184. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.
185. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
186. При функционировании в организации СЭД оформление дел документов на бумажных носителях осуществляется при проверке с автоматически сформированными описями дел в СЭД.
Параграф 13. Порядок оперативного хранения документов
187. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.
188. После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы - в СЭД.
189. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
190. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
191. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
192. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
193. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.
Параграф 14. Порядок передачи дел в архив организации
194. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
195. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 29 к настоящим Правилам.
196. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
197. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
198. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
199. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
200. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
201. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
202. Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
203. В случае ликвидации структурного подразделения, филиала (представительства), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
204. В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение 1
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Схема расположения реквизитов документа
Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 8
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А4 (210Х297)
Приложение 11
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Справка
Формат А5 (148Х210)
Приложение 12
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Письмо
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 14
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
Приложение 15
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
| № п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Резолюция или кому направлен документ на исполнение | Расписка в получении документа, дата | Отметка об исполнении документа | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
| №№ п.п. | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Формат А3 (210Х297)
Приложение 16
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Документы на контроле | Из них документы |
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполненные | находящиеся на исполнении | с продленным сроком исполнения | просроченные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 17
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на _______________ (число, месяц, год)
| № п/п | Наименования структурных подразделений | Находится на исполнении | Из них |
| всего | поступило за предыдущий месяц | исполняются в срок | просрочены |
| всего | срок продлен |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Всего: | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ _____________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 18
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
| Поступление | Выдача |
| Дата поступления | Дата и номер сопроводительного документа | Наименование предприятия - изготовителя | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Дата выдачи | Дата и номер документа на выдачу | Кому выдано | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Расписка в получении | Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции |
| Наименование структурного подразделения | Фамилия и инициалы получателя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | | |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 19
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
| № п.п. | Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски |
| Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски | Фамилия и инициалы должностного лица-получателя | Дата и расписка в получении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 20
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
Журнал учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
| № п.п. | Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами | Дата выдачи и расписка в получении | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 21
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в государственных
и негосударственных организациях
Форма
_____________________________________________ название организации
АКТ
| ___________________ (дата) Место издания (на государственном языке) | | № ___________ Место издания (на русском или ином языке) |
| | |
| | Утверждаю Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
| Приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним | | |
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ _______________
«О проведении проверки...» (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
2. ___________________________________________________
должность, инициалы, фамилия
________________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите, (отдельно
по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве ________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной
продукции, подлежащей защите ___________________________________________
(даты, номера, количество экземпляров
_____________________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве
_____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве
_____________________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ____________________________________________
(наименования средств защиты)
в количестве ________________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: ____________________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
________________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи,
количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами,
