(БҰРЫНҒЫ РЕДАКЦИЯ) ҚР ҮКІМЕТІНІҢ 2001.31.01. № 168 ҚАУЛЫСЫ

176. Үкімет мәжілістерінің хаттамаларына құжаттарды үкіметтік шешімдерді шығару секторы ресімдейді, олар әр хаттама бойынша жеке томдарға топтастырылады.

Бір хаттамаға қатысты құжаттар мәселелерді қараудың ретіне орай жүйеленеді және орналастырылады. Істің басында - өзіне қатысты құжаттармен бірге хаттаманың бақылау данасы, одан әрі әрбір мәселе бойынша мынадай тәртіппен топтастырылатын құжаттар:

мәселенің реттік нөмірі, оның қысқаша мазмұны және орындаушының тегі көрсетілген тақырыптық парақ;

осы мәселе бойынша мәжіліс хаттамасынан үзінді;

тарату көрсеткіші мен Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің анықтамасы;

осы мәселені шешуге қатысты хронологиялық тәртіппен жинақталған басқа да құжаттар.

Егер мәжілістің бір хаттамасына материалдар екі және одан көп томдарға жинақталса, онда барлық томның толық мазмұны бірінші томға, ал екіншісіне және одан кейінгілеріне - мазмұнның тек осы томға қатысты бөлігі ғана орналастырылады.

Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне

құжаттарды қалыптастыру

177. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істе бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.

178. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына осы қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келісу парағын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсынуларды, хаттамалық шешімдерді, Басшылық қарарларын, министрліктер қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.

179. Қаулылар мен өкімдерге құжаттар істе айлар бойынша жинақталады.

Істің ішінде құжаттар қаулылар мен өкімдердің нөмірлері ретімен орналастырылады.

Әрбір қаулыға (өкімге) құжаттар арнайы мұқабада мынадай тәртіппен орналастырылады: қаулы немесе өкім жобасының келісу парағы, қаулының (өкімнің) бақылау данасы, оларға қосымшалар, әзірлеушінің түсіндірме жазбасы, тарату көрсеткіші, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамалары, барлық қосымшасымен және бұрыштамалармен қоса жоба мен оның нұсқалары, қорытындылар және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің өзге де анықтамалары (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).

Әр іске мазмұны жасалады.

Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің орындалуын

бақылау жөніндегі құжаттарды қалыптастыру

180. Бақылау жасалатын актілерге, қаулыларға, өкімдерге номенклатураға сәйкес бақылаулық жинақтаушы папкалар (істер) жүргізіледі.

Ондағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:

бақылаудағы актінің, қаулының, өкімнің көшірмесі;

бақылаудан алу туралы анықтама (бақыланатын құжаттан кейін тігіледі);

жекелеген тармақтардың орындалу барысы туралы ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).

181. Президент актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министрдің өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер ауыспалы болуы мүмкін және олар толық шешілгенге және бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуы тиіс, одан кейін мұрағатқа беріледі.

11. Құжаттарды дайындау және бөлімдерден мұрағатқа беру

182. Мұрағат Кеңсе қызметінде пайда болған барлық іс жүргізілуі аяқталған құжаттарды және тұрақты да, уақытша да сақталатын істерді қабылдайды, есепке алады және сақтайды.

183. Өткен жыл ішінде іс жүргізілуі аяқталған істер Кеңсе Басшысы бекіткен кесте бойынша келесі жылдың наурызынан желтоқсанына дейін мұрағатқа қабылданады. Істерді тапсыруды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы мұрағаттарын жүргізу үшін жауапты қызметкерлері жүзеге асырады.

184. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі таратылған немесе қайта ұйымдастырылған жағдайда осы бөлімшенің қызметкері ол таратылған немесе қайта ұйымдастырылған сәттен бастап екі айдың ішінде барлық қолда бар құжатты істерге жинақтайды, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан мұрағатқа береді.

185. Істермен қоса олармен мұрағаттың анықтамалық қорын толықтыру үшін құжаттарға арналған тіркеу-есеп карточкалары да беріледі.

186. Егер жекелеген істерді одан әрі жұмыс істеу үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде қалдыру қажет болса, онда мұрағат қызметкерлері құжаттарды есеп карточкаларымен салыстырғаннан және тиісті өңдегеннен кейін бұл істерді уақытша пайдалануға беруді ресімдейді.

187. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері істерді мұрағатқа тапсырар алдында мынадай дайындау жұмыстарын орындайды:

карточкаларды, электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректерді әрбір іс бойынша құжаттардың іс жүзінде болуымен салыстыру;

төлнұсқада басқа ұйымдарға жолданған, келесі жылы орындауға ауыстырылатын, бөлімшеде басшылыққа алу үшін қалған және т.с.с. құжаттарды карточкалар бойынша салыстыру;

құжаттардың осы іске дұрыс тігілуін (құжаттар мазмұнының іс номенклатурасы бойынша тақырыпқа сәйкестігін) тексеру;

артық даналарын, керексіз нобайлық жазбаларды алып тастау (құжаттар тігілгенге дейін қыстырғыштар алынбайды).

188. Тұрақты сақталатын істер және жеке құрам жөніндегі құжаттар қатты мұқабаға (8-қосымша) тігіліп, металл қыстырғыштар алынып тасталады, парақтар оң жоғарғы жағында қара графит қаламмен мәтінге тигізілмей нөмірленеді, ішкі тізімдеме (9-қосымша) жасалады. Ішкі тізімдеме оларды сақтау мерзіміне қарамастан, «Ескертпе» деген бағанда тиісті негіздемелерге (актілерге, қызметтік жазбаларға) сілтемемен жоқ құжаттар көрсетіле отырып, барлық істе жасалады.

Істің соңында қызметкер санмен және жазумен істегі парақтардың саны көрсетілетін куәландыру жазбасын (10-қосымша) ресімдейді.

189. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларындағы барлық жазба қара сиямен немесе қара тушьпен анық жазылады.

190. Уақытша сақталатын құжаттары бар істер тігілмейді, тігінділерде қалдырылады, олардағы парақтар нөмірленбейді.

191. Мұрағат қызметкерлері құжаттардың іске жинақталуын тақырыптары мен сақталу мерзімдері бойынша тексереді.

Мұрағат істерді Кеңсенің осы құрылымдық бөлімшесінің істері номенклатурасының жылдық бөлімдері бойынша қабылдайды, онда тұрақты және уақытша сақтауға қабылданған істер саны туралы белгі қойылады.

Осы Нұсқаулықты бұза отырып ресімделген істер қайта ресімдеу үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесіне қайтарылады.

192. Құжаттарды Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінен Мұрағатқа қабылдап алу және тапсыру осы бөлімшенің басшысы мен қызметкері және мұрағаттың меңгерушісі қол қойған актімен (11-қосымша) ресімделеді. Істердің бекітілген номенклатурасына мұрағат осы бөлімше бойынша қабылданған істер саны туралы белгі қояды.

Мұрағат қызметкерлері құжаттарды өңдеуді жүргізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдеме жасайды.

193. Мұрағаттық құжаттардың мұрағатта сақталуы үшін жауапкершілік мұрағат меңгерушісіне жүктеледі.

Тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттарды мұрағаттық істен алуға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады. Іс жүргізудегі немесе ағымдағы мұрағаттағы құжаттар зерттеушілерге берілмейді. 1990 жылға дейін Орталық мемлекеттік мұрағатта және 1994 жылдан бастап Ұлттық мұрағатта сақталатын Кеңсе құжаттары зерттеушілерге Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының Орталық мемлекеттік мұрағаты басшысының жазбаша өтінішінің негізінде және Кеңсе Басшысының рұқсатымен беріледі. Қажет болған кезде құжаттар Кеңсенің ағымдағы мұрағатынан Кеңсе қызметкерлеріне тиісті журналға белгі қойыла отырып, Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің рұқсатымен ғана 10 күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін.

194. Мұрағат қызметкеріне мұрағаттық құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына мемлекеттік сақтауға белгіленген мерзімдерде дайындау және тапсыру жүктеледі.

195. Мұрағат мекемелерге де, жекелеген азаматтарға да Үкіметтің мұрағаттық құжаттары бойынша анықтамаларды олардың жазбаша өтініші негізінде Кеңсе Басшысының рұқсатымен ғана береді.

196. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі мұрағаттық құжаттық материалдарды тұрақты, уақытша сақтауға немесе жоюға түпкілікті іріктеу жүргізетін, тұрақты жұмыс істейтін Сараптау комиссиясын құрады.

12. Машинамен жазу, көшіру-көбейту жұмыстары және диктофон жазбасы

197. Кеңсе Басшылығының құжаттарын басуды, Үкімет мәжілістерінің фонограммаларын толық жазуды және оларды қағазға басып шығаруды жедел басқарылуын Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асыратын «Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттары дирекциясы» РМҚК-ның компьютерлік-диктофондық бюросы (бұдан әрі - компьютерлік-диктофондық бюро) қамтамасыз етеді. Барлық қалған машинамен жазу жұмыстарын Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері өз бетінше орындайды.

Компьютерлік-диктофондық бюрода қызметтік қажеттілікке байланысты өзге де құжаттарды басуға жол беріледі, ол Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады. Құпия құжаттар компьютерлік-диктофондық бюроға құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторы арқылы беріледі.

198. Басу үшін компьютерлік-диктофондық бюроға берілетін қолжазбалар орфографиялық ережелер сақтала отырып, анық жазылған болуы тиіс. Қалай болса солай және түсініксіз жазылған нобайлық жазбалар немесе қаламмен түзетілген құжаттар басуға қабылданбайды.

199. Құжаттарды басу кезінде пайдаланылған нөмірі бар бланкілер арнайы журналда есепке алынады, онда бланкінің нөмірі, орындаушының тегі, басылған күні көрсетіледі.

200. Құжаттарды ксерокөшіру «Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттары дирекциясы» РМҚК-ның кешіру-көбейту бюросында (бұдан әрі - көбейту-көшіру бюросы) Премьер-Министр Кеңсесінде құжаттар ксерокөшірмесін жасау тәртібіне (12-қосымша) сәйкес жүзеге асырылады.

Құпия құжаттарды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының рұқсатымен құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының қызметкерлері ғана ксерокөшіруге береді.

201. Үкімет мәжілістерінің, Үкімет пен Кеңсенің Басшылығында өткен кеңестердің фонограммаларын жазу және оларды толық жазу Кеңсе Басшысының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады.

202. Премьер-Министрдің орынбасарларында өткен кеңестердің фонограммалары олардың нұсқауы бойынша ғана жазылады және, әдетте, толық жазылмайды, кеңестердің хаттамаларын дайындау үшін жауапты Кеңсе қызметкерлері хаттамаларды жасау кезінде тұжырымдарды нақтылау мақсатында дербес тыңдау үшін пайдаланылады.

13. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылау

203. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылауды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады, оның Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде осы Нұсқаулықтың бұзылуы фактілерін анықтау мақсатында тексерулер жүргізуге және олардың нәтижелері бойынша Кеңсе Басшысына осы Нұсқаулықтың бұзылуына кінәлі қызметкерлерді жауапқа тарту туралы ұсыныс енгізуге құқығы бар.

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

1-қосымша

Құжаттарды тіркеуге арналған

ТІРКЕУ-БАҚЫЛАУ КАРТОЧКАСЫ

(карточканың бет жағы)

(карточканың сырт жағы)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

Іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

2-қосымша

№ ______ АКТ

Біз, төменде қол қоюшы Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінің Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі қызметтік хат-хабар секторының қызметкерлері____________

___________________________________________________________________

200__жылғы «__» ____________________________ ішінде

___________________________________________________________________

________________________________________________________________бар,

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

_______________________________________________________ келіп түскен

№ ___ пакетті ашу кезінде осы актіні жасадық.

Осы акт үш данада жасалды. Актінің бірінші данасы қызметтік хат-хабар секторында қалдырылды, екіншісі - құжаттармен бірге арналған жеріне берілді, ал үшіншісі - авторға жіберілді.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

                                                Қолдары ___________

                                                        ___________

                                                        ___________

ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 3-қосымша өзгертілді (бұр.ред.қара)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

3-қосымша

Премьер-Министр Кеңсесінде тіркеуге

жатпайтын құжаттардың

ТІЗБЕСІ

Кеңсеге келіп түсетін, олар бойынша шешім қабылдауды талап етпейтін (қойылған мәселелері жоқ) мынадай құжаттар тіркелмейді:

Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметі актілерінің жинағы;

Қазақстан Республикасы Парламентінің жаршысы;

облыстар мен Астана және Алматы қалалары әкімдерінің жанындағы алқа отырыстарының хаттамалары, сондай-ақ олардың жекелеген шешімдері;

Кеңсеге мәлімет үшін келіп түсетін хаттардың көшірмелері;

тағайындалатын қызметкерлер жөніндегі есептік деректер;

мемлекеттік органдар жұмысы, экономика саласы мен әлеуметтік-мәдени сала туралы статистикалық есептер, мәліметтер, анықтамалар және мәлімет үшін жіберілген басқа да ақпараттар;

ІІМ, ТЖМ және басқа да жедел қызметтердің шұғыл ақпарлары;

ауа-райы мәліметтері;

Кеңсе сұрау салатын алқаның қаулылары, министрліктер мен ведомстволардың бұйрықтары;

әлеуметтанушылық зерттеулердің материалдары;

баспа басылымдары (кітаптар, брошюралар, газеттер, журналдар және басқалары);

құлтықтау жеделхаттары мен ашықхаттары (мемлекеттер мен үкіметтер басшыларының жолдауларынан басқа);

шақырулар;

жарнамалық ақпарат;

телефон орнатуға өтінімдер;

рұқсаттамалар беруге өтінімдер;

бухгалтерлік құжаттар.

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

4-қосымша

(бет жағы)

(сыртқы беті)

Танысу туралы белгілер

Күні      Тегі, аты-жөні      Танысқаны туралы қолхат      Ескертпе

Басқа белгілер:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

5-қосымша

Қарарларды ресімдеу

ҮЛГІСІ

ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 6-қосымша өзгертілді (бұр.ред.қара)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

6-қосымша

Шығыс жедел хатты ресімдеу

ҮЛГІСІ

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

7-қосымша

Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысы

(Премьер-Министр өкімі) жобасының Премьер-Министр

Кеңсесіндегі келісу парағы

1. Қазақстан Республикасының Үкіметі қаулысының (Премьер-Министр өкімінің) атауы «_________________________________

___________________________________________________________________»

2. Жобаның Премьер-Министрдің Кеңсесіндегі өтуі үшін жауап беретін

құрылымдық бөлімше

______________________________________________________________бөлімі

3. Орындаушы (жобаның өтуі үшін жауапты адамның тегі)

___________________________________________________ жобаны қабылдады

4. Орындаушының жобаға анықтаманы берген күні

5. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде жобаның өтуі және келісілуі

6. Жобаны Басшылықта келісу

7. Жобаны пысықтауға қайтару (оның ішінде жұмыс тәртібімен) себебі, негіздемесі (басшылықтың қарары) және күні_________________________

___________________________________________________________________

8. Пысықталған жобаның орындаушыға келіп түскен күні 2008 жылғы

«__»__________

9. Жобаның Хатшылыққа Премьер-Министрдің қол қоюына келіп түскен күні 2008 жылғы «__»_________

10. Қол қойылған қаулының (өкімнің) орындаушыға қайтарылған күні 2008 жылғы «__»____________

11. Жобаның қозғалысы туралы ерекше белгілер

12. Электрондық жеткізгіштегі (тірк. № __дискета) қабылданған шешімнің (заң жобасының) қоса беріліп отырған нұсқасы мемлекеттік және орыс тілдерінде қағаз жеткізгіштегі соңғы нұсқасына сәйкес - тексерген орындаушы

13. Электрондық жеткізгіштегі салыстырылған нұсқасымен шығаруға дайын қаулының (өкімнің) үкіметтік шешімдерді шығару секторына келіп түскен күні 2008 жылғы «__»___________

Қабылдады_____________ /_____________/

(қолы)     (тегі, аты-жөні)

Тапсырды _____________ /_____________/

(қолы)    (тегі, аты-жөні)

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

8-қосымша

Меммұрағаттың коды____________

Мекеменің коды____________

___________________________

(қор құрушының атауы)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(бөлімнің, құрылымдық бөлімшенің атауы)

Істің №                             Томның №

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(істің тақырыбы)

200_ жылғы «__»_________

___________ парақ

______________ сақталды

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

9-қосымша

№ ____ іс құжаттарының

ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ

Жиыны_________________________________________________________ құжат

(санмен және жазумен)

Ішкі тізімдеме парақтарының саны___________________________________

(санмен және жазумен)

Құжаттардың ішкі тізімдемесін

жасаған тұлғаның лауазымы __________ Қолының толық жазылуы

(қолы)

Күні 200__ жылғы ________

Қазақстан Республикасы    

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

10-қосымша

КУӘЛАНДЫРУ ЖАЗБАСЫ

Істе_______________________________________________________________

(санмен және жазумен)

___________________________________________________парақ нөмірленді.

Құрылымдық бөлімшенің маманы _________________________________

(құрылымдық бөлімшенің атауы

____________________/______________________/

(қолы)              (аты-жөні)

200__жылғы________

Қазақстан Республикасы

Премьер-Министрінің Кеңсесінде

іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа

11-қосымша

200__жылғы құжаттарды мұрағатқа қабылдау туралы

АКТ

___________________________________________________________________

құрылымдық бөлімшенің атауы

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі

Номенклатура бойынша барлығы_________________іс бар,

Іс жүзінде барлығы____________________іс қабылданды,

оның ішінде:

тұрақты сақталатыны______________іс,

уақытша сақталатыны______________іс.

Құжаттарды ресімдеу мен жинақтау жөніндегі ескертулер:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Құжаттарға сәйкес келетін есептеу-тіркеу картотекасы бір уақытта қабылданды.

Карточкаларды толтыру жөніндегі ескертулер: