Предлагаемый ВПСД «ДСП» относится к рекомендуемым. Организациями должен формироваться ВПСД «ДСП» в зависимости от специфики работы, по результатам анализа своей деятельности, с участием в том числе и представителей подразделений по защите государственных секретов организаций.
Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Журнал регистрации входящих документов
| № п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Количество листов документа | Количество листов в приложении | Расписка в получении документа, дата | Расписка о возврате документа, дата от исполнителя | Отметка об исполнении документа и списание в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
| № п.п | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Количество листов документа и номер экземпляра | Количество листов в приложении | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Разноска об отправке документов (акт об уничтожении) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Формат А3 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Бланк письма организации |
| Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации |
| Официальное наименование организации (на государственном языке) | | Официальное наименование организации (на русском или ином языке) |
| Справочные данные об организации (на государственном языке) | | Справочные данные об организации (на русском или ином языке) |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
«Для служебного пользования» («ДСП»)
Экземпляр №____
Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
«ДСП» - пункт ВПСД «ДСП», номер приказа и дата его принятия
Наименование структурного подразделения организации
отпечатано в 1-м экз., на 10 листах
электронный файл - в адрес
экз. № 1 - в дело
экз. № 2 - в адрес
копии согласно листу рассылки
файл уничтожен/хранится на ЖД №___
Исп:
Тел:
Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| № п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Итого _____________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
литерные №№ листов _________________________________________________
пропущенные №№ листов _____________________________________________
пронумерованные чистые листы ________________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации __________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | № листов |
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и другие печатные издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Склеенные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст | |
Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
| Наименование дела или издания |
| № п/п | Номер дела и издания, номер экземпляров и количество листов | Структурное подразделение и фамилия, имя работника (исследователя) | Расписка | Примечание |
| О получении и дата | О возврате и дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А5 (148Х210)
Приложение 8
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
о неразглашении служебной информации ограниченного распространения
Я, _____________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
ознакомившись со служебной информацией ограниченного распространения, по
вопросам ____________________________________________________________
(указываются краткое содержание сведений или реквизиты документа)
в ____________________________________________________________________
(наименование организации)
настоящим добровольно принимаю на себя следующие обязательства:
1. Не разглашать и не передавать третьим лицам служебную информацию ограниченного распространения, которая станет мне известной.
2. Выполнять требования документов, регламентирующих вопросы обращения и защиты служебной информации ограниченного распространения.
3. В случае попытки третьих лиц получить от меня служебную информацию ограниченного распространения, незамедлительно сообщить об этом организации, представившей указанную информацию, в устной или письменной форме.
4. Не использовать служебную информацию ограниченного распространения с целью получения какой-либо личной выгоды.
5. После прекращения права на допуск к служебной информации ограниченного распространения не разглашать и не передавать ее третьим лицам.
Я предупрежден(а), что в случае нарушения данных обязательств, а также нарушений требований по защите служебной информации ограниченного распространения буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
__________________
(подпись)
Проинструктировал ______________________________________
(подпись и фамилия работника организации)
«___» __________ 20__ г.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Журнал учета электронных носителей
| Порядковый учетный номер и дата регистрации | Категория ЭН | Тип ЭН (жесткий диск «серийный номер», дискета, USB-flash накопитель, CD/DVD-диск и т.д.) | Место хранения ЭН, учетный номер хранилища | Фамилия сотрудника, получившего ЭН, его подпись с указанием даты | Фамилия и расписка сотрудника службы ДОУ в обратном приеме с указанием даты | Регистрационный номер и дата акта об уничтожении ЭН | Отметка о закрытии, передаче (№ и дата акта приема-передачи, кому передан, № и дата сопроводительного письма, куда отправлен и т.д.) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Пояснение: 1. На ЭН проставляется через «-» номер данного журнала по номенклатуре и порядковый учетный номер ЭН.
2. В графе 2 указывается категория ЭН в зависимости от его предназначения.
3. На ЭН временного пользования заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН.
Формат А3 (210X297)
Приложение 10
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
КАРТОЧКА
учета выдачи чистого электронного носителя
Тип ЭН __________________ Учетный номер ЭН ______________ Категория ЭН ________________
| Дата записи | Кому выдан ЭН (подразделение, фамилия) | Подпись сотрудника государственного органа в получении ЭН | Подпись сотрудника государственного органа, подтверждающая удаление информации с ЭН (при возврате в службу ДОУ) | Фамилия и подпись сотрудника службы ДОУ в обратном приеме ЭН с указанием даты возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | |
| Пояснение: | 1. На каждый чистый ЭН заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН. 2. Сотрудник, получивший ЭН для временной работы, обязан в конце рабочего дня вернуть его в службу ДОУ, при этом расписавшись в графе 4 об удалении информации с ЭН. |
| | | | | |
Формат А5 (210X297)
Приложение 11
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
Лицевая карточка учета электронных носителей
Структурное подразделение: ______________________________ Ф.И.О. работника ______________________ № телефона _______________
| № п/п | Учетный № ЭН | Наименование ЭН | Подпись и дата в получении | Отметка о закрытии, передаче (№ и дата акта уничтожения, № и дата акта приема-передачи, кому передан, № и дата сопроводительного письма, куда отправлен) |
Формат А4 (210X297)
Приложение 12
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Официальное наименование организации | Утверждаю Наименование должности руководителя организации _____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению ___________ № ____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда ____________________
(номер и название архивного фонда)
на основании
____________________________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
| № п/п | Учетные (по номенклатуре) и инвентарные номера | Наименование дела, журнала, картотеки | Номер тома | Количество листов, карточек | Год окончания | Срок хранения (пункт и номер приказа, номер и дата протокола экспертной комиссии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ________________________ единиц хранения за ______________ год (ы).
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика дел,
журналов и картотек, остающихся на хранении ____________________________
_____________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем)
____________________
(дата и номер)
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
обработку документов)
Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной
(наименование организации)
накладной __________________№ _____ _________________________________.
(дата)(подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
упорядочение дел, журналов, картотек)
«СОГЛАСОВАН»
протоколом экспертно-
проверочной комиссии
(экспертной комиссии)
местного исполнительного
органа (архива)
от ___ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
Наименование должности
руководителя организации,
_____________ расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению № ______от «___» _______ 20__г.
Комиссия в составе _______________________________________________,
(должность, фамилия и инициалы)
руководствуясь ведомственным перечнем сведений, утвержденным приказом
_______________________________ от «___» ______ 20__г. № ____, отобрала к
(наименование должности руководителя организации)
уничтожению утратившие практическое (оперативное) значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:
| № п/п | Учетный номер и дата документа | Наименование документа | Количество экземпляров | Номера экземпляров | Количество листов в одном экземпляре |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Всего подлежит уничтожению _______ наименований документов в _____ экземплярах.
(прописью) (прописью)
Члены комиссии: _____________________________________________________
(подпись, фамилия)
Дата
Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил
__________________________________________________
(фамилия и подпись сотрудника, ответственного за учет)
Дата
Документы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили
путем ___________________________.
Члены комиссии: _________________________________________________________
(подпись, фамилия)
Дата
Отметки в учетах об уничтожении документов произвел ________________________
(фамилии и подписи сотрудников, ответственных за учет)
Дата
Формат А4 (210Х297)
Приложение 14
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Наименованиеорганизации (официальное наименование вышестоящего государственного органа) | «УТВЕРЖДАЮ» Наименование должности руководителя структурного подразделения _________________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт приема-передачи документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» № ___
Место составления
О приеме-передаче документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»
| № п.п | Название и номер номенклатуры (описи) дел | Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел | Количество документов и дел с пометкой «ДСП» | Количество экземпляров изданий с пометкой «ДСП» | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого принято ____________________ документов и дел с пометкой «ДСП»,
(цифрами и прописью)
изданий в количестве ___________________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в ____________________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:_______________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются
____________________________________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой «ДСП»
____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 15
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней
Форма
| Наименование организации (официальное наименование вышестоящего государственного органа) | «Утверждаю» Наименование должности руководителя организации ________________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Акт № __ о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально»
Место составления
Срок проведения проверки
Вид проводившейся проверки и наименование подразделения организации, где проводилась проверка
Проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально»
На основании приказа ______________________________________________
(наименование должности руководителя организации)
___________________ от «____» ____________ года № ______________________
(заголовок приказа)
комиссия в составе председателя ________________________________________
(фамилия, инициалы)
И членов комиссии ____________________________________________________
(фамилии, инициалы)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам) _____________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью) с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально», из них:
1) в наличии ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан
________________________________________________ (цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи
дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _________________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции ____________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации __________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки _______________________________
(цифрами и прописью)
