4) направлять техническую спецификацию (далее - Запрос на участие) потенциальным аудиторским организациям в соответствии с утвержденным списком потенциальных Участников.
7. Состав Единой комиссии, в случае выбора Аудитора для Фонда:
| Председатель Единой комиссии: | - Председатель Комитета по аудиту Фонда |
| Члены Единой комиссии: | - Члены и эксперты Комитета по аудиту Фонда; |
| | - Управляющий директор, курирующий вопросы финансовой отчетности Фонда* |
* (1) Управляющий директор, курирующий вопросы финансовой отчетности Фонда, участвует в качестве наблюдателя без права голоса.
Секретарь Единой комиссии - организатор закупок.
8. Состав Единой комиссии, в случае проведения единой Процедуры выбора Аудитора для Фонда и Существенной Компании:
| Председатель Единой комиссии: | - Председатель Комитета по аудиту Фонда |
| Члены Единой комиссии: | - Члены и эксперты Комитета по аудиту Фонда; |
| | - Члены Комитета по аудиту Существенной компании; |
| | - Управляющий директор, курирующий вопросы финансовой отчетности Фонда* |
| | -Заместитель первого руководителя Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности или руководитель финансового блока Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности* |
Секретарь Единой комиссии - организатор закупок.
* (1) Управляющий директор, курирующий вопросы финансовой отчетности Фонда, и (2) Заместитель первого руководителя Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности или руководитель финансового блока Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности участвуют в качестве наблюдателей без права голоса.
9. Состав Единой комиссии, в случае выбора Аудитора для Существенной компании/Существенной компании и её дочерних организаций:
| Председатель Единой комиссии: | - Председатель Комитета по аудиту Существенной компании |
| Члены Единой комиссии: | - Члены Комитета по аудиту Существенной компании; |
| | - Заместитель первого руководителя Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности или руководитель финансового блока Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности* |
Секретарь Единой комиссии- организатор закупок.
* Заместитель первого руководителя Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности или руководитель финансового блока Существенной компании, курирующий вопросы финансовой отчетности участвуют в качестве наблюдателя без права голоса.
10. Персональный состав Единой комиссии утверждается решением Комитета по аудиту Фонда/Существенной компании. Решение об объединении Фонда и Существенной компании/Существенной компании и её дочерних организаций с целью проведения по ним единой процедуры выбора и выбора единого Аудитора должно быть принято и оформлено протоколом заседания Комитета по аудиту Фонда/Существенной компании.
11. Полномочия Единой комиссии возникают с даты утверждения персонального состава Единой комиссии и действуют до дня заключения договора с Аудитором на оказание услуг по аудиту финансовой отчетности.
12. Кворум для проведения заседания Единой комиссии должен быть не менее половины от числа членов Единой комиссии. При равенстве голосов голос Председателя Единой комиссии является решающим. В случае, если Председатель Единой комиссии не сможет участвовать на заседании, Председателем назначается другой член Единой комиссии.
13. Комиссии создаются в случаях, когда процедуры выбора не осуществляются Единой комиссией.
14. Заказчик, имеющий дочерние организации, вправе обратиться в Комиссию с обоснованным запросом на совместное проведение процедуры выбора одновременно для одной или нескольких своих дочерних организаций с целью выбора единого Аудитора для всего списка представленных организаций.
15. С целью реализации процедуры выбора Комиссия вправе:
1) определять срок, на который выбирается Аудитор для каждого заказчика. При этом срок, на который выбирается Аудитор, не должен превышать 5 (пять) лет;
2) объединять Заказчика и его дочерние организации в одну или несколько групп с целью выбора единого Аудитора для всех заказчиков, входящих в состав одной группы;
16. Комиссия осуществляет Процедуру выбора среди неограниченного списка Участников.
17. Состав Комиссии заказчика, в случае, если у заказчика создан Комитет по аудиту/Наблюдательный совет:
| Председатель Комиссии: | - Председатель Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/орган управления закзачика, |
| Члены Комиссии: | - Члены Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/орган управления заказчика, |
| | - Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика* |
Секретарь комиссии- организатор закупок.
* (1) Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика участвуют в качестве наблюдателя без права голоса.
18. Состав Комиссии, в случае, если у заказчика отсутствует Комитет по аудиту/Наблюдательный совет:
| Председатель Комиссии: | - Председатель органа управления заказчика |
| Члены Комиссии: | -Члены органа управления заказчика |
| | - Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика* |
Секретарь комиссии- организатор закупок.
* (1) Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика участвуют в качестве наблюдателя без права голоса.
19. Состав Комиссии заказчика, в случае отсутствия у заказчика Комитета по аудиту/Наблюдательного совета и органа управления
| Председатель Комиссии: | - Председатель Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/органа управления материнской организации заказчика, |
| Члены Комиссии: | - Члены Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/органа управления материнской организации заказчика, |
| | - Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика. |
Секретарь комиссии- организатор закупок.
* Первый руководитель или заместитель первого руководителя, курирующий вопросы финансовой отчетности заказчика участвует в качестве наблюдателя без права голоса.
20. Состав Комиссии заказчика для совместных предприятий определяется из членов коллегиального исполнительного органа/наблюдательного совета/ (в случае отсутствия коллегиального исполнительного органа/наблюдательного совета) органа управления/высшего органа (общего собрания участников) совместного предприятия.
21. Персональный состав Комиссии утверждается:
- протоколом Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/органа управления заказчика, или протоколом Комитета по аудиту/Наблюдательного совета/органа управления материнской организации заказчика;
- решением коллегиального исполнительного органа/наблюдательного совета/органа управления/высшего органа (общего собрания участников) совместного предприятия.
Полномочия Комиссии возникают с даты утверждения персонального состава Комиссии и действуют до дня заключения договора с Аудитором на оказание услуг по аудиту финансовой отчетности.
22. Кворум для проведения заседаний Комиссии должен быть не менее половины от общего числа членов Комиссии. При равенстве голосов голос Председателя Комиссии является решающим.
23. В случае, если Председатель Комиссии не сможет участвовать на заседании, Председателем назначается другой член Комиссии.
24. Процедура выбора предусматривает проведение следующих последовательных этапов:
1) утверждение состава Единой комиссии/Комиссии;
2) при необходимости, организатором закупок готовится список дочерних организаций с обоснованием их включения в единую процедуру выбора;
3) организатором закупок разрабатывается проект технической спецификации и направляется членам Единой комиссии/Комиссии с приложением необходимых документов на рассмотрение;
4) Единая комиссия/Комиссия проводит первое заседание по процедуре выбора, на котором рассматриваются следующие основные вопросы:
1. Определение срока, на который выбирается Аудитор (не более 5-и лет);
2. Утверждение Запроса на участие;
3. Утверждение списка Участников (только для заказчиков, для которых выбор осуществляется Единой комиссией).
5) Решение Единой комиссии/Комиссии по итогам первого заседания оформляется протоколом.
6) Организатор закупок заказчиков, процедура выбора по которым осуществляется Комиссией, размещает объявление о проведении процедуры выбора на сайте заказчика в разделе закупок, а организатор закупок заказчиков, процедура выбора по которым осуществляется Единой комиссией, рассылает информацию о проведении процедуры выбора всем Участникам из утвержденного списка, с приложением Запроса на участие, с указанием следующих сроков:
- на подтверждение участия или неучастия потенциальных аудиторских организаций в Процедуре выбора – не менее 20 (тридцати) календарных дней, и в случае подтверждения участия,
- на предоставление официальных конкурсных предложений – не менее 30 (тридцати) календарных дней с даты направления информации аудиторскими организациями об участии в процедуре выбора заказчика.
7) В случаях возникновения необходимости, организатор закупок может проводить встречи с потенциальными аудиторскими организациями для разъяснения им условий Процедуры выбора.
8) После подтверждения Участниками своего участия в процедуре выбора, организатором закупок заказчика запрашиваются подписанные соглашения о конфиденциальности;
9) Конкурсные предложения Участников должны быть запечатаны и переданы организатору закупок по акту приема передачи документов;
10) После получения официальных конкурсных предложений организатор закупок осуществляет их анализ на соответствие требованиям утвержденного Запросу на участие;
11) Организатор закупок осуществляет рассылку официальных конкурсных предложений и анализ их соответствия требованиям Запроса на участие членам Единой комиссии/Комиссии. Также, по согласованию с членами Единой комиссии/Комиссии, составляет график встреч с Участниками для представления ими устных презентаций (второе заседание Единой комиссии/Комиссии);
12) По итогам устных презентаций Единой комиссией/Комиссией проводится общее обсуждение всех Участников, по результатам которого заполняются оценочные листы и определяются Участники, занявшие первое, второе и третье места. В качестве типовых вопросов для оценки Участников Единая комиссия/Комиссия может использовать перечень критериев оценки, указанных в пункте 33 настоящего приложения.
13) При необходимости, решением Единой комиссии/Комиссии определяется список аудиторских организаций для финального обсуждения, в который попадают аудиторские организации, набравшие наибольшее число голосов членов Единой комиссии/Комиссии. Единая комиссия/Комиссия проводит повторные встречи с аудиторскими организациями из списка для финального обсуждения, с целью получения дополнительных факторов, которые могут существенно влиять на выбор или позволят снизить стоимость услуг. По итогам повторных встреч оценочные листы могут быть откорректированы членами Единой комиссии/Комиссии и аудиторские организации, набравшие первое, второе и третье места могут быть повторно определены.
14) Победителем считается аудиторская организация, набравший наибольшее число голосов членов Единой комиссии/Комиссии, присутствующих на встрече. При равенстве голосов голос Председателя Единой комиссии/Комиссии является решающим;
15) По итогам устных презентаций Участников и финального обсуждения, Единая комиссия/Комиссия принимает решение об определении аудиторской организации;
16) Организатором закупок в течение 10-ти календарных дней со дня проведения итогового заседания Единой комиссии/Комиссии составляется проект протокола об итогах процедуры выбора и рассылается членам Единой комиссии/Комиссии для согласования.
25. В случаях осуществления процедуры выбора Единой комиссией, если у заказчика имеются обоснованные причины для непроведения процедуры выбора, если смена Аудитора может привести к негативным последствиям для заказчика, Единая комиссия на первом заседании вправе рассмотреть вопросы:
1) об отсутствии необходимости в смене Аудитора при условии соответствия действующего Аудитора требованиям, указанным в запросе на участие в процедуре выбора;
2) об определении срока, на который выбирается действующий Аудитор (не более 5-и лет);
3) об утверждении Запроса на участие для действующего Аудитора.
26. Решение Единой комиссии по итогам обсуждения оформляется протоколом, который должен содержать обоснованные причины заказчика для непроведения процедуры выбора и заключение Единой комиссии по вопросу «об отсутствии необходимости в смене Аудитора».
27. Организатор закупок направляет информацию о проведении процедуры выбора действующему Аудитору в соответствии с подпунктом 6) пункта 24 настоящего приложения.
28. На следующее заседание Единой комиссии (второе заседание) на рассмотрение выносится полученное предложение действующего Аудитора по стоимости услуг по аудиту финансовой отчетности и анализ его соответствия требованиям Запроса на участие. Дальнейшая процедура выбора осуществляется в соответствии с пунктом 24 настоящего приложения.
29. Процедура выбора признаётся Единой комиссией/Комиссией несостоявшейся в случае:
1) представления заявки на участие от одной потенциальной аудиторской организацией;
2) если после отклонения Единой комиссией/Комиссией официального конкурсного предложения потенциальных аудиторских организаций по причине несоотвествия конкурсного предложения Запросу на участие, осталось официальное конкурсное предложение от одной аудиторской организации.
30. Если Процедура выбора была признана несостоявшейся, Единая комиссия/Комиссия принимает одно из следующих решений:
1) о повторном проведении Процедуры выбора;
2) об изменении Запроса на участие и повторном проведении Процедуры выбора.
31. Решение Единой комиссии/Комиссии оформляется протоколом, и в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня принятия решения, организатор закупок направляет соответствующую информацию заинтересованным потенциальным аудиторским организациям.
32. В случае, если повторная процедура выбора признана несостоявшейся, Единая комиссия/Комиссия вправе осуществить дальнейшую процедуру выбора с участием поступившего предложения от одного Участника.
33. Рекомендуемыми критериями для выбора Аудитора являются:
· Подход к предоставлению услуг: комплексные планы работ в целях обеспечения полного охвата аудита; выполнение и соблюдение финансовых и экономических проверок, а также эффективность и соотношение цены и качества проверок; предполагаемый подход к внешней кадровой ревизии, с целью свести к минимуму затраты на соблюдение требований; сотрудничество с внутренним аудитом с целью оптимизации использования ограниченных ресурсов аудита; выдача результатов аудита; глобальная сеть и ресурсы для оказания услуг в различных частях мира; соответствующая инфраструктура (офисы, представительства).
· Требования к аудиторской команде: профессиональная квалификация, навыки, размер рабочей силы (достаточное количество партнеров и других сотрудников), ясная и соответствующая структура проектной группы с четким распределением ролей и обязанностей сотрудников, наличие программы непрерывного профессионального образования для персонала, квалификация и промышленный опыт ключевого персонала (партнеров, старших сотрудников).
· Качество обслуживания: соответствующие процедуры проверки, включая обмен информацией, координации работы и контроля; соответствующие нормы процедуры для разрешения конфликта интересов; четкий механизм взаимодействия с Комитетом по аудиту, управления и других ключевых объектов Заказчика; механизмы обратной связи на очень конкретные, возникающие и технические вопросы (скорость и качество); специальные ИТ-системы, используемые для проведения аудита.
· Серьезность намерений и репутация: накопленный опыт в предоставлении услуг Участником с точки зрения сроков и качества (положительные или отрицательные); конкурентоспособность; энтузиазм, большой интерес Участника и т.д.
· Время работы и стоимость услуг: Соответствие рабочего времени и стоимости услуг с заданным объемом работ; прозрачность стоимости обслуживания, наиболее конкурентоспособный общий пакет затрат и т.д.
· Целостность: соблюдение кодекса профессионального и этического поведения, применяемая ко всем сотрудникам, а также обновляемая ежегодно.
· Объективность: объективность при исполнении обязанностей.
· Независимость: эффективные процедуры соблюдения и контроля касательно независимости в ходе оказания аудиторских услуг.
· Дополнительные преимущества: будут привлекаться дополнительные и необходимые услуги в рамках платы за услуги аудита.
· Коммуникации: своевременный обмен информацией о результатах аудита, представляемый руководству при помощи комплексных писем, аудиторских отчетов и совещаний (если это необходимо). Связь должна быть адаптирована в соответствии с аудиторией.
34. Конкурсные предложения потенциальных аудиторских организаций рассматриваются организатором закупок на предмет соответствия требованиям, указанным в Запросе на участие.
35. При рассмотрении конкурсных предложений организатор закупок вправе:
1) запросить у участвующей в Процедуре выбора аудиторской организации материалы и разъяснения, необходимые для рассмотрения, оценки и сопоставления заявок;
2) с целью уточнения сведений, содержащихся в Запросах на участие, запросить необходимую информацию у соответствующих государственных органов, физических и юридических лиц.
36. Не допускается отклонение конкурсных предложений по формальным основаниям:
1) наличия ошибки, опечатки, описки в конкурсном предложении;
2) не указание информации (о банковских реквизитах, БИН, номеров свидетельств и другой информации) в формах представленных документов, которое не влияет на оценку и сопоставление заявок на участие в Процедуре выбора Единой комиссией/Комиссией;
3) по иным основаниям, не влияющим на предлагаемые Участником качество или цену аудиторских услуг.
37. Единая комиссия/Комиссия отклоняет конкурсные прекдложения потенциальных аудиторских организаций, в случае, если:
6) конкурсное предложение признано несоответствующим требованиям, указанным в Запросе на участие в процедуре выбора за исключением случаев, указанных в пункте 36 данного приложения;
7) цена конкурсного предложения превышает сумму, указанную в Запросе на участие в Процедуре выбора;
8) Участник состоит в Перечне ненадежных потенциальных поставщиков (поставщиков) и (или) в Реестре недобросовестных участников государственных закупок.
38. Итоги Процедуры выбора оформляются протоколом. Протокол об итогах Процедуры выбора подписывается Председателем и всеми присутствовавшими членами Единой комиссии/Комиссии.
39. В протоколе об итогах Процедуры выбора должна содержаться информация:
1) о месте и времени подведения итогов;
2) о поступивших предложениях от аудиторских организаций;
3) об отклоненных предложениях аудиторских организаций, участвовавших в Процедуре выбора, основаниях отклонения;
4) о аудиторских организациях, признанных соответствующими требованиям, указанным в Запросе на участие;
5) о наличии несоответствий аудиторских организаций требованиям, согласно подпунктам 1) -3) пункта 36 данного приложения с обоснованием причин отсутствия влияния данных несоответствий на качество и стоимость аудиторских услуг, независимости аудиторской организации;
6) о победителе Процедуры выбора;
7) об участниках Процедуры выбора, занявших второе и третье места;
8) рекомендации об определении аудиторской организации;
9) заключение Единой комиссии/Комиссии по вопросу независимости победителя Процедуры выбора по отношению к Заказчику или Заказчикам;
10) иная информация по усмотрению Единой комиссии/Комиссии.
40. По итогам проведенных Процедур выбора, Единая комиссия/Комиссия представляет рекомендации по определению аудиторской организации для принятия Заказчиком необходимых решений. При этом Заказчику представляются следующие документы:
1) пояснительная записка с указанием результатов Процедуры выбора;
2) копия протокола об итогах Процедуры выбора;
3) копии официальных предложений Участников, занявших 1,2,3 места.
41. В случае обнаружения нарушений в проводимой/проведенной Процедуре выбора, Единая комиссия/Комиссия, до момента принятия компетентным органом решения, обязана отменить итоги Процедуры выбора. При этом, Процедура выбора должна быть проведена повторно.
В случае если, нарушения обнаружены после принятия решения компетентным органом об определении аудиторской организации, Единая комиссия/Комиссия представляет Заказчику рекомендацию о пересмотре указанного решения.
42. Секретарь Единой комиссии/Комиссии в течение 3 (трех) рабочих дней со дня принятия решения об отмене итогов Процедуры выбора обязан письменно известить об этом Участников.
43. Документы по проводимым или проведенным Процедурам выбора хранятся у организатора закупок.
44. По итогам Процедуры выбора компетентный орган Заказчика принимает решение об определении аудиторской организации, осуществляющей аудит финансовой отчетности Заказчика и размер оплаты её услуг, на основании которого Заказчик заключает договор с Аудитором.
45. Заключение и исполнение договора с Аудитором о закупках услуг аудита финансовой отчетности осуществляется в соответствии с гражданским законодательством Республики Казахстан, Порядком, и настоящим приложением, на основании решения компетентного органа Заказчика.
46. Объем закупаемых аудиторских и сопутствующих услуг, сроки оказания услуг, стоимость услуг и иные нормы договора, заключаемого Заказчиком с Аудитором должны в полном объеме соответствовать требованиям, которые предусмотрены утвержденным Запросом на участие.
47. Договором о закупках услуг аудита финансовой отчетности Заказчика необходимо предусмотреть обязательство Аудитора по ежегодному предоставлению Фонду и ПК информации о текущих доходах Аудитора от оказания аудиторских и неаудиторских услуг группе ПК и группе Фонда по форме и в сроки, предусмотренные Политикой АО «Самрук-Қазына» в области привлечения услуг аудиторских организаций.
48. Изменения и дополнения, вносимые в договор с Аудитором, оформляются в виде дополнительного письменного соглашения к договору, являющегося неотъемлемой частью договора.
49. Обязательные минимальные требования к потенциальным аудиторским организациям и к составу команды аудита:
1) Участником Процедуры выбора может быть аудиторская организация, отвечающая установленным законодательством Республики Казахстан требованиям к аудиторским организациям.
2) Аудиторская организация не вправе участвовать в Процедуре выбора, если она состоит в Перечне ненадежных потенциальных поставщиков (поставщиков) и (или) в Реестре недобросовестных участников государственных закупок.
3) В рамках Процедуры выбора аудиторская организация должна подтвердить свою независимость путем представления ею соответствующего заявления в своем официальном конкурсном предложении на оказание услуг, что включает в себя информацию о текущих доходах аудиторской организации от оказания аудиторских и неаудиторских услуг Заказчику или её группе, а также долю этих доходов от всего дохода аудиторской организации.
4) Потенциальному участнику Процедуры выбора необходимо:
· иметь отраслевой опыт, в том числе практический опыт обслуживания клиентов аналогичного масштабу Заказчика (представить перечень основных клиентов в данной отрасли, объем участия и заинтересованность аудиторской организации в предоставлении услуг отрасли, в которой Заказчик осуществляет свою деятельность).
· предоставить подробную информацию по следующим пунктам:
*предлагаемый состав команды по проекту аудита Заказчика, в том числе ведущих партнеров и менеджеров;
*их роли и обязанности в выполнении задания;
*квалификацию и соответствующий опыт, включая опыт проведения аудита аналогичных клиентов;
*минимальный объем часов в год, уделяемый проекту каждым из руководителей проекта;
*обязательства в отношении планирования смены Аудиторов и преемственности персонала, работающего по проекту;
*обязательства в отношении профессионального развития сотрудников;
*другие ресурсы и подробное описание предлагаемых услуг;
*перечень и охват вовлеченных локальных офисов.
*методология и стратегия аудита применительно к особенностям и требованиям Заказчика;
*координация работы и контроли;
*сроки проведения аудита;
*подход к работе с руководством и членами Комитета по аудиту/Наблюдательного совета;
*подход к взаимодействию со службами внутреннего аудита (при их наличии);
*подход к рассмотрению налоговых вопросов;
*подход и способы решения сложных и нестандартных технических вопросов по учету;
*обязательства по постоянному совершенствованию и повышению результативности аудита.
· Если применимо, предоставить план организации смены Аудиторов, а именно, требования к процедуре ознакомления с результатами предыдущих аудиторских проверок и предложения по обеспечению бесперебойной работы.
· Качество услуг и конфликт интересов. Предоставить подробную информацию по следующим пунктам:
*общий подход к обеспечению качества услуг и управлению отношениями с клиентом;
*потенциальные конфликты и подход к их разрешению (включая описание работы, выполняемой для прямых конкурентов);
*обязательства и подход к ротации партнеров и планированию преемственности членов проектной команды;
*описание системы контроля качества и оценки удовлетворенности клиента.
· Рабочее время и стоимость услуг. Стоимость услуг предоставляется в форме отдельного документа и должна включать следующее:
*человеко-часы и фиксированные ставки по предлагаемым аудиторским услугам, услугам по аудиту обязательной и другой отчетности;
*механизм определения стоимости аудита за первый и последующие годы;
*метод калькуляции стоимости услуг;
*предлагаемый график оплаты счетов, а также гибкость данного процесса.
· Прочие дополнительные неаудиторские услуги. Опишите опыт и ресурсы, имеющиеся для оказания, в пределах представленного ценового предложения, неаудиторских услуг потенциально интересных для организации.
Приложение № 14 к Порядку
В тендерную комиссию АО/ТОО _________________
(наименование Заказчика)
от: ____________________
(ФИО специалиста)
Согласие на привлечение в качестве специалиста для выполнения работ/оказания услуг
Я,_________________________________________________ (ФИО), ________________(№ документа, удостоверяющего личность, дата и орган выдачи), __________ (ИИН), проживающий по адресу ___________________, даю свое согласие _________________ (наименование потенциального поставщика, БИН) на привлечение меня в качестве специалиста ______________ (наименование специальности данного специалиста, указанной в тендерной заявке потенциального поставщика) для выполнения работ/оказания услуг ____________ (наименование работ/услуг по тендеру (лоту).
