24. Подписанные (утвержденные) документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.
25. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой «ДСП», выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников службы ДОУ на обложке этих изданий.
26. Учет тиражируемых документов и изданий с пометкой «ДСП» в типографиях или структурных подразделениях организаций, осуществляющих размножение, ведется в журнале учета отдельно от несекретных документов.
27. По окончании печатания издания с пометкой «ДСП» печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя организации-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) - исполнителя.
Рассылка тиражированных документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданий с пометкой «ДСП» осуществляется службой ДОУ на основании подписанных руководителем списков (реестров или расчетов рассылки) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
В пункт 28 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
28. Пересылка документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на бумажном носителе, дел и изданий с пометкой «ДСП» другим организациям в пределах Республики Казахстан производится государственной фельдъегерской связью. Отправляемые документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометками «ДСП» необходимо помещать в конверты из плотной бумаги либо упаковывать. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными «окошками». Пересылка документов посредством государственной фельдъегерской связи осуществляется путем размещения конверта отправителя в пакет/конверт государственной фельдъегерской связи.
При этом государственные органы для оказания услуги по пересылке документов с пометкой «ДСП» используют защищенный абонентский пункт государственных органов посредством системы передачи данных специального назначения (СПДСН), отправку бумажных экземпляров (в том числе дел и изданий) осуществляют только посредством фельдъегерской (специальной) связи.
29. На упаковке, конверте (пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
На конвертах (пакетах) с документами с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», а также изданиями с пометкой «ДСП» не допускается одновременно указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.
30. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» иностранным юридическим и физическим лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данной организации.
Такие документы предварительно рассматриваются на заседании ЦЭК, которая выносит заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия пометки «ДСП», если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили первоначальное значение.
Если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих организаций.
Не допускается направление за границу издания с пометкой «ДСП» в порядке книгообмена.
31. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза, организации в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых мер и мер по соображениям безопасности, компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку «ДСП».
При направлении в уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности указанной информации с пометкой «ДСП» для их последующего перенаправления организации указывают в своем сопроводительном письме номер и дату разрешения руководителя на передачу направляемых сведений в Евразийскую экономическую комиссию, в компетентные органы третьей стороны или государства-члена Евразийского экономического союза.
Пункт 32 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
32. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами в соответствии с настоящими Правилами и Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33339).
33. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства организации. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм контрольно-справочных, тематических и других карточек на документы с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально».
34. Дела с пометкой «ДСП» формируются в соответствующих структурных подразделениях организации под контролем службы ДОУ.
35. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не превышает 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.
36. Обложка дела, завершенного делопроизводством, содержит следующие реквизиты:
1) пометку «ДСП»;
2) наименование организации;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцированы организации;
4) наименование структурного подразделения организации;
5) индекс дела по номенклатуре дел;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
37. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой «ДСП» на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель - в конце.
38. Дела с пометкой «ДСП», включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
39. Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции) с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», формируются в дела по отдельности.
40. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой «ДСП» просматриваются экспертной комиссией организации полистно.
41. Сроки хранения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.
Глава 5. Использование документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» и (или) «Конфиденциально»
В пункт 42 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
42. Не допускаются:
1) размещение сведений из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использование их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонирование документов и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» на открытых выставках, демонстрация их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения, за исключением случаев направления в компетентный орган третьей стороны служебной информации ограниченного распространения, имеющей пометку «Конфиденциально», в отношении которой снята пометка «ДСП» с разрешения руководителя организации в соответствии с пунктом 72 настоящих Правил и соблюдением требований, предусмотренных пунктом 30 настоящих Правил;
4) хранение служебной информации ограниченного распространения на рабочих станциях, за исключением случаев, предусмотренных частью третьей пункта 12-1.
43. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
44. Издания с пометкой «ДСП» включаются только в служебные каталоги, выпускаемые организациями.
45. Выдача физическим лицам изданий с пометкой «ДСП» в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей организаций, в которых эти физические лица работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания при предъявлении служебного удостоверения работника организации (при его наличии).
Изъятие документов и дел с пометкой «ДСП» производится с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
46. В ведомственных библиотеках издания с пометкой «ДСП» выдаются:
1) работникам данной организации - с разрешения руководителя службы ДОУ;
2) работникам сторонних организаций - по письменному ходатайству этих организаций с разрешения руководителя организации, хранящего указанные издания.
47. Издания с пометкой «ДСП» выдаются по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, предусмотренном пунктом 48 настоящих Правил.
Глава 6. Учет, использование, хранение и уничтожение электронных носителей с пометкой «ДСП»
В пункт 48 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.); постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
48. Физические и (или) юридические лица Республики Казахстан допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» только с разрешения руководителя организации, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии обоснованного запроса.
При этом ознакомление физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан с документами и изданиями с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» осуществляется на условиях соблюдения конфиденциальности после подписания обязательства о неразглашении служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам. Подписанные обязательства хранятся в деле вместе с запросами физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан.
При поступлении запроса от физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан о направлении копии документа (нормативного правового акта и (или) приказа по личному составу) организации исполнитель запроса согласовывает целесообразность их направления с подразделением-разработчиком (исполнителем).
После согласования данного вопроса исполнитель запроса готовит докладную записку на имя руководителя организации с выводами об отказе или возможности направления несекретных выписок из запрашиваемых документов (нормативных правовых актов и (или) приказов по личному составу).
После получения резолюции руководителя организации запрашиваемая информация направляется физическими и (или) юридическими лицами в соответствии с параграфом 7 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33339). При этом в выписке из документа и издания с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» (нормативного правового акта и (или) приказа по личному составу) указываются сведения в части, касающейся запроса физических и (или) юридических лиц Республики Казахстан.
В пункт 49 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
49. Под использованием электронных носителей понимается процесс их подключения к рабочей станции с целью ввода, преобразования, накопления, хранения, переноса и вывода электронных информационных ресурсов.
Все находящиеся на хранении и в обращении электронные носители подлежат учёту в службе информационной безопасности.
Каждый электронный носитель со служебной информацией ограниченного распространения имеет запись, на которой указываются его учетный номер, дата регистрации и пометка «ДСП».
50. При использовании работниками электронных носителей необходимо:
1) соблюдать требования настоящих Правил;
2) использовать электронный носитель исключительно для выполнения своих служебных обязанностей;
3) обеспечивать сохранность электронного носителя в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах;
4) незамедлительно информировать системного администратора, службу информационной безопасности и службу ДОУ о фактах утраты или кражи, выхода из строя электронных носителей.
При этом служба информационной безопасности (при необходимости) проводит контроль соблюдения порядка обращения с электронными носителями информации, содержащими сведения с пометкой «ДСП».
51. При использовании электронных носителей запрещается:
1) использовать электронный носитель в личных целях;
2) передавать электронный носитель третьим лицам (за исключением службы информационной безопасности);
3) хранить электронный носитель вместе с общедоступными данными, на рабочих столах либо оставлять его без присмотра или передавать на хранение третьим лицам;
4) выносить электронный носитель из здания организации без согласования со службой информационной безопасности организации.
52. Электронный носитель с пометкой «ДСП» используется только для записи и хранения несекретной и служебной информации ограниченного распространения.
53. Ответственность за надлежащее ведение учета, хранения и сверки наличия электронных носителей возлагается на службу информационной безопасности. Ответственность за надлежащее использование электронных носителей возлагается на работников в рамках установленных требований.
Работниками организации, службой информационной безопасности и органом шифровальной службы при передаче и приеме электронный носитель предварительно проверяется с помощью антивирусных средств на отсутствие вредоносных программ.
54. Учет электронных носителей производится службой информационной безопасности в журнале по форме, согласно приложению 9 к настоящим Правилам (далее - журнал учета электронных носителей), или в электронных учетных формах с указанием пометки «ДСП».
На каждый электронный носитель, выдаваемый работникам для временной работы, заводится карточка учета выдачи электронного носителя по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Работник, получивший электронный носитель для временной работы, обязан вернуть его в службу информационной безопасности.
Выдача электронных носителей исполнителям для длительного хранения записанной на ней информации осуществляется службой информационной безопасности под подпись в журнале учета электронных носителей, при ведении электронного учета - под подпись в лицевой карточке учета электронных носителей по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.
55. Запрещается подключать электронный носитель с пометкой «ДСП» к рабочим станциям (серверам), подключенным к локальным вычислительным сетям или сетям телекоммуникаций, имеющим выход к сетям общего пользования (Интернет).
56. Электронные носители с произведенными на них записями информации, использование которых требует продолжительного времени (входящие файлы приложения большого объема, с графическими изображениями, записи совещаний, семинаров, встреч, учебные фильмы), регистрируются службой информационной безопасности в регистрационно-учетных формах.
Электронные носители систематизируются в конверты дел или хранятся в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах ответственных за них работников. Сверка наличия электронных носителей производится службой информационной безопасности не реже одного раза в год.
57. Уничтожение электронных носителей производится комиссией в составе не менее трех человек с обязательным включением системного администратора организации и работника службы информационной безопасности, ответственного за их учет.
В журнале учета электронных носителей проставляется отметка об уничтожении и указываются регистрационный номер и дата акта.
Перерегистрация электронных носителей за вновь назначенным работником организации производится работником службы информационной безопасности согласно требованиям пункта 54 настоящих Правил, при этом информация с данного электронного носителя уничтожается программой гарантированного уничтожения.
58. Электронные носители хранятся в специальных хранилищах или запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах в условиях, исключающих возможность их хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них информации, а также в соответствии с техническими условиями заводов-изготовителей электронных носителей.
В случае утраты электронного носителя с пометкой «ДСП», работник незамедлительно информирует об этом свое руководство и службу информационной безопасности для принятия мер.
59. Подлежащие уничтожению электронные носители хранятся отдельно от используемых в работе.
Пользователи информационной системы, нарушившие требования настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
Глава 7. Размножение документов и изданий со служебной информацией ограниченного распространения с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально»
60. Размножение документов и изданий с пометкой «ДСП», предварительно взятых делопроизводителями на учет, осуществляется исполнителями самостоятельно по подписанным заявкам с разрешения службы ДОУ.
Пункт 61 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
61. Снятие копий с исходящих (подготовленных) документов на бумажном носителе и изданий со служебной информацией ограниченного распространения производится в строго ограниченном количестве согласно листу рассылки (разноске), которые направляются лишь тем адресатам, которым они необходимы по роду служебной деятельности, входящих документов - согласно резолюциям руководства организации, внутренних документов (в рамках одного подразделения) - запрещено.
62. На документах, адресуемых в несколько структурных подразделений, на сопроводительном письме указывается не более четырех адресатов. Пометка «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, который заверяется лицом, подписавшим документ.
Пункт 63 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
63. Дополнительно размноженные копии документа на бумажном носителе и издания учитываются за тем же номером, о чем в обязательном порядке делается отметка на размножаемом документе и издании, а также в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных копий производится от последнего номера ранее учтенных копий.
Пункт 64 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
64. Снятие копий, а также производство выписок из документов, в том числе электронных, с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» работниками данной организации производятся в службе ДОУ.
Пункт 65 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
65. Снятие копий для сторонней организации с документов, в том числе электронных, с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП» производится в службе ДОУ на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя организации, подготовившей эти документы и издания.
66. Копирование для сторонних организаций документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» и изданий с пометкой «ДСП», полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
Глава 8. Снятие с дел пометки «Для служебного пользования»
В пункт 67 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
67. Дела постоянного и временного сроков хранения с пометкой «ДСП» периодически просматриваются службой ДОУ с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу физического лица согласно Закону Республики Казахстан «О доступе к информации»;
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив организации;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 5, 10, 15 или 30 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим и (или) юридическим лицам.
В пункт 68 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.)
68. Решение о снятии пометки «ДСП» со сведений, в том числе указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», принимается руководителем организации после рассмотрения данного вопроса ЦЭК государственного органа.
При этом, если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов и организаций, снятие пометки «ДСП» осуществляется по истечении срока, определенного единым (типовым) перечнем служебных документов, подлежащих ограничению с пометкой «ДСП», только с согласия руководителей этих государственных органов и организаций.
69. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка «ДСП».
Один экземпляр акта, составленного при представлении информации по письменному запросу физического и (или) юридического лица в порядке исполнения Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», направляется в службу ДОУ, второй - в структурное подразделение организации, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив, направляется в службу ДОУ, второй - в ведомственный архив организации.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй - остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим и (или) юридическим лицам документов и дел, передается в службу ДОУ, второй - остается в ведомственном архиве.
70. На обложках дел пометка «ДСП» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы описей дел.
71. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку «ДСП», передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе описи дел постоянного хранения.
Глава 9. Отбор документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» для хранения и выделения к уничтожению
Пункт 72 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
72. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе электронных, с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел с пометкой «ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
73. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой «ДСП» вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
Пункт 74 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.12.23 г. № 1086 (введено в действие с 22 декабря 2023 г.) (см. стар. ред.); постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
74. Подготовка дел для хранения на бумажном носителе (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел), а также электронных документов в ведомственном архиве производится в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» (зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33338).
Пункт 75 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
75. После утраты практической необходимости полученная служебная информация ограниченного распространения подлежит уничтожению.
Дела с пометкой «ДСП», в том числе электронные, отобранные к уничтожению, оформляются отдельным актом или включаются в акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению, согласно приложениям 12 и 12-1 к настоящим Правилам, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами.
Дела, журналы и картотеки уничтожаются комиссией в составе не менее трех работников структурного подразделения организации с обязательным включением работника службы ДОУ на основании акта, который подписывается всеми членами комиссии и утверждается первым руководителем организации или его заместителем.
Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», в том числе электронные, издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, включаются в акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению, составляемый по форме согласно приложениям 13 и 13-1 к настоящим Правилам, вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 актов после заголовков дел с пометкой «ДСП» ставится пометка «ДСП».
Документы с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дела и издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, в обязательном порядке измельчаются до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП» путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) организации.
Пункт 76 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
76. После уничтожения документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», в том числе электронных, дел и изданий с пометкой «ДСП» в регистрационных учетных формах проставляется отметка «Уничтожено. Акт от (дата) №».
77. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой «ДСП» уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственных за их учет и хранение.
Глава 10. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», помещения и хранилища для обработки и их хранения
78. В структурных подразделениях организаций назначаются работники, ответственные за учет и хранение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП».
При смене работников, ответственных за учет и хранение документов с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально», дел и изданий с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения организации, составляемый по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
Пункт 79 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
79. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел, в том числе электронных. Дела на бумажном носителе хранятся в запираемых сейфах, металлических шкафах или шкафах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
Пункт 80 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
80. Законченные делопроизводством дела с пометкой «ДСП» на бумажном носителе хранятся в служебных помещениях структурных подразделений организации до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой «ДСП» хранятся в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии - в ведомственном архиве организации.
Не допускается хранение изданий с пометкой «ДСП» в подсобных помещениях.
Пункт 81 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
81. Выданные для работы дела с пометкой «ДСП» на бумажном носителе по окончании делопроизводственного года подлежат возврату в службу ДОУ для последующей сдачи в ведомственный архив организации. Электронные документы и дела с пометкой «ДСП» хранятся в СЭД.
Пункт 82 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
82. Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с пометками «ДСП и (или) «Конфиденциально» на бумажном носителе без разрешения руководителя службы ДОУ. В регистрационных учетных формах, а также внутренних описях документов дела проставляются отметки обо всех проведенных изъятиях или перемещениях.
83. Помещения службы ДОУ, где обрабатывается и хранится служебная информация ограниченного распространения, исключают возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц, гарантируют сохранность циркулирующей служебной информации ограниченного распространения и находящихся в этих помещениях документов, дел и изданий.
Помещения должны соответствовать требованиям пожарной безопасности, иметь противопожарную сигнализацию, а также возможность автоматического оповещения дежурной службы организации.
84. Входные двери помещений службы ДОУ оснащаются металлической или деревянной дверью, которая оборудуется замком: внутренним (врезным) или автоматическим, гарантирующим надежное закрытие помещения в нерабочее время.
85. Помещения службы ДОУ для приема и выдачи документов с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально» оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или выделяется часть помещения в рабочей комнате, огороженная барьером.
Для работы руководящего состава, исполнителей и ознакомления их со служебной информацией ограниченного распространения в служебном помещении службы ДОУ при необходимости выделяются специальные комнаты (кабины).
Пункт 86 изложен в редакции постановления Правительства РК от 06.08.25 г. № 598 (введено в действие с 18 августа 2025 г.) (см. стар. ред.)
86. Для хранения документов, дел и изданий со служебной информацией ограниченного распространения на бумажном носителе помещения снабжаются необходимым количеством запираемых сейфов, металлических шкафов или шкафов. При этом создаются надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
