2.1. ЭҚАБЖ-де электрондық және қағаздағы құжаттарды пайдалану тәртібі мен арақатынасы
32. Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.
33. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.
34. Есептеу техникасының құралдарынан электрондық құжаттың түпнұсқасының деректерін шығару арқылы алынған қағаз жеткізгіштегі құжат электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжатқа сәйкес келетін болады және осы құжатты (бұдан әрі - электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі) куәландыруға өкілеттілігі бар адам куәландырады. Бұл ретте қағаз жеткізгіштегі құжат қосымша құралдар мен әдістерді пайдаланбай қабылдау үшін қолжетімді түрде тиісті электрондық құжаттың мазмұнын бейнелейді.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 35-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
35. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі бастапқы құжат электрондық құжат болып табылатындығы және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижесі туралы мәліметтер түсірілгені көрсетіле отырып, куәландырылады. Қағаз жеткізгіштегі электрондық құжаттың көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру нәтижесі туралы ақпаратты түсіру үшін парақтардың саны және куәландырушы адамның қолтаңбасы үшін жолдарды көрсетумен «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.»* деген мәтінімен мөртабан (үшбұрышты нысандағы) пайдаланылады.
Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің теріс нәтижесі болған кезде парақтардың саны және куәландырушы адамның қолтаңбасы үшін жолдарды көрсетумен «??? Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс емес.»** деген мәтінімен мөртабан (үшбұрышты нысандағы) пайдаланылады.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 36-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
36. Құжаттың электрондық көшірмесін куәландыру өкілеттігіне өтініш беруші, құжаттардың электрондық көшірмелерін жасауға жауапты ретінде ЭҚАБЖ-де анықталған адам, сондай-ақ халыққа қызмет көрсету орталығының уәкілетті қызметкері ие болады.
Құжаттың электрондық көшірмесін және ЭҚАБЖ-де электрондық құжаттың қағаз көшірмесін куәландыруға өкілеттілік ЭҚАБЖ-не қатысушыларымен бекітілген құжаттандыру және құжаттаманы басқару Кағидаларымен бекітіледі.
Халыққа қызмет көрсету орталығының уәкілетті қызметкері құжаттың электрондық көшірмесін жеке өзінің қатысуы кезінде мемлекеттік қызметті алушының растау және (немесе) заңнамада белгіленген тәртіппен берілген құжатты (тарды) пайдалану туралы ілеспе хатымен қоса берілген жазбаша келісімінің (өтінішінің) негізінде куәландырады.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 37-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
37. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі мыналарды қамтиды:
1) құжаттың мәтіні;
2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген «Электрондық құжаттың көшірмесі» міндетті белгісі;
3) ол алынған ақпараттық жүйенің атауы;
4) қағаздағы көшірменің жасалған күні;
5) «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.»* мәтінімен мөртабан, парақтардың саны және куәландырушы адамның қолтаңбасы немесе «??? Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс емес.»** деген мәтінімен мөртабан, парақтардың саны және куәландырушы адамның қолтаңбасы.
___________________________________________
* Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды
___________________________________________
** Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің теріс нәтижесі анықталды
2.2. ЭҚАБЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі
38. ЭҚАБЖ-ге қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:
1) ЭҚАБЖ-де электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын ықпалдастыру;
2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарын шектеуді қадағалау қамтамасыз етеді.
39. ЭҚАБЖ-ға қатысушылар:
1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу үдерісінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;
2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;
3) түйінді ақпаратты жеткізгіштердің және осы ақпаратты жеткізгіштер беретін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;
4) эталондық уақытпен дербес компьютерлерде уақытты үндестіруді жүзеге асыруы;
5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану ережелеріне сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде - вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.
40. Электрондық құжаттарды ЭҚАБЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәлігі бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.
41. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚАБЖ-да қолдану тәртібі мыналардан тұрады:
1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбаларын;
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдаланып жүзеге асырылады;
2) өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбаларын қалыптастыру тәртібі:
өз өкілеттігі шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файлдарды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), ақпаратты, криптографиялық қорғау құралдарының ақпаратты кілтті түйінді жеткізгіші және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;
3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі:
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (БЭҚАЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың күні, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамы электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), кілтті жеткізгіш және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады.
42. Электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасы қалыптастырылған күн электрондық құжат жасалған күн болып саналады.
2.3. ЭҚАБЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
43. ЭҚАБЖ-ны ақпараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
ЭҚАБЖ-ның, мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасының, МО КО-ның жұмыс істеуі және ЭҚАБЖ-ға қатысушылардың тізбесі мен олардың міндеттері және жауапкершілігі ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар және пайдаланушы ұйым (орындаушы ұйымдар) арасындағы шарттарға сәйкес айқындалады және ақпараттық қауіпсіздік талаптары орындала отырып жүзеге асырылады.
44. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікпен пайдаланылады.
45. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚАБЖ арқылы қабылданбайды, өңделмейді, сақталмайды және берілмейді.
3. Ұйымдардағы электрондық құжат айналымының тәртібі
46. Ұйымдарда электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мынадай функцияларды орындауды қамтамасыз ететін электрондық құжат айналым жүйесі пайдаланылады:
1) электрондық құжатты осы электронды құжат үшін белгіленген форматта қалыптастыру (жасау);
2) электрондық құжаттарды есепке алу (кіріс және шығыс электрондық құжаттарды тіркеу);
3) электрондық құжаттармен ұжымдық жұмыс (жасау, тіркеу, пайдалану, беру және сақтау кезінде);
4) электрондық құжаттардың орындалуын бақылау;
5) электрондық құжатты іздестіру;
6) электрондық құжаттарды мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мерзімде сақтау.
47. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұнды және деректемелік.
Деректемелерді пайдалану мұрағаттарды және құжжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережесіне сәйкес құжаттың түріне қарай айқындалады.
ҚР Үкіметінің 2013.23.07. № 735 Қаулысымен 48-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
48. Ұйымдар арасында электрондық құжаттар алмасу кезінде міндетті деректемелердің тізбесі мен электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасы Заңының, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың үлгі ережесінің, сондай-ақ ұлттық стандарттардың нормалары сақтала отырып, 1994 жылғы 27 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес мәмілелердің жазбаша нысандарымен белгіленеді.
3.1. Ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйелеріндегі электрондық және қағаздағы
құжаттарды пайдалану тәртібі және ара қатынасы
49. Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.
50. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.
51. Электрондық түрде болатын құжаттарды сақтау мерзімін мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы айқындайды.
52. Электрондық құжаттар электрондық құжаттардағы қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе, алынған нысанда (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
53. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық тіркеу бақылау карточкаларын, электрондық дерекқорды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.
ҚР Үкіметінің 2012.31.10. № 1380 Қаулысымен 54-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
54. Сақтау мерзімдері 75 жыл, тұрақты, сондай-ақ «СТК» белгісі бар электрондық құжаттардың қағаз құжаттың түпнұсқалары болады.
Ұйымдар мұрағаттар мен құжаттамаларды уәкілетті мемлекеттік басқару органымен келісілген құжаттарды сақтаудың мерзімдерін көрсетумен тек қана электрондық түрде олардың қызметін көрсететін құжаттардың тізбесін әзірлейді және істер номенклатурасында құжаттардың түрлерін көрсетеді.
55. Электрондық құжаттың қағаздағы құжаттың тұпнұсқасына
сәйкестігіне жөнелтуші ұйым жауапты болады.
3.2. Ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесінің ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
56. Ұйымдардың электрондық құжат айналымын аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
57. Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікте пайдаланылады.
