подлежащими защите, и средствами защиты документов ______________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210Х297)
Приложение 22
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
__________________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | | № ___________ |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| О выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
| № п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Количество испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей
защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве ______________________
(цифрами и прописью)
уничтожены путем ___________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности ___________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 23
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
________________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | | № ___________ |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| О выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1.__________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:
| № п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии __________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве
_________________________ штук уничтожены путем ________________________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности __________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 24
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
_____________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | | № ___________ |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| О выделении к уничтожению средств защиты документов | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № _____________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия,
Члены комиссии: 1. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:
| № п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета № __ внесены, средства защиты документов уничтожены
путем _____________________________.
(виды уничтожения)
Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 25
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
______________________________________________________ название государственной организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном или ином языке) | | № ___________ |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| О выделении к уничтожению неиспользованной печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ___________________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1.__________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. __________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Отобраны к уничтожению утратившие в связи
__________________________________ ___________________________________
(ликвидацией, реорганизацией) (официальное наименование
____________________________________ практическое значение следующие виды
государственного органа (организации)
неиспользованной печатно-бланочной продукции:
| № п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции | Количество неиспользованных экземпляров | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого ______________________неиспользованных экземпляров печатно-бланочной
(цифрами и прописью)
продукции, подлежащей защите.
Председатель комиссии _____________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ___________________________________ Расшифровка подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции внесены,
неиспользованные экземпляры в количестве ____________________ весом ____ кг
(цифрами и прописью)
уничтожены путем _________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности ___________________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 26
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Официальное наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
| ___________№_____________ (дата) (индекс) На _____ год | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________________________ (личная подпись) Расшифровка подписи |
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ _______________________ (личная подпись) Дата | Расшифровка подписи |
Визы руководителей структурных подразделений
| Согласована протоколом ЦЭК (ЭК) организации (дата и номер протокола) | Согласована протоколом ЭПК государственного архивного учреждения (дата и номер протокола) |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого: | | | |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
| Наименование должности работника, передавшего сведения _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 27
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано _______________________ лист (ов), в том числе:
литерные № листов _______________________________________________________
пропущенные № листов ___________________________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации
________________________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | № листов |
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст | |
| Наименование должности лица, заполнившего лист-заверитель дела _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 28
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| № п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Итого __________________________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
| Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись документов дела _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 29
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Опись дел структурного подразделения организации
| Официальное наименование структурного подразделения организации | Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения ____________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _______ за _________год (ы)
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
В данную опись внесено ____________________________ дел с № __ по № __, в том
(цифрами и прописью)
числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
| Наименование должности лица, составителя описи _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
| Руководитель службы ДОУ _______________________ (личная подпись) дата | Расшифровка подписи |
