется на дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки письма УК ДВА делается отметка, вносится соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
171. Обращение физического или юридического лица снимается с контроля УДО ДВА после направления ответа заявителю.
При поступлении ответов на контрольные обращения структурные подразделения Министерства, ответственные за их исполнение, изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях вопросов и докладывают руководству Министерства о результатах рассмотрения с предложением о снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По обращениям физических и юридических лиц, снятым с контроля, исполнители в структурных подразделениях Министерства заполняют в учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив структурного подразделения.
172. По истечении календарного года рассмотренные обращения физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и сдаются в архив.
Анонимные обращения хранятся в УДО ДВА один год, после чего уничтожаются по акту, составляемому в произвольной форме.
173. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц осуществляется руководством Министерства в соответствии с графиком, утвержденным приказом Министра. График личного приема вывешивается на информационном стенде.
Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения.
Если обращение не может быть разрешено должностным лицом во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа, как с письменным обращением.
Запись граждан на личный прием к Министру, его заместителям либо Ответственному секретарю прекращается за пять рабочих дня до даты проведения личного приема, в соответствии с графиком.
Запись граждан впервые обратившихся с заявлением об осуществлении личного приема Министром, осуществляется после предварительного приема гражданина руководителем территориального органа юстиции, одним из заместителей Министра, курирующим соответствующее направление деятельности, либо Ответственным секретарем.
При наличии поручений по результатам личного приема руководством Министерства гражданам направляются письменные разъяснения за подписью курирующего заместителя Министра либо Ответственного секретаря.
174. Контроль за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц и исполнения поручений руководства Министерства к ним осуществляется ДВА.
175. Отчет 1-ОЛ (обращения лиц) готовится ДВА и ежеквартально направляется в Комитет по правовой статистике и специальному учету Генеральной прокуратуры Республики Казахстан посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).
15. Дисциплинарная комиссия Министерства
176. Дисциплинарная комиссия Министерства (далее - Комиссия) - постоянный коллегиальный орган, создаваемый в Министерстве, для рассмотрения материалов служебного расследования, исследования фактов, касающихся проступка, и вынесения рекомендаций о мере взыскания в отношении административных государственных служащих корпуса «Б» центрального аппарата Министерства, первых руководителей территориальных подразделений Министерства, в том числе совершивших коррупционные правонарушения, влекущие дисциплинарную ответственность, и (или) допустивших нарушения Кодекса чести.
177. Ответственный секретарь осуществляет общее руководство деятельностью Комиссии, формирует ее состав и определяет председателя из числа руководителей курируемых им структурных подразделений.
178. Порядок формирования и работы Комиссии, а также наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих определяется Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года № 321 «Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан».