Бұл ретте электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі тиісті электрондық құжаттың мазмұнын қосымша құралдар мен әдістерді пайдаланбай қабылдауға қолжетімді түрде бейнелейді.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2017.12.10. № 640 Қаулысымен (2018 ж. 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара) 35-тармақ жаңа редакцияда
35. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатыны және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғаны көрсетіле отырып, куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдарды көрсете отырып, «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар (үшбұрыш нысанындағы) мөртаңба пайдаланылады.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2017.12.10. № 640 Қаулысымен (2018 ж. 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара) 36-тармақ жаңа редакцияда
36. Құжаттың ЭҚАБЖ-дегі электрондық көшірмесін:
1) электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз жеткізгіштегі қосымша құжаттарды салған жағдайда - орындаушы;
2) тек қағаз жеткізгіште түскен құжатты тіркеу кезінде - мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері куәландырады.
ЭҚАБЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесін куәландыру өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерінде және пошта операторында болады.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 37-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2017.12.10. № 640 Қаулысымен 37-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
37. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі:
1) құжаттың мәтінін;
2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген «Электрондық құжаттың көшірмесі» деген міндетті белгіні;
3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;
4) қағаздағы көшірменің жасалған күнін;
5) «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар мөртаңбаны, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.
2.2. ЭҚАБЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі
38. ЭҚАБЖ-ге қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:
1) ЭҚАБЖ-де электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын ықпалдастыру;
2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарын шектеуді қадағалау қамтамасыз етеді.
39. ЭҚАБЖ-ға қатысушылар:
1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу үдерісінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;
2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;
3) түйінді ақпаратты жеткізгіштердің және осы ақпаратты жеткізгіштер беретін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;
4) эталондық уақытпен дербес компьютерлерде уақытты үндестіруді жүзеге асыруы;
5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану ережелеріне сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде - вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.
40. Электрондық құжаттарды ЭҚАБЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәлігі бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.
41. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚАБЖ-да қолдану тәртібі мыналардан тұрады:
1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбаларын;
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдаланып жүзеге асырылады;
2) өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбаларын қалыптастыру тәртібі:
өз өкілеттігі шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файлдарды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), ақпаратты, криптографиялық қорғау құралдарының ақпаратты кілтті түйінді жеткізгіші және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;
3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі:
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (БЭҚАЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың күні, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамы электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), кілтті жеткізгіш және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады.
42. Электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасы қалыптастырылған күн электрондық құжат жасалған күн болып саналады.
2.3. ЭҚАБЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
43. ЭҚАБЖ-ны ақпараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
ЭҚАБЖ-ның, мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасының, МО КО-ның жұмыс істеуі және ЭҚАБЖ-ға қатысушылардың тізбесі мен олардың міндеттері және жауапкершілігі ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар және пайдаланушы ұйым (орындаушы ұйымдар) арасындағы шарттарға сәйкес айқындалады және ақпараттық қауіпсіздік талаптары орындала отырып жүзеге асырылады.
44. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікпен пайдаланылады.
45. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚАБЖ арқылы қабылданбайды, өңделмейді, сақталмайды және берілмейді.
3. Ұйымдардағы электрондық құжат айналымының тәртібі
46. Ұйымдарда электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мынадай функцияларды орындауды қамтамасыз ететін электрондық құжат айналым жүйесі пайдаланылады:
1) электрондық құжатты осы электронды құжат үшін белгіленген форматта қалыптастыру (жасау);
2) электрондық құжаттарды есепке алу (кіріс және шығыс электрондық құжаттарды тіркеу);
3) электрондық құжаттармен ұжымдық жұмыс (жасау, тіркеу, пайдалану, беру және сақтау кезінде);
4) электрондық құжаттардың орындалуын бақылау;
5) электрондық құжатты іздестіру;
6) электрондық құжаттарды мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мерзімде сақтау.
47. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұнды және деректемелік.
Деректемелерді пайдалану мұрағаттарды және құжжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережесіне сәйкес құжаттың түріне қарай айқындалады.
ҚР Үкіметінің 2013.23.07. № 735 Қаулысымен 48-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
48. Ұйымдар арасында электрондық құжаттар алмасу кезінде міндетті деректемелердің тізбесі мен электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасы Заңының, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың үлгі ережесінің, сондай-ақ ұлттық стандарттардың нормалары сақтала отырып, 1994 жылғы 27 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес мәмілелердің жазбаша нысандарымен белгіленеді.
3.1. Ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйелеріндегі электрондық және қағаздағы
құжаттарды пайдалану тәртібі және ара қатынасы
49. Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.
50. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.
51. Электрондық түрде болатын құжаттарды сақтау мерзімін мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы айқындайды.
52. Электрондық құжаттар электрондық құжаттардағы қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе, алынған нысанда (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
53. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық тіркеу бақылау карточкаларын, электрондық дерекқорды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 54-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2017.12.10. № 640 Қаулысымен 54-тармақ жаңа редакцияда (2018 ж. 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізілді) (бұр.ред.қара)
54. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.
Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
55. Электрондық құжаттың қағаздағы құжаттың тұпнұсқасына
сәйкестігіне жөнелтуші ұйым жауапты болады.
3.2. Ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесінің ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
56. Ұйымдардың электрондық құжат айналымын аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
57. Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікте пайдаланылады.
