24. Қалған хат-хабарды Хатшылықтың қабылдау бөлмесінің қызметкері қабылдап алады, оны алғандығы үшін қол қояды, одан кейін барлық келіп түскен құжаттар алдын ала зерделеу, қарарлар жобаларын дайындау және оларды Премьер-Министрге баяндау және кейіннен қол қоюға ұсыну үшін Хатшылықтың қызметкеріне беріледі.
25. Хатшылыққа мазмұны бойынша Премьер-Министрдің шешім қабылдауын қажет етпейтін құжаттар келіп түскен жағдайда, Кеңсе Басшысымен не оның міндетін атқарушы тұлғамен келісім бойынша олар қызметтік хат-хабар секторы арқылы Премьер-Министр орынбасарларының қабылдау бөлмелеріне немесе Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
Кеңсе Басшысының құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттар тиісті тапсырмалардың жобаларымен бірге оның қабылдау бөлмесіне беріледі.
Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының таяу және алыс шетелдерге сапарларына байланысты құжаттардың (материалдардың) төлнұсқалары Сыртқы байланыстар және протокол бөліміне жіберіледі.
26. Кіріс хат-хабары мен ол бойынша қабылданған Премьер-Министр қарарларының қысқаша мазмұны тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізіледі.
27. Премьер-Министрдің орынбасарларына, Кеңсе Басшысына жолданатын құжаттарды тиісінше Премьер-Министр орынбасарларының және Кеңсе Басшысының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері қабылдайды, олар алған күні мен уақытын көрсете отырып, тіркеу-бақылау карточкасына құжаттарды алғаны үшін қол қояды.
Премьер-Министрдің орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмелерінде іс жүргізуді қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері жүргізеді, олар құжаттардың өтуі мен олардың тиісінше сақталуы үшін дербес жауапты болады.
28. Премьер-Министр орынбасарларының немесе Кеңсе Басшысының қарарлардың жобаларын дербес немесе Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісім бойынша дайындауды жүзеге асыратын көмекшілері (кеңесшілері) келіп түскен құжаттарды дереу хабарлайды. Құжатты қабылдау бөлмелерінде алдын ала зерделеу және баяндау мерзімі 2 сағаттан аспайды.
29. Парламент депутаттарының сауалдары және Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының өтініштері бойынша Кеңсе Басшысы қарарларының жобаларын бөлімдердің қызметкерлері Кеңсенің басқа тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісім бойынша дайындайды.
30. Премьер-Министрдің орынбасарларына берілген құжаттар қараусыз қайтарылған жағдайларда Премьер-Министр орынбасарларының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері қайтарылған құжаттарға құжатты қайтару себебінің өздері қол қойған жазбаша негіздемесін қоса тіркейді.
31. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының кіріс құжаттары (тапсырма, нұсқау) бойынша қарарлары белгіленген үлгідегі бланкілерге (фишкаларға) басылады немесе оларға сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып жасалады және қажет болған жағдайда олардың құзыретіне сәйкес Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісіледі.
32. Қарарда:
орындаушылар (ұйымдардың атауы атау септігінде, лауазымды тұлғалардың тегі мен аты-жөні барыс септігінде);
құжатты қолданудың анық және толық мазмұны немесе орындаудың тәртібі мен сипаты;
орындау мерзімі (қажет болған жағдайда);
басшының толық жазылған жеке қолы (атының бірінші әрпі мен тегі);
күні (күні, айы, жылы);
құжаттың нөмірі;
төменгі жақта, сызықтың астынан қарар қандай құжатқа қатысты екендігі, сондай-ақ бұл құжаттың күні мен нөмірі көрсетілуі тиіс. Қарар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде дайындалған жағдайда, оған қарар жобасын тікелей дайындаған қызметкер, осы бөлімшенің басшысы және мүдделі құрылымдық бөлімшелер басшылары бұрыштама соғуы тиіс.
Қарарларды ресімдеудің үлгісі - 5-қосымша.
33. Қаралған құжаттарды Үкімет пен Кеңсе Басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжаттарды қарарларға сәйкес қайта белгілеу және жөнелту үшін тіркеу-бақылау карточкасымен бірге осы үшін арнайы бөлінген қызметкер арқылы, қызметтік хат-хабар секторына жібереді. Егер қарарда бақылауға қою туралы тапсырма болса немесе орындау мерзімі көрсетілсе, оның ішінде «жедел» белгісі немесе «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген белгілер болса, онда қарардың төлнұсқасын қызметтік хат-хабар секторы бақылауға қою үшін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылау секторына (бұдан әрі - бақылау секторы), ал одан кейін Кеңсенің қаралған құжаттар құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесіне жібереді. Бұл ретте шұғыл құжаттар мен тапсырмаларды (орындау мерзімі үш жұмыс күніне дейін) адресаттарға жедел жөнелтуді қамтамасыз ету үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері, Үкімет пен Кеңсе Басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) мен қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері, құрылымдық бөлімшелер басшылары көрсетілген құжаттар мен тапсырмаларды электрондық құжат айналымы жүйесін және факсимильдік байланысты пайдалана отырып, электрондық құжаттар форматында кейіннен оларды қызметтік хат-хабар секторы арқылы адресаттарға жөнелте отырып, беруі тиіс.
34. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының қабылдау бөлмелерінде, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде іс қағаздарын Үкімет пен Премьер-Министр Кеңсесінің Басшылығы, құрылымдық бөлімшелердің басшылары қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері немесе арнайы бөлінген қызметкерлер (бұдан әрі - қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) жүргізеді, олар құжаттардың өз бөлімшелерінің басшылары мен орындаушыларына уақтылы жеткізілуіне, құжаттарға тіркеу-бақылау карточкаларының бірінші даналарында жазбалар енгізудің толықтығы мен дұрыстығына, орындаушылардың тегі мен құжаттарға қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізілуіне, құжаттар мен оларға қарарлардың уақтылы жөнелтілуіне, құжаттарды тиісінше жедел сақтауға дербес жауапты болады.
35. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін, әдетте, құжат бойынша тікелей орындаушыға оны орындау жөнінде жазбаша тапсырма береді және құжатты қабылдау бөлмесінің қызметкеріне қайтарады, ол орындаушы туралы есептік деректерді Кеңсенің электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына және карточканың бірінші данасына дереу енгізеді. Осыдан кейін қызметкер арнайы журналға кіріс құжатының тіркеу нөмірін, күнін, қысқаша мазмұнын (атауын), орындаушының тегін енгізеді және тіркеу-бақылау карточкасына қолын қойдырып, оған құжатты береді. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінен құжатты алған сәттен бастап оны тікелей орындаушыға беруге дейінгі мерзім 4 сағаттан аспауы тиіс.
Үкімет пен Кеңсе Басшылығы қарарының жобасын (қызметтік жазбаның немесе жауап жобасын) жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің орындаушысы әзірлейді, орындаушы, құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі бұрыштама соғады.
Премьер-Министр қарарларының жобаларына қол қоюға баяндар алдында Кеңсе Басшысы бұрыштама соғады.
36. Құжат бойынша бірлесіп орындаушылар болған кезде негізгі орындаушыда келісілген қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасы құжат бойынша орындаушы арқылы бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімше басшысының қабылдау бөлмесіне жіберіледі.
Бірлесіп орындаушыда келісуге арналған мерзім - қызметтік хат-хабар секторының қызметкерінен құжатты алған сәттен бастап 3-4 сағаттан аспайды.
37. Орындаушының және бірлесіп орындаушының құрылымдық бөлімшелерінде қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын дайындау мен келісуге арналған мерзім тікелей орындаушы құжатты алған сәттен бастап 2 жұмыс күнінен аспауы тиіс. Қарардың, қызметтік жазбаның (әзірленген құжат) жобасы бойынша бірлесіп орындаушыда ескертулер болған жағдайда оларды пысықтау жүзеге асырылады, ал бірлесіп орындаушылардың шешілмеген келіспеушіліктері болған жағдайда жазбаша дәлелді қарсылықтар ұсынылады.
Қарардың (қызметтік жазбаның, әзірленген құжаттың) жобасын пысықтаудың, жазбаша қарсылықты дайындаудың жалпы мерзімі 1 жұмыс күнінен аспауы тиіс.
38. Мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан Кеңсеге келіп түскен бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер Кеңсенің қаралатын бақылаудағы құжаттар құзыретіне жататын және/немесе олардың орындалуын бақылау бекітіп берілген құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
39. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне мәлімет үшін келіп түсетін құжаттар (заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер, өтініштер және басқа да материалдар) істің номенклатурасына сәйкес арнаулы папкаларда (файлдарда) қабылдау бөлмесінің қызметкерінде сақталады және қажет болған жағдайда істің ішкі жазбасына тиісті белгі қойылып, тиісті құрылымдық бөлімшелер қызметкерлеріне беріледі.
40. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде картотеканы қабылдау бөлмесінің қызметкері немесе арнайы бөлінген қызметкер жүргізеді, ол тіркеу-бақылау карточкаларына есептік жазбалардың енгізілу толықтығы мен дұрыстығына, басшылық қарарларының (тапсырмаларының, нұсқауларының) және тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына есептік деректердің енгізілуіне, құжаттардың және басшылық қарарларының, оның ішінде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық құжаттар форматында уақтылы жөнелтілуіне жауапты болады.
Карточкалар тек құрылымдық бөлімшенің картотекасында ғана сақталады. Олардың құжаттармен бірге орындаушыларда сақталуына тыйым салынады. Бақылау құжаттарының картотекалары жеке жүргізіледі.
Карточкада құжаттың орындалу барысы (еске салу, сұратулар, жауаптар, анықтамалар және т.с.с.) белгіленеді. Карточкалардағы жазбалар есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, сиямен айқын да анық жүргізіледі.
Қаламмен жазуға, бояуға, тазартуға жол берілмейді. Жазбалар карточканың бір бланкісіне сыймаған жағдайда бастапқы карточкаға «№___ жалғасы» деген жазуы бар карточканың екінші бланкісі қоса тіркеледі.
41. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның осы мәселеге жетекшілік ететін орынбасары іске жібереді. Бұл ретте қажет болған жағдайда, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуі тиіс. Орындаушы хат жазысуды жүйеге келтіреді, бастапқы құжат пен карточкаға: мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгендігін, құжатқа кім қол қойғандығын жазады және жеке қолымен расталған «№ іске» деген белгімен оларды құрылымдық бөлімшенің ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкеріне береді.
Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда Басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, онда карточкаға «Мәселе шешілді» деген бағанға «Назарға алынды» деген жазба жасалады.
Нақты мәселе бойынша Үкіметтің тиісті шешімі немесе Премьер-Министрдің өкімі қабылданған және қажетті құжаттар үкіметтік шешімдерді шығару секторына берілген жағдайда «Құжат № іске тігілді» деген бағанда «үкіметтік шешімдерді шығару секторында» деп көрсетіледі, ал «Мәселе шешілді» деген бағанға «200 _ ж. «___»________№____ № қаулымен (өкіммен)» деп жазылады. Бұл жағдайда үкіметтік шешімдерді шығару секторының орындаушыдан тиісті қаулыны немесе өкімді қабылдап алған қызметкері құжаттарды алғаны үшін қол қояды.
Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы құжаттың өзіне және карточкаға әңгіме болған адамның лауазымы мен тегін, оның қысқаша мазмұны мен күнін жазады.
42. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің осы бөлімшедегі құжаттар төлнұсқаларының жедел сақталуы және ағымдағы мұрағатты жүргізу үшін жауапты қызметкері орындалған құжатты қабылдай отырып, олардың бар екендігін тіркеу-бақылау карточкасымен салыстырады, бекітілген номенклатураға сәйкес іске тігеді және есептік деректерді электрондық құжат айланымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына енгізе отырып, іс пен томдардың нөмірлерін қояды, ал тіркеу-бақылау карточкасын орындалған құжаттар картотекасына орналастырады. Қажетті құжаттар болмаған немесе орындалған құжаттар дұрыс ресімделмеген жағдайда олар кемшіліктерін жою үшін орындаушыға қайтарылады.
43. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өз құзыретінің шеңберінде келіп түсетін хат-хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу жөнінде қажетті, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде шаралар қабылдайды.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 4-тараудың тақырыбы жаңа редакцияда (бұр.ред.қара)
4. Қызметтік хат-хабарды ресімдеу және жөнелту
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен (бұр.ред.қара); 2010.13.09. № 931 Қаулысымен (бұр.ред.қара) 44-тармақ өзгертілді
44. Құжаттарды дайындаған кезде осы Нұсқаулықты және өзге де қолданыстағы ережелерді, анықтамалықтарды, сөздіктерді* басшылыққа ала отырып, мемлекеттік билік пен басқару органдарының, басқа да шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазудың бірізділігін сақтаған жөн.
Мемлекеттік органдарға жіберілетін шығыс хат-хабарлар (оның ішінде электрондық құжат форматында) елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде ресімделеді (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).
Шығыс хаттары, әдетте, екі данада дайындалады және қол қойылады, бұл ретте Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесінің ағымдағы мұрағатында сақталатын екінші данасында бұрыштама соғу күні көрсетіле отырып, орындаушы мен осы құрылымдық бөлімше басшысының бұрыштамасы болуы тиіс.
__________________________________
* Құжаттар Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарында құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелеріне сәйкес ресімделуі тиіс
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 45-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
45. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуы және белгіленген нысандағы бланкілерге басылуы тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде бланкілер пайдаланылмайды.
Құжаттар адресатқа қол қойылған күннен бастап екі жұмыс күнінен кешіктірмей, ал шұғылдары дереу жіберіледі.
Шұғыл хат-хабар (құжаттар) мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының қабылдау бөлмелеріне, оның ішінде факсимилдік байланысты пайдалана отырып, дереу берілуі мүмкін.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 46-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
46. Құжатты лауазымды адамға жолдау кезінде мекеменің атауы атау септікте, ал адресаттың лауазымы мен тегі барыс септігінде көрсетіледі.
Басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін почтаның индексі, облыс, қала (село), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі. Егер құжат факсимильдік байланыс арқылы жөнелтілсе, онда адресаттың факсимильдік аппаратының нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауы тиіс. Құжатты төрттен артық мекен-жайға жолдау кезінде тарату көрсеткіші жасалады және құжаттың әр көшірмесінде тек бір мекен-жай ғана көрсетіледі.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстар әкімдеріне, Мемлекеттік органдарға (тізім бойынша)» (тізімді қағаз (қажет болған кезде электрондық) түрде қоса берумен)
47. Шығыс құжаттары (хат-хабары) құжаттар деректемелерінің есептік деректерін электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, тіркеу-бақылау карточкаларында (1-қосымша) ескеріледі.
Электрондық шығыс құжаттарын жасау (әзірлеу) кезінде Үкімет пен Кеңсенің ресми бланкілеріне сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондары да пайдаланылады.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 48-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
48. Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасының Парламентіне, басқа мемлекеттер басшыларына құжаттар Үкімет немесе Премьер-Министр бланкілерінде дайындалып жіберіледі және Премьер-Министр екі данада қол қояды. Екінші данасында орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және қажет болған жағдайда Премьер-Министрдің тиісті орынбасарының және Кеңсе Басшысының бұрыштамасы болуы тиіс. Көрсетілген шығыс құжаттары белгіленген тәртіппен электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық құжаттар (хабарламалар) форматында жөнелтілуі (берілуі) мүмкін.
Жекелеген ағымдағы мәселелер бойынша хаттарға Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарлары қол қоя алады. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері туралы ережелерге сәйкес белгіленген үлгідегі тиісті бланкілерде орындалған хатқа Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен олардың орынбасарлары қол қоя алады.
Президент Әкімшілігіне жіберілетін құжаттар А-4 форматындағы қағаз парағының бір жағына, мөлшері 14-қаріппен (ТПЫК) 1 жоларалық интервалмен, Мемлекет басшысына баяндауға жататындар - мөлшері 16-қаріппен (Агіаі) 1,5 интервал арқылы тиісті ресми бланкілерге басылады. Соңғы бетінде төменгі сол жағында немесе беттің артқы жағында орындаушының тегі, оның қызметтік телефонының нөмірі көрсетіледі. Барлық деректемелер басылуы тиіс. Түзетулер мен тазартуға жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен бірдей болуға тиіс.
Президент Әкімшілігіне жіберілетін ақпарат пен басқа құжаттардың көлемі 3, ал ірі мәселелер бойынша - 5 беттен аспауға тиіс. Құжаттардың мәтіндері анық, дәйекті, қысқа айтылуға тиіс.
Электрондық кұжаттың карточкасы БЭҚАЖ талаптарына сәйкес толтырылады. Жіберілетін құжат тілінде қысқаша мазмұны беріледі.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 48-1-тармақпен толықтырылды
48-1. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке және тікелей тапсырмаларын орындау жөніндегі есептік ақпаратқа Премьер-Министр (оның міндеттерін орындайтын тұлға) немесе Премьер-Министрдің осы тапсырмаларды орындау тапсырылған орынбасары қол қойылады.
ҚР Үкіметінің 2012.13.01. № 34 Қаулысымен 48-2-тармақпен толықтырылды
48-2. Үкіметтің немесе Кеңсенің Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының іске асырылу барысы туралы Президент Әкімшілігіне жіберетін есептік ақпаратына Премьер-Министр (оның міндеттерін орындаушы тұлға) немесе Премьер-Министрдің жетекшілік ететін бағыты (мәселесі) жөніндегі орынбасары не Кеңсе Басшысы қол қояды.
49. Республикалық органдар басшыларына, облыстар мен Астана және Алматы қалаларының әкімдеріне тапсырмаларға, нұсқауларға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша Премьер-Министр, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы (ол болмаған кезде - оның міндетін атқарушы тұлға), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысының орынбасарлары қол қояды.
50. Дайындалатын хатқа, әдетте, қысқа тақырып беріледі. Хат өтінішке немесе сауалға жауап ретінде жолданатын барлық жағдайда мекен-жайдан кейін (сол жағынан) бұл өтініштің немесе сауалдың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «04.01.2000 № 101-ге»).
Құжатқа (хатқа, анықтамаға, есепке, баяндамаға) қосымшалар, әдетте, оның мәтінінен кейін парақтары мен даналарының саны көрсетіле отырып санамалануға тиіс.
51. Шығыс құжатының толық немесе қысқартылған түрде келтірілген күні (күні, айы, жылы) (мысалы: 2008 жылғы 4 маусым немесе 04.06.2008) мен тіркеу нөмірі болуы тиіс. Күннің қысқартылған жазуы, әдетте, анықтамаларға, баяндамалық жазбаларға және т.с.с. қойылған қолдан кейін қойылады.
Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен Кеңсенің оны дайындаған құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; одан кейін құжат орындалған соң тігілуі тиіс істің номенклатура бойынша нөмірі сызықша арқылы көрсетіледі; одан кейін таяқша арқылы шығыс құжатының реттік нөмірі көрсетіледі (мысалы: 17-16/180). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі әзірлейді және Кеңсенің Басшысы бекітеді.
52. Шығыс құжатын дайындаған орындаушының тегі мен оның қызметтік телефонының нөмірі, әдетте, құжаттың соңғы парағының сырт жағына жазылады (мысалы: А.И. Исаев, тел. 159798).
53. Қайтару талап етілетін құжатты жолдау кезінде құжаттың бірінші парағына, жоғарғы бөлігінің оң жағына «Қайтарылуға жатады» деген мөртаңба қойылады.
54. Барлық шығыс құжаттары (хат-хабары) жөнелту үшін қызметтік хат-хабар секторына жұмыс күндері сағат 12.30-ға дейін, ал сенбі күндері - сағат 11.00-ге дейін, шұғыл хат-хабар (орындалу мерзімі 5 күнге дейінгі) жұмыс күндері сағат 18.00-ге дейін, сенбі күндері - сағат 12.00-ге дейін тапсырылады.
Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқарушы тұлғаның) нұсқауы бойынша шұғыл хат-хабар жөнелту үшін басқа уақыттарда да тапсырылуы мүмкін.
55. Шығыс жеделхаттарын тіркеу ағымдағы хат-хабармен бірдей жүргізіледі.
56. Үкіметтік жеделхаттарға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қол қояды. Жеделхаттардың мәтіні қысқаша, түзетусіз жазылады және машинкаға басылған бір беттен аспауы тиіс. Жеделхаттағы қол жеделхатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы мен тегі көрсетілетін жеке жолға ресімделеді. Жеделхатты ресімдеудің үлгісі - 6-қосымша.
57. Мәтіні бірдей жеделхатты бірнеше мекен-жайларға жөнелту қажет болған жағдайда орындаушы оны адресаттар санына сәйкес көбейтеді.
Мұндай жеделхаттарда әрбір данасында оны қайда жеткізу керек екендігі туралы мекен-жай деректері бар бір ғана белгіленген пункт жеке көрсетіледі.
Жеделхатқа Кеңсенің жеделхатты дайындаған құрылымдық бөлімшесінің басшысы растаған тарату көрсеткіші қоса беріле отырып, адресаттарды жинақтап көрсетуге рұқсат етіледі (мысалы: «министрлерге және агенттіктердің төрағаларына»).
58. Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұзып ресімделген жеделхаттарды қызметтік хат-хабар секторы жөнелтуге қабылдамайды.
Арнайы байланыс органдары арқылы жөнелтілетін жеделхаттарды ресімдеу тәртібі арнайы нұсқаулықпен белгіленеді.
ҚР Үкіметінің 2010.25.06. № 641 қаулысымен 59-тармақ өзгертілді (бұр.ред.қара)
59. Шығыс құжаттарын Премьер-Министр Кеңсесі құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері тездетіп (шұғыл шығыс құжаттарын - дереу) жөнелтуге дайындайды, бұл ретте олар есептік деректерді электрондық құжат айналымы жүйесі тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына бір уақытта енгізе отырып, басшылықтың қарарларын (тапсырмаларын, нұсқауларын) тіркеу карточкаларына енгізеді. Қол қойылғаннан және құ-рылымдық бөлімшеге берілгеннен кейін кем дегенде екі жұмыс күнінен кейін жөнелтуге тапсырылатын шығыс құжаттарын қызметтік хат-хабар секторы шығыс құжатын жөнелтуге уақтылы дайындамаған құрылымдық бөлімшенің және (немесе) Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің басшылары бұл туралы Кеңсе Басшысына баяндағаннан кейін қабылдайды және жөнелтеді.
Одан кейін шығыс құжаттары мен оларға орындау мерзімдері көрсетілген, оның ішінде «өте шұғыл», «шұғыл», «жылдамдатылсын» деген белгісі, сондай-ақ құжатты бақылауға алу туралы тапсырма не «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген және т.с.с. белгілері бар қарарлар міндетті түрде бақылау секторына ұсынылады, ол бұларға «Бақылауға» немесе «Бақылауға алынды» деген мөртаңба қояды.
Қызметкерлер жөнелтуге дайындаған құжаттар мен қарарларды, адресаттардың санына қарай олардың көшірмелерін және құрылымдық бөлімше басшылығы бекіткен тарату көрсеткішін (төрттен артық мекен-жайға жіберу кезінде) қызметкерлер адресаттарға жөнелту үшін қызметтік хат-хабар секторына береді.
60. Қызметтік хат-хабар секторында жөнелту алдында шығыс құжаттарын ресімдеудің дұрыстығы тексеріледі. Үкімет Регламентінде және осы Нұсқаулықта белгіленген талаптарды бұзып ресімделген құжаттар түзету үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылады. Жөнелтуге жауапты қызметкер құжаттар мен қарарлардың көшірмелерін олардың төлнұсқаларымен салыстырады, одан кейін оларды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырады, одан кейін онда жөнелтілетін құжаттардың адресаттарын, нөмірлерін және дана санын көрсете отырып, жөнелтілетін құжаттардың тізілімін (таратылым есебін, біржолғы қолхат) жасайды, осы деректерді құжаттың тіркеу-бақылау карточкасына енгізеді, жөнелтілетін құжаттарды нақты адресаттарға жөнелтуге арналған конверттерге салады және конверттерді адресаттарға жеткізу үшін тізілімдермен (бағыт парақтарымен, біржолғы қолхаттармен) бірге мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметінің қызметкеріне береді.
