УТВЕРЖДЕНА
Решением Научно-консультативного совета
Республиканской коллегии адвокатов
от 10 сентября 2025 года
ПОЗИЦИЯ
Республиканской коллегии адвокатов
по вопросам направления адвокатских запросов по электронной почте и использованию электронной цифровой подписи
1. Описание проблемы
ТОО «МФО «Тойота Файнаншил Сервисез Казахстан» (далее - Заявитель) направило в Республиканскую коллегию адвокатов обращение по вопросам соответствия адвокатских запросов, направленных по электронной почте в формате pdf, без электронной цифровой подписи закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и исчисления срока ответа на адвокатский запрос, поступивший посредством электронной почты.
Из обращения следует, что в адрес Заявителя поступают адвокатские запросы в сканированном варианте (в формате pdf) посредством электронной почты, которая не является системой электронного документооборота и не поддерживает использование электронных цифровых подписей (далее - ЭЦП).
Заявитель просит разъяснить:
1. Соответствуют ли адвокатские запросы, направленные посредством электронной почты (gmail.com, mail.ru и т.п.) в формате pdf, без ЭЦП предъявляемым Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и Порядком оформления и отправки адвокатского запроса требованиям к адвокатским запросам в электронном формате?
2. С какого момента следует исчислять срок поступления адвокатского запроса и запроса юридического консультанта, поступившего посредством электронной почты - с момента поступления такого документа на электронную почту либо с момента поступления запроса, соответствующего Закону «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и Порядку оформления и отправки адвокатского запроса в электронном (с ЭЦП) и/или бумажном формате?
1. Позиция адвокатуры и ее обоснование
Согласно подпунктам 2), 3) пункта 3 статьи 33 Закона Республики Казахстан «Об адвокатской деятельности и юридической помощи» (далее - Закон), Адвокат, выступая в качестве защитника или представителя, правомочен:
- запрашивать и получать во всех государственных органах, органах местного самоуправления и юридических лицах сведения, необходимые для осуществления адвокатской деятельности;
- в порядке и пределах, установленных законодательством Республики Казахстан, самостоятельно собирать фактические данные, необходимые для оказания юридической помощи, и представлять их в государственные органы и должностным лицам.
В соответствии с пунктом 8 статьи 35 Закона, государственные органы, органы местного самоуправления и юридические лица обязаны в течение десяти рабочих дней дать письменный ответ на запрос адвоката, связанный с оказанием им юридической помощи.
Согласно пунктам 2, 3 Порядка оформления и направления адвокатского запроса, утвержденного Президиумом Республиканской коллегии адвокатов 11 июля 2022 года (далее - Порядок), адвокатский запрос оформляется в бумажном и/или электронном формате по форме согласно приложению 1 к данному Порядку. При использовании единой информационной системы юридической помощи адвокатский запрос оформляется в соответствии с формой, установленной информационной системой. Адвокатский запрос в электронном формате должен также отвечать требованиям, предъявляемым к электронному документообороту с использованием ЭЦП.
В соответствии с пунктом 6 Порядка, адвокатский запрос на бумажном носителе может быть направлен адресату почтовой связью либо доставлен лично, через представителя и иными способами.
Пункт 7 Порядка устанавливает, что адвокатский запрос в электронном формате направляется адресату в порядке, предусмотренном единой информационной системой юридической помощи, либо иными способами.
В соответствии с подпунктом 12) статьи 1 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.
Согласно подпункту 14) указанной статьи система электронного документооборота - это система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Согласно статье 6 указанного Закона электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующих принципов:
1) функционирования различных систем электронного документооборота;
2) использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения, передачи, предоставления и подтверждения данных;
3) передачи электронных документов с использованием любых информационных систем.
Требования к электронному документообороту установлены статьей 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», в пункте 1 которой установлено, что электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
Согласно пункту 2 указанной статьи электронный документ считается отправленным с момента его передачи через сети телекоммуникаций. В пункте 3 данной статьи указано, что входящий электронный документ считается поступившим после его фиксации в информационной системе адресата.
Из вышеуказанных норм следует, что электронная почта не является системой электронного документооборота.
Адвокатский запрос, отсканированный и сохраненный в формате pdf-файла, без подписания ЭЦП, направленный по электронной почте, не отвечает требованиям, предъявляемым к электронному документу согласно Закону «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». В таком случае осуществляется не электронный документооборот, а доставка электронной копии бумажного адвокатского запроса адресату.
Вместе с тем, пункт 7 Порядка допускает направление запроса «иными способами», что охватывает электронную почту, и мессенджеры, при условии, что адвокатский запрос до отправки будет подписан ЭЦП.
Для подписания адвокатского запроса ЭЦП адвокат может использовать как государственные, так и любые негосударственные информационные системы и сервисы подписи и проверки электронных документов, например, разработанный АО «Национальные информационные технологии» сервис ezSigner (https://ezsigner.kz/#!/main).
Пункт 8 статьи 35 Закона устанавливает срок в десять рабочих дней для предоставления ответа на адвокатский запрос. По смыслу указанной нормы данный срок начинает течь с момента доставки запроса адресату.
Поскольку направление запроса по электронной почте (в формате pdf без ЭЦП) не образует электронный документооборот по смыслу Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», то моментом поступления запроса следует считать момент доставки документа на электронный адрес адресата только в случае, если запрос был подписан ЭЦП адвоката.
По согласованию с адресатом адвокат может направить электронную копию запроса в формате pdf по электронной почте с последующим предоставлением оригинала запроса в бумажном виде. В этом случае началом течения срока для предоставления ответа будет поступление копии запроса на электронную почту.
Такая позиция подтверждается существующей судебной практикой.
Так постановлением Специализированного межрайонного суда по административным правонарушениям города Алматы от 8 ноября 2022 года по делу № 7528-22-00-3ж/526 отказано в удовлетворении жалобы адвоката о признании незаконными действия (бездействия) должностных лиц департамента юстиции, выразившиеся в не составлении протоколов об административных правонарушениях в отношении юридических лиц по статье 668 КоАП.
Данное постановление было оставлено без изменения постановлением Алматинского городского суда от 1 декабря 2022 года по делу № 7599-22-00-3а/850. Суд указал, что запросы адвоката не соответствуют Порядку оформления и направления адвокатского запроса. В запросах, в нарушение подпункта 3), 7) пункта 4 Порядка, не указаны номер и дата регистрации в реестре адвокатских запросов, подпись адвоката в запросе в сканированном виде. Способ передачи запроса избран адвокатом посредством электронной почты, однако, в нарушение статьи 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», ЭЦП адвоката отсутствует.
Постановлением Специализированного межрайонного административного суда города Алматы 01 июля 2021 года по делу № 7528-21-00-3ж/414 отказано в удовлетворении жалобы адвоката о признании незаконным бездействия должностного лица департамента юстиции по не составлению протокола об административном правонарушении РК в отношении руководителя юридического лица по статье 668 КоАП.
Данное постановление оставлено без изменения постановлением Алматинского городского суда от 5 августа 2021 года по делу № 7599-21-00-3а/568. Судом установлено, что запрос был изготовлен адвокатом на бумажном носителе и собственноручно подписан, затем отсканирован и передан адресату посредством электронной почты без подписания ЭЦП. Суд пришел к выводу о несоответствии адвокатского запроса порядку оформления и направления адвокатского запроса в электронной форме, поскольку в нем ЭЦП отсутствует.
Выводы Республиканской коллегии адвокатов
1. Адвокатский запрос, оформленный на бумажном носителе и отправленный в виде pdf-файла адресату по электронной почте без подписания его электронной цифровой подписью адвоката, не является электронным адвокатским запросом и не соответствует требованиям Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Закона «Об адвокатской деятельности и юридической помощи» и Порядка оформления и направления адвокатского запроса.
2. Адвокатский запрос, подписанный электронной цифровой подписью адвоката, может быть отправлен в виде pdf-файла адресату по электронной почте.
3. Срок ответа на адвокатский запрос, соответствующий установленным требованиям, отправленный по электронной почте, следует исчислять со дня доставки такого запроса адресату по электронной почте.
4. В случае отправки по электронной почте адвокатского запроса, не соответствующего установленным требованиям, течение срока для ответа на него не начинается.
