74. Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного (ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.
75. Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Правила дополнены пунктом 75-1 в соответствии с приказом Министра финансов РК от 22.10.21 г. № 1092
75-1. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения комиссии.
76. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.
Однородные первичные документы формируют в дела.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в Республике Казахстан законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие условия:
1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа.
В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.
77. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.
78. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.
79. Сведения о приеме-передаче дел и документов реорганизуемых субъектов отражаются в материалах о завершении реорганизации субъекта.
80. В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление.
Правила дополнены пунктом 81 в соответствии с приказом Министра финансов РК от 16.03.18 г. № 383
81. При установлении документально подтвержденных фактов уголовных и (или) административных правонарушений, а также порчи имущества в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, в результате которых произошла утрата (уничтожение) оригинала первичного документа, изготовляется копия первичного документа, заверенная контрагентом, у которого сохранился подлинник.
Для заверения соответствия документа подлиннику на копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации (при ее наличии), дата заверения.
Правила дополнены Главой 6 в соответствии с приказом Министра финансов РК от 22.10.21 г. № 1092
Глава 6. Порядок учета операций по договорам доверительного управления
82. Передача имущества в доверительное управление осуществляется по стоимости, по которой оно числится в бухгалтерском учете Балансодержателя на дату передачи.
Подтверждением получения имущества, в доверительное управление, является акт приема-передачи имущества с пометкой «доверительное управление».
83. Отражение Управляющим операций доверительного управления имуществом, осуществляется в соответствии с принципами формирования учетной политики, принятой Учредителем (Балансодержателем).
84. Оприходование имущества, принятого в доверительное управление, осуществляется в соответствии со сроками, установленными в договоре доверительного управления.
Управляющий начисляет по доверенному имуществу амортизационные отчисления способом и в пределах срока полезного использования, которые были приняты Балансодержателем, за исключением случаев, когда Балансодержателем доверенного имущества является государственное учреждение.
85. Балансодержатель при составлении финансовой отчетности, включает в нее всю информацию, представленную Управляющим об активах, обязательствах, доходах, расходах и других показателях по деятельности доверительного управления имуществом, путем суммирования аналогичных показателей.
