Мемлекеттік органдарға жіберілетін шығыс хаттар (оның ішінде электрондық құжат нысанында) қысқа әрі анық болуға тиіс. Әрбір құжат, әдетте, бір мәселе бойынша құрастырылып, осы Нұсқаулыққа 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде басып шығарылуға (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі), күні мен нөмірі, адресаты, тақырыбы мен мәтіні, қолы, аттарының бірінші әріптері мен тегі, орындаушы туралы белгі болуға тиіс.
Шығыс хаттар, әдетте, екі данада дайындалады және қол қойылады, бұл ретте Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесінің ағымдағы мұрағатында сақталатын екінші данасында бұрыштама соғу күні көрсетіле отырып, орындаушы мен осы құрылымдық бөлімше басшысының бұрыштамасы болуға тиіс.
Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 45-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
45. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуы және белгіленген нысандағы бланкілерге басылуы тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.
Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.
Шұғыл хат-хабар (құжаттар) мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимилдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 46-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
46. Құжатты лауазымды адамға жолдау кезінде мекеменің атауы атау септікте, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі.
Басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін почтаның индексі, облыс, қала (село), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі. Егер құжат факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілсе, онда адресаттың факсимильдік аппаратының нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекен-жайға жолдау кезінде тарату көрсеткіші жасалады және құжаттың әр көшірмесінде тек бір мекен-жай ғана көрсетіледі.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстар әкімдеріне, Мемлекеттік органдарға (тізім бойынша)» (тізімді қағаз (қажет болған кезде электрондық) түрде қоса берумен)
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 47-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2015.31.12. № 1195 Қаулысымен 47-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
47. Шығыс құжаттар (хат-хабары) құжаттар деректемелерінің есептік деректерін электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкаларында (1-қосымша) ескеріледі.
Электрондық шығыс құжаттарын жасау (әзірлеу) кезінде осы Нұсқаулыққа 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша Үкімет пен Кеңсенің ресми бланкілеріне сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондары да пайдаланылады.
Осы Нұсқаулықтың талаптарын бұза отырып ресімделген және/немесе міндетті деректемелері жоқ құжаттар адресаттарға, оның ішінде электрондық құжаттар нысанында жіберілмейді.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен (бұр.ред.қара); 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 48-тармақ өзгертілді; ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 48-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2016.02.02. № 45 Қаулысымен 48-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
48. Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасының Парламентіне, басқа мемлекеттер басшыларына жіберілетін құжаттар осы Нұсқаулыққа 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша Үкімет немесе Премьер-Министр бланкілерінде дайындалып жіберіледі және оларға Премьер-Министр немесе Премьер-Министрдің орынбасары екі данада қол қояды. Елтаңбалық бланкілер А4 бланк форматындағы (210х297мм) ақ қағазға басып шығарылады.
Екінші данасында орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және қажет болған жағдайда - Премьер-Министрдің тиісті орынбасарының, Кеңсе Басшысының және құқықтық сипаттағы мәселелер болған кезде Заң бөлімі меңгерушісінің бұрыштамасы болуға тиіс.
Көрсетілген шығыс құжаттары белгіленген тәртіппен электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар (хабарламалар) форматында жөнелтілуі (берілуі) мүмкін.
Жекелеген ағымдағы мәселелер бойынша хаттарға Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарлары қол қоя алады. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері туралы ережелерге сәйкес белгіленген үлгідегі тиісті бланкілерде орындалған хаттарға Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен олардың орынбасарлары қол қоя алады.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін құжаттар, әдетте, А-4 (201х297мм) форматындағы ақ қағаз парағының бір жағына немесе ашық түсті қағазда, мөлшері 14-қаріппен (ТNR) 1 жоларалық интервалмен, Мемлекет басшысына баяндауға жататындар - мөлшері 16-қаріппен (Агіаl) 1,5 интервал арқылы тиісті ресми бланкілерге басылады. Соңғы парағында төменгі сол жағында немесе парақтың артқы жағында орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі, сондай-ақ электрондық мекенжайы көрсетіледі. Әдетте, барлық деректемелер басылуы тиіс. Түзетулер мен тазартуға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен бірдей болуға тиіс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін ақпарат пен басқа құжаттардың көлемі 3 (үш), ал ірі мәселелер бойынша - 5 (бес) парақтан аспауға тиіс. Құжаттардың мәтіндері анық, дәйекті, қысқа баяндалуға тиіс.
Мемлекеттік органдарға жіберу үшін жасалатын ақпараттардың, есептердің мәтіндері парақтың екі жағына да басылады. Бұл ретте беткі жақтары тақ сандармен, артқы жақтары жұп сандармен нөмірленеді. Парақтың артқы жағына басқан кезде сол жақтағы және оң жақтағы жиектер мөлшерінің орны ауыстырылады.
Электрондық кұжаттың ТБК ЭҚАБЖ талаптарына сәйкес толтырылады. Қысқаша мазмұны құжат жіберілетін тілде беріледі.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 48-1-тармақпен толықтырылды
48-1. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке және тікелей тапсырмаларын орындау жөніндегі есептік ақпаратқа Премьер-Министр (оның міндеттерін орындайтын тұлға) немесе Премьер-Министрдің осы тапсырмаларды орындау тапсырылған орынбасары қол қойылады.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 48-2-тармақпен толықтырылды; ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 48-2-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
48-2. Үкімет немесе Кеңсе Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының іске асырылу барысы туралы Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберетін есептік ақпаратқа Премьер-Министр (оның міндеттерін атқаратын тұлға) не жетекшілік ететін бағыты (мәселесі) бойынша Премьер-Министрдің орынбасары, не Кеңсе Басшысы қол қояды.
49. Республикалық органдар басшыларына, облыстар мен Астана және Алматы қалаларының әкімдеріне тапсырмаларға, нұсқауларға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша Премьер-Министр, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы (ол болмаған кезде - оның міндетін атқарушы тұлға), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысының орынбасарлары қол қояды.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 49-1-тармақпен толықтырылды
49-1. Кеңсе Басшысы болмаған кезеңде оның міндеттерін атқару өзге адамға жүктелген жағдайларды қоспағанда, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қысқа уақыт (1-2 күн) болмаған жағдайда, олардың кеңесшілері (қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) кіріс хат-хабарын қабылдау жөніндегі жұмысты Кеңседегі ішкі тәртіпке сәйкес үзіліссіз қамтамасыз етеді.
50. Дайындалатын хатқа, әдетте, қысқа тақырып беріледі. Хат өтінішке немесе сауалға жауап ретінде жолданатын барлық жағдайда мекен-жайдан кейін (сол жағынан) бұл өтініштің немесе сауалдың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «04.01.2000 № 101-ге»).
Құжатқа (хатқа, анықтамаға, есепке, баяндамаға) қосымшалар, әдетте, оның мәтінінен кейін парақтары мен даналарының саны көрсетіле отырып санамалануға тиіс.
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 51-тармақ өзгертілді
51. Шығыс құжатының күнін араб сандарымен: айдың күні, айы, жылы кезектілігімен рәсімдейді. Айдың күнін және айды нүктемен бөлінген екі жұп араб санымен, жылды төрт араб санымен ресімдейді. Күнді сөздік-сандық тәсілмен жазу нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін айқындайтын қаржылық сипаттағы мәліметтерді қамтитын құжаттарда пайдаланылады және былайша ресімделеді: мысалы, 2009 жылғы 4 маусым және тіркеу нөмірі. 04.06.2009 күннің қысқартылған жазуы ереже бойынша анықтамаларға, баяндамалық жазбаларға және т.с.с. қойылған қолдан кейін қойылады.
Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен Кеңсенің оны дайындаған құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; одан кейін құжат орындалған соң тігілуі тиіс істің номенклатура бойынша нөмірі сызықша арқылы көрсетіледі; одан кейін бөлшек арқылы шығыс құжатының реттік нөмірі көрсетіледі (мысалы: 17-16/180). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін БҚҚБ әзірлейді және Кеңсенің Басшысы бекітеді.
52. Шығыс құжатын дайындаған орындаушының тегі мен оның қызметтік телефонының нөмірі, әдетте, құжаттың соңғы парағының сырт жағына жазылады (мысалы: А.И. Исаев, тел. 159798).
53. Қайтару талап етілетін құжатты жолдау кезінде құжаттың бірінші парағына, жоғарғы бөлігінің оң жағына «Қайтарылуға жатады» деген мөртаңба қойылады.
54. Барлық шығыс құжаттары (хат-хабары) жөнелту үшін іс жүргізу және мұрағат секторына жұмыс күндері сағат 12.30-ға дейін, ал сенбі күндері - сағат 11.00-ге дейін, шұғыл хат-хабар (орындалу мерзімі 5 күнге дейінгі) жұмыс күндері сағат 18.00-ге дейін, сенбі күндері - сағат 12.00-ге дейін тапсырылады.
Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқарушы тұлғаның) нұсқауы бойынша шұғыл хат-хабар жөнелту үшін басқа уақыттарда да тапсырылуы мүмкін.
55. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабармен бірдей жүргізіледі.
56. Үкіметтік жеделхаттарға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қол қояды. Жеделхаттардың мәтіні қысқаша, түзетусіз жазылады және машинкаға басылған бір беттен аспауы тиіс. Жеделхаттағы қол жеделхатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы мен тегі көрсетілетін жеке жолға ресімделеді. Жеделхатты ресімдеудің үлгісі - 6-қосымша.
ҚР Үкіметінің 2014.11.08. № 910 Қаулысымен 57-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
57. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше мекен-жайларға жөнелту қажет болған жағдайда орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді.
Мұндай жеделхаттарда әрбір данасында оны қайда жеткізу керек екендігі туралы мекен-жай деректері бар бір ғана белгіленген пункт жеке көрсетіледі.
Жеделхатқа Кеңсенің жеделхатты дайындаған құрылымдық бөлімшесінің басшысы растаған тарату көрсеткіші қоса беріле отырып, адресаттарды жинақтап көрсетуге рұқсат етіледі (мысалы: «министрлерге»).
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 58-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
58. Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұзып ресімделген жеделхаттарды БҚҚБ жөнелтуге қабылдамайды.
Арнайы байланыс органдары арқылы жөнелтілетін жеделхаттарды ресімдеу тәртібі арнайы нұсқаулықпен белгіленеді.
Кеңсенің дөңгелек нөмірлік мөрімен куәландырған жеделхаттың көшірмесін одан әрі адресатқа жөнелту үшін БҚҚБ қызметкері тізілім бойынша қол қойғызып, «Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттарының дирекциясы» республикалық мемлекеттік кәсіпорнының» (бұдан әрі - «ӘҒД» РМК) Байланыс және коммуникация бөлімінің операторына береді. Жеделхаттардың түпнұсқалары БҚҚБ-да сақталады.
Жекелеген нұсқаулықтарда белгіленген тәртіппен электр және электронды байланыс құралдарының көмегімен хабарларды (ақпаратты) криптограммалар, жеделхаттар, телетайпограммалар, факсограммалар, телефонограммалар және почталық файлдық (электронды) хабарламалар түрінде беру жүзеге асырылады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 59-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара); ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 59-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
59. Шығыс құжаттарын құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері 1 (бір) жұмыс күні ішіндегі мерзімде («шұғылдарды» - дереу) жөнелтуге дайындайды, бұл ретте олар есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесінің ТБК дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, басшылықтың қарарларын (тапсырмаларын, нұсқауларын) ТБК-ға енгізеді. Жобаны тіркеудің алдында оны жөнелтуге дайындауға жауапты құрылымдық бөлімшенің (немесе қабылдау бөлмесінің) қызметкері салымдарының дұрыстығын, оның қағаздағы нұсқасына сәйкестігін тексереді.
Шығыс құжаттарды жөнелту ЭҚАБЖ арқылы жүзеге асырылады. Бұл ретте қағаз жеткізгіштегі құжаттар тапсырманы негізгі орындаушы мемлекеттік органға ғана жіберіледі, бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдарға құжаттар электрондық құжат нысанында ғана жіберіледі.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне, Парламент депутаттарына жіберілетін шығыс құжаттардың қажетті саны көшіріледі және БҚҚБ-ға жөнелтуге беріледі. Жазбахатқа тапсырманы көшірген кезде жазбахат авторы қойған қол қалдырылып, бұрыштамалар ғана жабылуға тиіс.
Қол қойылғаннан және құрылымдық бөлімшеге берілгеннен кейін 2 (екі) жұмыс күнінен артық мерзімде жөнелтуге тапсырылатын шығыс құжаттарын іс жүргізу және мұрағат секторы ол туралы БҚҚБ меңгерушісіне баяндағаннан кейін қабылдайды және жөнелтеді. Қажет болған жағдайда, БҚҚБ меңгерушісі Кеңсе Басшысына жауапты құрылымдық бөлімшенің шығыс құжатты жөнелтуге уақтылы дайындамағаны туралы баяндайды.
Одан кейін шығыс құжаттар мен оларға орындау мерзімдері көрсетілген, оның ішінде «өте шұғыл», «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгісі, сондай-ақ құжатты бақылауға алу туралы тапсырма не «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген және тағы сол сияқты белгілері бар қарарлар міндетті түрде БҚҚБ-ға ұсынылады, ол бұларға «Бақылауға» немесе «Бақылауға алынды» деген мөртаңба қояды.
Қызметкерлер жөнелтуге дайындаған құжаттар мен қарарларды, адресаттардың санына қарай олардың көшірмелерін және құрылымдық бөлімше басшылығы бекіткен тарату көрсеткішін (төрттен артық мекенжайға жіберу кезінде) қызметкерлер адресаттарға жөнелту үшін БҚҚБ-ға береді.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 60-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
60. БҚҚБ-да жөнелту алдында шығыс құжаттарды ресімдеудің дұрыстығы, ұйымдардың түпкілікті адресаттарының бар-жоғы тексеріледі. Ұйымдардың түпкілікті адресаттары болмаған жағдайда, жөнелту жүргізілмейді.
Үкімет Регламентінде және осы Нұсқаулықта белгіленген талаптарды бұзып ресімделген құжаттар түзету үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылады.
Жөнелтуге жауапты қызметкер құжаттар мен қарарлардың көшірмелерін олардың төлнұсқаларымен салыстырады, одан кейін оларды БҚҚБ-ның нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырады, одан кейін онда жөнелтілетін құжаттардың адресаттарын, нөмірлерін және дана санын көрсете отырып, жөнелтілетін құжаттардың тізілімін (таратылым есебін, біржолғы қолхат) жасайды, осы деректерді құжаттың ТБК-на енгізеді, жөнелтілетін құжаттарды нақты адресаттарға жөнелтуге арналған конверттерге салады және конверттерді адресаттарға жеткізу үшін тізілімдермен (бағыт парақтарымен, біржолғы қолхаттармен) бірге мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметінің қызметкеріне береді.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 61-тармақ жаңа редакцияда
61. Құжаттарды адресаттарға мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметі оларды жеткізу шұғылдығына қарай жөнелтеді. Құжатты жеткізу шұғылдығы дәрежесін жөнелтуші анықтайды. «Шұғыл» деген белгісі бар хат-хабар таяу арадағы авиарейспен, автомобиль немесе теміржол фелдъегерлік бағытымен бірінші кезекте жеткізіледі. Мемлекеттік фелдъегерлік қызметке жедел басшылық етуді БҚҚБ жүзеге асырады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 62-тармақ жаңа редакцияда
62. Хат-хабарды (шығыс құжаттарын, оның ішінде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттарды) жөнелту (беру) БҚҚБ меңгерушісі белгілеген кесте бойынша жүргізіледі. Құжаттарды БҚҚБ-дан өтпей жөнелтуге тыйым салынады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 63-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
63. іс жүргізу және мұрағат секторы құжаттарды жөнелткеннен кейін тіркеу-бақылау карточкаларының артқы бетінде және деректерді электрондық құжат айланымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылатын құжаттар мен оларға қарарлардың даналарында жөнелтілгені туралы белгі жасайды. Жөнелтуге тапсырылған құжатта көрсетілген дұрыс емес мекен-жай бойынша құжатты таратқаны (бергені) үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжатты әзірлеген орындаушысы жауапты болады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 64-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
64. Адресаттардың тиісті бөлімшелері қызметкерлерінің құжаттардың тапсырылғанын растайтын қолдары бар жөнелтілген құжаттарға арналған тізілімдерді, сондай-ақ қандай да бір себеппен адресаттарға тапсырылмаған, тиісті белгісі бар құжаттар салынған конверттерді фелдъегерлер фелдъегерлік қызмет экспедициясының (кезекшісінің) белгісімен бірге іс жүргізу және мұрағат секторына қайтарады. Құжаттарды жөнелтуге (тапсыруға) арналған тізілімдер, бағыт парақтары және біржолғы қолхаттар іс жүргізу және мұрағат секторында бір жыл бойы сақталады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 65-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
65. Іс жүргізу және мұрағат секторының жөнелтуге жауапты қызметкері фельдъегерлік қызметтің немесе почта бөлімшесінің тізілімдер бойынша жөнелтуге пакеттерді қабылдауды ресімдеудің, сондай-ақ тізілімдер немесе бағыт парақтары бойынша хат-хабарды адресаттарға тапсырудың (қолхатпен) дұрыстығын тексереді және құжаттарда көрсетілген мекенжайларға сәйкес шығыс хат-хабарын уақтылы жөнелту үшін жауапты болады.
66. Жөнелтілген құжаттардың төлнұсқаларын не олардың екінші даналарын іс жүргізу және мұрағат секторының жөнелтуге жауапты қызметкері есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкасында және/немесе тарату көрсеткішінде жөнелту туралы белгімен Кеңсенің жөнелтілетін құжаттарда қозғалатын мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесінің арнайы стеллажының мекен-жай жәшігіне орналастыру жолымен жөнелтеді.
67. Электрондық құжат айналымы жүйесін және электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген тиісті Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесінде анықталады.
68. Құжатты жөнелту туралы белгі жөнелту күні мен іс жүргізу және мұрағат секторының жөнелтуді жүзеге асыратын қызметкерінің қолын көрсете отырып, осы құжаттың екінші данасында «Жөнелтілді» деген сөзді жазып жүргізіледі.
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 69-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
69. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының бір адресатқа жолданатын хаттары, әдетте, төлнұсқада жөнелтіледі, ал екінші данасы есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесінің ТБК дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, Кеңсенің тиісті бөлімшесіне қайтарылады.
Егер адресаттар бірнешеу болса, онда оларға электрондық құжаттар форматындағы хаттар жіберіледі, ал жөнелтілгені туралы белгісі бар төлнұсқа ТБК бірінші данасымен бірге есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесінің ТБК дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тиісті құрылымдық бөлімшеге қайтарылады.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен (бұр.ред.қара); 2014.27.03. № 270 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 70-тармақ жаңа редакцияда
70. Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқарушы тұлғаның), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген өздерінің құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысы орынбасарларының қарарлары БҚҚБ-ның нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырылған түрде ғана таратылады, ал олардың төлнұсқалары өздерінің құзыретіне сәйкес Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерінде қалады. Қолмен жазылған қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) көшірмелерін жөнелтуге жол берілмейді.
71. ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен алып тасталды (бұр.ред.қара)
72. ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен алып тасталды (бұр.ред.қара)
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 73-тармақ жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
73. Құжаттарды факсимильдік байланыс арқылы жөнелту кезінде орындаушы адресаттың факсимильдік байланыс аппаратының дәл нөмірін көрсетуі және құжаттың төлнұсқасы мен көшірмесін тиісті құрылымдық бөлімше басшысының қабылдау бөлмесінің қызметкеріне немесе Үкімет немесе Кеңсе Басшылығының тиісті қабылдау бөлмесінің қызметкеріне (көмекшіге, кеңесшіге) не БҚҚБ-ға тапсыруы тиіс. Жөнелтілгеннен кейін құжаттың факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілгендігі туралы белгісі бар көшірмесі және төлнұсқасы Кеңсенің құжатты дайындаған құрылымдық бөлімшесіне қайтарылады, одан кейін төлнұсқа осы Нұсқаулыққа сәйкес почтамен дереу адресатқа жөнелтіледі.
Жеделхаттарды жауапты бөлімдер адресаттарға электрондық құжаттар нысанында ғана және «Үкіметтің мобильдік кеңсесі» ақпараттық жүйесі (бұдан әрі - Мобильдік кеңсе) арқылы жібереді.
ҚР Үкіметінің 2012.27.04. № 540 Қаулысымен 74-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
74. Парламенттің Мәжілісі қайтаратын заң жобаларын фельдъегерлік қызмет тіркеусіз Кеңсе Басшысының қабылдау бөлмесіне жеткізеді және Үкімет Регламентіне сәйкес шешім қабылдау үшін кеңесші (қабылдау бөлмесінің қызметкері) арқылы Кеңсе Басшысына баяндалады. Бұл ретте көрсетілген заң жобаларына ілеспе хаттардың көшірмелерін Кеңсе Басшысының кеңесшісі (қабылдау бөлмесінің қызметкері) Үкіметтің Парламент Мәжілісіндегі Өкілдігіне белгіленген тәртіппен береді.
5. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттармен жұмыс істеу
ҚР Үкіметінің 2014.27.03. № 270 Қаулысымен 75-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
75. «Қызмет бабында пайдалану үшін» (бұдан әрі - «ҚПҮ») деген белгісі бар құжаттардағы, істер мен басылымдардағы таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа тартылуына шектеулер қызметтік қажеттіліктен туындаған, Кеңсенің немесе басқа да мемлекеттік органдардың қызметіне қатысты мәліметтер жатады. Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеген кезде Кеңседе пайдаланылатын ақпараттық ресурстарды қорғау жөніндегі талаптар орындалуға тиіс.
Ашық баспасөзде жариялауға, радио мен теледидар бойынша, ашық электрондық байланыс және Интернет желілерінде таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты беруге тыйым салынады.
76. Кеңсеге келіп түскен «ҚПҮ» деген белгісі бар құжаттар іс жүргізу және мұрағат секторында қабылданады, тіркеледі және есепке алынады. Бұл ретте карточкалардағы тіркеу нөмірлеріне «ҚПҮ» деген белгі қосылады және дананың нөмірі қойылады.
ҚР Үкіметінің 2013.02.05. № 450 Қаулысымен 77-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
